Estruturas de pastas e armazenamento de arquivos

Categorias: CRM

Todos os projetos, contatos e caixas de entrada pessoais da Reonic podem salvar arquivos: imagens, PDF, arquivos de planejamento, folhas de cálculo e mais. Os arquivos ficam associados a uma de quatro casas (um projeto residencial, um projeto comercial, um contato de cliente ou sua própria caixa de entrada pessoal). Sem qualquer configuração, os arquivos ficam numa lista plana. Com pastas e modelos de pasta dá estrutura a essa lista, e com os controles de compartilhamento decide quem dentro da sua empresa e que clientes conseguem ver cada arquivo.

Para quem é este artigo

• Admins do instalador que gerenciam os modelos de pasta e as configurações de acesso a arquivos de todo o Workspace.
• Gestores de contas no trabalho diário: carregar documentos, organizar pastas, mover arquivos entre projetos e marcar arquivos como visíveis para o cliente.
• Field workers que captam fotos e escaneamentos na Mobile App.
• Admins que excluem arquivos protegidos que os gerentes de contas não conseguem excluir.

Antes de começar

• Precisa de acesso Editor (ou superior) no projeto, contato ou caixa de entrada pessoal em que está trabalhando.
• Os tipos de arquivo permitidos no carregador de documentação são imagens, PDF, CSV e Excel. Não são aceitos vídeos nos carregamentos de documentação.

Acrescentar pastas por projeto (sem configuração nenhuma)

Na vista Arquivos de qualquer projeto pode criar pastas e mover arquivos para elas a qualquer momento.

1. Abra a aba Arquivos do projeto.
2. Clique em Nova pasta.
3. Preencha um nome (obrigatório), uma descrição opcional e uma cor (texto e fundo) para a pasta se destacar.
4. (Opcional) Para restringir a pasta a usuários ou equipes específicos, abra a janela Compartilhando e acesso e desligue Permitir acesso a todos os usuários externos (ativado por padrão) e depois escolha quem mantém o acesso. Ver Compartilhar arquivos e controlar quem os vê mais abaixo.
5. Clique em Salvar. A pasta aparece na lista de arquivos.

Para mover arquivos para uma pasta, abra primeiro a pasta de destino e depois arraste os arquivos para cima dela (ou use a ação de mover para pasta). As pastas têm um único nível: uma pasta guarda arquivos, não outras pastas. Para uma organização mais fina dentro de uma pasta, use uma convenção de nomes.

Criar as mesmas pastas manualmente em todos os projetos torna-se maçador. Os modelos de pasta resolvem isso.

Definir modelos de pasta uma vez e usá-los em todo o lado

Os modelos de pasta permitem definir uma estrutura de pastas uma vez e fazê-la aparecer automaticamente em todos os projetos. A configuração dos modelos vive em Configurações > Organização > Gerenciamento de pastas e exige um papel de Admin.

1. Abra Configurações > Organização > Gerenciamento de pastas.
2. Escolha a área a que o modelo se aplica: projetos Residencial, projetos Comercial, arquivos de contato ou caixa de entrada pessoal. Cada uma tem seu próprio âmbito de modelo, por isso um modelo residencial não passa para os projetos comerciais.
3. Clique em Criar pasta, digite um nome (por exemplo Levantamento no local, Documentos contratuais, Fotos da instalação, Entrega) e escolha uma cor.
4. Clique em Salvar. As novas pastas aparecem automaticamente na primeira vez que alguém abrir a vista de arquivos de um projeto.

Reimportar um modelo depois de o alterar

Quando abre pela primeira vez a vista de arquivos de um projeto novo e este ainda não tem pastas, as pastas do modelo aparecem lá automaticamente, sem ser preciso fazer nada. Para puxar uma atualização do modelo para um projeto que já tem pastas, use o botão Importar pastas das configurações no cabeçalho da vista de arquivos.

A reimportação pode ser feita repetidamente sem risco. Atualiza os nomes e as cores das pastas existentes para corresponderem ao último modelo. Não duplica pastas nem move os arquivos que já lá estão dentro. Seus arquivos ficam exatamente onde estão.

Carregar arquivos para um projeto

A forma mais comum de acrescentar arquivos é arrastar e largar no Portal.

1. Abra a aba Arquivos do projeto (abra primeiro uma pasta se quiser que os arquivos aterrem lá).
2. Arraste os arquivos para a área de arrastar e soltar, ou clique nela para abrir o seletor de arquivos.
3. Cada arquivo é carregado com seu próprio indicador de progresso. As imagens podem ser comprimidas automaticamente, conforme as configurações do seu Workspace.
4. Os arquivos aparecem na lista assim que estiverem carregados.

Também pode captar arquivos longe da mesa:

• Na Mobile App, os field workers tiram fotos, escolhem da biblioteca de fotos, fazem uma leitura LiDAR do cômodo (iOS) ou gravam um memorando de voz diretamente para um projeto. As captações ficam salvas no aparelho offline e sincronizam quando a conexão volta.
• Pelo WhatsApp, envie uma foto, um PDF ou um documento ao assistente WhatsApp da Reonic, e ele encaminha o arquivo para o projeto de que está falando, ou para sua caixa de entrada pessoal se não houver projeto definido.

Mover um arquivo da sua caixa de entrada para um projeto

Os arquivos que chegam à sua caixa de entrada pessoal (por exemplo pelo WhatsApp, antes de saber qual era o projeto) podem ser movidos para um projeto.

1. Abra sua caixa de entrada pessoal de arquivos no Portal.
2. Encontre o arquivo e escolha Mover para projeto.
3. Escolha o projeto residencial ou comercial de destino.
4. Confirme. O arquivo passa para o fim da lista de arquivos desse projeto.

Qualquer compartilhamento que tenha definido no arquivo na sua caixa de entrada acompanha-o. Pode mover arquivos da sua própria caixa de entrada para um projeto, mas não o contrário, nem diretamente entre dois projetos.

Encontrar um arquivo

Organize e encontre arquivos com três ferramentas:

• Pastas (e modelos de pasta) para dar estrutura, como descrito acima.
• Uma convenção de nomes consistente dentro de uma pasta, para um agrupamento mais fino.
• A pesquisa na lista de arquivos, para encontrar um arquivo pelo nome.

Compartilhar arquivos e controlar quem os vê

A janela Compartilhando e acesso em cada arquivo traz dois controles separados. Mantenha-os distintos.

Compartilhe com usuários ou equipes específicos (interno)

Por padrão um arquivo está aberto aos seus usuários externos, e restringe-o escolhendo quem mantém o acesso.

1. Abra o arquivo e clique em Compartilhando e acesso.
2. Em Compartilhe com usuários e equipes externos, encontre Permitir acesso a todos os usuários externos. Está ativado por padrão. Desligue-o.
3. Aparece o seletor de pessoas. Acrescente os usuários (e as equipes, se seu Workspace tiver equipes) que devem manter o acesso.
4. Feche a janela. Salva automaticamente. O arquivo fica agora escondido de quem não estiver nas listas de compartilhamento.

O compartilhamento é aditivo: acrescentar uma equipe não remove os compartilhamentos com usuários já existentes. Também pode restringir uma pasta inteira da mesma forma (desligue Permitir acesso a todos os usuários externos na pasta), e todos os arquivos lá dentro herdam a restrição. Compartilhar com usuários individuais funciona sempre; compartilhar com uma equipe exige a funcionalidade de equipes. Se não vir a opção de equipe, entre em contato com o chat de suporte.

Compartilhar um arquivo com o cliente

1. Abra o arquivo e clique em Compartilhando e acesso.
2. Em Acesso do cliente final, ative Compartilhe com o cliente.
3. Clique em Salvar. O arquivo aparece na área de arquivos do portal do cliente para esse projeto.

Apertar a visibilidade para os usuários externos (Admin)

Seu Workspace tem duas configurações que governam o que os usuários externos (clientes e parceiros com acesso ao portal) veem. Um Admin configura-as diretamente na página Configurações > Configurações da empresa > Recursos > Recursos relacionados ao projeto. Não precisa contatar a Reonic.

• Controle de acesso a arquivos conectado significa que os usuários externos só veem arquivos que estejam visíveis para o cliente, que estejam numa pasta sem restrições ou que lhes sejam explicitamente compartilhados.
• Não compartilhar com os externos por padrão significa que os arquivos carregados por usuários externos começam visíveis apenas para quem os carregou, para que o carregamento de um cliente não fique visível para todos os funcionários. Este subinterruptor fica disponível assim que o Controle de acesso a arquivos estiver ativado; voltar a desligar o Controle de acesso a arquivos limpa-o.

Para mudar a postura do seu Workspace (aberta, filtrada ou estrita), um Admin muda estes interruptores na página Configurações > Configurações da empresa > Recursos > Recursos relacionados ao projeto. A alteração produz efeito de imediato nas vistas de arquivos dos usuários externos.

Pedir ao cliente que carregue um arquivo

Quando precisa de um documento do cliente (um Poder de Representação, uma foto do documento de identificação, uma fatura de eletricidade, uma foto do medidor), envie um pedido de arquivo pelo portal do cliente.

1. Abra a área Solicitações de arquivos do projeto e escolha Pedir um arquivo.
2. Preencha um título (o que está pedindo), uma descrição opcional, os tipos de arquivo permitidos e se quer permitir vários arquivos.
3. Clique em Publicar e depois em Enviar por e-mail. A Reonic envia por e-mail ao cliente um link para a página de carregamento dele.
4. O cliente abre o link e carrega o arquivo ou arquivos. Os arquivos carregados ficam marcados como visíveis para o cliente e registrados como carregados pelo cliente.
5. Revise os carregamentos e marque o pedido como concluído para que o cliente deixe de o ver como pendente.

O cliente carrega diretamente a partir do link enviado por e-mail. O mesmo comportamento do portal do cliente aplica-se aqui, uma vez que os arquivos que chegam por um pedido ficam marcados como visíveis para o cliente.

Anotar uma imagem

Os arquivos de imagem podem ser anotados ali mesmo com marcas de caneta, formas, texto e recorte, tanto no Portal como na Mobile App.

1. Abra a imagem e escolha Editar.
2. Use o conjunto de ferramentas: caneta (com espessura de traço), formas (círculo, quadrado, seta), texto, linhas (contínuas ou tracejadas), um polígono solar para contornar o telhado, recortar e zoom. Use desfazer e refazer à medida que avança.
3. Clique em Salvar. A versão anotada fica salva junto com a original, e todo mundo que abrir o arquivo daí em diante vê a versão anotada.

A original é sempre mantida. Cada salvamento substitui a cópia anotada anterior, por isso não há histórico de edições. Para descartar as anotações e voltar à original, entre em contato com o chat de suporte.

Baixar uma pasta como ZIP

Baixe todos os arquivos de uma pasta de uma vez, em vez de um a um.

1. Abra a vista Arquivos do projeto, encontre a pasta e escolha Baixar pasta como ZIP.
2. As pastas pequenas são empacotadas e baixadas de imediato.
3. As pastas grandes preparam primeiro o arquivo. Acompanhe o estado passar de Pendente a Pronto (ou Falhou) e clique depois no link de download quando estiver pronta.

Uma pasta pode conter até 1000 arquivos para uma exportação ZIP. O link de download concluído funciona durante cerca de um dia, por isso volte a desencadear a exportação se precisar dela mais tarde.

As fotos captadas contra itens da checklist de instalação também são incluídas na exportação. Aparecem na vista Arquivos e entram no ZIP da pasta, para que as imagens da checklist de um projeto não fiquem para trás. Leia quem carregou e a data de carregamento na lista de arquivos antes de exportar, porque o arquivo contém apenas os próprios arquivos.

Excluir um arquivo

A exclusão é permanente: não há reciclagem nem forma de desfazer.

1. Abra a lista de arquivos, encontre a linha do arquivo e abra as respectivas ações.
2. Clique em Excluir. O arquivo e sua cópia anotada são removidos.

Alguns arquivos são protegidos (documentos de subsídio, arquivos marcados como protegidos e ofertas assinadas). Um arquivo protegido mostra a ação de excluir desativada, com uma dica Arquivo protegido, para quem não é Admin. Um Admin pode excluí-lo depois de confirmar uma janela de ação irreversível. Uma oferta assinada nunca pode ser excluída por ninguém, nem por Admins. Se só quer um arquivo fora de um projeto, mova-o em vez de o excluir.

Vale a pena saber

• As pastas têm um único nível. Uma pasta guarda arquivos, não outras pastas. Use uma convenção de nomes para uma estrutura mais fina.
• Organize com pastas, modelos, nomes e pesquisa. São estas as ferramentas para agrupar e encontrar arquivos.
• Os modelos de pasta são por área. Residencial, comercial, contato e pessoal têm cada um seu conjunto de modelos, e não se cruzam.
• Reimportar um modelo só mexe nos nomes e nas cores das pastas. Seus arquivos ficam onde estão.
• Os links de download duram cerca de um dia. Um link que compartilhe para fora funciona durante cerca de um dia, por isso volte a desencadear a exportação se precisar dela mais tarde.
• Carregar com o mesmo nome cria um arquivo novo. Carregar um arquivo com o mesmo nome acrescenta um arquivo novo em vez de substituir o anterior.
• As fotos de iPhone (HEIC/HEIF) carregam sem problema. A Reonic converte-as automaticamente para JPEG à entrada, por isso pré-visualizam e baixam como qualquer outra foto. Não precisa de as converter antes.
• Até 200 arquivos por sessão de carregamento, e uma exportação ZIP de pasta empacota até 1000 arquivos.
• Os clientes carregam através de um pedido de arquivo. Envie um pedido de arquivo e o cliente carrega contra ele, ou baixa a partir da sua própria área de arquivos no portal do cliente.

Última atualização em 12 de outubro de 2026