Kalendersjablonen

Sjablonen voor afspraken gelden voor je hele bedrijf. Je maakt ze één keer aan onder Instellingen > Organisatie > Sjablonen voor afspraken, en elke adviseur kan ze toepassen bij het aanmaken van een afspraak. Een sjabloon vult vooraf de onderdelen in die steeds hetzelfde blijven: titel, beschrijving en locatie, het tijdstip van de dag, de mensen die je uitnodigt en de instelling voor de online vergadering. In het Portal vult het sjabloon ook de velden voor de klant in. Locatieonderzoeken, installatiedata en adviesgesprekken zien er zo altijd hetzelfde uit, wie ze ook boekt.

Voordat je begint

• Om sjablonen aan te maken, te bewerken, te herordenen of te archiveren op de pagina Sjablonen voor afspraken heb je de rol Admin of hoger nodig.
• De kalenderfunctie moet voor je bedrijf aan staan. Ze staat standaard aan en wordt door admins beheerd. Staat ze uit, dan zijn de kalender in het Portal en het paneel Afspraak maken verborgen en is de instellingenpagina Sjablonen voor afspraken vergrendeld.
• Er moet ten minste één sjabloon bestaan voordat iemand er een kan toepassen. Is er nog geen, dan maakt een admin er eerst een aan (zie Een sjabloon aanmaken).
• Kies bij het toepassen van een sjabloon eerst de kalender en koppel de aanvraag, de offerte of het project. De instelling voor de online vergadering werkt alleen in een Microsoft- of Google-kalender. De variabelen van het sjabloon (naam klant, adres van het object enzovoort) kunnen alleen worden ingevuld als de afspraak aan een project is gekoppeld.

Een sjabloon aanmaken

1. Open Instellingen > Organisatie > Sjablonen voor afspraken.
2. Klik op Afsprakensjabloon maken.
3. Voer op het tabblad general (algemeen) een Sjabloonnaam van minstens 3 tekens in. Onder deze naam kiezen collega's het sjabloon.
4. Vul de Titel evenement in.
5. Stel Van en Tot in met stappen van 15 minuten, of zet Hele dag aan, waardoor beide velden worden uitgeschakeld. De starttijd moet voor de eindtijd liggen.
6. Vul Locatie en Beschrijving in. In beide velden kun je de variabelen gebruiken die onder het formulier in de legenda staan.
7. Zet Creëer online vergadering aan als afspraken uit dit sjabloon een Teams- of Meet-link moeten krijgen.
8. Voeg de mensen toe die je wilt uitnodigen.
9. Stel op het tabblad customer (klant) eventueel Zichtbaar in het klantenportaal, Andere titel voor klanten en Beschrijving voor klant in.
10. Klik op Opslaan. Het sjabloon is nu beschikbaar voor iedereen in je bedrijf.

Wil je een sjabloon later wijzigen, kies dan Bewerken in het rijmenu of dubbelklik op de rij.

Een sjabloon toepassen bij het aanmaken van een afspraak

In het Portal

1. Selecteer een tijdslot in het kalenderraster. Het paneel Afspraak maken wordt geopend.
2. Kies de Kalender.
3. Kies onder Gekoppeld aan de aanvraag, offerte of het project waar de afspraak bij hoort.
4. Klik in de kop van het paneel op Gebruik sjabloon en kies een sjabloon.
5. Staat er een rode melding met variabelen die niet konden worden ingevuld, koppel de afspraak dan aan een aanvraag, offerte of project en pas het sjabloon opnieuw toe.
6. Pas aan wat je voor deze afspraak anders wilt.
7. Klik op Opslaan. Heb je mensen uitgenodigd, bevestig dan de vraag Mensen uitnodigen.

Bij het toepassen van een sjabloon vult het paneel het volgende in:

• Hele dag, en de start- en eindtijd van de dag uit Van en Tot van het sjabloon
• Titel, Beschrijving en Locatie, met de variabelen van het sjabloon ingevuld
• de uitgenodigde mensen
• de schakelaar voor de online vergadering, als de gekozen kalender van Microsoft of Google is
• op het tabblad customer (klant): Andere titel voor klanten, Beschrijving voor klant en Zichtbaar in het klantenportaal

In de Mobile App

1. Open vanuit de kalender de pagina Nieuwe gebeurtenis.
2. Tik in de kop op de knop ⋯.
3. Tik op Laden uit sjablonen.
4. Zoek in Gebruik sjabloon naar het sjabloon of scroll door de lijst. De lijst volgt de volgorde van de sjablonen in de Instellingen. Komt er niets overeen met je zoekopdracht, dan zie je Geen sjablonen gevonden.
5. Tik op het sjabloon. Staan er in het formulier al eigen gegevens, bevestig dan dat je ze wilt overschrijven.
6. Controleer de velden en tik op Afspraak maken.
7. Nodig je met de afspraak collega's of de klant uit, bevestig dan de vraag Mensen uitnodigen met Ja, stuur uitnodiging.

Een link voor een videovergadering toevoegen

Zet Creëer online vergadering in het sjabloon aan om telkens bij het toepassen van het sjabloon een link voor een videovergadering te laten aanmaken:

• In een Microsoft-kalender wordt de afspraak aangemaakt als Microsoft Teams-vergadering.
• In een Google-kalender krijgt de afspraak een Google Meet-conferentie.
• In een kalender van Reonic heeft de instelling geen effect.

Reonic leest de deelnamelink van Teams of Meet terug van de provider en toont die als vergaderlink van de afspraak. De schakelaar voor de online vergadering hoort bij het aanmaken van een afspraak. Voeg de vergadering dus toe wanneer je de afspraak aanmaakt en niet later via het bewerkformulier.

Sjablonen herordenen en archiveren

Sjablonen herordenen

1. Sleep op Instellingen > Organisatie > Sjablonen voor afspraken de sjabloonrijen in de gewenste volgorde. Herorden in de actieve lijst, want de volgorde in de gearchiveerde weergave staat vast.
2. De lijst Gebruik sjabloon in de Mobile App volgt deze volgorde.

Een sjabloon archiveren of herstellen

1. Open het rijmenu van het sjabloon en kies Archiveren.
2. Bevestig. Het sjabloon kan daarna niet meer worden gekozen bij het aanmaken van een afspraak, maar de gegevens blijven bewaard.
3. Schakel met het filter voor gearchiveerde sjablonen over naar de gearchiveerde weergave om het sjabloon terug te halen.
4. Open het rijmenu en kies Herstellen.

Goed om te weten

• Sjablonen zijn niet gebonden aan een projecttype. Elk sjabloon kan voor elke afspraak worden gebruikt.
• Beschikbare variabelen: volledige naam van de klant, volledige naam van de gebruiker, volledige naam van de Key Account Manager, adres van het object, contactadres en contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer). Ze worden bij het toepassen van het sjabloon ingevuld vanuit het gekoppelde project.
• Wisselen tussen hele dag en met tijdstip verschuift de einddatum met één dag, zodat de afspraak een zinvolle duur houdt.
• De velden voor de klant worden alleen in het Portal ingevuld. Mobiel worden in de Mobile App alleen de interne velden van een sjabloon ingevuld, en een afspraak die in de app is aangemaakt is in eerste instantie niet zichtbaar voor de klant.
• Zichtbaarheid voor de klant vereist een Reonic-kalender. De schakelaar Zichtbaar in het klantenportaal werkt alleen als de afspraak in een Reonic-kalender staat en aan een project is gekoppeld. Schakel je het paneel over naar een Microsoft- of Google-kalender, dan wordt de schakelaar uitgezet.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026