Configurer ce que vos clients voient dans le portail client

Catégories : Paramètres

Le portail client est la page sur laquelle votre client arrive après que vous lui avez envoyé le lien. Il y consulte son offre, signe, suit l'avancement de l'installation, échange des documents et voit ses rendez-vous à venir. Votre client ouvre le portail directement depuis le lien que vous envoyez.

Cette page couvre ce que vous pouvez configurer, ce qui s'applique par projet plutôt qu'à l'ensemble de votre Workspace, et en quoi le portail diffère entre les projets résidentiels et les projets commerciaux.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le rôle Editor ou supérieur sur le projet. Les Viewer ne voient pas l'interrupteur d'activation.
• Le portail est désactivé par défaut sur chaque projet. Vous l'activez explicitement pour chaque projet que vous voulez partager.
• L'image de marque s'applique à tout votre Workspace, pas par projet. Votre logo, vos couleurs et vos modèles d'e-mail se règlent une fois dans les Paramètres et s'appliquent à chaque client qui arrive sur une page du portail.
• Configurez votre e-mail dans Reonic pour envoyer le lien depuis le Portal. Une fois l'e-mail configuré, le bouton Lien e-mail au client est actif. Sans cela, copiez le lien et envoyez-le par votre propre canal.

Activer le portail pour un projet

Tant que vous n'avez pas activé le portail, sa page affiche un message « Cette page n'est pas partagée ».

1. Ouvrez le projet dans le Portal (résidentiel ou commercial).
2. Dans la barre supérieure de l'entité, cliquez sur Portail client (le menu d'options secondaires avec le chevron).
3. En bas du menu, activez l'interrupteur Activé.
4. Une confirmation « Le portail client a été activé avec succès » apparaît. La page du portail est maintenant en ligne.

Pour le désactiver plus tard, remettez le même interrupteur sur off. Vous obtenez une fenêtre de confirmation : « La désactivation du portail supprimera immédiatement l'accès de ce client à l'état d'avancement du projet, aux rendez-vous à venir et aux fichiers et documents partagés. Vous pouvez réactiver le portail à tout moment. »

Activer le portail pour un projet commercial

Le même interrupteur fonctionne sur les projets commerciaux. Ouvrez le projet commercial, cliquez sur Portail client dans la barre supérieure et activez Activé. Les clients commerciaux voient un portail plus léger que les clients résidentiels (voyez Ce que voit le client plus bas pour les différences).

Envoyer le lien du portail au client

Une fois le portail actif, envoyez le lien au client par e-mail avec votre modèle personnalisé.

1. Depuis le même menu Portail client, cliquez sur Lien e-mail au client.
2. Une fenêtre de confirmation apparaît : « En confirmant, un courriel contenant le lien vers le portail client sera envoyé au client. » Cliquez pour confirmer.
3. Une notification « Le lien d'accès a été envoyé au client par e-mail » confirme l'envoi.

L'e-mail part vers l'adresse du contact client du projet, en utilisant votre modèle d'e-mail Lien vers le portail client. Vous définissez l'objet, le titre et le corps une seule fois dans Paramètres > Communication client > E-mails automatiques, et chaque envoi, pour chaque client, reprend cette formulation, avec les coordonnées du client et les vôtres remplies automatiquement.

Vérifier le contenu de l'e-mail avant l'envoi

Le menu Portail client propose Accéder au portail client, Copier le lien, Lien e-mail au client et l'interrupteur Activé. Pour vérifier ce que le client recevra avant d'envoyer :

1. Relisez le modèle Lien vers le portail client dans Paramètres > Communication client > E-mails automatiques : l'objet, le titre et le corps.
2. Assurez-vous que le contact client du projet porte la bonne adresse e-mail ; c'est là que Lien e-mail au client envoie.
3. Pour voir une copie entièrement rendue, envoyez d'abord le lien à votre propre adresse à titre de test.

L'envoi utilise le même modèle : la formulation que vous avez définie dans E-mails automatiques est donc exactement ce que le client reçoit.

Autre possibilité : copier le lien pour l'envoyer par votre propre canal

Pour envoyer le lien par WhatsApp, SMS, votre propre messagerie ou un chat avec le client :

1. Depuis le menu Portail client, cliquez sur Copier le lien.
2. Le lien complet est dans votre presse-papiers. Une notification « Lien copié dans le presse-papiers » le confirme.
3. Collez-le dans le canal de votre choix.

Autre possibilité : prévisualiser ce que le client verra

1. Depuis le même menu, cliquez sur Accéder au portail client.
2. Le portail s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur en vue client, exactement ce que le client verra en ouvrant son lien.

Renvoyer le lien ou en récupérer un perdu

Si le client dit qu'il n'a pas reçu l'e-mail, qu'il l'a perdu ou supprimé :

1. Cliquez de nouveau sur Lien e-mail au client pour renvoyer l'e-mail du portail à la même adresse.
2. Ou cliquez sur Copier le lien et envoyez-le par le canal de votre choix.

Personnaliser le portail avec votre logo, vos couleurs et vos textes

Le portail tire son identité visuelle de l'image de marque de votre Workspace. Réglez-la une fois et chaque client voit votre marque sur son portail.

Votre logo et vos couleurs

• Le logo se règle dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Image de marque. Le logo qui s'y trouve apparaît dans l'en-tête de chaque page du portail et dans le modèle d'e-mail du lien.
• Les couleurs de votre marque s'appliquent à vos modèles d'e-mail destinés aux clients et, là où le portail affiche des accents de marque, au portail lui-même. Pour les mettre à jour, envoyez vos codes hexadécimaux à votre gestionnaire de comptes Reonic. Voyez Configurer les e-mails automatiques pour le détail.
• Logo d'un partenaire de coopération — si vous travaillez avec un partenaire en co-branding, un traitement à double logo « En coopération avec » est disponible. Parlez-en à votre gestionnaire de comptes Reonic.

Objet et corps de l'e-mail

Le lien sur lequel le client clique arrive dans un e-mail. Vous pouvez modifier entièrement l'objet, le titre et le corps pour votre Workspace :

1. Ouvrez Paramètres > Communication client > E-mails automatiques.
2. Choisissez l'événement Lien vers le portail client.
3. Modifiez l'objet, le titre et le corps avec votre formulation. Une légende en lecture seule à côté de l'éditeur liste les champs de personnalisation (nom du client, nom de l'entreprise, et ainsi de suite) que vous pouvez inclure ; saisissez-les dans le texte là où vous voulez qu'ils apparaissent.
4. Enregistrez.

Chaque futur e-mail de lien vers le portail utilise votre formulation personnalisée. Voyez Configurer les e-mails automatiques pour la référence complète de l'éditeur et les champs de personnalisation.

La page du portail elle-même

La page sur laquelle le client arrive (les titres Aperçu du projet, Documents, Rendez-vous, Demandes de fichiers) utilise un texte d'interface traduit. Elle existe en 11 langues (EN, DE, PL, FR, ES, PT, PT-BR, IT, SV, RO, NL) et s'adapte automatiquement à la langue du client. Réglez la langue du client au niveau du projet ou du contact.

Pour placer votre propre message de bienvenue devant le client, utilisez le corps de l'e-mail Lien vers le portail client. C'est la dernière chose que le client lit avant d'ouvrir le portail : mettez-y le ton de votre marque et un mot sur ce qui l'attend.

Afficher un contact d'entreprise plutôt que le commercial individuel

Par défaut, le portail montre au client comme contact le Responsable Grands Comptes (Key Account Manager, KAM) affecté au projet : son nom, sa photo, son téléphone et son e-mail. Pour afficher à la place un contact général de l'entreprise (votre boîte d'assistance, le téléphone de votre bureau) :

1. Créez un utilisateur général « Support client » ou « Bureau » dans votre Workspace, avec les coordonnées que vous voulez voir sur le portail (un numéro de téléphone générique, une boîte partagée comme support@yourcompany.de, une photo au logo de l'entreprise).
2. Affectez cet utilisateur comme Responsable Grands Comptes sur les projets où vous voulez afficher le contact générique. Ouvrez le projet, modifiez le KAM affecté et enregistrez.
3. L'onglet Aperçu du portail affiche désormais le contact générique plutôt que le commercial individuel.

Contrôler les sections que le client voit

Le portail client comporte plusieurs onglets navigables, affichés au-dessus de la vue d'arrivée Aperçu. La plupart apparaissent quand les données qui les alimentent existent, plutôt que par un interrupteur valable pour tout le Workspace. (Les FAQ apparaissent dans la vue Suivi de l'installation ; voyez la note sous le tableau.)

• Aperçu — Toujours (vue d'arrivée) — Bandeau de bienvenue, adresse du projet, photo et coordonnées de votre gestionnaire de comptes affecté, votre logo d'installateur (et le logo du partenaire de coopération s'il est configuré), description de l'état de l'installation
• Offre — Résidentiel : s'il existe une demande de signature. Commercial : si des variantes commerciales sont configurées — Le PDF de l'offre ; l'interface de signature numérique pour le résidentiel (les clients commerciaux voient uniquement le contact, le KAM et les fichiers) ; les vues des documents légaux (CGV, formulaire de rétractation, politique d'annulation)
• Suivi de l'installation — Si vous avez ajouté des descriptions à vos statuts de projet — Chronologie avec les statuts (Non démarré / En préparation / En cours / Terminé), pourcentage d'avancement, descriptions et dates par statut. Les FAQ configurées apparaissent ici sous forme de paires question-réponse sous chaque statut.
• Inscription au réseau — Allemagne uniquement, et seulement si l'inscription au réseau est activée — Suivi de l'avancement de la Netzanmeldung. S'il existe à la fois une inscription PV et une inscription pompe à chaleur, un menu déroulant permet au client de passer de l'une à l'autre
• KfW Förderung — Allemagne uniquement, et seulement après qu'une confirmation de subvention a été envoyée au client — Chronologie de la subvention, un espace de discussion et une zone de dépôt où le client dépose directement la KfW Förderbestätigung. Reonic vous envoie un e-mail quand il la dépose.
• Mes fichiers — S'il existe des fichiers marqués comme visibles pour le client — Les documents que vous avez déposés avec l'option Visible pour le client activée ; téléchargement, plus des aperçus en miniature pour les fichiers image avec agrandissement au clic. Les icônes de type de fichier couvrent Image, PDF, CSV et Excel
• Demandes de fichiers — Si vous avez créé au moins une demande de fichier — Des zones de dépôt pour les documents que vous avez demandés au client (un mandat, un certificat, une photo du compteur) ; il les dépose directement dans le portail
• Mes rendez-vous — Si vous avez créé des événements de calendrier liés au projet avec Afficher au client activé — Visites de site, inspections, journées d'installation ; titre, description, date, lieu

Masquer les sections que le client ne doit pas voir

Les sections apparaissent quand les données qui les alimentent existent : pour empêcher un onglet de s'afficher, contrôlez donc ses données.

• Masquer l'onglet Offre — n'envoyez pas de demande de signature sur le projet. Sans elle, les clients résidentiels ne voient aucun onglet Offre.
• Masquer Mes fichiers — réglez chaque fichier que vous déposez sur Visible pour le client : off. Tout ce qui reste visible s'affiche dans l'onglet.
• Masquer Demandes de fichiers — ne créez aucune demande de fichier sur le projet, ou terminez ou annulez celles que vous avez faites.
• Masquer Mes rendez-vous — laissez Afficher au client désactivé sur chaque événement de calendrier du projet. Les événements de calendrier restent internes par défaut ; le client ne voit que les événements que vous incluez explicitement.
• Masquer Suivi de l'installation — laissez vides les descriptions par statut. Sans texte descriptif, la chronologie n'apparaît pas.

Visibilité des prix sur les projets commerciaux

Pour les projets commerciaux, le portail affiche votre contact, le gestionnaire de comptes affecté, les fichiers et les rendez-vous, sans données de variantes, ni prix ligne par ligne, ni décomposition complète des coûts, ni détail des subventions, ni appel à signature. Pour comparer des variantes côte à côte avec un client commercial, envoyez-lui directement le PDF de l'offre ; la comparaison de variantes dans le portail est une vue côté installateur.

Pour les projets résidentiels, la visibilité des prix sur le PDF de l'offre suit votre configuration de PDF d'offre dans Paramètres > Planification & offre > Pages & Design. Le portail affiche le PDF que vous avez envoyé au client pour signature, avec les sections que vous avez activées pour votre Workspace.

Ce que le client peut faire dans le portail

Le portail est orienté consultation. Le client peut :

• Signer votre offre (résidentiel uniquement : tracer une signature à l'écran, déposer une image de signature, ou accepter le PDF signé sur papier que vous avez déposé). Une fois signée, cette variante est verrouillée. Pour enregistrer une modification après la signature, dupliquez l'offre en une nouvelle variante et envoyez une nouvelle demande de signature.
• Se rétracter d'un contrat signé (résidentiel uniquement, et seulement si vous l'avez activé). Si vous avez activé Rétractation du contrat par le client dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Fonctionnalités, la vue de l'offre signée affiche au client un lien Retrait du contrat par variante tant qu'il est dans le délai de rétractation que vous avez fixé (14 jours par défaut). Voyez Contrats signés et délai de rétractation plus bas.
• Déposer les documents que vous avez demandés via les demandes de fichiers. Il peut remplacer un dépôt récent pendant un court moment ; ensuite le dépôt est définitif, sauf si vous créez une nouvelle demande de fichier.
• Déposer la KfW Förderbestätigung (projets résidentiels allemands de subvention pompe à chaleur uniquement) directement dans l'onglet KfW Förderung, une fois que vous lui avez envoyé une confirmation de subvention. Reonic vous envoie un e-mail quand il la dépose.
• Télécharger tout ce que vous avez partagé — l'offre signée, les documents de l'onglet fichiers et les PDF signés de signatures antérieures.

Le portail montre le seul projet que vous partagez avec le client. Pour tout ce dont le client veut discuter (une contre-proposition, le déplacement d'un rendez-vous), il vous joint directement par e-mail ou par téléphone.

Le lien part vers une seule adresse e-mail — celle du contact client du projet. Pour partager le portail avec un conjoint, un partenaire ou un contact financier, transférez l'e-mail depuis votre propre boîte ou changez l'adresse e-mail sur le projet avant d'envoyer le lien.

Contrats signés et délai de rétractation

La signature verrouille une variante en modification. Que le client puisse encore se rétracter ensuite dépend d'un seul paramètre du Workspace.

Par défaut, un contrat signé reste signé et le client n'a aucune action de rétractation autonome. Si vous activez Rétractation du contrat par le client dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Fonctionnalités (résidentiel uniquement), Reonic accorde aux clients résidentiels un délai de rétractation légal :

1. Ouvrez Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Fonctionnalités et activez Rétractation du contrat par le client.
2. Fixez le délai de rétractation en jours. La valeur par défaut est 14. Pour les clients allemands, descendre en dessous de 14 jours passe sous le minimum légal, et Reonic vous en avertit.
3. À partir de là, chaque offre résidentielle signée affiche au client un lien Retrait du contrat par variante dans sa vue de l'offre signée, tant qu'il est dans le délai.

Quand un client se rétracte :

• Une boîte de dialogue de confirmation l'avertit que l'action est irréversible et qu'il est encore dans son délai.
• Reonic marque le PDF signé comme retiré, consigne la rétractation dans le flux d'activité du projet et envoie deux e-mails : une confirmation au client et un avis au gestionnaire de comptes affecté.
• La vue de l'offre signée du client affiche « Vous avez retiré ce contrat » avec l'horodatage.
• Votre carte kanban et votre vue de finalisation affichent un badge Retiré par le client une fois que toutes les variantes signées du projet ont été retirées.

Comment un client ouvre son portail

Le client ouvre le portail directement depuis le lien que vous envoyez. Le client :

1. Il ouvre le lien dans votre e-mail (ou tout lien que vous lui avez transféré).
2. Le portail se charge avec votre image de marque, les données de son projet et les bons onglets selon ce que vous avez configuré.
3. Il utilise ce qui s'y trouve (signer, déposer, télécharger, parcourir la chronologie) et ferme l'onglet.
4. La prochaine fois qu'il a besoin du portail, il rouvre votre e-mail et rouvre le lien.

Le portail reste disponible tant qu'il est activé pour le projet. Pour mettre fin à l'accès, désactivez le portail (voyez Désactiver le portail plus bas).

Afficher automatiquement certains documents (comme un mandat) dans le portail

Les documents apparaissent sur le portail d'un projet parce que vous les avez mis sur ce projet. Deux approches fonctionnent :

• Dépôt projet par projet — déposez le document (un mandat, un certificat, une fiche d'informations générales) dans l'onglet Fichiers du projet et marquez-le Visible pour le client. Il apparaît dans l'onglet Mes fichiers du client.
• Modèle de demande de fichier — si vous demandez régulièrement au client le même type de document (un mandat signé, une photo de compteur, un titre de propriété), créez un modèle de demande de fichier dans Paramètres > Communication client > Modèles de demandes de fichiers. Quand vous déclenchez une demande de fichier sur un projet, le client voit une zone de dépôt dans l'onglet Demandes de fichiers de son portail, avec la formulation et les types de fichiers autorisés que vous avez préréglés.

Pour joindre à l'avance les documents courants à chaque nouveau projet, ajoutez le fichier ou la demande dans votre flux de création kanban, au moment de la configuration du projet.

Faire apparaître les confirmations de commande et les factures sur le portail

Les confirmations de commande et les factures se créent dans le flux d'offre et de facturation, de votre côté :

• Les confirmations de commande sont générées après la signature de l'offre et envoyées depuis l'onglet Confirmation de commande de l'offre.
• Les factures sont générées et envoyées via le flux de facturation (facture complète, facture partielle, et ainsi de suite). Reonic envoie le PDF au client directement par e-mail.

Pour afficher ces documents dans le portail, déposez-les dans l'onglet Fichiers du projet et marquez-les Visible pour le client. Ils apparaissent dans l'onglet Mes fichiers du client, à côté de l'offre signée.

Le client ne trouve pas son offre dans le portail

Si votre client dit que l'offre n'apparaît pas dans son portail :

1. Vérifiez que le portail est activé — ouvrez le projet, ouvrez le menu Portail client et confirmez que l'interrupteur Activé est sur on. S'il est sur off, le client voit le message « Cette page n'est pas partagée ».
2. Vérifiez qu'une demande de signature existe — l'onglet Offre apparaît une fois que vous avez envoyé une demande de signature depuis l'offre. Envoyez pour signature, puis demandez au client de recharger la page.
3. Vérifiez qu'il utilise le dernier lien — chaque projet a son propre lien. S'il a ouvert un ancien e-mail, il verra l'ancien projet. Renvoyez Lien e-mail au client pour qu'il ait le lien actuel.
4. Vérifiez qu'il est sur le bon projet — un client ayant plusieurs projets (une installation PV plus une rénovation avec pompe à chaleur) a plusieurs liens de portail. Confirmez qu'il ouvre le lien du bon projet.

Envoyer un rapport commercial quand le portail n'est pas activé

Pour les clients commerciaux avec lesquels vous préférez éviter le portail (le client préfère une remise en PDF uniquement, ou votre processus de vente contourne le portail pour le commercial) :

1. Générez le PDF de l'offre commerciale depuis la page offre du projet, avec toutes les sections que vous avez configurées.
2. Envoyez le PDF directement au client depuis votre propre boîte, ou via le flux d'envoi de PDF de l'offre.
3. Passez l'activation du portail ; le client ne voit aucun lien de portail.

Vous pouvez toujours enregistrer des signatures sur le projet (dépôt d'une signature papier), générer des factures et dérouler le reste du flux. Le portail est une surface de remise, pas une obligation.

Afficher les rendez-vous de conseil sur le portail

Les événements de calendrier apparaissent dans l'onglet Mes rendez-vous du client quand deux conditions sont réunies :

1. L'événement est lié au projet (un projet qui a accès au portail).
2. L'événement a Afficher au client activé, plus un titre et une description visibles par le client.

Pour rendre un rendez-vous de conseil visible par le client :

1. Ouvrez le projet et allez dans l'onglet calendrier ou rendez-vous.
2. Créez ou ouvrez l'événement du rendez-vous de conseil.
3. Remplissez les champs Titre pour le client et Description pour le client (distincts du titre et de la description internes qu'utilise votre équipe).
4. Activez Afficher au client.
5. Enregistrez.

L'onglet Mes rendez-vous du client affiche désormais le rendez-vous de conseil sous les événements à venir, avec votre titre et votre description destinés au client.

Désactiver le portail

Quand le projet est entièrement livré, que le client n'a plus besoin d'accès, ou que vous voulez mettre fin à sa consultation pour toute autre raison :

1. Ouvrez le projet.
2. Ouvrez le menu Portail client et désactivez Activé.
3. Confirmez la fenêtre de désactivation.

Le lien du client cesse de fonctionner immédiatement ; il voit le message « Cette page n'est pas partagée ». Vous pouvez réactiver à tout moment avec le même interrupteur.

Bon à savoir

• Le portail est par projet, pas par client. Un client ayant plusieurs projets (installation PV, pompe à chaleur et un contrat de maintenance distinct) voit un lien de portail différent pour chaque projet.
• Les clients commerciaux voient un portail plus léger que les clients résidentiels. Sur les projets commerciaux, les offres se signent en personne : la vue du client commercial affiche donc le contact, le gestionnaire de comptes, les fichiers et les rendez-vous (pas de signature dans le portail, pas d'inscription au réseau, pas de comparaison de variantes).
• Le portail reste disponible tant que vous ne le désactivez pas. Désactivez-le dans le cadre de la clôture du projet.
• Le portail est hébergé par Reonic. Votre logo et vos couleurs constituent la surface en marque blanche ; l'héberger sur votre propre domaine n'en fait pas partie.
• La collecte de fichiers passe par les demandes de fichiers. L'onglet Fichiers du client est en lecture seule ; créez une demande de fichier pour qu'il dépose quelque chose.
• Le portail est en ligne et fonctionne sur mobile. Les clients l'ouvrent dans le navigateur de leur téléphone ; il n'y a pas d'application propriétaire distincte à télécharger.
• Les offres signées sont définitives. Une fois que le client a signé une variante, cette variante est verrouillée. Pour enregistrer une modification après la signature, dupliquez l'offre en une nouvelle variante et envoyez une nouvelle demande de signature. La seule exception est le délai de rétractation : avec Rétractation du contrat par le client activé, un client résidentiel peut se rétracter de son propre contrat signé pendant le délai que vous avez fixé (voyez Contrats signés et délai de rétractation).

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026