Configureer de begeleidingscontrolelijst voor het aanbod AIAI-functie

De begeleidingscontrolelijst is de tweede van drie controlelijstfasen in Reonic. Ze hoort bij het aanbod en is het digitale begeleidingsverslag dat je adviseurs tijdens het bezoek op locatie invullen, ook te gebruiken in de Reonic Mobile App terwijl je bij de klant in huis staat. Deze pagina behandelt ook de gemeenschappelijke instelstappen voor alle drie de fasen onder Instellingen > Controlelijsten.

Voor wie dit artikel is

Admins die begeleidingssjablonen voor de hele Workspace configureren (en vanuit hetzelfde onderdeel van Instellingen ook de sjablonen voor kwalificatie en bouwplaatsdocumentatie vormgeven), en accountmanagers die begeleidingsgesprekken op locatie voeren.

Waarvoor controlelijsten in Reonic dienen

Controlelijsten in Reonic leggen gestructureerde gegevens vast gedurende het hele projectproces. Ze zijn verdeeld in drie fasen, en elke fase verschijnt precies op de plek waar ze in het systeem hoort:

• Kwalificatie, op de aanvraag. Voor telefonische of schriftelijke leadkwalificatie. Zie Lead (Kwalificatie).
• Begeleiding, op het aanbod. Het klassieke begeleidingsverslag voor de afspraak op locatie (ook te gebruiken in de Reonic Mobile App). Deze pagina.
• Bouwplaatsdocumentatie, op de installatie. Voor volledige documentatie van het montageproces, geschikt voor de Mobile App. Zie Bouwplaatsdocumentatie (Installatie).

Eén project heeft gedurende zijn levenscyclus maximaal drie onafhankelijke controlelijsten, één per fase. Alle drie draaien op dezelfde bouwstenen: weet je hoe je er één opstelt, dan weet je hoe je ze allemaal opstelt. Controlelijsten werken op dezelfde manier voor je commerciële projecten. Commerciële sjablonen worden apart gehouden van de residentiële, en het opstellen werkt bij beide identiek.

Een controlelijst instellen (elke fase)

De route is dezelfde, ongeacht in welke fase je werkt.

1. Open Instellingen > Controlelijsten.
2. Open de pagina van de fase die je wilt bewerken: Kwalificatie, Begeleiding of Bouwplaatsdocumentatie. (De begeleidingscontrolelijst staat op de pagina Begeleiding.)
3. Bouw het sjabloon op uit blokken (zie Bouwstenen hieronder). Je kunt tussen bestaande rijen zoveel elementen invoegen als je wilt.
4. Bepaal per element of het verplicht is. Verplichte elementen moeten zijn ingevuld voordat je de controlelijst als voltooid kunt markeren.
5. Sla op. Nieuwe projecten die vanaf dat moment worden aangemaakt, gebruiken het bijgewerkte sjabloon; lopende projecten houden hun huidige versie. Zie Bouwplaatsdocumentatie (Installatie) voor het bijwerken per project.

Bouwstenen

Elke controlelijst is opgebouwd uit dezelfde set elementtypen; het sjabloon configureert alleen verschillende elementen voor verschillende fasen:

• Beschrijving tekst, hints voor de persoon die de lijst uitvoert (bijv. "Vraag naar het bestaande verwarmingscontract voordat je de omvang van een warmtepomp bespreekt"). Alleen-lezen.
• Controlelijst, af te vinken punten. Standaard selectievakjes.
• Selectie, opties met één keuze. Weergegeven als keuzerondjes, of als dropdown wanneer de lijst met opties lang is.
• Afbeeldingen, verzoeken om foto's, optioneel met voorbeeldafbeeldingen die bij het element zijn opgeslagen (bijv. hoe het typeplaatje van de bestaande verwarming eruit moet zien).
• Free text (vrije tekst), één regel (voor waarden zoals verbruik of datum) of meerdere regels (voor langere notities).
• Handtekeningveld, voor formele bevestigingen (bijv. akkoord van de klant met de uitkomst van het begeleidingsgesprek). Je kiest wie tekent: de gebruiker, de klant of een andere partij.

Kies uit deze vaste set bouwstenen wanneer je een sjabloon opstelt.

Instellingen voor het element Afbeelding

Per afbeeldingselement kun je instellen:

• Sta afbeeldingen, pdf's of beide toe.
• Bulkupload (meerdere bestanden tegelijk) of enkele upload.
• Sla voorbeeldafbeeldingen op die de gebruiker ziet voordat hij vastlegt, handig voor "zo moet het typeplaatje van de bestaande verwarming eruitzien".

Controlelijsten aanpassen aan je interne processen

Elk installatiebedrijf houdt zijn eigen controlelijstsjablonen bij in zijn eigen Workspace, zodat je je eigen begeleidingsproces kunt vastleggen. Er zijn twee niveaus van aanpassing:

Sjabloonwijzigingen voor de hele Workspace

Bewerk het sjabloon in Instellingen > Controlelijsten, en elk nieuw project neemt de wijziging over.

1. Open Instellingen > Controlelijsten.
2. Open de pagina van de fase die je wilt aanpassen (Kwalificatie / Begeleiding / Bouwplaatsdocumentatie).
3. Voeg elementen toe, verwijder ze of wijzig de volgorde zodat ze bij het proces van je team passen, bijv. voeg een handtekeningelement "Klant heeft begeleidingssamenvatting ondertekend" toe als je verkoopproces eindigt met een aftekening, of voeg een selectie "Bestaande PV-installatie" in als je wilt dat adviseurs kansen voor een uitbreiding van een bestaande installatie markeren.
4. Sla op. Nieuwe projecten gebruiken vanaf dat moment het bijgewerkte sjabloon; lopende projecten houden hun bestaande versie.

Dit is de juiste route wanneer de wijziging het standaardproces van je bedrijf weerspiegelt en voortaan moet gelden.

Aanpassing per project

Voor eenmalige projecten met ongebruikelijke eisen (een commercieel dak dat extra stappen nodig heeft, een klantspecifieke handtekeningflow) kan een admin de controlelijst op één project aanpassen zonder het sjabloon te wijzigen.

1. Open het project in het Portal.
2. Open de weergave van de controlelijst.
3. Gebruik de bewerkopties per project om elementen toe te voegen, te hernoemen of te verwijderen. Alle bouwstenen zijn beschikbaar.
4. Sla op. De wijziging geldt alleen voor dit project; het sjabloon blijft ongewijzigd.

Door een project per project aan te passen, valt het buiten de automatische sjabloonvernieuwing: eenmaal aangepast houdt het project zijn eigen controlelijst, en latere sjabloonupdates blijven bij het sjabloon. Gebruik aanpassing per project voor uitzonderingen; neem terugkerende uitzonderingen op in het sjabloon zelf.

Een sjabloon genereren met AI

Heb je al een bestaande controlelijst (een pdf, een afbeelding van een papieren formulier, een csv uit een andere tool), dan kan de AI-checklistbouwer daar een sjabloon uit opzetten.

1. Open de controlelijsteditor voor de gewenste fase.
2. Klik op de AI button (AI-knop; sparkles-icoon, een grote startknop wanneer het sjabloon leeg is, een zwevende knop in de zijbalk wanneer er al inhoud is).
3. Zet je bronbestand(en) in het importformulier en beschrijf optioneel in de prompt wat je nodig hebt (bijv. "Begeleidingscontrolelijst voor warmtepompen met alle belangrijke montagestappen, labels in het Duits").
4. Verstuur. De AI bouwt live een volledig sjabloon op; je ziet segmenten en items stap voor stap in het voorbeeld verschijnen.
5. Accepteren en importeren. Het gegenereerde blok wordt aan je editor toegevoegd zonder bestaande segmenten te overschrijven.
6. Klik in de editor op Opslaan om het geïmporteerde blok te bewaren. Sla op voordat je de pagina verlaat.

Goed om te weten

• Eén sjabloon per fase, los van de andere. Als je het begeleidingssjabloon bewerkt, verandert er niets aan Kwalificatie of Bouwplaatsdocumentatie; stel elke fase apart op.
• Sjabloonwijzigingen gelden vooruit, niet met terugwerkende kracht. Lopende projecten houden hun bestaande versie. Wil je een sjabloonupdate doorvoeren op een bestaand project, gebruik dan het bijwerken per project op Bouwplaatsdocumentatie (Installatie).
• Een sjabloonupdate behoudt wat al is ingevuld. Voer je een sjabloonupdate door op een lopend project, dan worden de ingevulde waarden overgenomen: vrije tekst, selecties, bijlagen, markeringen als niet relevant en vastgelegde handtekeningen blijven allemaal behouden. Door een samenvoeging hoeft je klant niet opnieuw te tekenen.
• Verplichte elementen bepalen de voltooiing. Je kunt een controlelijst als voltooid markeren zodra elk verplicht element is ingevuld. Markeer elementen als verplicht wanneer ze essentieel zijn voor de latere prijsberekening, planning of naleving.
• Aanpassing per project verbreekt de koppeling met de automatische vernieuwing. Is de controlelijst van een project per project aangepast, dan houdt het zijn eigen versie en blijven latere sjabloonupdates bij het sjabloon. Gebruik aanpassing spaarzaam, voor eenmalige uitzonderingen; neem terugkerende patronen op in het sjabloon.
• AI-generatie is alleen voor admins. De AI-bouwer is beschikbaar voor admin en hoger. Het gegenereerde blok wordt aan je editor toegevoegd en blijft bewaard nadat je in de editor op Opslaan klikt.
• Begeleidingscontrolelijsten zijn geschikt voor de Mobile App. Je adviseurs kunnen de begeleidingscontrolelijst tijdens de afspraak op locatie direct in de Reonic Mobile App invullen, met dezelfde bouwstenen (foto's, handtekeningen, vrije tekst).

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026