Categorieën voor tijdregistratie instellen
Leg de categorieën met kleurcode vast die je team kiest bij het registreren van tijd: reizen, op locatie, kantoor, plus alle eigen categorieën die je wilt.
Categorieën voor tijdregistratie, in de keuzelijst getoond als gebeurtenistypes, zijn de labels met kleurcode die in de kolom Tracking Type (type registratie) van elke tijdregistratie verschijnen. Je kunt er uren op filteren wanneer je ze opsplitst ter voorbereiding van de salarisadministratie, en ze zorgen dat je team het eens is over wat telt als werk op locatie, kantoorwerk of reistijd.
Voor wie dit artikel is
Admins die de categorieën voor tijdregistratie van je organisatie instellen. Gewone gebruikers kiezen uit de categorieën wanneer ze tijd registreren, maar leggen ze niet vast.
Voordat je begint
- Tijdregistratie is ingeschakeld voor je organisatie. Staat de pagina Tijdregistratie niet in de zijbalk van je Instellingen, dan kan een admin het inschakelen onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Functies, of neem contact op met je Reonic-accountmanager.
- Je hebt de rol Admin.
Wat je standaard krijgt
Wanneer tijdregistratie aan staat, worden er vier categorieën voor je aangemaakt als startpunt:
- Reistijd — Blauw — Rijden of pendelen tussen locaties
- Werk op locatie — Groen — Op de locatie van de klant
- Kantoorwerk — Paars — Planning, administratie, telefoongesprekken
- Overig — Amber — Voor al het overige
Je kunt ze hernoemen, een andere kleur geven, anders ordenen, de categorieën die je niet nodig hebt archiveren en eigen categorieën toevoegen. De standaardcategorieën zijn slechts een startpunt.
Een nieuwe categorie toevoegen
- Open Instellingen > Organisatie > Tijdregistratie.
- Kies ervoor een nieuwe categorie toe te voegen (ook aangeduid als gebeurtenistype).
- Voer een korte, herkenbare Naam in, in je werktaal (bijvoorbeeld Beursdag, Klantenondersteuning of Opleiding leerling).
- Kies een Colour (kleur). Die wordt gebruikt als kleurvlak in de lijst met registraties en in de vervolgkeuzelijst van het filter Gebeurtenistype.
- Klik op Opslaan. De nieuwe categorie verschijnt in de keuzelijst Gebeurtenistype in elk registratiepaneel en elk registratievenster.
Een categorie hernoemen of een andere kleur geven
- Open Instellingen > Organisatie > Tijdregistratie.
- Selecteer de categorie die je wilt wijzigen.
- Bewerk de Naam of Colour (kleur).
- Klik op Opslaan. Bestaande registraties die deze categorie gebruiken, houden haar. Alleen het label en het kleurvlak worden bijgewerkt.
Opmerking
Als je een categorie hernoemt, wordt het label bijgewerkt op elke registratie die haar al gebruikt, ook op oudere registraties. Wil je het vorige label bewaren, noteer het dan voordat je de categorie hernoemt.
Categorieën ordenen
- Stel in de lijst met categorieën de gewenste volgorde in.
- De nieuwe volgorde wordt overgenomen in de keuzelijst Gebeurtenistype die je team gebruikt.
Een categorie archiveren
- Selecteer de categorie en kies Archiveren.
- De categorie wordt verborgen in de keuzelijst bij nieuwe registraties. Bestaande registraties die er al mee zijn gelabeld, houden hun label, zodat je historie intact blijft.
Een gearchiveerde categorie blijft herstelbaar, dus je kunt haar later terugzetten vanuit de weergave met gearchiveerde items.
Goed om te weten
- Categorieën worden gedeeld binnen je hele organisatie. Elke gebruiker in je Workspace ziet dezelfde set. Ze zijn niet per team of per gebruiker.
- Een registratie labelen met een categorie is optioneel. Een gebruiker kan een registratie opslaan zonder er een te kiezen, en de kolom Tracking Type (type registratie) blijft dan leeg voor die rij.
- Categorieën zijn een filter op de lijst Tijdregistratie. Gebruik Gebeurtenistype in de filterrij om de weergave op te splitsen (bijvoorbeeld alleen de uren op locatie van deze maand) voordat je exporteert naar Excel, waar je de analyse per categorie uitvoert in je spreadsheet of salarisadministratiesoftware.
Laatst bijgewerkt op