Kalendervorlagen

Baue wiederverwendbare Terminvorlagen, damit wiederkehrende Termine eine einzige Auswahl sind statt jedes Mal ein neues Formular.

Kategorien: Einstellungen

Terminvorlagen liegen auf Organisationsebene. Du legst sie einmal unter Einstellungen > Organisation > Terminvorlagen an, und alle in deinem Workspace können darauf zugreifen. Eine Vorlage füllt die Teile eines Termins vor, die gleich bleiben: den kundenseitigen Titel und die Beschreibung, einen Standard-Zeitraum, die Personen, die teilnehmen sollen, und einen optionalen Teams- oder Meet-Videolink. Einen wiederkehrenden Termintyp wie eine Vor-Ort-Begehung, einen Installationstermin oder ein Vertragsgespräch zu buchen wird damit zu einer einzigen Auswahl.

Bevor du startest

Du brauchst Zugriff auf Einstellungen > Organisation > Terminvorlagen, um Vorlagen anzulegen, neu zu sortieren oder zu archivieren. Diese Oberfläche wird über deine Rolle gesteuert.
Um aus einer Vorlage einen Termin zu erstellen, muss die Kalenderfunktion für dein Unternehmen aktiviert sein. Wenn die Kalenderfunktion abgeschaltet wurde, kann dein Reonic Kundenbetreuer sie wieder aktivieren. Die Vorlagenbibliothek kannst du auch bei abgeschalteter Kalenderfunktion verwalten; den Ablauf + Neuer Termin, der eine Vorlage anwendet, erreichst du erst, wenn die Kalenderfunktion an ist.
Entscheide, was über jede Instanz dieses Termintyps gleich bleibt (Titel, Beschreibung, Dauer, Eingeladene) und was du je Termin setzt (das Datum und den Kalender, auf dem er landet).

Eine Vorlage anlegen

Öffne Einstellungen > Organisation > Terminvorlagen.
Klicke auf + Neue Vorlage.
Gib der Vorlage einen internen Namen. So findet dein Team sie im Auswahlmenü, und Kunden sehen ihn nie.
Fülle den kundenseitigen Titel und die kundenseitige Beschreibung aus. Das ist, was der Kunde auf dem Termin sieht.
Lege einen Standard-Zeitraum fest (von und bis), also die Standard-Startzeit und -Dauer, die beim Anwenden der Vorlage vorausgefüllt werden.
Füge die standardmäßig eingeladenen Benutzer hinzu, die internen Teammitglieder, die bei jedem Termin dieses Typs dabei sein sollen.
Aktiviere den Videomeeting-Schalter, wenn automatisch ein Teams- oder Meet-Link erzeugt werden soll.
Klicke auf Speichern. Die Vorlage erscheint jetzt im Auswahlmenü für alle in deinem Workspace.

Hinweis

Eine Vorlage trägt keinen Zielkalender. Du wählst beim Erstellen des Termins, auf welchem Kalender er landet, nicht beim Bauen der Vorlage, so funktioniert dieselbe Vorlage für jeden Kalender.

Eine Vorlage beim Erstellen eines Termins anwenden

Klicke auf + Neuer Termin im Kalenderraster.
Wähle im Termin-Panel, eine Vorlage anzuwenden, und such dir eine aus der Liste der nicht archivierten Vorlagen aus.
Die Werte der Vorlage füllen den Termin: kundenseitiger Titel und Beschreibung, der Standard-Zeitraum, die eingeladenen internen Benutzer und die Videomeeting-Einstellung.
Passe an, was für diesen Termin anders sein soll, und wähle dann den Zielkalender.
Klicke auf Speichern.

Einen Videomeeting-Link hinzufügen

Aktiviere den Videomeeting-Schalter auf der Vorlage, damit bei jedem Anwenden der Vorlage automatisch ein Videolink erzeugt wird:

Auf einem mit Microsoft verbundenen Kalender entsteht ein Teams-Link.
Auf einem mit Google verbundenen Kalender entsteht ein Meet-Link.
Auf einem Reonic-eigenen Kalender gibt es keinen verbundenen Anbieter, den man um einen Link bitten könnte, der Schalter hat dort also keine Wirkung.

Tipp

Der Link entsteht nur, wenn der Termin auf einem mit Microsoft oder Google verbundenen Kalender landet. Wenn kein Videolink auftaucht, prüf, ob der Kalender, in den du buchst, ein verbundener Anbieterkalender ist.

Vorlagen neu sortieren und archivieren

Sortiere Vorlagen neu, indem du die Zeilen ziehst, damit die von deinem Team am häufigsten genutzten oben im Auswahlmenü stehen. Die neue Reihenfolge wird gespeichert und überall dort angezeigt, wo Vorlagen aufgelistet sind.
Archiviere eine Vorlage, die du nicht mehr anbietest. Archivierte Vorlagen fallen aus dem Auswahlmenü heraus, ihre Daten bleiben aber erhalten, sodass eine archivierte Vorlage später wiederhergestellt werden kann.

Gut zu wissen

Vorlagen werden im ganzen Workspace geteilt. Eine gemeinsame Bibliothek für alle in deiner Organisation.
Das Anwenden einer Vorlage kopiert ihre Werte einmalig. Wenn du eine Vorlage auswählst, werden ihre Werte auf den neuen Termin kopiert. Änderst du die Vorlage später, wirkt sich das nur auf künftig daraus erstellte Termine aus, nicht auf bereits erstellte.
Auf der Vorlage ist kein Zielkalender gespeichert. Den Kalender wählst du immer beim Erstellen des Termins.
Bibliothek verwalten und Termine erstellen sind unterschiedlich abgesichert. Anlegen, Sortieren und Archivieren von Vorlagen hängen von deiner Rolle ab. Um aus einer Vorlage einen Termin zu erstellen, muss zusätzlich die Kalenderfunktion für dein Unternehmen eingeschaltet sein.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026