Modèles de rendez-vous

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Les Modèles de rendez-vous vivent au niveau de l'organisation. Vous les créez une fois sous Paramètres > Organisation > Modèles de rendez-vous et tout le monde dans votre workspace peut s'en servir. Un modèle pré-remplit les parties d'un événement qui ne changent pas : le titre et la description destinés au client, un créneau horaire par défaut, les personnes qui doivent participer et un lien de visioconférence Teams ou Meet facultatif. Planifier un type de rendez-vous récurrent comme une visite technique, une date de montage ou un appel de signature se résume alors à un seul choix.

Avant de commencer

• Vous devez avoir accès à Paramètres > Organisation > Modèles de rendez-vous pour créer, réordonner ou archiver des modèles. Cette surface de création dépend de votre rôle.
• Pour créer un événement à partir d'un modèle, la fonction calendrier doit être activée pour votre entreprise. Si elle a été désactivée, votre gestionnaire de comptes Reonic peut la réactiver. Vous pouvez continuer à gérer la bibliothèque de modèles pendant que la fonction calendrier est désactivée ; vous accédez au flux Nouvel événement qui applique un modèle une fois la fonction calendrier activée.
• Décidez de ce qui reste fixe pour chaque occurrence de ce type de rendez-vous (titre, description, durée, invités) et de ce que vous définirez événement par événement (la date, et le calendrier sur lequel il atterrit).

Créer un modèle

1. Ouvrez Paramètres > Organisation > Modèles de rendez-vous.
2. Cliquez sur + Nouveau modèle.
3. Donnez au modèle un Nom interne. C'est ainsi que votre équipe le retrouve dans le sélecteur, et les clients ne le voient jamais.
4. Renseignez le titre destiné au client et la description destinée au client. C'est ce que le client voit sur l'événement.
5. Définissez un créneau horaire par défaut (de et à), c'est-à-dire l'heure de début et la durée par défaut qui se pré-remplissent quand le modèle est appliqué.
6. Ajoutez les utilisateurs invités par défaut, les membres internes de l'équipe qui doivent figurer sur chaque événement de ce type.
7. Activez le commutateur de visioconférence si vous voulez qu'un lien Teams ou Meet soit généré automatiquement.
8. Cliquez sur Enregistrer. Le modèle apparaît désormais dans le sélecteur pour tout le monde dans votre workspace.

Appliquer un modèle à la création d'un événement

1. Cliquez sur Nouvel événement dans la grille du calendrier.
2. Dans le panneau d'événement, choisissez d'appliquer un modèle et sélectionnez-en un dans la liste des modèles non archivés.
3. Les valeurs du modèle remplissent l'événement : titre et description destinés au client, créneau horaire par défaut, utilisateurs internes invités et paramètre de visioconférence.
4. Ajustez ce qu'il faut pour cet événement, puis choisissez le calendrier de destination.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un lien de visioconférence

Activez le commutateur de visioconférence sur le modèle pour qu'un lien de visioconférence soit généré automatiquement à chaque application du modèle :

• Sur un calendrier connecté à Microsoft, un lien Teams est généré.
• Sur un calendrier connecté à Google, un lien Meet est généré.
• Sur un calendrier natif Reonic, aucun fournisseur connecté ne peut fournir de lien : le commutateur reste donc sans effet.

Réordonner et archiver des modèles

1. Réordonnez les modèles en faisant glisser les lignes pour que ceux que votre équipe utilise le plus se retrouvent en haut du sélecteur. Le nouvel ordre est enregistré et s'applique partout où les modèles sont listés.
2. Archivez un modèle que vous ne proposez plus. Les modèles archivés sortent du sélecteur, mais leurs données sont conservées : un modèle archivé peut donc être restauré plus tard.

Bon à savoir

• Les modèles sont partagés dans tout votre workspace. Une seule bibliothèque commune pour tout le monde dans votre organisation.
• Appliquer un modèle copie ses valeurs une seule fois. Quand vous choisissez un modèle, ses valeurs sont copiées sur le nouvel événement. Modifier le modèle par la suite ne met à jour que les événements créés ensuite à partir de lui, pas ceux qui existent déjà.
• Aucun calendrier de destination n'est enregistré sur le modèle. Vous choisissez toujours le calendrier au moment de créer l'événement.
• Gérer la bibliothèque et créer des événements ne sont pas soumis aux mêmes conditions. Créer, réordonner et archiver des modèles dépend de votre rôle. Créer un événement à partir d'un modèle exige en plus que la fonction calendrier soit activée pour votre entreprise.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026