Inboxen

Inboxen raken aan twee andere onderdelen:

• Een provideraccount koppelen (Google of Microsoft) doe je onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Integraties, in het onderdeel Agenda en inboxen. Zie Google/Microsoft koppelen.
• Bepalen welke inboxen je organisatie heeft doe je op de pagina Postvak IN.
• Inboxmail van een klant lezen doe je in CRM > E-mails. Zie CRM E-mails.

De twee soorten inboxen

• Persoonlijke inboxen horen bij één gebruiker en staan op het tabblad Persoonlijke inboxen van Instellingen > Organisatie > Postvak IN. Zonder Google Workspace-serviceaccount kan een gebruiker als persoonlijke inbox alleen het eigen Gmail-adres toevoegen.
• Bedrijfsbrede inboxen, zoals info@, sales@ of support@, worden door je hele organisatie gedeeld. Alleen admins zien het tabblad Bedrijfsbrede inboxen, en alleen admins kunnen bedrijfsinboxen toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Elke interne gebruiker leest de actieve, geverifieerde bedrijfsinboxen. De mail daarvan verschijnt in het e-mailpaneel naast de persoonlijke inboxen van de gebruiker, samengevoegd en met de nieuwste bovenaan. Gebruikers zonder adminrechten zien de bedrijfsinboxen als een alleen-lezenlijst Beheerd door uw organisatie op hun tabblad Persoonlijke inboxen. Externe gebruikers zien en lezen geen bedrijfsinboxen.

Voordat je begint

• Bedrijfsinboxen gebruiken Microsoft (Microsoft 365) of Google (Gmail / Workspace).
• Microsoft: een Microsoft 365-beheerder verleent de bedrijfsbrede Microsoft-koppeling via de beheerderstoestemming van Microsoft. Reonic test de Microsoft 365-tenant voordat de koppeling wordt opgeslagen. Hiervoor heb je mogelijk je IT-team nodig.
• Google: koppel eerst een Google Workspace-serviceaccount. Zolang er geen is gekoppeld, toont het onderdeel Google een link Nu aansluiten en geen knop Toevoegen.
• Zorg dat iemand de mailbox kan openen die je toevoegt. Reonic stuurt een verificatiemail naar dat adres.

Een bedrijfsbrede inbox toevoegen

1. Ga naar Instellingen > Organisatie > Postvak IN.
2. Selecteer het tabblad Bedrijfsbrede inboxen.
3. Controleer de melding in het onderdeel van de provider. De melding bij Microsoft is groen als de bedrijfsbrede Microsoft-koppeling bestaat. Bij Google staat "Service account connected" (serviceaccount gekoppeld) als er een serviceaccount is.
4. Klik in dat onderdeel op Toevoegen.
5. Voer het inboxadres in en sla op. De inbox wordt toegevoegd voor elke gebruiker in je organisatie.
6. Vraag de eigenaar van de mailbox om op de link in de verificatiemail te klikken. Tot die tijd toont de rij een knop om de verificatie opnieuw te versturen in plaats van de schakelaar.
7. Zet de schakelaar van de rij op Actief.

Nieuwe bedrijfsinboxen zijn eerst inactief, en Reonic leest alleen inboxen die zowel actief als geverifieerd zijn.

Het verbindingsicoon van de rij toont Connected by company (gekoppeld via het bedrijf) zodra de organisatiekoppeling de mailbox bereikt.

Goed om te weten

• Koppel je een Google Workspace-serviceaccount, dan moet elke bestaande Google-inbox opnieuw worden geverifieerd, ook de persoonlijke Google-inboxen. Zolang niemand op de nieuwe verificatiemail klikt, wordt die inbox niet gelezen. Informeer je team voordat je het serviceaccount koppelt. Ontkoppel je het serviceaccount later, dan blijven de al uitgevoerde verificaties behouden.
• Verwijder je een bedrijfsinbox of zet je die op Inactief, dan verdwijnt hij uit het e-mailpaneel van elke gebruiker. De bedrijfsbrede Microsoft-koppeling en het Google-serviceaccount blijven gekoppeld.
• Mislukt het lezen van een inbox in het e-mailpaneel, dan wordt de inbox gemarkeerd met Authorisation required (autorisatie vereist) en toont het paneel een banner met problemen en knoppen om opnieuw te autoriseren. Verwijzen de mailserverrecords van het adres naar een andere provider, dan toont de inbox wrong provider (verkeerde provider).
• Bij Microsoft-verbindingsfouten staat de oorzaak vermeld, zodat je een verlopen token, een ingetrokken toestemming en een ontbrekende scope uit elkaar kunt houden. Bij een verlopen machtiging of verwijderde toestemming verschijnt een melding om opnieuw te autoriseren.
• Iedereen die een bedrijfsinbox leest, ziet dezelfde mail. Spreek in je team af wie welke e-mails beantwoordt.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026