Configurar o que seus clientes veem no portal do cliente

Categorias: Configurações

O portal do cliente é a página em que seu cliente chega depois de lhe enviar o link. Aí o cliente revê sua oferta, assina, acompanha o progresso da instalação, troca documentos e vê os compromissos que se aproximam. Seu cliente abre o portal diretamente a partir do link que lhe envia.

Esta página cobre o que pode configurar, o que se aplica por projeto e o que se aplica a todo o Workspace, e em que é que o portal difere entre projetos residenciais e comerciais.

Antes de começar

• Precisa da função Editor ou superior no projeto. Os Viewers não veem o comutador de ativação.
• O portal começa desligado em todos os projetos. Ativa-o explicitamente em cada projeto que quiser compartilhar.
• A identidade visual aplica-se a todo o Workspace, não projeto a projeto. Seu logotipo, suas cores e seus modelos de e-mail são definidos uma vez nas Configurações e aplicam-se a todos os clientes que abram uma página do portal.
• Configure seu e-mail na Reonic para enviar o link a partir do Portal. Com o e-mail configurado, o botão Link de e-mail para o cliente fica ativo. Sem ele, copie o link e envie-o pelo seu próprio canal.

Ativar o portal num projeto

Enquanto não ativar o portal, sua página mostra a mensagem "esta página não está compartilhada".

1. Abra o projeto no Portal (residencial ou comercial).
2. Na barra superior da entidade, clique em Portal do cliente (o menu de opções secundárias com o sinal de seta).
3. No fundo do menu, ative o comutador Ativado.
4. Aparece a confirmação "O portal do cliente foi ativado com sucesso". A página do portal está agora no ar.

Para o desligar mais tarde, desative o mesmo comutador. Vai receber uma janela de confirmação: "Desativar o portal remove imediatamente o acesso deste cliente ao estado do projeto, aos compromissos futuros e aos arquivos e documentos compartilhados. Pode reativar o portal a qualquer momento."

Ativar o portal num projeto comercial

O mesmo comutador funciona em projetos comerciais. Abra o projeto comercial, clique em Portal do cliente na barra superior e ative o Ativado. Os clientes comerciais veem um portal mais reduzido do que os residenciais (ver O que o cliente vê abaixo para as diferenças).

Enviar o link do portal ao cliente

Assim que o portal estiver ativo, envie o link ao cliente por e-mail com seu modelo de marca.

1. No mesmo menu Portal do cliente, clique em Link de e-mail para o cliente.
2. Aparece uma janela de confirmação: "Ao confirmar, será enviado ao cliente um e-mail com o link do portal do cliente." Clique em confirmar.
3. Um aviso "O link de acesso foi enviado ao cliente por e-mail" confirma o envio.

O e-mail segue para o endereço do contato de cliente do projeto, usando seu modelo de e-mail Link do portal do cliente. Define o assunto, o título e o corpo uma vez em Configurações > Comunicação com o cliente > E-mails automáticos, e todos os envios para todos os clientes usam essa redação, com os dados do cliente e seus preenchidos automaticamente.

Verificar o conteúdo do e-mail antes de enviar

O menu Portal do cliente oferece Ir para o portal do cliente, Copiar link, Link de e-mail para o cliente e o comutador Ativado. Para verificar o que o cliente vai receber antes de enviar:

1. Revise o modelo Link do portal do cliente em Configurações > Comunicação com o cliente > E-mails automáticos: o assunto, o título e o corpo.
2. Certifique-se de que o contato de cliente do projeto tem o endereço de e-mail certo; é para lá que a Link de e-mail para o cliente envia.
3. Para ver uma cópia totalmente composta, envie primeiro o link para seu próprio endereço, como teste.

O envio usa o mesmo modelo, por isso a redação que definir em E-mails automáticos é exatamente o que o cliente recebe.

Alternativa: copiar o link para enviar pelo seu próprio canal

Para enviar o link por WhatsApp, SMS, pelo seu e-mail ou numa conversa com o cliente:

1. No menu Portal do cliente, clique em Copiar link.
2. O link completo fica na sua área de transferência. Uma notificação "Link copiado para a área de transferência" confirma.
3. Cole-o no canal que preferir.

Alternativa: pré-visualizar o que o cliente vai ver

1. No mesmo menu, clique em Ir para o portal do cliente.
2. O portal abre numa nova aba do navegador na vista do cliente, exatamente o que ele vai ver quando abrir seu link.

Reenviar o link ou recuperar um link perdido

Se o cliente disser que não recebeu o e-mail, o perdeu ou o apagou:

1. Clique de novo em Link de e-mail para o cliente para reenviar o email do portal para o mesmo endereço.
2. Ou clique em Copiar link e envie-o pelo canal que preferir.

Aplicar ao portal seu logotipo, suas cores e seus textos

O portal recebe sua identidade visual da identidade do seu Workspace. Configure-a uma vez e todos os clientes veem sua marca no portal.

Seu logotipo e suas cores

• O Logotipo define-se em Configurações > Configurações da empresa > Identidade visual. O logotipo aí colocado aparece no cabeçalho de todas as páginas do portal e no modelo de e-mail do link.
• As cores da marca aplicam-se aos seus modelos de e-mail virados para o cliente e, onde o portal mostra apontamentos de marca, ao próprio portal. Para as atualizar, envie seus códigos hexadecimais ao seu gerente de contas da Reonic. Consulte Configurar e-mails automáticos para os detalhes.
• Logotipo de parceiro de cooperação — se trabalha com um parceiro de co-branding, existe um tratamento de duplo logotipo "Em cooperação com". Fale com seu gerente de contas da Reonic.

Assunto e corpo do e-mail

O link em que o cliente clica chega num e-mail. Pode editar por completo o assunto, o título e o corpo para seu Workspace:

1. Abra Configurações > Comunicação com o cliente > E-mails automáticos.
2. Escolha o evento Link do portal do cliente.
3. Edite o assunto, o título e o corpo com sua redação. Uma legenda apenas de leitura ao lado do editor lista os campos de personalização (nome do cliente, nome da empresa, e assim por diante) que pode incluir; escreva-os no texto onde quiser que apareçam.
4. Salve.

Todos os e-mails de link ao portal futuros passam a usar sua redação. Consulte Configurar e-mails automáticos para a referência completa do editor e dos campos de personalização.

A própria página do portal

A página em que o cliente chega (os títulos Visão geral do seu projeto, Documentos, Compromissos, Pedidos de arquivos) usa texto de interface traduzido. É fornecida em 11 línguas (EN, DE, PL, FR, ES, PT, PT-BR, IT, SV, RO, NL) e adapta-se automaticamente à língua do cliente. Defina a língua do cliente no nível do projeto ou do contato.

Para pôr sua própria mensagem de boas-vindas à frente do cliente, use o corpo do e-mail Link do portal do cliente. É a última coisa que o cliente lê antes de abrir o portal, por isso ponha aí a voz da sua marca e uma nota sobre o que esperar.

Mostrar um contato da empresa em vez do comercial individual

Por padrão, o portal mostra o Gerente de Contas Estratégicas (Gerente de Contas Estratégicas) atribuído ao projeto como contato do cliente: seu nome, foto, telefone e e-mail. Para mostrar antes um contato geral da empresa (sua caixa de suporte, o telefone do escritório):

1. Crie um usuário geral "Suporte ao cliente" ou "Escritório" no seu Workspace com os dados de contato que quer no portal (um número de telefone genérico, uma caixa compartilhada como support@yourcompany.de, uma foto com o logotipo da empresa).
2. Atribua esse usuário como Gerente de Contas Estratégicas nos projetos em que quer o contato genérico. Abra o projeto, edite o KAM atribuído e salve.
3. A aba Visão geral do portal passa a mostrar o contato genérico em vez do comercial individual.

Controlar que seções o cliente vê

O portal do cliente tem várias abas navegáveis, apresentadas acima da vista de entrada Visão geral. A maioria aparece quando os dados que lhes estão por baixo existem, e não por um comutador no nível do Workspace. (As perguntas frequentes aparecem dentro da vista Acompanhamento da instalação; ver a nota abaixo da tabela.)

• Visão geral — Sempre (vista de entrada) — Faixa de boas-vindas, endereço do projeto, foto e dados de contato do gerente de contas atribuído, o logotipo do seu instalador (e o do parceiro de cooperação, se configurado), descrição do estado da instalação
• Oferta — Residencial: se existir um pedido de assinatura. Comercial: se estiverem configuradas variantes comerciais — O PDF da oferta; a interface de assinatura digital no residencial (os clientes comerciais veem apenas contato, KAM e arquivos); vistas de documentos legais (condições gerais, formulário de cancelamento, política de anulação)
• Acompanhamento da instalação — Se tiver acrescentado descrições aos estados do seu projeto — Linha do tempo com os estados (Não iniciado / Em preparação / Em curso / Concluído), porcentagem de conclusão, descrições e datas por estado. As perguntas frequentes configuradas aparecem aqui como pares de pergunta e resposta sob cada estado.
• Registro na rede — Apenas na Alemanha, e só se o registro na rede estiver ativo — Rastreamento do progresso da Netzanmeldung. Se existirem um registro de PV e um de bomba de calor, uma lista suspensa permite ao cliente alternar entre eles
• KfW Förderung — Apenas na Alemanha, e só depois de ter sido enviada ao cliente uma confirmação de subsídio — Linha do tempo do subsídio, uma superfície de conversa e uma área de carregamento onde o cliente carrega diretamente a KfW Förderbestätigung. A Reonic envia um e-mail para você quando isso acontece.
• Meus arquivos — Se existirem arquivos marcados como visíveis para o cliente — Documentos que carregou com o indicador Visível para o cliente ativo; download, mais miniaturas de pré-visualização para arquivos de imagem, com vista ampliada ao clicar. Os ícones de tipo de arquivo cobrem imagem, PDF, CSV e Excel
• Pedidos de arquivos — Se tiver criado pelo menos um pedido de arquivo — Áreas de carregamento para os documentos que pediu ao cliente (um mandato, um certificado, uma foto do medidor); o cliente carrega-os diretamente no portal
• Meus compromissos — Se tiver criado eventos de calendário associados ao projeto com Mostrar ao cliente ativo — Visitas ao local, inspeções, dias de instalação; título, descrição, data, local

Esconder seções que o cliente não deve ver

As seções aparecem quando os dados por baixo existem, por isso, para impedir que uma aba apareça, controle seus dados:

• Esconder a aba Oferta — não envie um pedido de assinatura no projeto. Sem ele, os clientes residenciais não veem aba Oferta.
• Esconder Meus arquivos — defina todos os arquivos que carrega com Visível para o cliente: desligado. Tudo o que ficar visível aparece na aba.
• Esconder Pedidos de arquivos — não crie pedidos de arquivos no projeto, ou conclua ou cancele os que já criou.
• Esconder Meus compromissos — deixe Mostrar ao cliente desligado em todos os eventos de calendário do projeto. Os eventos de calendário são internos por padrão; o cliente só vê os eventos que você incluir explicitamente.
• Esconder Acompanhamento da instalação — deixe as descrições por estado vazias. Sem texto descritivo, a linha do tempo não aparece.

Visibilidade dos preços em projetos comerciais

Nos projetos comerciais, o portal mostra seu contato, o gerente de contas atribuído, os arquivos e os compromissos, sem dados de variantes, preços por linha, discriminação completa de custos, detalhe de subsídios nem apelo à assinatura. Para comparar variantes lado a lado com um cliente comercial, envie a ele o PDF da oferta diretamente; a comparação de variantes dentro do portal é uma vista do lado do instalador.

Nos projetos residenciais, a visibilidade dos preços no PDF da oferta segue sua configuração de PDF de oferta em Configurações > Planejamento e Proposta > Páginas e design. O portal mostra o PDF que enviou ao cliente para assinatura, com as seções que ativou no seu Workspace.

O que o cliente pode fazer no portal

O portal é sobretudo de leitura. O cliente pode:

• Assinar sua oferta (só no residencial: desenhar uma assinatura na tela, carregar uma imagem de assinatura, ou aceitar o carregamento que você fez do PDF assinado em papel). Depois de assinada, essa variante fica bloqueada. Para registrar uma alteração depois da assinatura, bifurque a oferta numa nova variante e envie um novo pedido de assinatura.
• Retirar um contrato assinado (só no residencial, e apenas quando o tiver ativado). Se tiver ativado a Rescisão do contrato pelo cliente em Configurações > Configurações da empresa > Recursos, a vista da oferta assinada mostra ao cliente um link Retirar o contrato por variante, enquanto ele estiver dentro do prazo que definiu (14 dias por padrão). Ver Contratos assinados e o prazo de resolução abaixo.
• Carregar documentos que pediu através dos pedidos de arquivos. O cliente pode substituir um carregamento recente durante pouco tempo; depois disso o carregamento é definitivo, a menos que crie um novo pedido de arquivo.
• Carregar a KfW Förderbestätigung (apenas em projetos residenciais alemães de bomba de calor com subsídio) diretamente na aba KfW Förderung, depois de lhe ter enviado uma confirmação de subsídio. A Reonic envia um e-mail para você quando isso acontece.
• Baixar tudo o que compartilhou — a oferta assinada, os documentos da aba de arquivos e os PDF assinados de assinaturas anteriores.

O portal mostra o único projeto que compartilhamento com o cliente. Para tudo o que o cliente queira discutir (uma contraproposta, o adiamento de um compromisso), ele entre em contato com-o diretamente por e-mail ou telefone.

O link segue para um endereço de e-mail — o do contato de cliente do projeto. Para compartilhar o portal com um cônjuge, companheiro ou responsável financeiro, reencaminhe o e-mail a partir da sua caixa ou altere o endereço no projeto antes de enviar o link.

Contratos assinados e o prazo de resolução

Assinar bloqueia uma variante para edição. Que o cliente possa ainda assim resolver o contrato depois disso depende de uma única configuração do Workspace.

Por padrão, um contrato assinado fica assinado e o cliente não tem uma ação própria de resolução. Se ativar a Rescisão do contrato pelo cliente em Configurações > Configurações da empresa > Recursos (só no residencial), a Reonic dá aos clientes residenciais um prazo legal de resolução:

1. Abra Configurações > Configurações da empresa > Recursos e ative a Rescisão do contrato pelo cliente.
2. Defina o prazo de resolução em dias. O padrão é 14. Para clientes alemães, descer abaixo de 14 dias fica aquém do mínimo legal, e a Reonic avisa-o.
3. A partir daí, todas as ofertas residenciais assinadas mostram ao cliente um link Retirar o contrato por variante na vista da oferta assinada, enquanto ele estiver dentro do prazo.

Quando um cliente resolve o contrato:

• Um diálogo de confirmação avisa-o de que a ação não pode ser anulada e de que ainda está dentro do prazo.
• A Reonic marca o PDF assinado como retirado, registra a resolução no feed de atividade do projeto e envia dois e-mails: uma confirmação ao cliente e um aviso ao gerente de contas atribuído.
• A vista da oferta assinada do cliente passa a mostrar "Retirou este contrato" com a data e hora.
• Seu cartão de kanban e a vista Finalizar mostram um selo Retirado pelo cliente assim que todas as variantes assinadas do projeto estiverem retiradas.

Como é que um cliente abre seu portal

O cliente abre o portal diretamente a partir do link que lhe envia. O cliente:

1. Abre o link no seu e-mail (ou qualquer link que lhe tenha sido reencaminhado).
2. O portal carrega com sua identidade visual, os dados do projeto do cliente e as abas certas conforme o que configurou.
3. O cliente usa o que lá está (assinar, carregar, baixar, percorrer a linha do tempo) e fecha a aba.
4. Da próxima vez que precisar do portal, reabre seu e-mail e abre de novo o link.

O portal mantém-se disponível enquanto estiver ativado no projeto. Para terminar o acesso, desative o portal (ver Desativar o portal abaixo).

Mostrar automaticamente determinados documentos (como um mandato) no portal

Os documentos aparecem no portal de um projeto porque você os pôs nesse projeto. Funcionam dois padrões:

• Carregamento por projeto — carregue o documento (um mandato, um certificado, uma ficha de informação geral) na aba Arquivos do projeto e marque-o como Visível para o cliente. Aparece na aba Meus arquivos do cliente.
• Modelo de pedido de arquivo — se pede regularmente ao cliente o mesmo tipo de documento (um mandato assinado, uma foto do medidor, uma certidão de propriedade), crie um modelo de pedido de arquivo em Configurações > Comunicação com o cliente > Modelos para solicitações de arquivos. Quando desencadeia um pedido de arquivo num projeto, o cliente vê uma área de carregamento na aba Pedidos de arquivos do seu portal, com a redação e os tipos de arquivo que definiu previamente.

Para anexar previamente documentos comuns a todos os projetos novos, acrescente o arquivo ou o pedido como parte do seu fluxo de criação em kanban, na configuração do projeto.

Mostrar confirmações de pedido e faturas no portal

As confirmações de pedido e as faturas são criadas no fluxo de oferta e de faturamento, do seu lado:

• As confirmações de pedido são geradas depois de a oferta ser assinada e enviadas a partir da aba Confirmação de pedido da oferta.
• As faturas são geradas e enviadas pelo fluxo de faturamento (fatura completa, fatura parcial, e assim por diante). A Reonic envia o PDF ao cliente por e-mail diretamente.

Para mostrar estes documentos no portal, carregue-os na aba Arquivos do projeto e marque Visível para o cliente. Passam a aparecer na aba Meus arquivos do cliente, ao lado da oferta assinada.

O cliente não encontra sua oferta no portal

Se seu cliente disser que a oferta não aparece no portal:

1. Confirme que o portal está ativado — abra o projeto, abra o menu Portal do cliente e confirme que o comutador Ativado está ligado. Se estiver desligado, o cliente está vendo a mensagem "esta página não está compartilhada".
2. Confirme que existe um pedido de assinatura — a aba Oferta aparece depois de ter enviado um pedido de assinatura a partir da oferta. Envie para assinatura e peça ao cliente que recarregue a página.
3. Confirme que o cliente está usando o link mais recente — cada projeto tem seu próprio link. Se abriu um e-mail antigo, vê o projeto antigo. Reenvie o Link de e-mail para o cliente para que tenha o link atual.
4. Confirme que está no projeto certo — um cliente com vários projetos (uma instalação de PV mais uma substituição por bomba de calor) tem vários links de portal. Confirme que está abrindo o link do projeto certo.

Enviar um relatório comercial quando o portal não está ativado

Para clientes comerciais em que prefere dispensar o portal (o cliente prefere receber só o PDF, ou seu processo comercial não passa pelo portal):

1. Gere o PDF da oferta comercial a partir da página de oferta do projeto, com todas as seções que configurou.
2. Envie o PDF diretamente ao cliente a partir da sua caixa de correio, ou pelo fluxo de envio de PDF da oferta.
3. Salte a ativação do portal; o cliente não vê nenhum link de portal.

Pode na mesma registrar assinaturas no projeto (carregamento de assinatura em papel), gerar faturas e conduzir o resto do fluxo de trabalho. O portal é uma superfície de entrega, não um requisito.

Mostrar compromissos de aconselhamento no portal

Os eventos de calendário aparecem na aba Meus compromissos do cliente quando se verificam duas condições:

1. O evento está associado ao projeto (um projeto com acesso ao portal).
2. O evento tem Mostrar ao cliente ativo, além de um título e uma descrição visíveis para o cliente.

Para tornar um aconselhamento visível ao cliente:

1. Abra o projeto e vá à aba de calendário ou de compromissos.
2. Crie ou abra o evento do aconselhamento.
3. Preencha os campos Título para o cliente e Descrição para o cliente (distintos do título e da descrição internos que sua equipe usa).
4. Ative Mostrar ao cliente.
5. Salve.

A aba Meus compromissos do cliente passa a mostrar o aconselhamento em Eventos futuros, com o título e a descrição que escreveu para ele.

Desativar o portal

Quando o projeto estiver totalmente entregue, o cliente já não precisar de acesso, ou quiser terminar sua vista por qualquer outro motivo:

1. Abra o projeto.
2. Abra o menu Portal do cliente e desative o Ativado.
3. Confirme na janela de desativação.

O link do cliente deixa de funcionar de imediato; ele passa a ver a mensagem "esta página não está compartilhada". Pode reativar a qualquer momento com o mesmo comutador.

Vale a pena saber

• O portal é por projeto, não por cliente. Um cliente com vários projetos (instalação de PV, bomba de calor e um contrato de manutenção separado) vê um link de portal diferente para cada projeto.
• Os clientes comerciais veem um portal mais reduzido do que os residenciais. Nos projetos comerciais as ofertas são assinadas presencialmente, por isso a vista do cliente comercial mostra contato, gerente de contas, arquivos e compromissos (sem assinatura no portal, sem registro na rede e sem comparação de variantes).
• O portal mantém-se disponível até o desativar. Desative-o como parte do fechamento do projeto.
• O portal é hospedado pela Reonic. Seu logotipo e suas cores são a camada de marca branca; alojá-lo no seu próprio domínio não faz parte disto.
• A recolha de arquivos passa pelos pedidos de arquivos. A aba Arquivos do cliente é apenas de leitura; crie um pedido de arquivo para que ele carregue algo.
• O portal é web e funciona em celular. Os clientes abrem-no no navegador do celular; não há um aplicativo separada para o proprietário baixar.
• As ofertas assinadas são definitivas. Depois de o cliente assinar uma variante, essa variante fica bloqueada. Para registrar uma alteração depois da assinatura, bifurque a oferta numa nova variante e envie um novo pedido de assinatura. A única exceção é o prazo de resolução: com a Rescisão do contrato pelo cliente ativa, um cliente residencial pode resolver seu próprio contrato assinado dentro do prazo que definiu (ver Contratos assinados e o prazo de resolução).

Última atualização em 12 de outubro de 2026