Werkboek

Het Werkboek is een tabblad in elke installatie, naast Basic (basisgegevens: naam, status, locatie), Onderdelen bestellen, Netregistratie, Subsidie en Overdracht. Het leest de variant uit die je als te installeren variant hebt ingesteld, zodat de onderdelenlijst en de lay-out rechtstreeks uit het aanbod komen in plaats van opnieuw te worden ingevoerd. Werk je de variant bij, dan wordt het Werkboek ook bijgewerkt.

Voordat je begint

• Het Werkboek is bedoeld voor residentiële installaties. Commerciële installaties werken vanuit de tabbladen Componenten en Planning van het aanbod.
• Voor de installatie moet een variant geselecteerd zijn. Tot die tijd toont het Werkboek een lege staat: "Nog geen variant geselecteerd om te installeren!"
• Een variant selecteren en bewerken doe je in het Portal. In de app Mobiel zien monteurs de geplande lay-out via alleen-lezen items van de controlelijst.
• Ondertekende varianten zijn vergrendeld als contractstukken. Wil je een ondertekende variant tijdens de installatie wijzigen, dupliceer en hernoem hem dan en schakel over naar het duplicaat.
• Het Werkboek werkt in elk land hetzelfde. Landspecifieke indieningen staan in de naastgelegen tabbladen (Netregistratie, Subsidie, verwijdering van olietanks).
• Voor het wisselen van variant heb je het recht Installation-Admin of Offer-Editor nodig. Andere rollen kunnen het Werkboek bekijken en zien de tooltip "Alleen installatiebeheerders of aanbiedingseditors kunnen dit doen."

Het Werkboek openen en gebruiken

1. Open de installatie in het Portal. Klik op het tabblad Werkboek.
2. Zie je de lege staat, klik dan op Kies nu! om de variantkiezer te openen.
3. Kies in de variantkiezer een van de varianten uit het aanbod, of dupliceer en hernoem een bestaande variant, wat handig is voor een licht aangepaste versie. De naam wordt vooraf ingevuld als "Installation: <Original Variant Name>" (Installatie: <oorspronkelijke variantnaam>), is bewerkbaar en telt 5 tot 100 tekens. De oorspronkelijke ondertekende variant blijft vergrendeld.
4. Bevestig. De variant wordt ingesteld als te installeren variant en het Werkboek vult zich met de variantnaam ("Variant die geïnstalleerd moet worden: <naam>", met een potloodpictogram om te bewerken), de onderdelenlijst gegroepeerd per categorie (zonne-energie, opslag, wallbox, verwarming en overig) met totalen in kWp en kWh, de planningsweergave in 3D, 2D of zonder planning, afhankelijk van hoe de variant is opgezet, en het alleen-lezen schakelschema.
5. Monteurs raadplegen het Werkboek in het Portal, of openen in de app Mobiel de alleen-lezen items van de controlelijst die de gegevens ervan tonen: Geplande lay-out, Gegevensbladen, Componentenlijst en Circuit plan (schakelschema). In de controlelijst kun je op het schakelschema alleen inzoomen; je maakt en bewerkt het in de planningsweergave van het aanbod.
6. Wil je tijdens de installatie van variant wisselen, klik dan op het potloodpictogram naast de variantnaam. Kies een andere variant of een nieuw duplicaat. Het Werkboek wordt bijgewerkt.

Wil je de geplande lay-out aan je montageteam laten zien, neem dan een item Geplande lay-out op in een blok van de controlelijst waaraan zij werken; dat toont het 3D-plan direct in het segment. Het detailscherm van de installatie in de app Mobiel toont het onderdeel met de geplande lay-out ook zonder dat je een segment opent.

Tijdens de installatie van variant wisselen

Verandert de klant tijdens de installatie van gedachten (bijvoorbeeld omdat hij toch een wallbox wil nadat hij die eerst had geschrapt):

1. Klik op het potloodpictogram naast de variantnaam bovenaan het Werkboek.
2. De lade met de variantkiezer opent en toont de beschikbare varianten voor deze aanvraag.
3. Kies een andere variant, een bestaande uit het aanbod of een nieuw duplicaat.
4. Bevestig. Er verschijnt een succesmelding ("Te installeren variant bijgewerkt") en de onderdelenlijst, de lay-out en het schakelschema in het Werkboek worden bijgewerkt naar de nieuwe variant.

Heeft de klant de oorspronkelijke variant ondertekend, dan blijft die vergrendeld als contractstuk en toont hij een waarschuwingsbanner: "De te installeren variant is ondertekend door de klant en is daarom geblokkeerd voor verwerking. Dupliceer de variant of selecteer een andere variant die moet worden geïnstalleerd om wijzigingen aan te brengen." Dupliceer de ondertekende variant om een bewerkbare kopie te krijgen, schakel daarna over naar het duplicaat en bewerk dat vrij.

De onderdelenlijst, lay-out of het schakelschema bewerken

Het Werkboek leest de variant uit, dus het Werkboek bijwerken betekent de variant bijwerken.

1. Klik in de weergave van het Werkboek op Ga naar planning. Dit opent het planningscanvas van het aanbod, waar de editor voor de onderdelenlijst en de planeditor staan.
2. Sla de planningsweergave op. Het Werkboek wordt opnieuw opgebouwd met de nieuwe gegevens.
3. Wil je de ondertekende contractvariant behouden, gebruik dan eerst Dupliceren in de variantkiezer en bewerk daarna het duplicaat.

Wil je tijdens de installatie één losse component toevoegen (bijvoorbeeld een ontbrekende aansluitdoos) zonder de contractvariant te wijzigen, dan is de netste aanpak: dupliceren en hernoemen, het duplicaat bewerken en er daarna naar overschakelen. De oorspronkelijke ondertekende variant blijft onaangeroerd.

Foto's en handtekeningen vastleggen

Foto's maak je op twee plaatsen, beide zichtbaar naast het Werkboek:

• In een item Afbeelding van de controlelijst (het meest gebruikelijk). De foto wordt aan een specifiek segment gekoppeld ("foto van de meterkast", "foto van de geïnstalleerde omvormer") en is via dat segment terug te vinden.
• In de algemene fotogalerij van het project, voor foto's die niet bij een specifiek item van de controlelijst passen.

Zo maak je een foto in de app Mobiel:

1. Open de installatie. Tik op Segmenten op het detailscherm.
2. Tik op een segment en daarna op een item Afbeelding.
3. Kies Camera om direct een foto te maken of Bibliotheek voor een bestaande foto.
4. Kadreer en maak de foto, of kies er een.
5. De app comprimeert de foto voor het uploaden.
6. Voeg desgewenst een bijschrift of beschrijving toe.
7. Bevestig. De afbeelding wordt naar de galerij van het project geüpload en aan dit item van de controlelijst gekoppeld.

Elk onderdeel van een item in de controlelijst registreert wie er het laatst mee heeft gewerkt, zodat je kunt nagaan wie tijdens de installatie wat heeft vastgelegd of gewijzigd.

Handtekeningitems in de controlelijst leggen drie soorten handtekeningen vast: aftekening door de Technician (monteur), bevestiging door de Klant (meestal bij de overdracht) en Overig (een buurman die toegang heeft verleend, een verhuurder die elektrisch werk heeft goedgekeurd). Zo werkt het:

1. Open het item Handtekening.
2. Het item geeft aan welk type ondertekenaar het betreft (Technician, Klant of Overig).
3. Tik op Sign (ondertekenen). Er opent een tekenvlak.
4. Teken de handtekening met een vinger, of met een muis op een tablet.
5. Bevestig. De handtekening wordt opgeslagen als getekende afbeelding met de datum en, waar van toepassing, de ondertekenende gebruiker.

Foto's terugvinden en vernieuwen

Foto's die aan een item Afbeelding van de controlelijst hangen, vind je terug op dat item, op het segment, op het blok en in de totale fotoverzameling van het project. Foto's die zonder koppeling aan de controlelijst naar de algemene galerij zijn geüpload, kun je filteren op datum. De koppeling aan een item van de controlelijst zorgt ervoor dat een foto in een specifiek segment verschijnt; wil je fijner groeperen, voeg dan meer items toe aan de controlelijst.

Foto's van het technische locatiebezoek (aanbod- en planningsfase) gaan automatisch mee wanneer het project naar de installatie gaat. Wil je ze in een controlelijst van de installatie tonen, voeg dan een item Afbeelding ("Foto's locatiebezoek") toe aan het betreffende blok en koppel ze daar opnieuw. De onderliggende foto's blijven waar ze zijn; de koppeling zorgt ervoor dat ze in het segment verschijnen.

Wordt een foto in de app Mobiel niet goed weergegeven (een verouderde miniatuur, een plaatshouder voor een ontbrekende afbeelding, een oude versie na een vervanging), volg dan deze stappen om te vernieuwen:

1. Trek het project omlaag om te vernieuwen en haal de nieuwste gegevens van de server op. Ga terug naar het segment of de galerij; de foto wordt opnieuw weergegeven op basis van de nieuwe gegevens.
2. Controleer je netwerkindicator. Bij een zwakke of wisselende verbinding kan het ophalen van de afbeelding mislukken. Zoek een sterker signaal op en trek opnieuw omlaag om te vernieuwen.
3. Open het project opnieuw vanuit de projectlijst. Sluiten en opnieuw openen laadt de detailweergave opnieuw, en de verwijzingen naar afbeeldingen worden opnieuw opgehaald.
4. Sluit de app en start hem opnieuw als laatste redmiddel.

Wordt een foto na al deze stappen nog steeds niet weergegeven, upload hem dan opnieuw naar hetzelfde item van de controlelijst en laat het je installateur-admin weten.

In het Portal staan projectfoto's in het onderdeel Bestanden van het project. Kaarten voor afbeeldingsverzoeken worden binnen Bestanden weergegeven, onder de tabbladen Openstaand, Voltooid en Afgebroken. Dat geldt voor zowel particuliere als zakelijke projecten. In de Mobile App heeft het maken van foto's een eigen scherm.

Het gesprek voor de subsidieservice boeken

De Förderservice (subsidieservice) van Reonic, beschikbaar in Duitsland, boek je vanuit de weergave Subsidie per installatie, een tabblad naast het Werkboek.

1. Open de installatie en ga naar het tabblad Diensten / Subsidie.
2. De weergave Subsidie beschrijft de subsidiemogelijkheden en toont een helpbanner.
3. Klik in de helpbanner op de link Termin buchen (afspraak boeken). De boekingsagenda opent in een nieuw browsertabblad.
4. Kies een tijdslot in de agenda om het kick-off- of overdrachtsgesprek te boeken. Met het kiezen van het tijdslot is de boeking rond, en via dezelfde bannerlink vind je het gesprek later terug.
5. Zie je de banner of de link niet, neem dan contact op met je accountmanager.

Waarden voor hydraulisch inregelen vastleggen

Bij warmtepompinstallaties is het hydraulisch inregelen (hydraulischer Abgleich) de berekening van de klepinstellingen per kamer. Die staat in de planningsomgeving voor warmtepompen in plaats van in het Werkboek, en de berekende waarden komen terecht in de onderdelenlijst van het Werkboek en in de componentinstructies van de controlelijst. De warmtelastberekening per kamer staat in het planningspaneel voor warmtepompen van het aanbod, waar de volumestromen per kamer worden berekend. Bij vloerverwarming leveren die stromen de klepinstellingen van de verdeler op die je installateur op locatie toepast. Lees de stroomwaarden per kamer af uit het plan of de app en stel de fysieke verdeler daarop in.

Opmerkingen bewaren bij de PDF-documentatie

Opmerkingen die met de PDF-documentatie van de installatie mee moeten, bewaar je op twee plaatsen:

• Vrije-tekstitems in de controlelijst. Voeg een vrije-tekstitem toe aan een relevant blok van de controlelijst ("Locatienotities", "Verzoeken van de klant", "Afwijkingen as-built"). Monteurs en kantoormedewerkers typen in het item, en de tekst wordt onderdeel van het verslag van de controlelijst, opgenomen wanneer de pdf van de controlelijst samen met foto's en handtekeningen wordt gegenereerd.
• Project opmerkingen, buiten de controlelijst. Voor lossere opmerkingen die niet bij de controlelijst horen (interne afstemming, factureringsherinneringen, kanttekeningen bij de planning) gebruik je het onderdeel voor opmerkingen en activiteit van het project. Doorzoekbaar, blijft bewaard gedurende de hele levenscyclus van het project en komt niet in de pdf van de controlelijst.

Voor tekst die op een pdf voor de klant moet staan, bijvoorbeeld een eigen alinea op de overdrachtssamenvatting, bewerk je het overdrachtssjabloon van je Workspace zodat het veld erin staat of de waarde van een vrije-tekstitem erin wordt weergegeven.

De overdracht aan de klant uitvoeren

De laatste stap van de installatie is de overdracht aan de klant, die plaatsvindt op het tabblad Overdracht in plaats van in het Werkboek. De overdracht genereert een pdf met de overdrachtssamenvatting op basis van een van twee sjablonen (Solar handover summary, overdrachtssamenvatting zonne-energie, of Heat pump handover summary, overdrachtssamenvatting warmtepomp), automatisch gekozen op basis van de hoofdcomponent van het aanbod. De pdf bundelt klantgegevens, systeemgrootte, componenten, garantievoorwaarden en de configuratie zoals geïnstalleerd. De klant controleert hem, ondertekent op het scherm, en de ondertekende pdf wordt als bestand geüpload naar het tabblad Bestanden van het project. De status van de installatie springt doorgaans naar Voltooid.

De overdracht verloopt in het Portal in de browser. Op locatie werk je het makkelijkst met een iPad of laptop waarop het Reonic Portal open staat, en laat je de klant direct op het scherm van dat apparaat tekenen.

Na de overdracht blijven twee vervolgstappen handwerk: de eindfactuur uitsturen en, als je de dealstatus in een extern CRM bijhoudt, die daar bijwerken zodat het project als gewonnen en geïnstalleerd staat.

Goed om te weten

• Exporteer het Werkboek via een andere route. Gebruik de pdf van het aanbod, de pdf van de controlelijst (met weergegeven screenshots van het 3D-plan uit items Geplande lay-out) of druk het tabblad Werkboek af vanuit de browser.
• Ondertekenen en vergrendelen van segmenten in de controlelijst wordt offline in de wachtrij gezet. Onderteken zonder signaal en het segment wordt direct visueel vergrendeld; daarna wordt de volledige lokale staat van het segment opnieuw uitgevoerd zodra er weer verbinding is. Gelijktijdige bewerkingen worden per item samengevoegd, dus het werk van een collega in hetzelfde segment gaat niet verloren. Uploads en verwijderingen van projectbestanden worden ook in de wachtrij gezet, en een opnieuw geprobeerde upload maakt geen dubbele kopie.
• Bewerkingen van de warmtelast worden offline in de wachtrij gezet. Een verdieping of kamer toevoegen, bewerken of verwijderen, en bouwgegevens, materialen of de bestaande verwarming bewerken, wordt allemaal direct lokaal toegepast en opnieuw uitgevoerd zodra je weer signaal hebt. Bewerk je dezelfde kamer offline twee keer, dan blijft de laatste bewerking staan, en gedeeltelijke bewerkingen van bouwgegevens worden samengevoegd. Bewerk een kamer steeds vanaf één apparaat tegelijk en overleg met collega's voordat je een kamer bewerkt die iemand anders open heeft.
• Taken, opnames van de Vergaderassistent en Project opmerkingen werken offline. Een taak aanmaken, bewerken of voltooien is direct zichtbaar en wordt gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is, en een herinnering per taak die je in de app instelt, blijft offline behouden. Een opname kan offline starten, opnemen en eindigen, waarbij de audio op het apparaat blijft tot je weer signaal hebt. Opmerkingen kun je offline schrijven, bewerken en verwijderen.
• Hiervoor is nog steeds een verbinding nodig: wijzigingen in algemene projectgegevens opslaan, uploads van losse spraakmemo's, uploads van 3D-LiDAR-scanmeshes, agenda-afspraken, zoeken, wijzigingen in gebruikerstoewijzingen, en notities en opmerkingen bij taken.
• Let in het veld op de netwerkindicator van je telefoon. De app toont niet altijd een betrouwbare offlinebanner. Wil je controleren of bewerkingen in de wachtrij opnieuw zijn uitgevoerd, open dan het diagnosepaneel voor de synchronisatiestatus in de Instellingen van de app (de synchronisatiestippen per taak zijn standaard verborgen).
• Sommige items van de controlelijst verschijnen pas als ze worden geactiveerd. Een blok, segment of item kan in het sjabloon zo worden ingesteld dat het pas verschijnt nadat een andere vraag op een bepaalde manier is beantwoord, bijvoorbeeld een item "bedrading wallbox" dat verschijnt zodra "wallbox geïnstalleerd" is aangevinkt. Verborgen elementen vallen weg uit de invulweergave in zowel het Portal als de app, tellen niet mee in de voltooiingsstatistieken van het segment en worden weggelaten uit de geëxporteerde pdf van de controlelijst, dus een segment kan als voltooid worden weergegeven zonder dat elk vermeld item is ingevuld. Een admin stelt deze voorwaarden in het sjabloon in.
• Een gemaakte foto legt het tijdstip vast waarop hij naar de server is geüpload, niet het opnametijdstip op het apparaat of een locatie. Moet je Workspace voor compliance of verzekering aanwezigheid op locatie kunnen aantonen, combineer foto's dan met een apart verantwoordingsproces.
• Foto's kunnen in verafgelegen regio's iets trager laden.
• Worden meerdere offline gemaakte foto's tegelijk opnieuw geüpload, dan kunnen ze dezelfde sorteervolgorde krijgen en kan de sortering in de galerij door elkaar lijken te staan. Gebruik de actie slepen om te herschikken in de galerij om dat op te lossen.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026