Spraaknotities AIAI-functie

Op een dak in de regen wil niemand een notitie typen. Neem hem daarom op: tik in het paneel Notities op de microfoon, vertel wat er aan de hand is en de notitie wordt voor je uitgeschreven. Het kantoor ziet een minuut later leesbare tekst bij het project en de originele opname blijft eraan gekoppeld voor het geval iemand hem wil horen.

In de Mobile App werkt dit ook zonder mobiel bereik. Neem ter plaatse op en de notitie wordt automatisch geüpload zodra je telefoon weer verbinding heeft.

Voordat je begint

• Neem op in de Mobile App of het Portal. Beide hebben een recorder in het paneel Notities. Opnemen vereist de rol Editor of hoger.
• Spraaknotities worden per bedrijf ingeschakeld. Een admin opent Instellingen, zoekt naar Functies, zet Spraakmemo aan en klikt op Opslaan. Zie je het microfoonpictogram niet in het paneel Notities, dan ligt het daaraan.
• Notities worden automatisch uitgeschreven. Transcriptie staat standaard aan. Als de functie aan staat, toont de recorder een melding dat spraaknotities automatisch door AI worden getranscribeerd. Ontbreekt de melding, neem dan contact op met je Reonic accountmanager. Elke notitie die je opneemt wordt getranscribeerd. Een keuze per notitie is er niet.

Een notitie opnemen

1. Open het record waaraan je de notitie wilt koppelen. Elk record met een paneel Notities werkt, waaronder projecten, taken, contacten en checklistitems.
2. Tik in het paneel Notities op het microfoonpictogram.
3. Spreek in. Je ziet een timer en een live golfvorm.
4. Tik op Stoppen.
5. Tik op Verzenden, of tik op Verwijderen of Probeer het opnieuw om opnieuw te beginnen.

De opname stopt automatisch na 10 minuten en opnames korter dan een seconde worden verwijderd. In het Portal klik je in het paneel Notities op Opnemen (het microfoonpictogram) om vanuit je browser op te nemen.

Het uitschrijven loopt op de achtergrond zodra de notitie bij Reonic is aangekomen.

Opnemen zonder bereik

De recorder in de Mobile App werkt offline. Mobiel bereik heb je alleen nodig voor het uploaden.

1. Neem op en tik zoals gewoonlijk op Verzenden.
2. De notitie wacht op je telefoon.
3. Zodra je telefoon weer verbinding heeft, uploadt de app de notitie en begint het uitschrijven.

Collega's zien de notitie in het Portal en op hun telefoon zodra die is geüpload. De app toont niet welke notities nog moeten worden geüpload. Zorg dus dat je weer bereik hebt voordat je verwacht dat het kantoor de notitie ziet.

Een notitie lezen en corrigeren

Open het record in het Portal of de Mobile App. De notitie verschijnt als opmerking met een audiospeler en daaronder de uitgeschreven tekst. Bestanden die aan de notitie zijn gekoppeld, staan onder de speler.

Je ziet een van deze vier situaties:

• Transcribing (wordt getranscribeerd): de notitie wordt nog uitgeschreven. Het Portal toont een spinner en vraagt je over een minuut opnieuw te kijken. De app toont pulserende lijnen. De app controleert zelf tot twee minuten lang of het resultaat er is. Het Portal doet dat alleen bij notities die bij het openen hooguit twee minuten oud waren. Laad bij een oudere notitie de pagina opnieuw.
• De tekst, in cursief. Beweeg in het Portal de muis over de tekst om een herinnering te zien dat AI de tekst heeft geschreven en fouten kan maken. De app toont dezelfde herinnering onder de tekst.
• No speech detected (geen spraak gedetecteerd): de opname bevatte geen hoorbare spraak. Meestal komt dat door een gedempte microfoon, een tik die de recorder meteen weer stopte, alleen achtergrondgeluid of zeer zacht geluid. Speel de opname af en neem opnieuw op op een stillere plek als er wel spraak in zit.
• Transcription failed (transcriptie mislukt): de notitie kon niet worden verwerkt. Tik in de Mobile App op Probeer het opnieuw om de notitie opnieuw te verwerken met dezelfde opname. Iedereen met de rol Editor of hoger kan het opnieuw proberen. Om een notitie die je in het Portal bekijkt opnieuw te proberen, open je hem in de Mobile App.

In alle vier de situaties blijft de opname bewaard, dus je kunt hem altijd afspelen.

Zo corrigeer je een transcriptie in het Portal:

1. Beweeg de muis over de notitie en open Meer acties.
2. Klik op Bewerken.
3. Pas de tekst aan. De opname blijft ongewijzigd.
4. Voeg bij een project of contact indien nodig bestanden toe aan de notitie of verwijder eerder toegevoegde bestanden.
5. Klik op Opslaan.

Alleen de persoon die de notitie heeft opgenomen, kan hem in het Portal bewerken. Bij de notitie staat daarna wie hem heeft bewerkt en wanneer. De oorspronkelijke tekst van de AI blijft bewaard: open Meer acties > Geschiedenis bij de notitie om versies te vergelijken. De AI-herinnering blijft na het bewerken bij de notitie staan. Een notitie heeft tekst of een bijlage nodig. Laat dus tekst staan in een spraaknotitie, tenzij er bestanden aan gekoppeld zijn.

Goed om te weten

• Controleer namen, getallen en modelcodes. De transcriptie is een concept. De rest van een notitie klopt meestal. Controleer vooral de details.
• Notities blijven intern. Spraaknotities en hun transcripties blijven binnen je team. De enige uitzondering is de chat in het klantportaal bij een subsidieaanvraag voor een warmtepomp: een notitie die je daar opneemt, wordt met de klant gedeeld zoals elk ander bericht in die chat.
• De transcriptie volgt de taal die je spreekt. Neem je op in het Duits, dan krijg je Duitse tekst. De statuslabels volgen de taal van de persoon die de notitie heeft opgenomen.
• Stopwoorden worden weggehaald. Bij het uitschrijven vallen de eh's en valse starts weg, maar blijft staan wat je echt hebt gezegd.
• Eén spreker per notitie. Spraaknotities zijn bedoeld voor één persoon die praat. Een opgenomen gesprek tussen meerdere mensen komt terug als één blok tekst.
• @mentions sturen geen melding vanuit een spraaknotitie, ook niet nadat je de tekst hebt bewerkt. Voeg een gewone getypte opmerking toe om een collega te taggen.
• Neem opnieuw op in plaats van een mislukte notitie of een notitie zonder spraak te bewerken. De app blijft het label voor mislukt of geen spraak tonen in plaats van je tekst. Tikt iemand later op Probeer het opnieuw bij een mislukte notitie, dan vervangt de nieuwe transcriptie je tekst en blijft je bewerking niet in de geschiedenis bewaard.
• Open de notitie om te zien of een transcriptie klaar is of is mislukt. Er wordt geen melding verstuurd.
• Notities die bij Reonic aankwamen terwijl transcriptie uit stond, blijven opnames. Ze worden later niet alsnog uitgeschreven.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026