Configurar o que os seus clientes veem no portal do cliente

Categorias: Definições

O portal do cliente é a página em que o seu cliente aterra depois de lhe enviar a ligação. Aí o cliente revê a sua oferta, assina, acompanha o progresso da instalação, troca documentos e vê as marcações que se aproximam. O seu cliente abre o portal diretamente a partir da ligação que lhe envia.

Esta página cobre o que pode configurar, o que se aplica por projeto e o que se aplica a todo o Workspace, e em que é que o portal difere entre projetos residenciais e comerciais.

Antes de começar

• Precisa da função Editor ou superior no projeto. Os Viewers não veem o comutador de ativação.
• O portal começa desligado em todos os projetos. Ativa-o explicitamente em cada projeto que quiser partilhar.
• A identidade visual aplica-se a todo o Workspace, não projeto a projeto. O seu logótipo, as suas cores e os seus modelos de e-mail são definidos uma vez nas Definições e aplicam-se a todos os clientes que abram uma página do portal.
• Configure o seu e-mail na Reonic para enviar a ligação a partir do Portal. Com o e-mail configurado, o botão Ligação de correio eletrónico para o cliente fica ativo. Sem ele, copie a ligação e envie-a pelo seu próprio canal.

Ativar o portal num projeto

Enquanto não ativar o portal, a sua página mostra a mensagem "esta página não está partilhada".

1. Abra o projeto no Portal (residencial ou comercial).
2. Na barra superior da entidade, clique em Portal do cliente (o menu de opções secundárias com o sinal de seta).
3. No fundo do menu, ative o comutador Ativado.
4. Aparece a confirmação "O portal do cliente foi ativado com sucesso". A página do portal está agora no ar.

Para o desligar mais tarde, desative o mesmo comutador. Vai receber uma janela de confirmação: "Desativar o portal remove imediatamente o acesso deste cliente ao estado do projeto, às marcações futuras e aos ficheiros e documentos partilhados. Pode reativar o portal a qualquer momento."

Ativar o portal num projeto comercial

O mesmo comutador funciona em projetos comerciais. Abra o projeto comercial, clique em Portal do cliente na barra superior e ative o Ativado. Os clientes comerciais veem um portal mais reduzido do que os residenciais (ver O que o cliente vê abaixo para as diferenças).

Enviar a ligação do portal ao cliente

Assim que o portal estiver ativo, envie a ligação ao cliente por e-mail com o seu modelo de marca.

1. No mesmo menu Portal do cliente, clique em Ligação de correio eletrónico para o cliente.
2. Aparece uma janela de confirmação: "Ao confirmar, será enviado ao cliente um e-mail com a ligação do portal do cliente." Clique em confirmar.
3. Um aviso "A ligação de acesso foi enviada ao cliente por e-mail" confirma o envio.

O e-mail segue para o endereço do contacto de cliente do projeto, usando o seu modelo de e-mail Ligação do portal do cliente. Define o assunto, o título e o corpo uma vez em Definições > Comunicação com o cliente > Correio eletrónico automático, e todos os envios para todos os clientes usam essa redação, com os dados do cliente e os seus preenchidos automaticamente.

Verificar o conteúdo do e-mail antes de enviar

O menu Portal do cliente oferece Aceder ao portal do cliente, Copiar ligação, Ligação de correio eletrónico para o cliente e o comutador Ativado. Para verificar o que o cliente vai receber antes de enviar:

1. Reveja o modelo Ligação do portal do cliente em Definições > Comunicação com o cliente > Correio eletrónico automático: o assunto, o título e o corpo.
2. Certifique-se de que o contacto de cliente do projeto tem o endereço de e-mail certo; é para lá que a Ligação de correio eletrónico para o cliente envia.
3. Para ver uma cópia totalmente composta, envie primeiro a ligação para o seu próprio endereço, como teste.

O envio usa o mesmo modelo, por isso a redação que definir em Correio eletrónico automático é exatamente o que o cliente recebe.

Alternativa: copiar a ligação para enviar pelo seu próprio canal

Para enviar a ligação por WhatsApp, SMS, pelo seu e-mail ou numa conversa com o cliente:

1. No menu Portal do cliente, clique em Copiar ligação.
2. A ligação completa fica na sua área de transferência. Uma notificação "Ligação copiada para a área de transferência" confirma.
3. Cole-a no canal que preferir.

Alternativa: pré-visualizar o que o cliente vai ver

1. No mesmo menu, clique em Aceder ao portal do cliente.
2. O portal abre num novo separador do navegador na vista do cliente, exatamente o que ele vai ver quando abrir a sua ligação.

Reenviar a ligação ou recuperar uma ligação perdida

Se o cliente disser que não recebeu o e-mail, o perdeu ou o apagou:

1. Clique de novo em Ligação de correio eletrónico para o cliente para reenviar o e-mail do portal para o mesmo endereço.
2. Ou clique em Copiar ligação e envie-a pelo canal que preferir.

Aplicar ao portal o seu logótipo, as suas cores e os seus textos

O portal recebe a sua identidade visual da identidade do seu Workspace. Configure-a uma vez e todos os clientes veem a sua marca no portal.

O seu logótipo e as suas cores

• O Logótipo define-se em Definições > Definições da empresa > Imagem de marca. O logótipo aí colocado aparece no cabeçalho de todas as páginas do portal e no modelo de e-mail da ligação.
• As cores da marca aplicam-se aos seus modelos de e-mail virados para o cliente e, onde o portal mostra apontamentos de marca, ao próprio portal. Para as atualizar, envie os seus códigos hexadecimais ao seu gestor de contas da Reonic. Consulte Configurar e-mails automáticos para os detalhes.
• Logótipo de parceiro de cooperação — se trabalha com um parceiro de co-branding, existe um tratamento de duplo logótipo "Em colaboração com". Fale com o seu gestor de contas da Reonic.

Assunto e corpo do e-mail

A ligação em que o cliente clica chega num e-mail. Pode editar por completo o assunto, o título e o corpo para o seu Workspace:

1. Abra Definições > Comunicação com o cliente > Correio eletrónico automático.
2. Escolha o evento Ligação do portal do cliente.
3. Edite o assunto, o título e o corpo com a sua redação. Uma legenda apenas de leitura ao lado do editor lista os campos de personalização (nome do cliente, nome da empresa, e assim por diante) que pode incluir; escreva-os no texto onde quiser que apareçam.
4. Guarde.

Todos os e-mails de ligação ao portal futuros passam a usar a sua redação. Consulte Configurar e-mails automáticos para a referência completa do editor e dos campos de personalização.

A própria página do portal

A página em que o cliente aterra (os títulos Visão geral do seu projeto, Documentos, Marcações, Pedidos de ficheiros) usa texto de interface traduzido. É fornecida em 11 línguas (EN, DE, PL, FR, ES, PT, PT-BR, IT, SV, RO, NL) e adapta-se automaticamente à língua do cliente. Defina a língua do cliente ao nível do projeto ou do contacto.

Para pôr a sua própria mensagem de boas-vindas à frente do cliente, use o corpo do e-mail Ligação do portal do cliente. É a última coisa que o cliente lê antes de abrir o portal, por isso ponha aí a voz da sua marca e uma nota sobre o que esperar.

Mostrar um contacto da empresa em vez do comercial individual

Por predefinição, o portal mostra o Gerente de Contas Chave (Key Account Manager) atribuído ao projeto como contacto do cliente: o seu nome, fotografia, telefone e e-mail. Para mostrar antes um contacto geral da empresa (a sua caixa de suporte, o telefone do escritório):

1. Crie um utilizador geral "Suporte ao cliente" ou "Escritório" no seu Workspace com os dados de contacto que quer no portal (um número de telefone genérico, uma caixa partilhada como support@yourcompany.de, uma fotografia com o logótipo da empresa).
2. Atribua esse utilizador como Key Account Manager nos projetos em que quer o contacto genérico. Abra o projeto, edite o KAM atribuído e guarde.
3. O separador Visão geral do portal passa a mostrar o contacto genérico em vez do comercial individual.

Controlar que secções o cliente vê

O portal do cliente tem vários separadores navegáveis, apresentados acima da vista de entrada Visão geral. A maioria aparece quando os dados que lhes estão por baixo existem, e não por um comutador ao nível do Workspace. (As perguntas frequentes aparecem dentro da vista Acompanhamento da instalação; ver a nota abaixo da tabela.)

• Visão geral — Sempre (vista de entrada) — Faixa de boas-vindas, morada do projeto, fotografia e dados de contacto do gestor de contas atribuído, o logótipo do seu instalador (e o do parceiro de cooperação, se configurado), descrição do estado da instalação
• Oferta — Residencial: se existir um pedido de assinatura. Comercial: se estiverem configuradas variantes comerciais — O PDF da oferta; a interface de assinatura digital no residencial (os clientes comerciais veem apenas contacto, KAM e ficheiros); vistas de documentos legais (condições gerais, formulário de cancelamento, política de anulação)
• Acompanhamento da instalação — Se tiver acrescentado descrições aos estados do seu projeto — Linha do tempo com os estados (Não iniciado / Em preparação / Em curso / Concluído), percentagem de conclusão, descrições e datas por estado. As perguntas frequentes configuradas aparecem aqui como pares de pergunta e resposta sob cada estado.
• Registo na rede — Apenas na Alemanha, e só se o registo na rede estiver ativo — Seguimento do progresso da Netzanmeldung. Se existirem um registo de PV e um de bomba de calor, uma lista pendente permite ao cliente alternar entre eles
• KfW Förderung — Apenas na Alemanha, e só depois de ter sido enviada ao cliente uma confirmação de subvenção — Linha do tempo da subvenção, uma superfície de conversa e uma área de carregamento onde o cliente carrega diretamente a KfW Förderbestätigung. A Reonic envia-lhe um e-mail quando isso acontece.
• Os meus ficheiros — Se existirem ficheiros marcados como visíveis para o cliente — Documentos que carregou com o indicador Visível para o cliente ativo; descarregamento, mais miniaturas de pré-visualização para ficheiros de imagem, com vista ampliada ao clicar. Os ícones de tipo de ficheiro cobrem imagem, PDF, CSV e Excel
• Pedidos de ficheiros — Se tiver criado pelo menos um pedido de ficheiro — Áreas de carregamento para os documentos que pediu ao cliente (um mandato, um certificado, uma fotografia do contador); o cliente carrega-os diretamente no portal
• As minhas marcações — Se tiver criado eventos de calendário associados ao projeto com Mostrar ao cliente ativo — Visitas ao local, inspeções, dias de instalação; título, descrição, data, local

Esconder secções que o cliente não deve ver

As secções aparecem quando os dados por baixo existem, por isso, para impedir que um separador apareça, controle os seus dados:

• Esconder o separador Oferta — não envie um pedido de assinatura no projeto. Sem ele, os clientes residenciais não veem separador Oferta.
• Esconder Os meus ficheiros — defina todos os ficheiros que carrega com Visível para o cliente: desligado. Tudo o que ficar visível aparece no separador.
• Esconder Pedidos de ficheiros — não crie pedidos de ficheiros no projeto, ou conclua ou cancele os que já criou.
• Esconder As minhas marcações — deixe Mostrar ao cliente desligado em todos os eventos de calendário do projeto. Os eventos de calendário são internos por predefinição; o cliente só vê os eventos que você incluir explicitamente.
• Esconder Acompanhamento da instalação — deixe as descrições por estado vazias. Sem texto descritivo, a linha do tempo não aparece.

Visibilidade dos preços em projetos comerciais

Nos projetos comerciais, o portal mostra o seu contacto, o gestor de contas atribuído, os ficheiros e as marcações, sem dados de variantes, preços por linha, discriminação completa de custos, detalhe de subvenções nem apelo à assinatura. Para comparar variantes lado a lado com um cliente comercial, envie-lhe o PDF da oferta diretamente; a comparação de variantes dentro do portal é uma vista do lado do instalador.

Nos projetos residenciais, a visibilidade dos preços no PDF da oferta segue a sua configuração de PDF de oferta em Definições > Planeamento e oferta > Páginas e design. O portal mostra o PDF que enviou ao cliente para assinatura, com as secções que ativou no seu Workspace.

O que o cliente pode fazer no portal

O portal é sobretudo de leitura. O cliente pode:

• Assinar a sua oferta (só no residencial: desenhar uma assinatura no ecrã, carregar uma imagem de assinatura, ou aceitar o carregamento que você fez do PDF assinado em papel). Depois de assinada, essa variante fica bloqueada. Para registar uma alteração depois da assinatura, bifurque a oferta numa nova variante e envie um novo pedido de assinatura.
• Retirar um contrato assinado (só no residencial, e apenas quando o tiver ativado). Se tiver ativado a Rescisão do contrato pelo cliente em Definições > Definições da empresa > Caraterísticas, a vista da oferta assinada mostra ao cliente uma ligação Retirar o contrato por variante, enquanto ele estiver dentro do prazo que definiu (14 dias por predefinição). Ver Contratos assinados e o prazo de resolução abaixo.
• Carregar documentos que pediu através dos pedidos de ficheiros. O cliente pode substituir um carregamento recente durante pouco tempo; depois disso o carregamento é definitivo, a menos que crie um novo pedido de ficheiro.
• Carregar a KfW Förderbestätigung (apenas em projetos residenciais alemães de bomba de calor com subvenção) diretamente no separador KfW Förderung, depois de lhe ter enviado uma confirmação de subvenção. A Reonic envia-lhe um e-mail quando isso acontece.
• Descarregar tudo o que partilhou — a oferta assinada, os documentos do separador de ficheiros e os PDF assinados de assinaturas anteriores.

O portal mostra o único projeto que partilha com o cliente. Para tudo o que o cliente queira discutir (uma contraproposta, o adiamento de uma marcação), ele contacta-o diretamente por e-mail ou telefone.

A ligação segue para um endereço de e-mail — o do contacto de cliente do projeto. Para partilhar o portal com um cônjuge, companheiro ou responsável financeiro, reencaminhe o e-mail a partir da sua caixa ou altere o endereço no projeto antes de enviar a ligação.

Contratos assinados e o prazo de resolução

Assinar bloqueia uma variante para edição. Que o cliente possa ainda assim resolver o contrato depois disso depende de uma única definição do Workspace.

Por predefinição, um contrato assinado fica assinado e o cliente não tem uma ação própria de resolução. Se ativar a Rescisão do contrato pelo cliente em Definições > Definições da empresa > Caraterísticas (só no residencial), a Reonic dá aos clientes residenciais um prazo legal de resolução:

1. Abra Definições > Definições da empresa > Caraterísticas e ative a Rescisão do contrato pelo cliente.
2. Defina o prazo de resolução em dias. A predefinição é 14. Para clientes alemães, descer abaixo de 14 dias fica aquém do mínimo legal, e a Reonic avisa-o.
3. A partir daí, todas as ofertas residenciais assinadas mostram ao cliente uma ligação Retirar o contrato por variante na vista da oferta assinada, enquanto ele estiver dentro do prazo.

Quando um cliente resolve o contrato:

• Um diálogo de confirmação avisa-o de que a ação não pode ser anulada e de que ainda está dentro do prazo.
• A Reonic marca o PDF assinado como retirado, regista a resolução no feed de atividade do projeto e envia dois e-mails: uma confirmação ao cliente e um aviso ao gestor de contas atribuído.
• A vista da oferta assinada do cliente passa a mostrar "Retirou este contrato" com a data e hora.
• O seu cartão de kanban e a vista Finalizar mostram um selo Retirado pelo cliente assim que todas as variantes assinadas do projeto estiverem retiradas.

Como é que um cliente abre o seu portal

O cliente abre o portal diretamente a partir da ligação que lhe envia. O cliente:

1. Abre a ligação no seu e-mail (ou qualquer ligação que lhe tenha sido reencaminhada).
2. O portal carrega com a sua identidade visual, os dados do projeto do cliente e os separadores certos consoante o que configurou.
3. O cliente usa o que lá está (assinar, carregar, descarregar, percorrer a linha do tempo) e fecha o separador.
4. Da próxima vez que precisar do portal, reabre o seu e-mail e abre de novo a ligação.

O portal mantém-se disponível enquanto estiver ativado no projeto. Para terminar o acesso, desative o portal (ver Desativar o portal abaixo).

Mostrar automaticamente determinados documentos (como um mandato) no portal

Os documentos aparecem no portal de um projeto porque você os pôs nesse projeto. Funcionam dois padrões:

• Carregamento por projeto — carregue o documento (um mandato, um certificado, uma ficha de informação geral) no separador Ficheiros do projeto e marque-o como Visível para o cliente. Aparece no separador Os meus ficheiros do cliente.
• Modelo de pedido de ficheiro — se pede regularmente ao cliente o mesmo tipo de documento (um mandato assinado, uma fotografia do contador, uma certidão de propriedade), crie um modelo de pedido de ficheiro em Definições > Comunicação com o cliente > Modelos para pedidos de ficheiros. Quando desencadeia um pedido de ficheiro num projeto, o cliente vê uma área de carregamento no separador Pedidos de ficheiros do seu portal, com a redação e os tipos de ficheiro que definiu à partida.

Para anexar previamente documentos comuns a todos os projetos novos, acrescente o ficheiro ou o pedido como parte do seu fluxo de criação em kanban, na configuração do projeto.

Mostrar confirmações de encomenda e faturas no portal

As confirmações de encomenda e as faturas são criadas no fluxo de oferta e de faturação, do seu lado:

• As confirmações de encomenda são geradas depois de a oferta ser assinada e enviadas a partir do separador Confirmação de encomenda da oferta.
• As faturas são geradas e enviadas pelo fluxo de faturação (fatura completa, fatura parcial, e assim por diante). A Reonic envia o PDF ao cliente por e-mail diretamente.

Para mostrar estes documentos no portal, carregue-os no separador Ficheiros do projeto e marque Visível para o cliente. Passam a aparecer no separador Os meus ficheiros do cliente, ao lado da oferta assinada.

O cliente não encontra a sua oferta no portal

Se o seu cliente disser que a oferta não aparece no portal:

1. Confirme que o portal está ativado — abra o projeto, abra o menu Portal do cliente e confirme que o comutador Ativado está ligado. Se estiver desligado, o cliente está a ver a mensagem "esta página não está partilhada".
2. Confirme que existe um pedido de assinatura — o separador Oferta aparece depois de ter enviado um pedido de assinatura a partir da oferta. Envie para assinatura e peça ao cliente que recarregue a página.
3. Confirme que o cliente está a usar a ligação mais recente — cada projeto tem a sua própria ligação. Se abriu um e-mail antigo, vê o projeto antigo. Reenvie a Ligação de correio eletrónico para o cliente para que tenha a ligação atual.
4. Confirme que está no projeto certo — um cliente com vários projetos (uma instalação de PV mais uma substituição por bomba de calor) tem várias ligações de portal. Confirme que está a abrir a ligação do projeto certo.

Enviar um relatório comercial quando o portal não está ativado

Para clientes comerciais em que prefere dispensar o portal (o cliente prefere receber só o PDF, ou o seu processo comercial não passa pelo portal):

1. Gere o PDF da oferta comercial a partir da página de oferta do projeto, com todas as secções que configurou.
2. Envie o PDF diretamente ao cliente a partir da sua caixa de correio, ou pelo fluxo de envio de PDF da oferta.
3. Salte a ativação do portal; o cliente não vê nenhuma ligação de portal.

Pode na mesma registar assinaturas no projeto (carregamento de assinatura em papel), gerar faturas e conduzir o resto do fluxo de trabalho. O portal é uma superfície de entrega, não um requisito.

Mostrar marcações de aconselhamento no portal

Os eventos de calendário aparecem no separador As minhas marcações do cliente quando se verificam duas condições:

1. O evento está associado ao projeto (um projeto com acesso ao portal).
2. O evento tem Mostrar ao cliente ativo, além de um título e uma descrição visíveis para o cliente.

Para tornar um aconselhamento visível ao cliente:

1. Abra o projeto e vá ao separador de calendário ou de marcações.
2. Crie ou abra o evento do aconselhamento.
3. Preencha os campos Título para o cliente e Descrição para o cliente (distintos do título e da descrição internos que a sua equipa usa).
4. Ative Mostrar ao cliente.
5. Guarde.

O separador As minhas marcações do cliente passa a mostrar o aconselhamento em Eventos futuros, com o título e a descrição que escreveu para ele.

Desativar o portal

Quando o projeto estiver totalmente entregue, o cliente já não precisar de acesso, ou quiser terminar a sua vista por qualquer outro motivo:

1. Abra o projeto.
2. Abra o menu Portal do cliente e desative o Ativado.
3. Confirme na janela de desativação.

A ligação do cliente deixa de funcionar de imediato; ele passa a ver a mensagem "esta página não está partilhada". Pode reativar a qualquer momento com o mesmo comutador.

Vale a pena saber

• O portal é por projeto, não por cliente. Um cliente com vários projetos (instalação de PV, bomba de calor e um contrato de manutenção separado) vê uma ligação de portal diferente para cada projeto.
• Os clientes comerciais veem um portal mais reduzido do que os residenciais. Nos projetos comerciais as ofertas são assinadas presencialmente, por isso a vista do cliente comercial mostra contacto, gestor de contas, ficheiros e marcações (sem assinatura no portal, sem registo na rede e sem comparação de variantes).
• O portal mantém-se disponível até o desativar. Desative-o como parte do fecho do projeto.
• O portal é alojado pela Reonic. O seu logótipo e as suas cores são a camada de marca branca; alojá-lo no seu próprio domínio não faz parte disto.
• A recolha de ficheiros passa pelos pedidos de ficheiros. O separador Ficheiros do cliente é apenas de leitura; crie um pedido de ficheiro para que ele carregue algo.
• O portal é web e funciona em telemóvel. Os clientes abrem-no no navegador do telemóvel; não há uma aplicação separada para o proprietário descarregar.
• As ofertas assinadas são definitivas. Depois de o cliente assinar uma variante, essa variante fica bloqueada. Para registar uma alteração depois da assinatura, bifurque a oferta numa nova variante e envie um novo pedido de assinatura. A única exceção é o prazo de resolução: com a Rescisão do contrato pelo cliente ativa, um cliente residencial pode resolver o seu próprio contrato assinado dentro do prazo que definiu (ver Contratos assinados e o prazo de resolução).

Última atualização a 12 de outubro de 2026