Gérer les licences et les factures d'abonnement

La page Licences et facturation est l'endroit où vous gérez la relation commerciale entre votre entreprise et Reonic : votre abonnement, le nombre de places utilisateurs que vous payez, votre mode de paiement et les factures que Reonic vous émet. Les factures que vous émettez à vos propres clients se trouvent séparément sous Facturation. Cette page couvre uniquement l'abonnement côté Reonic.

Avant de commencer

• Vous avez besoin du rôle Admin. Les utilisateurs standard et les Viewers ne voient pas la page Licences et facturation.
• Avant d'acheter, déterminez la famille de licences dont vous avez besoin : Collaborateur Résidentiel (projets résidentiels PV / pompe à chaleur / stockage / borne de recharge), Collaborateur Commercial (projets commerciaux / professionnels) ou une place combinée résidentielle et commerciale. Elles sont comptées séparément. Vous ne pouvez acheter que les types configurés comme licences par défaut de votre entreprise.
• Votre abonnement doit être de ceux que Reonic peut mettre à jour automatiquement. Dans le cas contraire, le panneau d'achat affiche « Unfortunately, your subscription can not be updated automatically at the moment » et vous invite à contacter l'assistance.
• Gardez à portée de main les détails de paiement de votre entreprise si vous ajoutez ou changez de mode : l'IBAN bancaire pour le prélèvement SEPA, ou une carte bancaire à enregistrer.
• Connaissez votre effectif. Comptez les utilisateurs actifs dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Utilisateurs & Équipes avant d'acheter des licences, afin de prévoir le bon nombre de places. Vous continuez à payer une place jusqu'à ce que vous la rendiez.

Ouvrir la page Licences et facturation

1. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche.
2. Choisissez Paramètres de l'entreprise.
3. Ouvrez Licences et facturation.

En haut de la page, vous voyez les sections Informations sur les paiements et Factures. Toutes deux ouvrent le portail de facturation dans un nouvel onglet. En dessous se trouvent le formulaire du contact de facturation et les listes de licences : Licences payées (ce que vous payez actuellement, avec les utilisateurs attribués à chaque licence), Licences impayées (affichée uniquement s'il y en a) et Licences expirées (repliée). Demander l'annulation est la dernière section de la page.

Consulter et payer vos factures Reonic

Dans la section Factures, cliquez sur Consulter les factures pour ouvrir le portail de facturation hébergé de Reonic. Vous pouvez aussi l'ouvrir depuis le lien en bas de chaque facture Reonic. Vous pouvez y :

• Consulter toutes les factures passées et télécharger les PDF pour votre équipe comptable.
• Retrouver toute facture en retard et la payer directement depuis le portail.
• Mettre à jour votre mode de paiement : passer du prélèvement SEPA à la carte bancaire et inversement, ou remplacer une carte qui arrive à expiration.
• Mettre à jour votre contact de facturation : le nom de l'entreprise, l'adresse, le numéro de TVA et l'e-mail qui apparaissent sur vos reçus.

Ce portail liste toutes les factures que Reonic a émises à votre entreprise, chacune sous forme de PDF téléchargeable. L'espace Facturation dans Reonic est un endroit distinct : il sert aux factures que vous envoyez à vos propres clients.

Voir une facture en retard

Si une facture est en retard (un paiement n'est pas passé, ou la carte enregistrée a expiré), une bannière de factures en retard s'affiche dans la barre supérieure du Portal Reonic. Réglez la facture dans le portail de facturation. Un paiement échoué est relancé automatiquement pendant quelques jours. Pour que votre accès ne soit pas interrompu, payez rapidement toute facture en attente et contactez votre gestionnaire de comptes si vous prévoyez un problème.

Comprendre les familles de licences

Reonic distingue trois familles de licences sur votre compte :

• Résidentiel – la gamme de produits résidentielle (PV / pompe à chaleur / stockage / borne de recharge chez les propriétaires). Places Viewer, Collaborateur et Installateur. Couvre les demandes, les offres et les installations.
• Commercial – la gamme de produits commerciale / professionnelle. C'est la Gewerbelizenz en allemand. Places Viewer et Collaborateur. Couvre les demandes et les offres.
• Résidentiel & Commercial – les deux gammes combinées. Places Viewer et Collaborateur.

Chaque famille est comptée séparément.

Une licence couvre un utilisateur. Si deux personnes ont besoin d'un accès, achetez deux licences.

Licences commerciales (Gewerbe)

Pour la tarification et les détails de facturation, contactez le chat d'assistance.

Licences Viewer

Les licences Viewer sont des places en lecture seule, utiles pour les parties prenantes (un comptable, un partenaire, un sous-traitant) qui doivent voir les données des projets sans les créer ni les modifier. Si les places Viewer n'apparaissent pas dans votre parcours d'achat, contactez le chat d'assistance.

Licences non attribuées

Juste au-dessus de la liste des licences, vous voyez combien de licences sont actuellement non attribuées (payées mais remises à aucun utilisateur précis). Elles vous sont déjà facturées, alors mettez-les à profit. Vous pouvez les attribuer à un utilisateur, ou les rendre avant le prochain cycle de facturation (voir Rendre une licence plus bas).

Acheter de nouvelles licences

1. Dans la section Licences payées, cliquez sur Add a license (Ajouter une licence). Le panneau Achat de licences s'ouvre.
2. Choisissez le rôle : Collaborateur (modification complète, pour les utilisateurs ayant le rôle Editor ou Admin) ou Viewer (lecture seule, pour les utilisateurs ayant le rôle Viewer).
3. Choisissez l'accès. Sous 360° Résidentiel, sélectionnez Tout (demandes, offres, installations) ou, pour les places Collaborateur, Installation uniquement. Sous 360° Commercial, sélectionnez Tout (demandes, offres). Tout : 360° Résidentiel & Commercial n'apparaît que si vous disposez d'une licence combinée résidentielle et commerciale. Les options situées en dehors des licences par défaut de votre entreprise sont affichées, mais désactivées.
4. Sous Nombre de licences, saisissez le nombre de places à ajouter (de 1 à 100).
5. Vérifiez l'étape de confirmation. Elle indique le nombre de places avant et après, ainsi que le montant HT avant et après pour chaque intervalle de facturation, sans prorata. Cliquez sur Afficher l'aperçu de la facture pour voir l'aperçu complet de la facture.
6. Cliquez sur Accepter le changement de licence pour confirmer.
7. Quand Purchased completed (achat terminé) s'affiche, cliquez sur Ok.

Les nouvelles licences apparaissent dans la liste. Attribuez-les à des utilisateurs depuis Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Utilisateurs & Équipes.

Pour les petits changements, l'aperçu de la facture de la boîte de dialogue d'achat vous tient lieu de devis. Pour les plus importants (une augmentation de places plus conséquente, un changement de formule), contactez votre gestionnaire de comptes pour obtenir un devis formel.

Rendre une licence

Si un membre de l'équipe part, ou si vous avez prévu trop de places, rendez la licence pour ne plus la payer. Seules les licences non attribuées peuvent être rendues. Vérifiez d'abord que la place est réellement inutilisée. La liste des licences indique les utilisateurs attribués à chaque licence.

1. Dans la liste Licences payées, trouvez la ligne de la licence inutilisée que vous voulez rendre.
2. Ouvrez l'action … de la ligne et choisissez de rendre la licence.
3. Le panneau Confirm license return (Confirmer le retour de licence) s'ouvre. Your changes (vos modifications) indique le nombre de licences avant et après, et Votre aperçu de facture affiche l'aperçu de la facture.
4. Cliquez sur Accepter le changement de licence pour confirmer.

Comme seule une place non attribuée peut être rendue, aucun compte utilisateur n'est modifié. Pour supprimer complètement une personne, faites-le séparément depuis Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Utilisateurs & Équipes.

Vous rendez les licences une par une : si vous démantelez une grande équipe, prévoyez quelques minutes pour les clics.

Mettre à jour votre mode de paiement

Le mode de paiement se trouve dans le portail de facturation (accessible depuis la page Licences et facturation).

1. Dans la section Informations sur les paiements, cliquez sur Update payment info (mettre à jour les informations de paiement). Le portail de facturation s'ouvre dans un nouvel onglet, sur l'écran des modes de paiement.
2. Ajoutez la nouvelle carte ou le nouveau compte bancaire.
3. Supprimez l'ancien mode une fois le nouveau en place.

Le nouveau mode devient automatiquement votre mode par défaut. Les factures ouvertes en attente d'un mode de paiement lui sont facturées immédiatement. Si votre abonnement mensuel était facturé par facture envoyée par e-mail, il repasse en encaissement automatique. Les abonnements annuels restent facturés par e-mail.

Modifier votre contact de facturation

Le nom, l'adresse, le numéro de TVA et l'e-mail affichés sur vos factures Reonic proviennent du portail de facturation.

1. Dans le portail de facturation, trouvez Informations de facturation ou Coordonnées de l'entreprise.
2. Mettez à jour le nom de l'entreprise, l'adresse de facturation, le numéro de TVA (Umsatzsteuer-ID pour les entreprises allemandes) et l'e-mail de facturation.
3. Enregistrez. Les factures futures utilisent les nouvelles informations. Les factures passées restent inchangées.

Pour les entreprises situées hors d'Allemagne, le champ TVA fait aussi partie du formulaire du contact de facturation sur la page Licences et facturation.

Changer votre formule Reonic

La liste des licences affiche les places individuelles, et votre formule globale se gère à côté. Pour changer la formule elle-même, contactez le chat d'assistance.

Heat-load unlimited (charge thermique illimitée) s'achète séparément. Ce niveau s'adresse aux entreprises en Allemagne qui se sont inscrites elles-mêmes au calcul de charge thermique et n'ont pas encore d'abonnement. Il dispose de son propre parcours de paiement en libre-service au lieu d'être arrangé par votre gestionnaire de comptes, et ses places vous sont attribuées automatiquement. Votre facture l'indique comme une licence Collaborateur résidentiel.

Résilier votre abonnement

Pour résilier votre abonnement Reonic, utilisez Demander l'annulation en bas de la page Licences et facturation. Une fois la demande envoyée, elle est transmise à Reonic, qui traite la résiliation avec vous. Votre facturation se poursuit entre-temps : des factures continuent donc d'arriver après l'envoi de la demande.

La résiliation n'est pas la même chose que le retour d'une place. Rendre une licence réduit votre facture, alors qu'une demande d'annulation met fin à l'ensemble de l'abonnement.

Bon à savoir

• Il s'agit de la facturation de Reonic à vous, pas de vous à vos clients. Les factures que vous envoyez à vos propres clients se trouvent dans Facturation et utilisent l'intégration comptable que vous avez configurée (Lexoffice / Bexio / Sevdesk / Pingen).
• Supprimer un utilisateur est une étape distincte du retour de sa licence. Faites les deux : supprimez l'utilisateur depuis Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Utilisateurs & Équipes, et rendez sa licence depuis la page Licences et facturation, afin de ne plus payer la place libérée.
• Les changements de places suivent le réglage de prorata de votre compte. Selon la configuration de votre compte, un changement est calculé au prorata sur votre prochaine facture, au prorata immédiatement, ou sans prorata. Les changements de formule suivent leur propre calendrier, que votre gestionnaire de comptes confirme.
• Votre rythme de facturation et les dates de votre contrat découlent de votre contrat. Ouvrez le portail de facturation depuis Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Licences et facturation pour voir les périodes exactes sur vos factures. La session de bienvenue / d'onboarding fait partie de la mise en place standard et ne retarde pas votre facturation ; votre première facture régulière arrive selon le rythme prévu dans votre contrat. Si votre formule comprend une allocation précise (par exemple un quota de service de planification), votre gestionnaire de comptes la confirme.
• Paiement via le portail de facturation hébergé. Utilisez le prélèvement SEPA (Lastschrift dans la région DACH) ou une carte enregistrée. En cas de problème de prélèvement SEPA (un prélèvement échoué, un mandat absent, un compte clôturé), le portail de facturation le signale avec l'étape pour le résoudre. Mettez-y à jour le mandat et le paiement est relancé.
• Les modes de paiement utilisables dépendent de votre pays de facturation et de votre devise. Selon votre compte, vous pouvez aussi payer par virement bancaire pour les abonnements en EUR, USD ou GBP. Sans mode enregistré pouvant être débité automatiquement, les factures vous sont envoyées par e-mail et sont à régler sous 14 jours. Le portail de facturation indique le mode utilisé.
• Votre gestionnaire de comptes confirme les dates de votre contrat, au lieu qu'elles s'affichent sous forme de compte à rebours sur cette page.
• Un montant facturé à tort peut être corrigé. Contactez le chat d'assistance avec le numéro de facture.
• Si votre accès n'est pas rétabli après le paiement, contactez le chat d'assistance.
• Un changement de pays de facturation peut être refusé. Lorsque vous enregistrez le contact de facturation, l'enregistrement est refusé si votre abonnement se retrouvait sans mode de paiement utilisable (« … would have no payment method left. »). Modifier uniquement le pays peut suffire à le provoquer.
• Les comptes inscrits d'eux-mêmes au Mexique ne voient que les sections de licences et Demander l'annulation. Les sections Informations sur les paiements et Factures ainsi que le formulaire du contact de facturation y sont masqués.

Dernière mise à jour le 9 novembre 2026