Componentprijzen in bulk importeren vanuit Excel

Werk verkoopprijzen, inkoopprijzen, btw, artikelnummers en GTIN's van veel componenten tegelijk bij met een Excel-export en een nieuwe import, in plaats van componenten een voor een te bewerken.

Wanneer de prijzen van veel componenten tegelijk wijzigen (een nieuwe prijslijst aan het begin van het jaar, een prijsupdate van de leverancier, een btw-wijziging), is het te veel werk om elk component afzonderlijk te bewerken. Reonic biedt hiervoor een Excel-roundtrip: exporteer de actuele prijzen van je catalogus, bewerk het bestand in Excel of Google Sheets, upload het in het venster Prijs import, controleer de voorvertoning en pas de wijzigingen toe. Elke wijziging maakt een nieuwe componentversie aan, zodat uitgebrachte offertes ongewijzigd blijven. Is bij je bedrijf Photovate of Weclapp gekoppeld, dan haalt hetzelfde venster de prijzen daar op en vervalt de stap met het spreadsheet.

Voordat je begint

Je hebt de rol Admin of hoger nodig en het recht voor componenten. Onder Admin is de Excel-dropzone in het venster uitgeschakeld. Het gebruikersrecht Prijzen overschrijven geldt voor prijswijzigingen in offertes en in de planning en speelt bij deze import geen rol.
De import werkt componenten bij die je al hebt. Een rij die bij geen enkel component past, wordt onder Niet gevonden getoond en overgeslagen. Wil je nieuwe componenten toevoegen, importeer ze dan eerst uit de masterdatabase of voeg ze handmatig toe en stel hier daarna hun prijzen in.
Bepaal wat je bijwerkt: verkoopprijs, btw, inkoopprijs, artikelnummer of GTIN. Alleen die velden worden door de import aangepast. Technische specificaties, beschrijvingen, documenten en instellingen voor weergave aan de klant blijven zoals ze waren.
Zorg dat Excel, Google Sheets of een vergelijkbaar spreadsheetprogramma beschikbaar is. Het bestandsformaat is .xlsx.

Je huidige prijslijst exporteren

Open Instellingen > Components (Componenten).
Filter en sorteer de lijst als je maar een deel van de componenten wilt bijwerken. De export bevat de lijst zoals die op dat moment is gefilterd en gesorteerd.
Open het menu More actions (Meer acties) en kies Prijs export.
Sla het .xlsx-bestand lokaal op.

Het geëxporteerde bestand bevat één rij per component, met de kolommen id, name, brand, articleNr, price, vatPercentage, purchasePrice en gtin. Het is precies de sjabloon die de import inleest. De kolommen id, name en brand zijn vergrendeld en identificeren elke rij. De kolom purchasePrice is alleen gevuld als je het recht view purchase price and margin (inkoopprijs en marge bekijken) hebt.

Tip

Bewaar het geëxporteerde bestand als basis voordat je iets wijzigt. Gaat er tijdens de roundtrip iets mis, dan kun je teruggaan naar de ongewijzigde export en opnieuw beginnen.

Het Excel-bestand bewerken

Open het bestand in Excel of Google Sheets. Deze kolommen mag je wijzigen:

price (verkoopprijs): de standaardprijs per eenheid die de planning in een offerte overneemt.
purchasePrice (inkoopprijs): wat je aan je leverancier betaalt.
vatPercentage (btw): btw als percentage. Voer 19 in voor 19%.
articleNr (artikelnummer): het artikelnummer van je leverancier.
gtin: de GTIN/EAN van het component.

Sla het bestand na het bewerken op als .xlsx. De import leest alleen het eerste werkblad. Een toelichting tussen haakjes achter een kolomkop wordt genegeerd, dus price (in EUR) komt nog steeds overeen met price.

Opmerking

Een ontbrekende kolom en een lege cel betekenen iets anders. Laat je een kolom weg uit het werkblad, dan blijft dat veld ongemoeid. Laat je de kolom staan en een enkele cel leeg, dan wordt die waarde voor het gevonden component gewist, en wel voor inkoopprijs, artikelnummer en GTIN. Zo verwijder je bewust een inkoopprijs via de import. Verkoopprijs en btw zijn verplicht en kunnen zo niet worden gewist: een lege cel daar blijft ongemoeid. Wil je alleen van sommige rijen de inkoopprijs bijwerken, laat dan in de overige cellen de huidige waarde staan, anders maak je ze leeg.

Tip

Heeft een component een verkeerd artikelnummer, corrigeer dat dan in deze export. De roundtrip is de schoonste manier. Bij één component kun je het artikelnummer ook rechtstreeks op het component aanpassen.

Prijs van één component wijzigen

Wil je de verkoopprijs van maar één component wijzigen zonder de bulk-roundtrip, open het component dan onder Instellingen > Components, pas het veld Sales price (Verkoopprijs) aan en klik op Save (Opslaan). Losse wijzigingen zijn beschikbaar voor de rol Editor of hoger. De nieuwe prijs geldt direct voor toekomstige offertes, terwijl bestaande offertes hun vastgezette prijzen behouden. Het formulier voor één component bevat ook velden die de Excel-roundtrip niet aanraakt: SCOP en COP bij warmtepompen, moduledikte en de velden Ladeeffizienz / Entladeeffizienz (laad- en ontlaadrendement) bij batterijopslag. Laat je beide rendementsvelden leeg, dan gaat de simulatie uit van 95% / 95% (ongeveer 90% rendement per cyclus). Voer dus de werkelijke waarden van de fabrikant in als de nauwkeurigheid van de opbrengst telt.

Het bestand opnieuw importeren

Open Instellingen > Components.
Open het menu More actions en kies Prijs import. Het venster wordt geopend.
Sleep je bewerkte .xlsx-bestand naar de dropzone. De voorvertoning wordt direct gemaakt.

Kan het bestand niet worden gelezen, dan toont het venster "Invalid excel file, no valid headers found", of "Invalid excel file, no data found" als het bestand wel kolomkoppen maar geen rijen bevat.

De voorvertoning controleren en toepassen

De voorvertoning toont maximaal vier secties, elk alleen als er items in zitten:

defect (n): rijen met fouten, rood weergegeven. Uitgeklapt.
Gewijzigd (n): rijen die bij een component passen en minstens één waarde wijzigen. Ook een rij die een inkoopprijs, artikelnummer of GTIN wist, valt hieronder. Uitgeklapt.
Niet gevonden (n): rijen die bij geen enkel component passen, met naam, artikelnummer, GTIN/EAN en id. Deze worden overgeslagen. Ingeklapt.
Ongewijzigd (n): rijen die bij een component passen en niets wijzigen. Ingeklapt.

Bij Gewijzigd en Ongewijzigd staan Verkoopprijs, Inkoopprijs, BTW, Artikelnummer en GTIN/EAN als oud → nieuw. Een stijging is groen gekleurd, een daling rood en een nieuw toegevoegde waarde blauw. Een ontbrekende waarde staat als "geen waarde", zo zie je ook een gewiste inkoopprijs, een gewist artikelnummer of een gewiste GTIN.

Controleer de sectie Gewijzigd, vooral op waarden die "geen waarde" worden.
Ziet er iets verkeerd uit, klik dan op Terug, corrigeer je bestand en sleep het opnieuw naar de dropzone.
Klik op de knop om toe te passen. Die toont het aantal wijzigingen en is uitgeschakeld als er niets is gewijzigd.
Bevestig.

De wijzigingen worden toegepast, het venster sluit en de componentenlijst wordt vernieuwd.

Tip

Plan jaarlijkse of driemaandelijkse prijslijstupdates (begin van het jaar, na een prijswijziging van de leverancier, na een wijziging van het btw-tarief) en voer de bulkimport één keer uit in plaats van tientallen losse wijzigingen.

Prijzen synchroniseren vanuit Photovate of Weclapp

Is bij je bedrijf Photovate of Weclapp gekoppeld, dan kun je de nieuwste prijzen rechtstreeks ophalen in plaats van via Excel te exporteren:

Controleer of de integratie is gekoppeld onder Instellingen > Company settings > Integraties > Offers. Voor Photovate zijn dat je Photovate client id (Client-ID) en een API-sleutel. Weclapp vereist een gekoppeld Weclapp-account en een standaard verkoopkanaal.
Open Instellingen > Components.
Open het menu More actions en kies Prijs import.
Klik op Importprijzen van Photovate of Importprijzen van Weclapp. De knop voor Photovate verschijnt alleen als Photovate is gekoppeld. De knop voor Weclapp is actief als je bedrijf Weclapp heeft. De Photovate-synchronisatie doorloopt je hele catalogus automatisch pagina voor pagina.
Controleer de voorvertoning en pas toe, zoals beschreven in De voorvertoning controleren en toepassen.

Hoe de koppeling van rijen werkt

Reonic koppelt elke rij aan één component in je catalogus. De volgorde hangt af van de bron:

Excel: eerst de component-id, daarna de GTIN en dan het artikelnummer.
Photovate: de Photovate-artikel-id wordt gekoppeld aan het artikelnummer van het component.
Weclapp: artikelnummer.

Een rij zonder overeenkomst komt onder Niet gevonden terecht en wordt overgeslagen. Heeft je leverancier een artikelnummer gewijzigd, dan komt het component niet meer overeen en staat het onder Niet gevonden. Corrigeer eerst het artikelnummer op het component (een losse wijziging), of koppel in Excel via id of GTIN, en voer de import daarna opnieuw uit.

Goed om te weten

Elke prijswijziging maakt een nieuwe componentversie aan, toegeschreven aan jou, net als bij een handmatige wijziging. Onder Verwerkingsgeschiedenis weergeven van het component staat de wijziging vermeld.
Uitgebrachte offertes krijgen nooit stilzwijgend een nieuwe prijs. Elke offteregel behoudt zijn eigen prijs, btw en componentversie, dus een wijziging in de catalogus herschrijft nooit een bestaande offerte. Wijzig je een prijs binnen een offerte, dan verandert alleen de regel in die offerte. Stel blijvende prijzen daarom in de catalogus in.
Bulkwijzigingen van btw voor bestaande componenten gaan via Excel. De standaard-btw onder Instellingen > Planning & aanbod > Planning > Standard components VAT (standaard-btw voor componenten) geldt alleen voor nieuw aangemaakte of geïmporteerde componenten. Bestaande componenten wijzig je een voor een of via de Excel-import.
Geïmporteerde mastercomponenten hebben een verkoopprijs van 0. Een prijsimport direct na een import uit de masterdatabase is de snelste manier om die in te vullen.
De sectie Niet gevonden laat zien hoe het met je gegevens gesteld is. Een lange lijst onder Niet gevonden wijst meestal op artikelnummers die uiteenlopen tussen het systeem van je leverancier en Reonic. Loop die lijst eens per kwartaal door, dan blijft de import betrouwbaar.
Een lege cel wist de waarde voor inkoopprijs, artikelnummer en GTIN. Een ontbrekende kolom laat een veld ongemoeid, maar een aanwezige kolom met een lege cel maakt dat veld leeg op het gevonden component. Dat is bewust zo (zo verwijder je een inkoopprijs via de import), maar een half ingevuld spreadsheet kan ongemerkt gegevens wissen die je wilde houden. Verkoopprijs en btw zijn verplicht en kunnen zo niet worden gewist. Lees de sectie Gewijzigd in de voorvertoning zorgvuldig door voordat je toepast.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026