Configurer les catégories de suivi du temps
Définissez les catégories à code couleur parmi lesquelles votre équipe choisit lorsqu'elle enregistre du temps : trajet, sur site, bureau, ainsi que toutes celles que vous voulez créer.
Catégories : Paramètres
Les catégories de suivi du temps, présentées dans le sélecteur comme des types d'événement, sont les étiquettes à code couleur qui apparaissent dans la colonne Type de suivi de chaque saisie de temps. Elles vous donnent un critère de filtrage quand vous découpez les heures pour préparer la paie, et elles gardent votre équipe cohérente sur ce qui compte comme travail sur site, travail de bureau ou trajet.
À qui s'adresse cet article
Aux admins qui configurent les catégories de suivi du temps de leur organisation. Les utilisateurs au quotidien choisissent parmi ces catégories quand ils enregistrent du temps, mais ne les définissent pas.
Avant de commencer
- Le suivi du temps est activé pour votre organisation. Si la page Suivi du temps ne figure pas dans la barre latérale de vos Paramètres, un admin peut l'activer sous Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Fonctionnalités, ou contactez votre gestionnaire de comptes Reonic.
- Vous avez le rôle Admin.
Ce dont vous disposez dès le départ
Quand le suivi du temps est activé, quatre catégories sont mises en place pour vous servir de point de départ :
- Temps de trajet — Bleu — Conduite ou déplacement entre les sites
- Travail sur site — Vert — Chez le client
- Travail de bureau — Violet — Planification, administratif, appels téléphoniques
- Autre — Ambre — Fourre-tout
Renommez-les, changez leur couleur, réordonnez-les, archivez celles dont vous n'avez pas besoin et ajoutez les vôtres. Les valeurs par défaut ne sont qu'un point de départ.
Ajouter une nouvelle catégorie
- Ouvrez Paramètres > Organisation > Suivi du temps.
- Choisissez d'ajouter une nouvelle catégorie (également intitulée type d'événement).
- Saisissez un Nom court et reconnaissable, dans votre langue de travail (par exemple Journée salon, Support client ou Formation apprenti).
- Choisissez une Couleur. Elle sert de pastille dans la liste des saisies et dans la liste déroulante de filtre Type d'événement.
- Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle catégorie apparaît dans le sélecteur Type d'événement de chaque panneau et fenêtre de saisie.
Renommer une catégorie ou changer sa couleur
- Ouvrez Paramètres > Organisation > Suivi du temps.
- Sélectionnez la catégorie que vous voulez modifier.
- Modifiez son Nom ou sa Couleur.
- Cliquez sur Enregistrer. Les saisies existantes qui utilisent cette catégorie la conservent. Seules l'étiquette et la pastille sont rafraîchies.
Réordonner les catégories
- Dans la liste des catégories, définissez l'ordre que vous voulez.
- Le nouvel ordre se répercute sur le sélecteur Type d'événement qu'utilise votre équipe.
Archiver une catégorie
- Sélectionnez la catégorie et choisissez Archiver.
- La catégorie est masquée du sélecteur sur les nouvelles saisies. Les saisies existantes déjà étiquetées avec elle gardent leur étiquette : votre historique reste donc intact.
L'archivage garde la catégorie récupérable, vous pouvez donc la restaurer plus tard depuis la vue des archivés.
Bon à savoir
- Les catégories sont partagées dans toute votre organisation. Chaque utilisateur de votre workspace voit le même jeu. Elles ne sont ni par équipe ni par utilisateur.
- Étiqueter une saisie avec une catégorie est facultatif. Un utilisateur peut enregistrer une saisie sans en choisir une, et la colonne Type de suivi reste vide pour cette ligne.
- Les catégories sont un filtre sur la liste Suivi du temps. Utilisez Type d'événement dans la barre de filtres pour découper la vue (par exemple, seulement les heures sur site ce mois-ci) avant d'exporter vers Excel, où vous menez l'analyse par catégorie dans votre tableur ou votre outil de paie.
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