Kalenderbeheer

Deze pagina is bedoeld voor installateur-admins die de kalenderfuncties van Reonic voor de hele organisatie inrichten: gedeelde kalenders en bedrijfskalenders toevoegen, begrijpen welke kalender van wie is, afspraken plannen namens collega's en uitzoeken waarom de afspraken van een collega niet in je eigen weergave verschijnen.

Voor wie dit artikel is

• Installateur-admins die gedeelde organisatiekalenders inrichten, bepalen welke afspraken op bedrijfsbrede kalenders thuishoren en welke op teamkalenders, en meldingen als "ik zie de kalender van mijn collega niet" oplossen.
• Accountmanagers die af en toe afspraken plannen namens collega's (bijvoorbeeld voor een klantgesprek dat een teamgenoot voert).

Voordat je begint

• De kalender staat standaard aan, dus bijna elk bedrijf heeft hem al. Het is een optionele functie die een admin in de Bedrijfsinstellingen kan in- of uitschakelen, naast andere optionele functies. Zolang hij aan staat, heb je alles: het kalenderraster, het afspraakpaneel, het inrichten van gedeelde kalenders en de keuze van sjablonen. Zet een bedrijf hem uit, dan zijn die schermen voor iedereen verborgen. Zie je dus helemaal geen kalenderpagina en ook geen instellingenpagina Kalenderbeheer (onder Instellingen > Organisatie), dan heeft een admin de kalender voor je bedrijf uitgezet.
• Je bent als admin ingelogd in het Reonic Portal.
• De collega's van wie je de kalenders wilt beheren, zijn al als gebruikers uitgenodigd in je Workspace. Nieuwe gebruikers voeg je toe onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams.
• Wil je de kalender van een gedeelde bedrijfsmailbox koppelen (bijvoorbeeld service@yourinstaller.com), dan heb je de inloggegevens van de eigenaar van die mailbox.

De vier kalenderbereiken en wie ze beheert

Reonic deelt kalenders in vier bereiken in. Het bereik bepaalt wie in een kalender kan schrijven en wie hem kan zien, ongeacht of de kalender uit Reonic zelf komt, uit Microsoft 365 of uit Google Workspace.

• Bedrijf — De hele organisatie (een of meer) — Alleen admins — Alle interne gebruikers in je Workspace.
• Team — Een specifiek team (één per team, automatisch aangemaakt) — Teamleiders — Teamleden en teamleiders. Externe gebruikers zien alleen de teams die ze leiden.
• Persoonlijk — De persoonlijke kalender van een gebruiker binnen je bedrijf — De gebruiker en diens teamleiders — De eigenaar en de teamleiders van de teams waar de gebruiker bij hoort.
• Gebruiker — Een gebruiker in alle bedrijven waar die toegang toe heeft — De gebruiker en een admin — Alleen de eigenaar.

Als admin werk je vooral met kalenders van het bereik Bedrijf (alles wat bedrijfsbreed is) en houd je toezicht op kalenders van het bereik Team (bij het aanmaken van een team wordt er automatisch één per team aangemaakt). Kalenders van de bereiken Persoonlijk en Gebruiker zijn van de individuele gebruiker.

Een gedeelde organisatiekalender koppelen en verifiëren

Een gedeelde organisatiekalender (bijvoorbeeld een mailbox service@ of dispatch@) voeg je toe op organisatieniveau, niet als individuele gebruiker.

1. Open als admin Instellingen > Organisatie > Kalenderbeheer.
2. Zoek het onderdeel van de provider waar de mailbox op draait, Microsoft of Google Workspace, en klik onderaan dat onderdeel op de knop Toevoegen. Elke provider heeft een eigen knop Toevoegen.
3. Voer het e-mailadres van de gedeelde mailbox in.
4. Reonic stuurt een verificatiemail naar de eigenaar van de kalender.
5. De eigenaar klikt op de verificatielink. De gedeelde kalender wordt actief voor de gebruikers aan wie je toegang geeft.

De Microsoft-kalender van een collega toevoegen via het e-mailadres van de eigenaar

Heeft je bedrijf een Microsoft 365-integratie ingericht, dan kun je de gedeelde Microsoft-kalender van een collega rechtstreeks toevoegen, zonder dat die collega zijn of haar eigen koppeling opnieuw hoeft te doorlopen. Gebruik in Instellingen > Organisatie > Kalenderbeheer > Persoonlijke kalenders de optie Add by owner email (toevoegen via het e-mailadres van de eigenaar) en voer het e-mailadres van de collega in. Er gaat een verificatiemail naar die eigenaar. Zodra die bevestigt, verschijnt de gedeelde kalender in je raster. Zo maak je een door een collega gedeelde Microsoft-kalender zichtbaar die een gewone persoonlijke koppeling niet zou oppikken.

Heel Google Workspace in één keer koppelen

Voor Google Workspace kan een admin eenmalig een bedrijfsbrede koppeling inrichten, in plaats van elke gebruiker te vragen zijn of haar eigen Google-kalender te koppelen. Zodra je Google Workspace-beheerder dit in de Bedrijfsinstellingen van Reonic heeft ingesteld, krijgt elke gebruiker in de Workspace automatisch de integratie met Kalender en Gmail, zonder dat iemand afzonderlijk hoeft in te loggen. Google-koppelingen per gebruiker blijven daarnaast gewoon werken. Dit verandert alleen hoe toegang wordt verleend; de vier kalenderbereiken en hun zichtbaarheid blijven hetzelfde.

Een afspraak met een klant aanmaken voor een collega

Moet een klantgesprek of bezoek ter plaatse in de planning van een collega komen, maak de afspraak dan aan in een kalender waar de collega in staat, en nodig de collega uit als interne deelnemer.

1. Open de pagina Kalender in het Portal.
2. Sleep over het gewenste tijdslot of klik op + Nieuwe gebeurtenis. Het afspraakpaneel wordt geopend.
3. Kies in de vervolgkeuzelijst Bestemming in welke kalender de afspraak komt: de Teamkalender van de collega voor een teamafspraak, een bedrijfsbrede kalender om de afspraak voor het hele bedrijf zichtbaar te maken, of de Persoonlijke kalender van de collega om hem te beperken tot jou, de collega en diens teamleiders.
4. Vul titel, begin / einde, locatie en beschrijving in.
5. Voeg onder Interne deelnemers de collega toe. Die krijgt een uitnodiging per e-mail als de instelling Notify me about calendar invitations (informeer me over kalenderuitnodigingen) aan staat.
6. Koppel de afspraak eventueel aan een project via het veld Project. Zo komt de klantcontext mee en kan de afspraak in de weergave van het Klantportaal verschijnen. Aan een project gekoppelde afspraken worden ook vastgelegd in de activiteitenfeed van het project.
7. Wil je dat de klant deze afspraak in het Klantportaal ziet, zet dan Show to customer (tonen aan klant) aan. Vul de titel en beschrijving voor de klant in als je een andere formulering wilt dan de interne.
8. Voeg het e-mailadres van de klant toe als externe deelnemer om een uitnodigingsmail met een .ics-bestand te sturen.
9. Klik op Opslaan.

Als de afspraken van een collega niet in je kalender verschijnen

Een veelgestelde vraag van admins: "Mijn collega zegt dat die de kalender met mij heeft gedeeld, waarom zie ik de afspraken dan niet in Reonic?" Het antwoord hangt af van welk soort kalender de collega bedoelde.

Heeft de collega de Microsoft- of Google-kalender aan de kant van de provider met je gedeeld, dan is dat delen geregeld in Outlook of Google. Elke gebruiker in Reonic ziet wat zijn of haar eigen Microsoft- of Google-account mag zien, dus de oplossing ligt bij de provider: controleer de deelrechten in Outlook of Google en koppel daarna je eigen provideraccount in Reonic via Instellingen > Organisatie > Kalenderbeheer > Persoonlijke kalenders. Wil je specifiek de gedeelde Microsoft-kalender van een collega binnenhalen, zie dan De Microsoft-kalender van een collega toevoegen via het e-mailadres van de eigenaar hierboven.

Bedoelde de collega de Reonic-kalender, dan volgt de zichtbaarheid het kalenderbereik en niet een deelschakelaar:

• Een Persoonlijke kalender is zichtbaar voor de eigenaar en voor diens teamleiders. Om hem te zien, word je teamleider van een team waar de collega bij hoort, of laat je een admin de collega toevoegen aan een team dat je al leidt.
• Een kalender van het bereik Team is zichtbaar voor alle leden en leiders van dat team. Word lid van het team om hem te zien.
• Een kalender van het bereik Bedrijf is zichtbaar voor alle interne gebruikers in je Workspace. Ontbreekt er een bij jou, controleer dan of je een interne (geen externe) gebruikersrol hebt.
• Een kalender van het bereik Gebruiker is zichtbaar voor de eigenaar. Hij blijft privé voor die ene persoon.

Goed om te weten

• De vier kalenderbereiken liggen vast. Je kunt geen nieuw bereik aanmaken. Zichtbaarheidsregels gelden altijd alleen voor de bereiken Bedrijf, Team, Persoonlijk en Gebruiker.
• Elk team heeft een kalender. Wordt er een team aangemaakt in Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams, dan maakt Reonic daar automatisch een Teamkalender voor aan. Leiders schrijven, leden lezen.
• De kalender schakel je in als functie; de sjablonenpagina wordt geregeld via de rol. Zet je de kalenderfunctie uit, dan verdwijnen het raster, het afspraakpaneel, het inrichten van synchronisatie en de keuze van sjablonen. De instellingenpagina Sjablonen voor afspraken wordt geregeld via de rol en niet via de kalenderfunctie, dus die kan nog bereikbaar zijn als de kalender uit staat. Een sjabloon pas je toe door een afspraak aan te maken, en dat hoort bij de kalenderfuncties, dus laat de kalender aan staan om sjablonen te gebruiken.
• Externe kalenders zijn in Reonic alleen-lezen. Afspraken uit Microsoft 365 en Google Workspace verschijnen ter informatie in het Reonic-raster, maar wijzigingen die je in Outlook of Google maakt, worden niet naar Reonic teruggeschreven. Bewerk die afspraken in Outlook of Google. Afspraken uit Reonic zelf worden naar de provider gesynchroniseerd als ze in een gekoppelde kalender staan.
• Kies welke gekoppelde kalenders in het raster verschijnen. Koppel zoveel kalenders van Microsoft 365 / Google Workspace als je wilt en kies daarna welke samen in het gecombineerde raster worden getoond. Werk je met een groot aantal, houd dan voor het overzicht alleen de kalenders zichtbaar die je op dat moment nodig hebt.
• Start een opname met de Vergaderassistent vanuit een afspraak. Heeft je bedrijf de functie Vergaderassistent, dan staat in de detailweergave van de afspraak de actie start meeting (vergadering starten). Het opgenomen resultaat wordt daarna aan de afspraak gekoppeld, en zodra er een opname is, toont de afspraak ook de samenvatting van de vergadering.
• Externe deelnemers krijgen een uitnodigingsmail met een .ics-bestand. Interne deelnemers krijgen een e-mail als hun persoonlijke instelling Notify me about calendar invitations aan staat.
• "Make service meeting" op een sjabloon maakt een link voor een videovergadering aan. Bij een Microsoft-kalender maakt Reonic een Teams-link, bij een Google-kalender een Google Meet-link. Bij een Reonic-kalender is er voor deze optie simpelweg geen link om aan te maken.
• Zoek je een vrij moment, bekijk dan de zichtbare kalender van de collega of vraag het na. Kies het tijdslot zelf.
• Reonic slaat overlappende afspraken op. Je provider kan wel een eigen waarschuwing voor dubbele boekingen tonen.
• Maak elke keer dat een terugkerende afspraak plaatsvindt aan als een eigen afspraak. Kopieer de afspraak voor elke datum die je nodig hebt.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026