Taaksjablonen en labels
Beheer je bibliotheek met taaksjablonen en je labelindeling in Instellingen > Taken > Taaksjablonen & labels, en pas ze daarna dagelijks toe vanuit CRM > Taken.
Deze pagina behandelt de beheerkant van taken: de sjabloonbibliotheek opbouwen en de labelset bijhouden, zodat de hele organisatie consistent blijft. Het dagelijkse werk (taken aanmaken, toewijzen en afronden) gebeurt op de pagina CRM > Taken. Deze pagina richt zich op het beheer: sjablonen op het juiste niveau inrichten en labels overzichtelijk houden.
Beheren van taaklabels
Taaklabels vormen een gedeelde indeling voor je Workspace, elk met een kleur en een tekst. Gebruik ze om taken in de hele organisatie op dezelfde manier te categoriseren.
- Open Instellingen > Taken > Taaksjablonen & labels en ga naar het tabblad Bedrijfsbreed.
- Maak een label aan met een tekst en een kleur.
- Houd de set beperkt. Labels werken het best als iedereen kiest uit dezelfde kleine, afgesproken indeling.
Opmerking
Taaklabels gelden alleen voor taken. Ze staan los van projecttags en bestandstags, dus een taaklabel blijft bij taken en verschijnt niet als projecttag of bestandstag.
Beheren van taaksjablonen
Sjablonen leggen een herbruikbare taakvorm vast, zodat je terugkerend werk niet elke keer opnieuw hoeft te typen. Ze bestaan op twee niveaus, die als twee tabbladen verschijnen:
- Bedrijfsbreed – gedeeld met de hele organisatie.
- Persoonlijk – alleen zichtbaar voor je eigen account.
- Open Instellingen > Taken > Taaksjablonen & labels.
- Kies het tabblad Bedrijfsbreed of Persoonlijk om het bereik van het sjabloon te bepalen.
- Maak een sjabloon aan en vul de velden in: titel, beschrijving, checklist, labels, relatieve vervaldatum en optioneel een standaard toegewezene of team.
- Klik op Opslaan.
Tip
Gebruik de relatieve vervaldatum, zodat de vervaldatum wordt berekend vanaf het moment waarop de taak wordt aangemaakt, in plaats van vast te liggen op een vaste kalenderdatum. Dat maakt een sjabloon herbruikbaar.
Wanneer iemand een sjabloon toepast, wordt het gekopieerd naar een nieuwe taak met de titel, beschrijving, checklist en labels. Toegewezenen en vervaldatums stel je daarna per taak in, zodat het sjabloon herbruikbaar blijft.
Sjablonen in de Mobile App
Dezelfde sjablonen zijn beschikbaar wanneer je een taak aanmaakt in de Mobile App, niet alleen in het Portal. De keuzelijst toont ze in twee groepen:
- Bedrijf – de gedeelde sjablonen die iedereen in de organisatie kan gebruiken.
- Gebruiker – je eigen persoonlijke sjablonen.
Dit zijn de mobiele namen voor dezelfde twee niveaus die het Portal toont als Bedrijfsbreed en Persoonlijk. Kies er een en de rest van de flow is gelijk aan het Portal: het sjabloon wordt gekopieerd naar een nieuwe taak met de titel, beschrijving, checklist en labels van het sjabloon.
Goed om te weten
- Wijzigingen in een sjabloon gelden voor toekomstige taken. Taken die al met een sjabloon zijn aangemaakt, behouden hun oorspronkelijke vorm; alleen taken die na de wijziging worden aangemaakt, krijgen de aanpassing.
Laatst bijgewerkt op