De controlelijst voor bouwplaatsdocumentatie invullen

De controlelijst voor bouwplaatsdocumentatie (Baustellendokumentation) is het verslag op locatie van wat er daadwerkelijk is geïnstalleerd: de foto's van de panelen op het dak, de metingen van het kabeltraject, het serienummer van de omvormer, de handtekening van de klant bij de overdracht. Je vult de lijst in vanuit de Mobile App terwijl je op de bouwplaats staat. De gegevens verschijnen in het Portal en voeden daar de projectweergave voor de klant, de netaanmelding en aan het eind de overdracht naar de facturatie.

Deze pagina behandelt de volledige levenscyclus: van het openen van de juiste controlelijst voor je fase, via het vastleggen van elk itemtype, tot het afsluiten van het segment en het doorzetten van het resultaat naar de overdracht.

Voordat je begint

• De installatie moet bestaan en je moet eraan zijn toegewezen (rechtstreeks of via een team). Monteurs zien alleen installaties waaraan ze zijn toegewezen.
• De Mobile App moet geïnstalleerd zijn en je moet ingelogd zijn. Bouwplaatsdocumentatie loopt in de eerste plaats via de Mobile App. Het Portal werkt ook, maar je staat op het dak, niet aan een bureau.
• De app moet toestemming hebben voor de camera en (optioneel) de microfoon. Items van het type Afbeelding gebruiken de camera; items van het type Vrije tekst kun je inspreken.
• Een netwerkverbinding helpt bij het uploaden; het vastleggen zelf werkt offline. Foto's die je offline maakt, worden automatisch geüpload zodra je weer bereik hebt.
• Het sjabloon van de controlelijst voor bouwplaatsdocumentatie moet voor je Workspace zijn geconfigureerd. Is er bij je installatie onder de fase Installatie geen controlelijst zichtbaar, dan stelt je admin het sjabloon in (zie De controlelijst aanpassen voor deze bouwplaats).

De juiste controlelijst voor je fase openen

Reonic gebruikt hetzelfde controlelijstmechanisme in drie fasen van een project: begeleiding (op de aanvraag), opnameprotocol (op het aanbod) en bouwplaatsdocumentatie (op de installatie). Op één installatie kun je meerdere controlelijsten hebben als het sjabloon er meer dan één definieert. Zo kom je bij de bouwplaatsdocumentatie:

1. Open de Mobile App.
2. Tik op Projecten in de navigatie onderaan.
3. Open het gewenste project.
4. Tik op het onderdeel Installatie. De controlelijst voor bouwplaatsdocumentatie staat hier, onder Installatie en niet onder Aanvraag of Aanbod.
5. Tik op de controlelijst met de titel Baustellendokumentation (of de overeenkomstige naam in de taal van je Workspace) om die te openen.

Zie je meerdere controlelijsten onder Installatie, dan gebruikt je Workspace subfasen. Kies de lijst die past bij het werk dat je gaat doen, bijvoorbeeld een controlelijst Vor Installation en een Nach Installation (voor en na de installatie) als je admin de lijst zo heeft opgesplitst.

Items van de controlelijst invullen

De controlelijst voor bouwplaatsdocumentatie is opgebouwd uit dezelfde itemtypes als elke andere controlelijst in Reonic; het sjabloon configureert alleen andere items voor de bouwplaatsdocumentatie dan voor de begeleiding. In de Mobile App werkt het zo:

• Checkbox (selectievakje): tik om af te vinken ("DC-scheider correct gelabeld").
• Single-select (enkelvoudige selectie): tik op één optie uit een lijst.
• Multi-select (meervoudige selectie): tik op meerdere opties.
• Vrije tekst: typ of dicteer notities ("Kabellengte naar omvormer: 12 m").
• Afbeelding: maak een foto of kies er een uit je bibliotheek (zie Een foto maken hieronder).
• Handtekening: teken een handtekening met je vinger of een stylus (zie De aftekening door de klant vastleggen hieronder).
• Referentie-inhoud: een beschrijving, titel, datasheet, gepland ontwerp, componentenlijst of alleen-lezen schakelschema dat de auteur van het sjabloon toevoegt, zodat je context hebt tijdens het invullen. Het schakelschema toont het bedradingsschema van het project, waarop je hier kunt inzoomen; het wordt gemaakt en bewerkt in de planningsweergave van het aanbod.

De app gebruikt dezelfde bouwstenen als het Portal. Je kunt elke controlelijst op beide plekken invullen, en wat er wordt opgeslagen, is identiek.

Een foto maken

Wanneer je op een item Afbeelding tikt, vraagt de app je een foto te maken, een bestaande afbeelding te uploaden of het element als irrelevant te markeren.

1. Tik op het afbeeldingsitem.
2. Kies Camera om een foto te maken, of Bibliotheek om een bestaande foto te kiezen. Bibliotheek is de route voor foto's die je eerder hebt gemaakt, of met een andere camera dan die van Reonic, en die je hier wilt toevoegen.
3. Kader de opname in en maak de foto.
4. Voeg desgewenst een bijschrift toe voor context ("DC-schakelaar, gesloten stand, gelabeld").
5. Bevestig. De afbeelding wordt geüpload naar de galerij van het project en gekoppeld aan dit item van de controlelijst.

Een meting vastleggen (vrije tekst)

Metingen horen in items van het type Vrije tekst. De auteur van het sjabloon configureert het item met een vraag ("Kabellengte DC (m)"), en jij typt de waarde in. Voor numerieke metingen die belangrijk zijn voor de facturatie of de netaanmelding, kan je admin elke meting het best in een eigen vrije-tekstitem zetten, zodat de gegevens later doorzoekbaar zijn, in plaats van ze allemaal in één notitieveld te stoppen.

Een item als irrelevant markeren

Sommige items van de controlelijst zijn niet van toepassing op de installatie die je uitvoert, bijvoorbeeld een item "antivriesdop geplaatst" op een dak waar geen warmtepompcomponent is geplaatst. Zo markeer je een item als irrelevant in plaats van een antwoord te verzinnen:

1. Open het item.
2. Tik op het menu met de drie puntjes bij het element.
3. Tik op Markeer als irrelevant.
4. Is het element verplicht (een rood sterretje), voer dan een reden in. Typ waarom dit item niet van toepassing is ("geen warmtepomp bij deze installatie"). Bij optionele elementen is het redenveld vrij in te vullen.
5. Bevestig.

De markering als irrelevant wordt vastgelegd met wie het item heeft gemarkeerd en wanneer, zodat iedereen die de documentatie later controleert, kan zien waarom een item is overgeslagen en niet gewoon leeg is gelaten.

De aftekening door de klant vastleggen

De controlelijst voor bouwplaatsdocumentatie eindigt meestal met een item voor de handtekening van de klant: de formele aftekening dat het werk correct is uitgevoerd en dat de klant het accepteert. Bij een controlelijst in Reonic hebben handtekeningitems een type ondertekenaar: Gebruiker (jij, de monteur), Klant (de eigenaar) of Overig (een verhuurder of beheerder van het gebouw).

Voor de aftekening door de klant aan het einde van de bouwplaatsdocumentatie:

1. Open het handtekeningitem dat als Klant is gemarkeerd.
2. Geef het apparaat aan de klant.
3. De klant bekijkt de beschrijving van het item en eventuele voorbeeldinhoud (de onderdelenlijst, de foto's).
4. De klant zet de handtekening met een vinger of stylus.
5. Bevestig. Het tijdstip van ondertekening wordt vastgelegd, de getekende handtekening wordt opgeslagen en de aftekening wordt geregistreerd als handtekening van de klant.

De handtekening van de klant is een getekende afbeelding met een tijdstempel: een operationele aftekening. Voor een juridisch bindende elektronische handtekening biedt Reonic een digitale handtekening aan de kant van het aanbod (het contract), los van deze aftekening van de bouwplaatsdocumentatie.

Aftekening als de klant niet op locatie is

Als de klant er bij de oplevering niet bij kan zijn (de klant heeft het overgelaten aan een vastgoedbeheerder, of de installatie liep uit en de klant moest weg):

• Vastgoedbeheerder / verhuurder / partner: gebruik het handtekeningitem met type ondertekenaar Overig als je sjabloon er een heeft. Leg de naam vast in een vrije-tekstveld. De handtekening wordt nog steeds op het tekenvlak gezet; in het verslag staat "Overig" in plaats van "Klant".
• Later tekenen: laat het handtekeningitem leeg, rond de rest van de controlelijst af en kom bij een vervolgbezoek terug. De controlelijst houdt de voltooiing per segment bij, dus andere delen van de documentatie kunnen worden afgerond zonder dat de handtekening ze blokkeert.
• Aftekening op afstand: de handtekening in de aanbodfase is de route van Reonic voor ondertekenen op afstand. Voor een aftekening van de bouwplaatsdocumentatie op afstand mail je de gegenereerde documentatie-pdf, laat je de klant via een eigen kanaal aftekenen en sla je het bewijs op als bestand bij het project.

Het segment als voltooid markeren

Bouwplaatsdocumentatie is opgedeeld in segmenten: logische groepen items ("Dakinstallatie", "DC-zijde", "AC-zijde", "Overdrachtsdocumentatie"). Segmenten zijn de natuurlijke eenheid van afgerond werk:

1. Vul in de controlelijst alle items van een segment in.
2. Tik op Mark segment complete (segment als voltooid markeren).
3. Het tijdstip van voltooiing en wie het segment heeft voltooid, worden op het segment vastgelegd.

Vul items in elke gewenste volgorde in; voltooiing wordt per segment vastgelegd, niet per item. Zodra een segment voltooid is, toont de bovenliggende controlelijst de voortgang ("3 van 5 segmenten voltooid"); wanneer alle segmenten voltooid zijn, is de controlelijst voltooid.

Een segment weer openzetten (alleen admin)

Een voltooid segment terugdraaien kan alleen een admin. Alleen een gebruiker met de rol admin kan een segment weer openzetten of ontgrendelen; een monteur kan dat niet. Heb je per ongeluk een segment als voltooid gemarkeerd, of moet je meer informatie toevoegen voordat je het echt afsluit, vraag je admin dan het segment weer te openen.

1. Open als admin het segment.
2. Tik op Unlock segment (segment ontgrendelen; het label kan per app-versie verschillen).
3. Het tijdstempel van de voltooiing wordt gewist.

Voortgang bekijken en controleren wat er nog openstaat

De Mobile App toont de voortgang van de controlelijst op drie niveaus:

• Projectoverzicht: het totale percentage over alle controlelijsten in het project (de fasen Aanvraag, Aanbod en Installatie).
• Controlelijstweergave: voor één controlelijst, hoeveel segmenten van het totaal voltooid zijn.
• Segmentweergave: voor één segment, hoeveel items zijn afgevinkt, gefotografeerd of als irrelevant gemarkeerd.

Ga terug door de navigatiestructuur om elk niveau te zien. Het Portal toont dezelfde informatie voor controle vanuit kantoor.

De controlelijst aanpassen voor deze bouwplaats

Past het standaardsjabloon niet bij een bepaalde installatie (een ongebruikelijk dak, specifieke eisen van de klant), dan kan een installateur-admin de controlelijst op één installatie aanpassen zonder het sjabloon te wijzigen:

1. Open de installatie in het Portal.
2. Ga naar de controlelijstweergave.
3. Gebruik de bewerkopties per installatie om segmenten toe te voegen, items toe te voegen, items te hernoemen of items te verwijderen. Bij het toevoegen zijn alle itemtypes beschikbaar (selectievakje, enkelvoudige selectie, afbeelding, beschrijving, titel, vrije tekst, handtekening, gepland ontwerp, datasheet en componentenlijst).

Wijzigingen gelden alleen voor deze installatie. Ze worden niet teruggezet naar het sjabloon; het sjabloon verandert alleen als je admin het rechtstreeks bewerkt. Monteurs zien de aangepaste controlelijst in de Mobile App zodra de wijziging in het Portal is opgeslagen.

Een controlelijst vernieuwen als het sjabloon is gewijzigd

Werkt je admin het sjabloon voor bouwplaatsdocumentatie bij (voegt een nieuw verplicht foto-item toe, verwijdert een verouderde sectie), dan blijven lopende installaties op de sjabloonversie waarmee ze zijn aangemaakt, totdat iemand ze vernieuwt. Bestaat er een nieuwere sjabloonversie, dan toont het actiemenu van de controlelijst Checklist bijwerken naar de nieuwste versie:

1. Open de betreffende installatie in het Portal en zoek het actiemenu van de controlelijst.
2. Klik op Checklist bijwerken naar de nieuwste versie. De optie verschijnt alleen als het sjabloon een nieuwere versie heeft dan de controlelijst van deze installatie.
3. Kies hoe je de update toepast:
   • Samenvoegen haalt de nieuwe sjabloonstructuur binnen en behoudt alles wat al is ingevuld (vrije tekst, keuzes bij selectievakjes en enkelvoudige selecties, bijlagen, markeringen als irrelevant en handtekeningen). Dit is wat je wilt voor een lopende installatie.
   • Checklist opnieuw instellen maakt een schone kopie van het sjabloon en verwijdert ingevulde waarden. Gebruik dit wanneer de bestaande antwoorden achterhaald zijn (de specificatie is ingrijpend veranderd).
4. Bevestig. De controlelijst van de installatie volgt de nieuwe sjabloonstructuur, met je ingevulde waarden behouden als je voor Samenvoegen hebt gekozen.

Ondertekende handtekeningitems blijven behouden bij vernieuwen met Samenvoegen. De klant (of de monteur) hoeft na een sjabloonupdate niet opnieuw te tekenen; de handtekening, het tijdstempel en wie er heeft getekend, worden allemaal overgenomen.

Overdragen aan facturatie en de klant

Wanneer alle segmenten voltooid zijn en de klant heeft getekend:

1. Het verslag van de bouwplaatsdocumentatie wordt bij de installatie opgeslagen als volledige controlelijst met alle items, foto's, handtekeningen en tijdstempels.
2. De pdf met de overdrachtssamenvatting wordt gegenereerd vanuit de weergave Overdracht in het Portal. Het juiste sjabloon wordt automatisch gekozen op basis van de hoofdcomponent van het aanbod (een overdrachtssamenvatting voor zonnepanelen of een voor een warmtepomp), en de gegevens van de bouwplaatsdocumentatie worden erin opgenomen. De klant tekent de overdracht, en de ondertekende pdf wordt als bestand bij het project opgeslagen. Wil je losse foto's buiten de overdrachts-pdf, download ze dan via het tabblad Bestanden van het project.
3. Het Portal voor de klant toont de relevante foto's en de voltooiingsstatus aan de eigenaar.
4. Facturatie volgt nadat de overdracht is ondertekend. Je accountmanager of admin verstuurt de eindfactuur zodra de overdracht is afgerond.

Goed om te weten

• De controlelijst is de bron van waarheid voor wat er is geïnstalleerd. Foto's, metingen, aftekening: alles wat je hier vastlegt, is wat het kantoor, de klant en elke auditor te zien krijgen. Behandel het als het formele verslag, niet als een concept.
• Afbeeldingen kunnen opnieuw laden als je een item opnieuw bekijkt. Eerder geüploade foto's kunnen via het netwerk opnieuw worden gedownload wanneer je een item van de controlelijst opnieuw opent. Dat heeft geen invloed op het vastleggen; het betekent alleen dat controleren bij een zwakke verbinding trager kan zijn.
• Items kunnen verschijnen en verdwijnen op basis van je antwoorden. De auteur van het sjabloon kan instellen dat een blok, segment of item pas verschijnt zodra een andere vraag op een bepaalde manier is beantwoord (bijvoorbeeld een item "bekabeling wallbox" dat verschijnt zodra je "wallbox geïnstalleerd" afvinkt). Verborgen items vallen weg uit de invulweergave, tellen niet mee voor de voltooiing van het segment en worden weggelaten uit de geëxporteerde pdf, zodat een segment voltooid kan lijken terwijl sommige oorspronkelijk vermelde items nooit zijn ingevuld. Het gaat alleen om tonen en verbergen: een vraag beantwoorden vinkt nooit automatisch een ander item af en vult er ook nooit automatisch een in.
• Alleen-lezen referentie-items blokkeren de voltooiing van een segment niet. Beschrijvingen, titels, datasheets, geplande ontwerpen en componentenlijsten geven je context tijdens het invullen; sla ze gerust over, want ze tellen niet mee voor het voltooien van een segment.
• Het voortgangspercentage telt alle fasen op. Een project dat voor 60% voltooid is, omvat de controlelijsten van Aanvraag, Aanbod en Installatie samen; lees het als de totale projectdocumentatie, niet als "de installatie is voor 60% klaar".
• Deze handleiding behandelt de flow voor residentiële installaties. Commerciële installaties gebruiken hetzelfde controlelijstmechanisme, met eigen schermen in de Mobile App en het Portal.

Laatst bijgewerkt op 9 november 2026