Kanban-borden configureren

De Kanban-borden van Reonic vormen de visuele ruggengraat van je pijplijn. Elk project, residentieel of commercieel, staat in precies één kolom op precies één bord, en je team verplaatst het door de kolommen naarmate het vordert van aanvraag via ondertekende offerte tot voltooide installatie. Nieuwe accounts krijgen vooraf ingestelde, verstandige standaarden. Deze handleiding laat je zien hoe je die standaarden op je proces afstemt, parallelle borden toevoegt voor verschillende verkoopaanpakken, bepaalt wat er op elke kaart staat en de dagelijkse pijplijnhandelingen uitvoert die je team nodig heeft.

Voordat je begint

• Je hebt de rol Admin nodig om borden te configureren: statussen toevoegen, hernoemen, herschikken of verwijderen, kaartinstellingen bewerken en tags beheren kan alleen een admin. Editors en accountmanagers kunnen kaarten verplaatsen, maar de structuur van het bord niet wijzigen.
• Bepaal welk gebied je als eerste wilt configureren: Aanvragen / Leads, Offertes of Installaties. Elk gebied heeft zijn eigen borden.
• Bepaal of je binnen een gebied aparte Residentieel- en Commercieel-borden nodig hebt. Die configureer je los van elkaar.
• Ben je van plan meerdere parallelle borden toe te voegen (bijvoorbeeld PV direct vs. warmtepomp via partner), schets dan eerst de kolomnamen. Later hernoemen kan prima, maar vooraf plannen scheelt dubbel werk.
• Plan in deze volgorde voordat je ergens op klikt: (1) welk gebied en of je zowel een residentiële als een commerciële variant nodig hebt, (2) de kolomnamen per gebied, als toestanden en niet als acties, (3) een conversieratio in procenten per kolom, (4) welke kaartvelden je wilt tonen, (5) de inactiviteitsdrempels voor tip en waarschuwing in dagen, (6) een startset tags. Stap 1 tot en met 3 gelden per bord; stap 4 tot en met 6 gelden voor de hele Workspace.
• Kanban-wijzigingen gelden voor elke gebruiker in je Workspace zodra die de pagina opnieuw laadt. Wat jij opslaat, ziet je team.

Instellingen voor Kanban-borden openen

1. Klik op Instellingen linksonder in het Portal.
2. Open in de zijbalk van Instellingen Kanban-borden en daarna de pagina Board management (bordbeheer). Een aparte pagina Kaartconfiguratie (wat er op elke tegel staat) valt onder dezelfde categorie Kanban-borden.
3. Gebruik op Board management de tabbladen Residentieel / Commercieel om te wisselen tussen je residentiële en commerciële borden.
4. Gebruik binnen elk tabblad de gebiedskiezer om te wisselen tussen Aanvragen / Leads, Offertes en Installaties. Elk gebied heeft zijn eigen borden.

Een nieuw bord aanmaken

Je kunt per gebied meer dan één bord gebruiken. Bijvoorbeeld één offertebord voor directe verkoop en een ander voor offertes die via een partnerkanaal lopen.

1. Open Instellingen > Kanban-borden en kies het gebied (bijvoorbeeld Offertes).
2. Kies of je werkt aan Residentieel of Commercieel.
3. Klik op Nieuw bord.
4. Voer de bordnaam in (bijvoorbeeld Offertes – Partnerkanaal) en eventueel een beschrijving. De beschrijving verschijnt als tooltip in de bordkiezer.
5. Klik op Opslaan.

Het bord begint met één standaardkolom Nieuw. Voeg daarna de rest van je kolommen toe (zie Statussen toevoegen, hernoemen en herschikken hieronder).

Wisselen tussen borden

Heb je meerdere borden in een gebied, dan toont het Kanban-hoofdscherm (bijvoorbeeld Projecten > Offertes) bovenaan een bordkiezer. Wisselen tussen borden gebeurt per gebruiker: elk lid van je team kiest zelf naar welk bord hij of zij op dat moment wil kijken.

Statussen toevoegen, hernoemen en herschikken

Statussen zijn de kolommen op je bord. Elke status staat voor een stap die een project doorloopt.

1. Klap in Instellingen > Kanban-borden het bord uit dat je wilt bewerken.
2. Klik op Bewerken om de bewerkmodus van dat bord te openen.
3. Klik op Nieuwe status om aan het eind een kolom toe te voegen.
4. Voer de naam van de status in (die verschijnt op het bord) en eventueel een interne beschrijving.
5. Wil je een bestaande status hernoemen, klik dan op de naam en bewerk die ter plekke.
6. Wil je herschikken, pak dan de sleepgreep met drie streepjes links van een rij en zet die neer waar je hem wilt hebben.
7. Klik op Opslaan als je klaar bent. De wijzigingen zijn meteen zichtbaar voor je team.

Een status verwijderen

1. Klik in de bewerkmodus van het bord op het prullenbakpictogram naast een status.
2. Staan er nog projecten in die status, dan blijft de knop Verwijderen uitgeschakeld (met de hint "There are still items in this status", er staan nog items in deze status). Verplaats die projecten eerst zelf naar een andere status; zodra de status leeg is, wordt Verwijderen beschikbaar.
3. Bevestig.

Rapporten die vóór het verwijderen zijn gemaakt, blijven correct. Het enige dat verwijderen blokkeert, zijn projecten die nog in de status staan.

Conversieratio's instellen voor pijplijnprognoses

Elke status heeft een optionele conversieratio: de kans (0 tot 100%) dat een project in die status uiteindelijk als Gewonnen wordt gesloten. Reonic gebruikt die om de gewogen pijplijnwaarde in je rapporten te berekenen.

1. Klap in Instellingen > Kanban-borden het bord uit en klik op Bewerken.
2. Voer voor elke status de conversieratio in als percentage (bijvoorbeeld 25% voor een vroege verkenningsstatus, 90% voor een status "mondeling ja, wacht op handtekening").
3. Laat het veld leeg bij statussen waarvoor een kans geen betekenis heeft (bijvoorbeeld Gesloten-Gewonnen, Gesloten-Verloren, In de wacht).
4. Klik op Opslaan.

De tegel gewogen pijplijnwaarde telt (dealwaarde × conversieratio) op over elk openstaand project op het bord. Zo beantwoorden prognosemakers de vraag "hoeveel omzet zit er in de funnel, gecorrigeerd voor risico?"

Zodra conversieratio's zijn ingesteld, toont elke Kanban-kolom bovenaan optionele kolomsamenvattingen:

• Number of deals (aantal deals) – hoeveel projecten er in deze kolom staan.
• Totaal – de totale dealwaarde van de kolom.
• Gemiddelde – de gemiddelde dealwaarde.
• Weighted sum (gewogen totaal) – het totaal vermenigvuldigd met de conversieratio van de kolom.
• Average weighted sum (gemiddeld gewogen totaal) – het gemiddelde van de gewogen waarden.

Gebruik ze om het bord in één oogopslag te lezen en je pijplijn kolom voor kolom te modelleren. Dezelfde conversieratio's voeden het Dashboard van de Workspace voor KPI's over de hele funnel (gewonnen projecten, dealwaarde, conversiepercentages), en de activiteitenfeed per project legt elke statuswijziging vast als audittrail.

Een bord aan een gebied koppelen (Lead, Offerte, Installatie)

Borden worden bij het aanmaken aan een gebied gekoppeld en kunnen daarna niet meer worden omgezet. Het gebied bepaalt welke fase van de levenscyclus het bord weergeeft:

• Aanvragen / Leads – binnenkomende aanvragen, nog zonder offerte. Projecten komen hier binnen via webformulieren, leadintegraties of handmatige invoer.
• Offertes – projecten waarvoor een offerte wordt opgesteld. Kaarten staan voor lopend offertewerk; Gesloten-Gewonnen gaat door naar Installaties, terwijl Gesloten-Verloren de actieve pijplijn verlaat als eindtoestand (sluiten staat los van archiveren – zie Een project archiveren hieronder).
• Installaties – ondertekende projecten in uitvoering. De Kanban stuurt hier de operationele overdracht aan (planning, installatie, inbedrijfstelling).

Het gebied van het bord bepaalt:

• Welke projecten erop verschijnen – alleen projecten in de bijbehorende fase van de levenscyclus.
• Welke automatische overgangen er plaatsvinden – bijvoorbeeld: het ondertekenen van een offerte verplaatst het project automatisch van Offertes naar Installaties; de bestemming is het standaardbord van dat gebied.
• Welke rechten verplaatsingen afschermen – verplaatsen tussen gebieden (bijvoorbeeld van Offertes naar Installaties) vereist de gebruikersrechten Move-to-Offer (naar offerte verplaatsen) en Move-to-Installation (naar installatie verplaatsen), in te stellen onder Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Gebruikers & Teams.

Heb je voor een project een ander bord nodig dan de standaardbestemming, kies het dan in de bordkiezer zodra het project in het nieuwe gebied is aangekomen.

Instellen wat er op elke kaart staat

De kaartweergave staat op de pagina Kaartconfiguratie (Instellingen > Kanban-borden > Kaartconfiguratie), een aparte pagina onder dezelfde categorie Kanban-borden. Die bepaalt elke kaart op elk bord.

1. Open Instellingen > Kanban-borden > Kaartconfiguratie.
2. Zet Show customer address (klantadres tonen) aan om de straat en plaats van het project onder de projectnaam te tonen.
3. Stel de inactiviteitsdrempels voor vastgelopen deals in die de badges Tip / Waarschuwing op de kaart aansturen.
4. Klik op Opslaan.

De kaart toont altijd de projectnaam en de Project-ID, plus het klantadres als je dat hebt ingeschakeld.

Drempels voor tip en waarschuwing op kaarten instellen

Kaarten kunnen een gele badge Tip of een rode badge Waarschuwing tonen als een project al een tijd niet is aangeraakt. Zo komen vastgelopen deals boven.

1. Zoek onder Kaartconfiguratie naar Inactivity thresholds (inactiviteitsdrempels).
2. Stel Hint threshold (drempel voor Tip) in dagen in (bijvoorbeeld 14 dagen). Kaarten die zo lang niet zijn aangeraakt, krijgen een subtiele gele markering.
3. Stel Warning threshold (drempel voor Waarschuwing) in dagen in (bijvoorbeeld 30 dagen). Kaarten die zo lang niet zijn aangeraakt, krijgen een opvallende rode markering.
4. Dezelfde drempels gelden voor achterstallige taken op de kaart.
5. Klik op Opslaan.

Projecten taggen om het bord te filteren

Tags zijn labels die je binnen de Workspace definieert en aan elk project kunt hangen – PV, Warmtepomp, Webinar, Terugkerende klant, alles wat je helpt het bord op te delen.

1. Open Instellingen > Kanban-borden > Kaartconfiguratie.
2. Scrol naar Tags.
3. Klik op Nieuwe tag.
4. Voer de tagnaam in en kies een kleur uit het palet.
5. Klik op Opslaan.

Zo wijs je tags toe aan een project:

1. Open het project (vanaf het bord of via zoeken).
2. Klik in de projectkop op + Tag.
3. Kies een of meer tags in de kiezer. Een project kan meerdere tags hebben.

Zo filter je het bord op tag:

1. Open het Kanban-bord (bijvoorbeeld Projecten > Offertes).
2. Klik bovenaan het bord op het tagfilter.
3. Vink de tags aan die je wilt zien. Het bord wordt opnieuw opgebouwd met alleen de overeenkomende projecten.

Een project naar een andere status verplaatsen

In het dagelijks werk besteedt je team de meeste Kanban-tijd aan het verplaatsen van kaarten van de ene kolom naar de volgende.

1. Open het Kanban-bord (bijvoorbeeld Projecten > Offertes).
2. Pak de projectkaart met je muis (of je vinger op touchscreens).
3. Sleep hem naar de doelkolom.
4. Laat hem los. Reonic slaat de statuswijziging meteen op en legt die vast in de activiteitenfeed van het project.

Een project terugzetten van Installatie naar Offerte

Soms wordt een project te vroeg doorgezet (te vroeg ondertekend, de klant bedenkt zich, de scope verandert). Heb je het recht daarvoor, dan kun je het terugzetten naar een ander gebied.

1. Open het project vanaf het bord Installaties of het bord Offertes.
2. Klik in de projectkop op de statusdropdown.
3. Kies de doelstatus, ook een status in een ander gebied, als je rol het recht Move-to-Offer heeft.
4. Bevestig de verplaatsing.

Het project verdwijnt van het bord Installaties en verschijnt weer op het bord Offertes, in de gekozen kolom. De activiteitenfeed legt de verplaatsing vast met tijdstempel en de gebruiker die het deed. De ondertekende offerte blijft ondertekend (zie Een gesloten project heropenen hieronder voor wat vergrendeld is en wat niet).

Meerdere projecten tegelijk verplaatsen

Projecten verplaats je één voor één: open een project (of sleep de kaart) en wijzig de status afzonderlijk. Bij een grote reorganisatie werk je de projecten één voor één af vanuit hun projectkop.

Projecten toewijzen en opnieuw toewijzen

Elk project heeft een toegewezen persoon (meestal de verantwoordelijke accountmanager of installateur).

1. Open het project vanaf het bord.
2. Klik in de projectkop op het veld Assignee (toegewezen persoon).
3. Kies een gebruiker in de dropdown. Alleen gebruikers in je Workspace verschijnen.
4. Sla op.

Wijs elk project afzonderlijk opnieuw toe vanuit de projectkop. Voor een grote overdracht vraag je je Reonic-accountmanager naar de mogelijkheden.

Een project sluiten – Gewonnen of Verloren

Een project sluiten zet het vast in een eindtoestand en haalt het uit je actieve pijplijnweergave.

Sluiten als Gewonnen

1. Open het project vanaf het Kanban-bord.
2. Klik in de projectkop op de statusdropdown.
3. Kies Gesloten-Gewonnen (of je eigen equivalente eindstatus).
4. Bevestig.

Voor offerteprojecten is ondertekenen de nettere route: zodra de klant de offerte ondertekent, zet Reonic het project automatisch op Gewonnen en verplaatst het naar het bord Installaties (mits je het recht Move-to-Installation hebt). Handmatig Gesloten-Gewonnen is bedoeld voor gevallen waarin het project buiten Reonic is gewonnen (bijvoorbeeld een papieren contract) of waarin de ondertekeningsflow niet is gebruikt.

Sluiten als Verloren

1. Open het project vanaf het Kanban-bord.
2. Klik in de projectkop op de statusdropdown.
3. Kies Gesloten-Verloren (of je eigen equivalente eindstatus).
4. Voer eventueel een verliesreden in bij de vraag die verschijnt (bijvoorbeeld Prijs te hoog, Gekozen voor concurrent, Klant heeft uitgesteld).
5. Bevestig.

Verliesredenen voeden de rapportage over verliesredenen. Ze zijn het eenvoudigste signaal dat je hebt voor de vraag waarom verlies ik deals? Vul ze eerlijk in.

Een gesloten project heropenen

Een project met Gesloten-Gewonnen of Gesloten-Verloren kun je heropenen, met kanttekeningen over wat vergrendeld is en wat niet.

1. Open het project via het filter Gesloten van het bord (schakelaar bovenaan het bord) of via de globale zoekfunctie.
2. Klik in de projectkop op de statusdropdown.
3. Kies een willekeurige status die geen eindstatus is. Verplaats je naar een ander gebied, dan heb je het bijbehorende gebruikersrecht nodig.
4. Bevestig.

Wat wordt ontgrendeld en wat blijft vergrendeld:

• De status van het project wordt wat je hebt gekozen.
• Het project verschijnt weer op het actieve Kanban-bord.
• De ondertekende offertevariant blijft ondertekend, en de pdf ervan blijft in de bestanden van het project.
• Al uitgegeven facturen blijven uitgegeven. Hun status staat los van de projectstatus.
• Eerder ingevoerde verliesredenen blijven in het dossier staan; wordt het project opnieuw gesloten, dan wordt je om een nieuwe reden gevraagd.

Een gewonnen project afhandelen dat niet kan worden gebouwd

Een specifiek randgeval: een project staat op Gesloten-Gewonnen, maar uit technische beoordeling blijkt dat het niet kan worden gebouwd (bijvoorbeeld een constructief ondeugdelijk dak, of een geweigerde netaansluiting). Je opties:

1. Verplaats het naar een eigen status *In de wacht* als je die hebt toegevoegd. De deal blijft geregistreerd als gewonnen, de installatie staat stil en je audittrail blijft behouden.
2. Zet het terug naar Offerte en voeg een nieuwe variant toe met de gecorrigeerde scope. De klant ondertekent de nieuwe variant; de installatie gaat verder op basis daarvan.
3. Zet het project op *Gesloten-Verloren met de reden Niet haalbaar* zodra de klant akkoord gaat. De ondertekende pdf blijft bewaard als historisch document.

Voeg een status In de wacht toe aan je bord als dit vaak voorkomt. Het is een handige tussenstap die in rapporten beter leest dan Verloren.

Beperken welke borden elke gebruiker ziet

Standaard ziet elke gebruiker in de Workspace elk bord in elk gebied. Wil je dat managers alle borden zien en accountmanagers alleen hun toegewezen projecten – of wil je de zichtbaarheid verdelen tussen een PV-team en een warmtepompteam – gebruik dan twee knoppen:

• Weergave "Assigned to me" (aan mij toegewezen) per gebruiker op de Kanban – elk Kanban-scherm heeft bovenaan een filter op gebruiker / toegewezen persoon; elke accountmanager kiest zichzelf (weergegeven als "Me") om alleen de kaarten te zien waarbij hij of zij in de lijst met toegewezen gebruikers staat (rechtstreeks of via een team). Het bord zelf blijft zichtbaar; alleen de kaarten worden gefilterd. Dit is het lichtste patroon.
• Projecten per team toewijzen – wijs projecten toe aan een team in plaats van aan afzonderlijke gebruikers, dan ziet elk lid van dat team die kaarten op hetzelfde bord. In combinatie met het filter Assigned to me krijg je een duidelijke scheiding tussen teams zonder aparte borden.

De patronen hierboven gebruiken toewijzing plus filteren om elke gebruiker op zijn of haar eigen werk te richten. Wil je teams gescheiden houden, gebruik dan twee borden in hetzelfde gebied en spreek met elk team af welk bord het kiest.

Projecten op een bord filteren op adviseur en periode

Met de filterbalk boven de kolommen verklein je wat er wordt getoond:

1. Open het Kanban-bord.
2. Klik bovenaan het bord op Filters.
3. Kies de Assignee (adviseur / accountmanager) die je wilt zien.
4. Kies een datumbereik – aanmaakdatum, datum van laatste bewerking of ondertekeningsdeadline, afhankelijk van de datum waarop je filtert.
5. Combineer eventueel met de filters Tag en Leadbron.

Het bord wordt opnieuw opgebouwd met alleen de overeenkomende kaarten. Het filter geldt per gebruiker en per sessie; het wordt gereset als je de pagina opnieuw laadt, dus stel het elke keer opnieuw in. Voor de pijplijn van één adviseur over een kwartaal filter je de lijstweergave op toegewezen persoon en datumbereik, of haal je de gegevens op via de Reonic API.

Waarom een Kanban-kolom niet kan worden verwijderd

Probeer je een statuskolom te verwijderen en weigert Reonic dat, dan staan er projecten in de kolom die je vandaag niet op het bord ziet. Drie veelvoorkomende oorzaken:

• Een tagfilter verbergt kaarten – wis het tagfilter en de kaarten verschijnen weer in de kolom. Verplaats ze en verwijder daarna.
• Er staan gearchiveerde projecten in de kolom – gearchiveerde projecten verschijnen niet op het actieve bord, maar bezetten de status nog wel. Zet het filter Toon gearchiveerd aan, verplaats ze of archiveer ze opnieuw in de doelkolom, en verwijder daarna.
• Er staan gesloten projecten (Gewonnen / Verloren) in de kolom – zet bovenaan het bord het filter Gesloten aan om ze te tonen, en verplaats ze of accepteer dat ze in de doelstatus blijven.

Reonic weigert een kolom met projecten te verwijderen om je audittrail te beschermen. Verplaats eerst elk project; daarna lukt het verwijderen.

Wat er met je offertes gebeurt als je een Kanban-bord verwijdert

Een Kanban-bord verwijderen is een handeling op bordniveau. De offertes en projecten erin blijven intact.

• De projecten zelf blijven intact – hun gegevens, ondertekende pdf's, bestanden en activiteitenfeed blijven allemaal bewaard.
• Verplaats eerst elk project van het bord. Reonic verwijdert een bord pas als het leeg is. Kies voor elk betrokken project een doelbord (in hetzelfde gebied) voordat het verwijderen lukt.
• De geschiedenis van het bord waarop een project stond, blijft bewaard in de activiteitenfeed van het project – je kunt op elk moment terugzien waar het stond.
• Rapporten die vóór het verwijderen zijn gemaakt, blijven correct – overzichten op bordniveau (gewogen pijplijn, conversiepercentage) worden opnieuw berekend over de resterende borden.

De interne notities van een project zichtbaar maken op de Kanban-kaart

De Kanban-kaart toont de projectnaam en -ID, het klantadres (indien ingeschakeld, op residentiële borden) en de badges voor vastgelopen deals. Vrije interne opmerkingen staan in het project, niet op de kaart. Om notitieachtige context op de kaart te krijgen, gebruiken teams deze patronen:

• Gebruik tags als korte labels – tag het project met een aanduiding van één woord (bijvoorbeeld Warme lead, Opvolgen, Partner beslist mee). Op tags kun je filteren.
• Zet de belangrijkste context in de projectnaam – de projectnaam staat altijd op de kaart. Zet er een korte aanwijzing voor of achter: PV – locatiebezoek gepland.
• Open het project vanaf de kaart om de volledige interne opmerking en de activiteitenfeed te lezen. In het dagelijks werk scannen verkopers het bord voor triage en openen ze de projecten die nadere aandacht nodig hebben.

Een project of offerte terugvinden die je net hebt aangemaakt

Drie betrouwbare routes:

• Open de Kanban voor het gebied waarin je het hebt aangemaakt (Aanvragen / Offertes / Installaties). Nieuwe kaarten komen bovenaan de kolom Nieuw (of je equivalente eerste kolom) terecht.
• Open het contact van de klant via Contacten. Het gedeelte met gekoppelde projecten onderaan toont elk project van die klant, inclusief het project dat je net hebt aangemaakt.
• Gebruik de globale zoekfunctie bovenaan het Portal. Typ de naam van de klant, de Project-ID of een deel van het adres. Recent aangemaakte projecten zijn binnen enkele seconden vindbaar.

Staat het project op geen van deze plekken, controleer dan of er een verouderd filter op de Kanban staat (tag, toegewezen persoon, datumbereik) en controleer de schakelaars Gearchiveerd en Gesloten.

Een project archiveren – uit actieve weergaven halen

Archiveren verbergt een project in de actieve Kanban en actieve rapporten zonder gegevens te verwijderen.

1. Open het project vanaf de Kanban of de lijstweergave.
2. Klik in de projectkop op het menu More actions (meer acties, drie puntjes).
3. Klik op Archiveren.
4. Bevestig.

Het project verdwijnt van het actieve Kanban-bord, uit de standaardlijstweergave en uit de standaardscope van de rapporten op het CRM-dashboard. Je kunt gearchiveerde projecten ook uitsluiten van statistieken via de archiefschakelaar van het CRM-dashboard. De gegevens – bestanden, activiteitenfeed, ondertekende pdf's, facturen – blijven intact en opvraagbaar. Herstel het via de filterschakelaar Gearchiveerd plus de actie Herstellen.

Wil je een grote groep archiveren (bijvoorbeeld bij een migratie vanuit een oud CRM), neem dan contact op met je Reonic-accountmanager.

Een project uit je toewijzing of van de Kanban halen

Elk actief project staat op een bord, in een status. Wil je een project van je Kanban af hebben – per ongeluk aan jou toegewezen, of niet meer binnen jouw scope – dan geef je het een andere plek:

• Wijs het opnieuw toe – open het project, klik op het veld Assignee en kies een andere gebruiker. De kaart verdwijnt uit jouw weergave Assigned to me en verschijnt in die van de ander.
• Archiveer het – als het project echt klaar is en op geen enkele actieve Kanban meer hoort (zie Een project archiveren hierboven).
• Verplaats het naar een ander bord – heb je meerdere borden in het gebied, dan heeft de projectkop een bordkiezer; zet het project op een ander bord, zodat het van het jouwe verdwijnt.

Een project bewerken nadat het is ondertekend of verstuurd

De gestructureerde projectgegevens – klantcontact, projectadres, interne opmerkingen, toegewezen personen, tags – blijven bewerkbaar nadat een offerte is ondertekend of verstuurd. Wijzigingen in die velden werken door in volgende facturen, het bestandengedeelte van het project en de weergave in het klantportaal.

Wat na ondertekening vergrendeld is:

• De ondertekende offerte-pdf legt de gegevens en prijzen vast op het moment van ondertekening, en een latere wijziging van het projectadres herschrijft die niet.
• De regelitems, prijzen en componenten van de ondertekende offertevariant liggen vast. Wil je de prijs van een ondertekende deal wijzigen, splits dan af naar een nieuwe variant (zie de handleiding Offertes > Afronden) en laat die opnieuw ondertekenen.
• Al uitgegeven facturen hebben een status en inhoud die losstaan van wijzigingen in het project.

Voor wijzigingen in prijs of scope na ondertekening splits je af naar een nieuwe variant en laat je die opnieuw ondertekenen, in plaats van ter plekke te bewerken.

Welke variant meetelt in de statistieken als meerdere varianten zijn ondertekend

Heeft één project meerdere varianten en ondertekent de klant er meer dan één (zeldzaam, maar mogelijk – bijvoorbeeld PV plus warmtepomp, als bundel geprijsd en ondertekend), dan behandelt Reonic de variant die als installatieoptie is gemarkeerd als de variant die de statistieken bepaalt. Die variant:

• Telt mee in de berekeningen van de gewogen pijplijn en in rapporten over ondertekend volume.
• Vormt de basis voor de overdracht van de installatie aan het projectteam.
• Bepaalt de dealwaarde op dashboards.

De installatieoptie is standaard de eerst ondertekende variant. Wil je dat achteraf wijzigen, open dan de weergave Installatie van het project (Werkboek of Onderdelen bestellen) en gebruik de keuzelijst Te installeren variant om een andere variant te kiezen (of te dupliceren en te kiezen). Daarvoor heb je het recht Offer-Editor of Installation-Admin nodig.

De voortgang van commerciële en Mieterstrom-projecten (bewonersfacturering) volgen

Commerciële projecten en Mieterstrom-projecten (bewonersfacturering) gebruiken dezelfde Kanban-infrastructuur als residentiële projecten. De borden staan op dezelfde plek (Instellingen > Kanban-borden); kies in de gebiedskiezer Commercieel in plaats van Residentieel voordat je kolommen configureert.

Enkele bijzonderheden voor commerciële en Mieterstrom-projecten:

• Aparte borden, los van residentieel. Commercieel heeft eigen borden voor Aanvragen / Offertes / Installaties. Het configureren van residentiële kolommen heeft geen invloed op commerciële borden en omgekeerd.
• Commercieel heeft ook een taak-Kanban per project, los van de levenscyclus-Kanban, die in een geopende installatie staat onder het tabblad Projectbeheer. Dit is een taakbord om afzonderlijke werkpunten binnen één groot project te volgen (bijvoorbeeld vergunning, inkoop, installatie, inbedrijfstelling). Bij residentiële projecten gebruiken teams hiervoor checklists.
• Mieterstrom (elektriciteitsfacturering aan bewoners) is een commercieel projecttype – kies het in het veld Type wanneer je een nieuw commercieel project aanmaakt. Het gebruikt de standaard commerciële Kanban; wat verschilt, is het datamodel van het project (bewonerslijst, factureringsmodel, meetopzet), niet de levenscyclus. Zo maak je er een van begin tot eind aan: open Projecten > Aanvragen (of Offertes / Installaties, afhankelijk van waar je wilt beginnen), klik op Nieuw project, kies Commercieel en selecteer daarna in het veld Type van het project het projecttype Mieterstrom. Reonic toont dan tijdens het configureren de extra Mieterstrom-velden (bewonerslijst, factureringsmodel, meetopzet). De kaart komt net als elk ander project in de eerste kolom van het gebied op je commerciële bord terecht.

Goed om te weten

• Er zijn borden voor Aanvragen, Offertes en Installaties. Teams die service- of onderhoudswerk bijhouden, doen dat als aparte installatieprojecten of in externe tools.
• Conversieratio's sturen rapporten aan, geen werkprocessen. Ze voeden de tegel gewogen pijplijnwaarde en vergelijkbare prognosecijfers. Ze schermen geen overgangen af, starten geen automatiseringen en blokkeren geen verplaatsingen; het zijn puur metagegevens.
• Gesloten-Gewonnen en Gesloten-Verloren zijn de eindresultaten. De vooraf ingestelde borden koppelen de kolommen Gesloten-Gewonnen en Gesloten-Verloren aan die resultaten. Pas je iets aan, zorg dan dat ten minste één kolom aan Gewonnen en één aan Verloren is gekoppeld, zodat je pijplijn niet uit de pas loopt.
• Tags zijn visuele filters. Ze wijzigen geen rechten, starten geen automatiseringen en hebben geen invloed op rapporten.
• De schakelaar voor kaartinhoud is Show customer address (alleen op residentiële borden). Verder toont de kaart de projectnaam, de ID en de badges voor vastgelopen deals. Wat je wel kunt afstellen, zijn de inactiviteitsdrempels voor tip / waarschuwing.
• De app Mobiel toont monteurs een projectlijst en planning, niet de Kanban-weergave van de planner. Het visuele bord is er voor desktop en tablet.
• Statuswijzigingen blijven intern. Zet je een project op een nieuwe status, dan krijgt de klant daar geen melding van. De klant ziet statusbeschrijvingen op de eigen klantportaalpagina wanneer hij of zij die bezoekt. Wil je de klant rechtstreeks informeren, stuur dan buiten Reonic om een bericht.
• Pak je een kaart, dan laat Reonic zien waar die terechtkomt, maar niet wat de gevolgen zijn voor prijs, conversieratio of eigenaar. Open eerst het project als de verplaatsing gevolgen verderop heeft.
• De mappenstructuur van een project komt uit mapsjablonen. Mapsjablonen worden automatisch op nieuwe projecten toegepast; gebruik voor bestaande projecten Apply template (Toepassen van een sjabloon) op het tabblad Bestanden van het project, of voeg ad hoc mappen toe via + Nieuwe map. Mapsjablonen configureer je in Instellingen > Organisatie > Mapbeheer.
• Een residentieel project omzetten naar commercieel doe je door het opnieuw in te voeren. Residentieel en commercieel zijn aparte productlijnen met verschillende datamodellen, dus je maakt een nieuw commercieel project aan en neemt de relevante gegevens over.

Veelgestelde vragen

Waarom is een project uit mijn Kanban-kolom verdwenen? Drie veelvoorkomende redenen: (1) iemand heeft het naar een andere status verplaatst – bekijk het activiteitenlogboek van het project; (2) het is naar een ander gebied overgegaan (bijv. een ondertekende offerte die naar Installaties is verplaatst); (3) een tagfilter verbergt het. Wis eerst het tagfilter en controleer daarna het filter Gesloten als het project mogelijk is afgerond.

Kan ik privékolommen hebben alleen voor mijn team? Kanban-kolommen worden gedeeld binnen de Workspace. Wat er het dichtst bij komt, zijn tags (filter op de projecten van je team) en meerdere borden (een apart bord per team). Voor weergaven per gebruiker gebruik je het filter Assigned to me op het bord.

Kan ik een heel project dupliceren (inclusief de Kanban-status)? Heb je een kopie nodig voor een voor-en-navergelijking, neem dan contact op met je Reonic-accountmanager.

Hoe exporteer ik Kanban- of projectgegevens? Wil je projectgegevens exporteren, neem dan contact op met de supportchat.

Kan ik de dealwaarde van een project handmatig wijzigen? Ja – open het project, zoek het veld Dealwaarde (rechtsboven in de kop) en bewerk het. Het bepaalt de cijfers van de gewogen pijplijn op het dashboard. Wijzig je het na ondertekening, dan toont de ondertekende contract-pdf nog steeds het oorspronkelijke bedrag; het dashboard toont vanaf dat moment het nieuwe.

Kan ik een residentieel project omzetten naar commercieel (of andersom)? Residentieel en commercieel zijn aparte productlijnen met verschillende datamodellen. Maak een nieuw commercieel project aan en neem de gegevens over.

Waar voeg ik notities toe over een telefoongesprek met de klant? Op het tabblad Activiteit / Notities van het project – typ de notitie en sla op; die verschijnt in de chronologische feed van het project, zichtbaar voor iedereen met toegang tot het project.

Kan ik vanuit de Kanban de agenda's van mijn collega's zien? Niet rechtstreeks – de Kanban toont projecten, geen planning. Open daarvoor de Kalender of het Planningsbord (dat afspraken groepeert per persoon/team).

Waar stel ik de locatie van een project in? Op het tabblad Project → veld Locatie – voer een adres in (wordt automatisch gegeocodeerd) of zet een speld op de kaart. De locatie wordt gebruikt voor routeplanning, planning en de kaartweergave in het klantportaal.

Kan ik een gegenereerd rapport opslaan in de documenten van een project? Ja – het dialoogvenster voor het genereren van rapporten biedt de optie Opslaan in projectbestanden; vink die aan voordat je genereert, dan komt de pdf op het tabblad Bestanden van het project terecht.

Waar is een ondertekende offerte gebleven – hij staat niet meer in mijn offerteoverzicht? Wanneer een offerte wordt ondertekend, gaat het project naar Gesloten-Gewonnen en wordt het automatisch van het offertebord naar het installatiebord verplaatst (als je het recht Move-to-Installation hebt). Je vindt het onder Projecten > Installaties, of via het gedeelte met gekoppelde projecten van het contact. Staat het daar niet, controleer dan het filter Gesloten op het offertebord.

Waar vind ik tijdregistratie? Reonic heeft een eigen onderdeel Tijdregistratie – leg registraties vast via een timer of handmatig, koppel ze aan projecten en exporteer ze met de knop Excel exporteren in de lijst met registraties. Zie de handleiding over tijdregistratie.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026