Modèles de tâches + catégories
Administrez votre bibliothèque de modèles de tâches et votre taxonomie de catégories dans Paramètres > Tâches > Catégories de tâches, puis appliquez-les au quotidien depuis CRM > Tâches.
Cette page couvre le versant administration des tâches : construire la bibliothèque de modèles et entretenir le jeu de catégories pour que toute l'organisation reste cohérente. Le travail au quotidien (créer, assigner et terminer des tâches) se fait sur la page CRM > Tâches. Cette page se concentre sur la gouvernance : donner à chaque modèle le bon périmètre et garder les catégories propres.
Gérer les catégories de tâches
Les catégories de tâches sont une taxonomie partagée à l'échelle de votre Workspace, chacune avec une couleur et un texte. Servez-vous-en pour classer les tâches de façon cohérente dans toute l'organisation.
- Ouvrez Paramètres > Tâches > Catégories de tâches et allez sur l'onglet À l'échelle de l'entreprise.
- Créez une catégorie avec son texte et sa couleur.
- Gardez le jeu serré. Les catégories fonctionnent le mieux quand tout le monde puise dans la même petite taxonomie, convenue ensemble.
Remarque
Les catégories de tâches s'appliquent uniquement aux tâches. Elles forment un système distinct des tags de projet et des tags de fichier : une catégorie de tâche reste sur les tâches et n'apparaîtra pas comme tag de projet ni comme tag de fichier.
Gérer les modèles de tâches
Les modèles capturent une forme de tâche réutilisable, pour que le travail récurrent ne soit pas ressaisi à chaque fois. Ils existent à deux niveaux de périmètre, qui apparaissent comme deux onglets :
- À l'échelle de l'entreprise — partagés dans toute l'organisation.
- Personnel — réservés à votre propre compte.
- Ouvrez Paramètres > Tâches > Catégories de tâches.
- Choisissez l'onglet À l'échelle de l'entreprise ou Personnel pour définir le périmètre du modèle.
- Créez un modèle et renseignez ses champs : titre, description, liste de contrôle, catégories, date d'échéance relative, et un assigné ou une équipe par défaut en option.
- Cliquez sur Enregistrer.
Conseil
Utilisez la date d'échéance relative pour que la date d'échéance soit calculée à partir du moment où la tâche est créée, plutôt que figée sur une date de calendrier. C'est ce qui rend un modèle réutilisable.
Quand quelqu'un applique un modèle, celui-ci est cloné en une nouvelle tâche qui reprend le titre, la description, la liste de contrôle et les catégories. Les assignés et les dates d'échéance se définissent ensuite tâche par tâche, ce qui garde le modèle réutilisable.
Les modèles sur la Mobile App
Les mêmes modèles sont disponibles quand vous créez une tâche sur la Mobile App, pas seulement dans le Portal. Le sélecteur les présente en deux groupes :
- Entreprise — les modèles partagés que tout le monde dans l'organisation peut utiliser.
- Utilisateur — vos propres modèles personnels.
Ce sont les noms côté mobile des deux mêmes périmètres que le Portal affiche comme À l'échelle de l'entreprise et Personnel. Choisissez-en un et la suite du flux est identique au Portal : le modèle est cloné en une nouvelle tâche avec son titre, sa description, sa liste de contrôle et ses catégories.
Bon à savoir
- Modifier un modèle n'agit que sur les tâches futures. Les tâches déjà créées à partir d'un modèle gardent leur forme d'origine ; seules les tâches créées après la modification en tiennent compte.
Dernière mise à jour le