Pilote automatique des leads WhatsApp AIFonction AI

Catégories: Leads

Une demande WhatsApp laissée quatre heures sans réponse est généralement un lead perdu. L'Assistant de Leads répond immédiatement : il salue la personne, demande les informations exigées par votre entreprise, les enregistre comme contact et ouvre une demande — puis s'efface lorsque la conversation nécessite un humain.

Vous gardez la main. Chaque conversation dispose d'un interrupteur, et l'éteindre vous place dans l'échange.

Avant de commencer

• L'Assistant de Leads s'active par entreprise. Si vous ne le trouvez pas dans les Paramètres, demandez à votre interlocuteur Reonic de l'activer.
• Il vous faut un numéro WhatsApp Business et un compte Facebook Business. La connexion passe par le parcours d'authentification de Facebook.
• Le numéro ne peut pas être déjà connecté ailleurs. WhatsApp Business n'autorise qu'une plateforme à la fois : déconnectez-le donc au préalable de tout autre outil. L'aide Comment déconnecter de la page de configuration indique où.

Connecter votre numéro

1. Allez dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Assistant de Leads WhatsApp.
2. Dans le panneau de connexion, cliquez sur Se connecter avec Facebook et effectuez chaque étape dans la fenêtre Facebook : connectez-vous, choisissez ou créez un compte Business, sélectionnez Connecter WhatsApp, saisissez le numéro et validez-le sur votre téléphone. L'aide Comment se connecter accompagne chaque étape.
3. Une fois terminé, le panneau affiche la connexion à WhatsApp Business avec votre numéro. S'il indique toujours Connexion…, cliquez sur Actualiser le statut.

Décider de ce que fait l'assistant

Réponses automatiques. L'interrupteur Répondre automatiquement détermine si l'assistant répond par défaut aux nouvelles conversations. Vous pouvez le laisser éteint et activer l'assistant conversation par conversation.

Outils. Activez Créer des contacts pour que l'assistant demande à chaque nouveau prospect les informations nécessaires et les enregistre. Activez ensuite, si vous le souhaitez, la création de demande de projet pour qu'il en ouvre une dans la foulée : elle reste indisponible tant que la création de contacts n'est pas active, car une demande a besoin d'un contact auquel se rattacher.

Les informations demandées ne se règlent pas ici. L'assistant suit les champs obligatoires de votre entreprise : modifiez-les dans Paramètres > Champs obligatoires et tous les formulaires suivent. Le nom et le prénom sont toujours obligatoires. Le numéro de téléphone provient automatiquement de la conversation et n'est jamais demandé. Tout le reste — e-mail, adresse, code postal — n'est demandé que si vos réglages l'exigent : une entreprise qui n'exige ni l'un ni l'autre peut donc capter un lead avec le seul nom.

Contexte du bot. Dans À propos de votre entreprise, rédigez une courte présentation de votre activité. C'est, avec le nom de votre société, la seule information vous concernant que l'assistant communiquera jamais : quelques phrases soignées valent la peine. Si vous disposez d'un modèle d'offre comportant une rubrique de présentation, une bannière propose de la pré-remplir à partir de là.

Choisissez une Personnalité — Par défaut, Professionnelle, Chaleureuse, Efficace ou Décalée. Elle change le ton, rien d'autre.

Transfert. Choisissez ce que le prospect entend lorsque l'assistant passe la main :

• Facultatif (le réglage par défaut) — il prend congé lorsqu'il y a de quoi prendre congé.
• Toujours — il prend congé à chaque fois.
• Jamais — il passe la main en silence, et le prospect attend simplement.

Les Instructions de transfert vous permettent de dire avec vos propres mots quand il doit passer la main et comment doit sonner sa formule d'adieu.

Accès. Tous les administrateurs voient les conversations. Utilisez Ajouter un utilisateur ou Ajouter une équipe pour élargir l'accès, puis cliquez sur Enregistrer l'accès.

Reprendre une conversation

1. Ouvrez Assistant de Leads depuis la barre de navigation. C'est une boîte de réception à part : ces conversations n'apparaissent pas dans la vôtre.
2. Ouvrez la conversation. L'activité de l'assistant s'affiche en ligne sous forme de petits repères d'événement : pilote automatique activé et désactivé, transferts avec leur motif, contacts et demandes créés.
3. Désactivez le pilote automatique pour cette conversation. Tant qu'il est actif, la conversation appartient à l'assistant et vous ne pouvez pas y écrire : c'est volontaire, pour que vous ne parliez pas en même temps.
4. Répondez en votre nom.
5. Pour la lui rendre, réactivez le pilote automatique.

Quand il passe la main

L'assistant confie une conversation à une personne lorsqu'il a fait ce qu'il pouvait, lorsque la situation le dépasse, ou lorsque quelqu'un ne fournit pas les informations exigées par vos réglages. Un transfert désactive le pilote automatique de cette conversation et consigne le motif.

Certains transferts sont silencieux — toujours sous Jamais, et sous Facultatif lorsque la toute première chose envoyée est une note vocale, un fichier, une image, une vidéo ou un autocollant, sans rien d'autre sur quoi s'appuyer. Surveillez dans la boîte les conversations sans réponse de l'assistant, car ce sont celles dont personne n'a été averti.

Si quelque chose se passe mal du côté de Reonic, l'assistant se désactive pour cette conversation et envoie une seule excuse indiquant qu'un collègue prendra le relais, plutôt que de tourner en boucle ou de rester muet.

Bon à savoir

• Il crée seulement, il ne modifie jamais. L'assistant crée un contact pour chaque prospect. Il ne peut ni consulter ni modifier vos clients existants : la seule fiche qu'il puisse corriger est celle qu'il vient de créer dans cette conversation. Attendez-vous à quelques doublons et faites le ménage ; l'alternative serait de laisser un inconnu anonyme intervenir dans votre CRM.
• Les clients qui reviennent font exception. Lorsqu'une conversation est déjà rattachée à un projet, l'assistant peut y joindre un fichier et, si la lecture de facture est activée, rattacher une facture lue. Il n'atteint aucun autre projet pour autant.
• Un contact et au plus une demande par conversation.
• Il relance quelques fois sur les informations manquantes, puis passe la main au lieu d'insister indéfiniment.
• Il sait lire le texte, les PDF, TXT, CSV et images, et il retranscrit les notes vocales. Il ne sait lire ni la vidéo ni les autocollants : il demande un renvoi une fois, puis passe la main.
• Il n'envoie que du texte et des options à toucher. Boutons de réponse et listes, oui ; liens, images et pièces jointes, jamais.
• Il n'invente jamais de réponse. Sur un prix, un produit ou une disponibilité qu'il ignore, il indique que l'équipe reviendra vers la personne.
• Il ne demande jamais de coordonnées bancaires ni de mot de passe.
• Il ne répond qu'aux messages récents : un arriéré redistribué après une panne WhatsApp ne déclenche donc pas une salve de réponses tardives.
• La règle des 24 heures vous concerne aussi. WhatsApp n'autorise une réponse libre que dans les 24 heures suivant le dernier message du prospect. Si vous revenez plus tard, il faudra peut-être attendre qu'il réécrive : c'est une règle de WhatsApp, pas un réglage Reonic.
• Les conversations de groupe ne sont pas prises en charge. Seuls les échanges individuels apparaissent.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026