Visão geral das caraterísticas de um lead

Leia isto uma vez antes de começar a trabalhar leads todos os dias; os outros guias desta secção pressupõem o modelo que vai aprender aqui.

Um lead é uma oportunidade residencial de solução energética: um contacto de cliente, uma localização, os produtos que lhe interessam (fotovoltaico, armazenamento, wallbox, bomba de calor, aquecimento) e um cartão de fluxo de trabalho no seu pipeline. É ao mesmo tempo uma ficha de CRM, um projeto de simulação energética e um cartão de pipeline. Também vai ver a palavra alemã Anfrage para a mesma coisa.

Antes de começar

• Cada lead é ao mesmo tempo uma ficha de CRM (contacto mais atribuição), um projeto de simulação energética (localização, dados do edifício, pacotes-alvo) e um cartão de fluxo de trabalho (posição no kanban mais o desfecho Aberto/Ganho/Perdido). Os três vivem no mesmo lead.
• Um único lead pode levar várias variantes de oferta. Quando envia ao cliente três opções (pequena, média, grande), isso são três variantes dentro de um lead, e não três leads.
• O desfecho de um lead (Aberto, Ganho, Perdido) é definido por uma ação explícita e é independente da coluna do kanban. Mover um cartão para uma coluna chamada "Perdido" não altera por si só o desfecho do lead.

Como um lead se relaciona com Contactos, Ofertas e Projetos

• Contacto — A ficha do cliente: nome, e-mail, telefone, endereço. Um contacto pode ser dono de muitos leads (cliente que regressa, segundo imóvel). — Criado automaticamente com o primeiro lead, ou já existe de um negócio anterior.
• Lead — A oportunidade: contacto, localização, produtos-alvo, estado do ciclo de vida. O cartão do pipeline. — Quando um cliente novo pede um orçamento, ou quando deteta uma oportunidade de venda.
• Oferta — A variante de preços dentro de um lead. Um único lead pode levar várias ofertas; o cliente escolhe uma. — Quando estiver pronto para enviar preços ao cliente. Cria-a a partir do lead.
• Projeto — O trabalho de instalação que se segue a uma oferta assinada. Vive na área de Instalações. — Depois de o cliente assinar, automaticamente.

Um Contacto é dono de vários Leads ao longo do tempo. Cada Lead leva uma ou mais variantes de Oferta. Quando uma Oferta é assinada, o lead fica Ganho e abre-se um Projeto para a equipa de instalação.

Trabalhar o ciclo de vida do lead

Todos os leads começam Aberto e avançam para Ganho, Perdido ou Não é possível atender:

1. Chega um lead. Aberto é o estado predefinido. Todos os leads novos aterram Aberto, seja qual for a fonte.
2. Crie uma oferta com preços quando estiver pronto para enviar um orçamento ao cliente. Abra o Contacto do cliente e clique em + Criar oferta para o residencial. A nova oferta abre-se, ligada ao contacto, e o lead original fica etiquetado como Convertido em oferta. Crie a oferta a partir do contacto, e não do próprio lead.
3. O cliente assina a oferta. Use a ação Marcar como ganho na barra lateral do lead. O desfecho do lead passa a Ganho e a data de fecho fica carimbada.
4. Ou marque-o como perdido com um motivo estruturado. Escolha o valor que melhor se ajusta na lista de motivos de perda e acrescente texto livre no campo Descrição para o contexto que a lista não consegue levar (o concorrente que o ganhou, a diferença de orçamento). O motivo alimenta a análise do funil e o reporte de ganhos/perdas, por isso escolher com rigor conta. Marcar como perdido e arquivar fecha e esconde o lead num só clique.
5. Ou marque-o como Não é possível atender para um projeto que não consegue servir (telhado demasiado fraco, zona interdita, bloqueio regulamentar). A Reonic envia ao cliente por e-mail o seu motivo tal como o escreveu, bloqueia a oferta e impede novos pedidos de assinatura. Cancele primeiro qualquer pedido de assinatura pendente, caso contrário a ação é rejeitada.
6. Reabra um lead fechado com a ação Reabrir na barra lateral. Funciona com leads Ganhos e Perdidos. Os leads marcados como Não é possível atender e os arquivados ficam fechados até que o seu gestor de contas da Reonic retire a marca.

Atribuir leads a utilizadores e equipas

Cada lead pode ser atribuído a um ou mais utilizadores e a uma ou mais equipas. A atribuição faz duas coisas:

• Visibilidade na Mobile App. Os field workers só veem os leads em que estão na lista de utilizadores atribuídos, diretamente ou através de uma equipa atribuída.
• Filtragem no Portal. Os gestores de contas filtram a lista e o kanban pelo responsável. Para os papéis de Portal de Editor para cima, a atribuição é uma dimensão de filtro e não uma barreira de acesso: veem todos os leads que a sua permissão lhes dá.

A atribuição funciona nos dois sentidos, por isso um lead pode ter vários donos e várias equipas. A atribuição por equipa escala melhor do que a atribuição por utilizador: integrar um field worker novo passa apenas por o acrescentar à equipa, sem ser preciso reatribuir todos os leads ativos.

Um dos utilizadores atribuídos pode ainda ser designado Gerente de Contas Chave (KAM) — o dono principal do lead. O KAM é determinante a jusante: é o remetente dos e-mails ao cliente e dos de assinatura, aparece nos PDF de oferta e de instalação, e sincroniza para as integrações ligadas como contacto responsável (em alemão: Bearbeiter). Há exatamente um KAM por lead de cada vez. Atribuir um KAM novo substitui o anterior e avisa-o; o KAM antigo continua como cogestor na lista de utilizadores atribuídos, apenas deixa de ser o gestor de contas chave. Se precisar de um dono único e claro, designe o KAM em vez de confiar numa convenção de etiquetas.

Quando chega um lead novo, a Reonic notifica o gestor de contas atribuído no sino de notificações dentro da aplicação e, consoante as preferências de cada utilizador, por e-mail. Se não estiver a receber as notificações que espera, verifique três coisas: que é o gestor de contas atribuído ao lead, que as suas preferências de utilizador permitem este evento em Definições > Organização > Notificações > Pessoal, e que a definição de notificação de leads do seu Workspace está ligada (controlada pelo Admin).

Mover leads entre fases do kanban

O seu estado no kanban é a coluna onde o cartão do lead está: Novo, Qualificado, Em planeamento, Oferta enviada, Negociação, Perdido, e por aí fora. O conjunto exato de colunas é configurado por Workspace; é o seu Admin que as define, por isso Workspaces diferentes veem colunas diferentes.

Cada coluna tem um tipo (Lead, Oferta, Ganho, Perdido) que comanda a automatização. Largar um cartão numa coluna do tipo Oferta gera automaticamente o número da oferta. Dentro de uma coluna, os cartões estão ordenados, por isso arraste um cartão para cima ou para baixo para definir a sua posição.

Para mudar o estado de um lead no kanban:

1. Arraste o cartão entre colunas na vista Kanban, ou
2. Abra o detalhe do lead e escolha um estado novo na lista pendente de estado no cabeçalho, ou
3. Use a ação em bloco na vista Lista para mudar o estado de um conjunto de leads.

Mover um cartão entre colunas mantém o desfecho como está. Marcar como Ganho ou Perdido é uma ação separada e explícita.

Acompanhar notas, ficheiros e histórico de atividade

• Observação interna. Um campo de texto livre em cada lead, visível apenas para a sua equipa. Use-o para contexto qualitativo: "O cliente quer o fotovoltaico antes do inverno", "É o cônjuge que decide", "Um concorrente ofereceu-lhes menos 8%".
• Notas por oferta. Cada variante de oferta dentro do lead tem o seu próprio espaço para nota.
• Separador Ficheiros. Documentos que carregou: fotografias da visita ao local, propostas assinadas, faturas fornecidas pelo cliente, plantas do edifício. Os ficheiros anexados durante uma visita ao local pela Mobile App também aterram aqui.
• Feed de atividades. Um registo dos pedidos de assinatura enviados, notificados, aceites e retirados, mais as transições do ciclo de vida, as sincronizações com integrações, as gravações de reuniões e as atualizações da pontuação com IA. As entradas são apenas de leitura. O feed regista o evento, mas nem sempre o valor concreto. Aparece "Marcado como perdido", por exemplo, enquanto o motivo de perda estruturado vive no próprio lead, por isso abra o lead para o ler.

Pesquisar e filtrar os seus leads

A vista Lista no Portal filtra por estado (coluna do kanban), desfecho (Aberto, Ganho, Perdido), intervalo de datas (criação, última edição, prazo de assinatura), utilizador ou equipa atribuídos, fonte do lead, pontuação de lead, etiqueta e arquivados. Os leads arquivados estão escondidos por predefinição. Os filtros combinam-se, por isso pode filtrar por estado, equipa atribuída e intervalo de datas ao mesmo tempo. Clique em qualquer linha para abrir o lead.

A vista Kanban oferece os mesmos filtros e mostra o pipeline em colunas. Arraste cartões entre colunas para os fazer avançar.

A barra de pesquisa no topo da lista pesquisa o apelido e o nome próprio do cliente, o nome do projeto ou do lead e um fragmento de endereço. As correspondências são exatas, por isso escreva com cuidado.

Se a vista Lista não mostrar todos os estados que espera:

• Pode haver um filtro de estado ativo. Limpe-o para ver todos os estados.
• Fechado pode estar desligado. Os leads Ganhos e Perdidos só aparecem com Fechado ligado.
• Mostrar arquivados pode estar desligado. Os leads arquivados só aparecem quando está ligado.
• Um estado pode ter sido tornado invisível pelo seu Admin. Verifique em Definições > Quadros Kanban > Gestão de conselho.

Criar um lead à mão

A maior parte dos leads chega por brokers ligados e formulários de contacto, mas muitas vezes vai introduzir um à mão para uma recomendação, um cliente que entra pela porta, prospeção própria ou uma captação no local.

1. Abra a lista de leads residenciais no Portal.
2. Clique em Novo pedido (canto superior direito; em alemão: Neue Anfrage). Se o botão estiver desativado, tem papel de Viewer e precisa de permissões de Editor.
3. Na janela Criar novo pedido, procure primeiro um contacto existente, ou preencha um novo. Os campos obrigatórios são nome próprio, apelido, e-mail e o endereço (rua, número, código postal, localidade). O telefone é opcional.
4. Defina o Endereço do projeto. O endereço de instalação é registado à parte do endereço de contacto do cliente, porque o local de instalação pode ser diferente do endereço de faturação (um segundo imóvel, ou um senhorio a encomendar para um inquilino). A caixa Igual ao endereço do cliente (em alemão: Gleiche Adresse wie die des Kunden) está ligada por predefinição. Deixe-a ligada quando os endereços coincidirem, e o projeto usa o endereço do cliente. Desmarque-a para introduzir um endereço de projeto distinto; o endereço que escrever define o pino no mapa.
5. Confirme o pino da Localização de instalação no mapa. É colocado a partir do endereço que estiver em vigor, por isso ajuste-o à mão se o pino estiver mal.
6. Clique em Guardar. A Reonic cria o lead e abre o respetivo ecrã Basics (dados básicos), onde preenche os detalhes opcionais (tamanho de fotovoltaico solicitado, tamanho de armazenamento, mensagem do cliente). Esses campos não estão no formulário de criação.

Os field workers também podem criar um lead na Mobile App a partir do ecrã Projetos, usando o botão +. Confirme sempre o pino no mapa antes de guardar.

Editar um lead

Abra um lead e edite os campos diretamente na vista de detalhe. Os grupos editáveis incluem:

• Cliente. Nome, e-mail, telefone, endereço. Voltar a guardar um endereço atualiza a localização no mapa.
• Dados do edifício. Modo de introdução (por consumo, por imóvel, por divisão, manual), isolamento, material, ano de construção. As opções específicas de cada país variam. O planeamento de aquecimento por divisão usa alturas normalizadas de radiador de painel para o dimensionamento.
• Equipamento existente. Fotovoltaico, armazenamento, wallbox e veículo elétrico existentes, com as respetivas especificações. Num sistema fotovoltaico existente, a inclinação e a orientação do telhado são opcionais. Deixe-as em branco se não as souber, e a Reonic preenche predefinições sensatas (30 graus de inclinação, 180 graus de orientação) que pode ajustar.
• Pacotes-alvo e modos de pagamento. Pacotes de fotovoltaico, armazenamento, wallbox e aquecimento, cada um com Compra, Aluguer ou Financiamento.
• Pressupostos de energia. Consumo total, preço da energia, subida de preço, perfil de carga, modo de injeção e janelas horárias da rede. Em Itália, as bandas tarifárias horárias F1/F2/F3.
• Cronologia. Ano de início e de fim, versão da simulação, prazo de assinatura.
• Interno. Observação interna, etiquetas, fonte do lead, dono da atribuição.

Importar leads em massa e de brokers ligados

A importação Excel em massa é o caminho para migrar um pipeline existente. Abre-se em Importar leads, ao lado do botão Novo pedido. Depois da migração, trabalhe um lead de cada vez para as mudanças de estado.

Nos brokers ligados, assim que o seu Admin tiver configurado a ligação, as importações de leads começam automaticamente: o broker envia os leads novos para a Reonic à medida que chegam, por isso não é você que desencadeia a primeira importação. Para confirmar que a ligação está viva:

1. Abra a vista Lista e filtre a Fonte do lead pelo seu broker específico.
2. Dê-lhe alguns minutos depois de a ligação ter sido concluída. Os leads do broker aparecem na lista filtrada à medida que chegam.
3. Se nada aparecer numa hora ou duas e estiver à espera de leads em fila, peça ao seu Admin que verifique o registo de atividade da integração.

Para um carregamento retroativo pontual dos leads que chegaram antes de a ligação ficar viva, contacte o chat de apoio. As importações de brokers também sincronizam para os CRM ligados, por isso o negócio novo aparece lá automaticamente.

Detetar e tratar duplicados

A deteção automática de duplicados da Reonic faz a correspondência pelo ID de registo do próprio broker. Se o lead do mesmo cliente entrar duas vezes pelo mesmo broker, a segunda chegada reconhece a ficha de cliente existente e liga-lhe o novo lead. Um cliente que preencha duas vezes o seu formulário de contacto público cria duas fichas de cliente separadas, porque a correspondência assenta no ID do broker e não no e-mail, no telefone ou no nome.

O mesmo cliente ter vários leads é intencional: o segundo projeto de um cliente que regressa é um lead novo, não um clone, por isso guarde os dois. Para duplicados acidentais, faça a triagem à mão:

1. Filtre a lista por e-mail ou apelido para trazer as duas linhas à superfície.
2. Abra cada uma e confirme que são a mesma pessoa.
3. Guarde como principal a ficha mais completa (mais leads, comentários e atividade).
4. Para arquivar o duplicado, abra o painel de detalhe a partir da lista de leads, clique no menu ⋮ Mais no cabeçalho, escolha Arquivar e confirme. Arquivar esconde o lead.

Quando criar um lead à mão, escreva primeiro o e-mail ou o apelido do cliente no campo de pesquisa no topo da janela Novo pedido. Se existir uma correspondência, ligue o novo lead a esse contacto e a Reonic reutiliza-o.

Ver a vista da Mobile App

Os field workers na Mobile App da Reonic veem um subconjunto focado do modelo de lead:

• Os leads atribuídos aparecem. Um lead surge quando está na respetiva lista de utilizadores atribuídos, diretamente ou através de uma equipa.
• A visibilidade dos preços é uma definição do Workspace, desligada por predefinição. O seu Admin pode ligá-la.
• A vista de detalhe está focada na visita ao local: dados do edifício, medições no local, fotografias, notas do cliente.
• Criar um lead funciona na Mobile App.

Os preços, as ofertas, as assinaturas e as ações de fecho do ciclo de vida (Marcar como ganho, Marcar como perdido, Não é possível atender, Reabrir, Arquivar) vivem no Portal, por isso vá lá para isso.

Exportar leads

Para tirar dados de leads do Portal para uma migração, uma análise ou um relatório pontual, contacte o chat de apoio. A importação em massa de leads é uma capacidade à parte que corre por si próprio; ver Importar leads em massa e de brokers ligados acima.

Vale a pena saber

• Um único lead pode levar várias variantes de oferta. Três opções para o cliente significam três variantes num lead, e não três leads.
• O desfecho de um lead é independente da coluna do kanban. Um cartão numa coluna "Perdido" não está Perdido enquanto não carregar em Marcar como perdido, por isso marque primeiro e mova depois.
• Não é possível atender define-se a partir do Portal. Para retirar uma marca posta por engano, contacte o chat de apoio.
• Reabrir um lead Perdido apaga o motivo de perda, e reabrir um lead Ganho repõe a data de fecho original. A reabertura faz-se no Portal, e os CRM ligados não voltam a disparar na reabertura, por isso o negócio externo pode precisar de uma sincronização manual.
• O prazo de assinatura é um campo de data para o seu próprio acompanhamento. Não desencadeia lembretes, escalamentos nem mudanças de estado.
• O feed de atividades regista eventos, mas não todos os valores. Aparece "Marcado como perdido"; o motivo concreto vive no lead, por isso abra-o para o ler.
• O número de "qualidade média dos leads" no painel de controlo é uma taxa de conversão (ofertas a dividir por leads na janela de tempo), e não uma média das pontuações de lead com IA. Trate-o como uma métrica de volume do funil.
• Para o direito ao esquecimento RGPD de um cliente, use a eliminação RGPD ao nível do contacto, que anonimiza o contacto em todos os leads dele. Contacte o chat de apoio. Arquivar é a limpeza mais forte que controla diretamente.

Última atualização a 12 de outubro de 2026