Configurer les tableaux Kanban

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Les tableaux Kanban de Reonic sont la colonne vertébrale visuelle de votre pipeline. Chaque projet, résidentiel ou commercial, occupe exactement une colonne sur exactement un tableau, et votre équipe le fait avancer de colonne en colonne, de la demande à l'offre signée puis à l'installation terminée. Les nouveaux comptes arrivent préconfigurés avec des valeurs par défaut raisonnables. Cet article vous accompagne pour adapter ces valeurs par défaut à votre processus, ajouter des tableaux parallèles pour différentes approches commerciales, régler ce qui s'affiche sur chaque carte et mener les opérations de pipeline quotidiennes dont votre équipe a besoin.

Avant de commencer

• Vous avez besoin du rôle Admin pour configurer les tableaux : ajouter, renommer, réordonner ou supprimer des statuts, modifier les paramètres des cartes et gérer les tags sont des actions réservées aux Admins. Les Editors et les gestionnaires de comptes peuvent déplacer des cartes, mais pas modifier la structure du tableau.
• Décidez quelle zone vous voulez configurer en premier : Demandes / Leads, Offres ou Installations. Chaque zone a ses propres tableaux.
• Décidez si vous avez besoin de tableaux Résidentiel et Commercial distincts au sein d'une zone. Ils se configurent indépendamment.
• Si vous prévoyez d'ajouter plusieurs tableaux parallèles (par exemple, PV en direct contre pompe à chaleur via un partenaire), esquissez d'abord les noms de colonnes. Renommer plus tard ne pose pas de problème, mais anticiper évite de refaire le travail.
• Planifiez dans cet ordre avant de cliquer où que ce soit : (1) quelle zone, et faut-il des variantes Résidentiel et Commercial, (2) les noms de colonnes par zone, formulés comme des états et non comme des actions, (3) un pourcentage de taux de conversion par colonne, (4) quels champs afficher sur la carte, (5) les seuils d'inactivité indice et avertissement en jours, (6) un premier jeu de tags. Les étapes 1 à 3 se règlent au niveau du tableau ; les étapes 4 à 6 valent pour tout le Workspace.
• Les modifications du Kanban s'appliquent à tous les utilisateurs de votre Workspace au prochain rechargement de la page. Ce que vous enregistrez est ce que votre équipe voit.

Ouvrir les paramètres des Tableaux Kanban

1. Cliquez sur l'avatar de votre Workspace (en haut à droite) et ouvrez Paramètres.
2. Dans la barre latérale des Paramètres, ouvrez Tableaux Kanban, puis la page Configuration des tableaux. Une page distincte Configuration de la carte (ce qui s'affiche sur chaque vignette) se trouve sous la même catégorie Tableaux Kanban.
3. Sur Configuration des tableaux, utilisez les onglets Résidentiel / Commercial pour passer de vos tableaux résidentiels à vos tableaux commerciaux.
4. Dans chaque onglet, utilisez le sélecteur de zone pour passer de Demandes / Leads à Offres et Installations. Chaque zone a ses propres tableaux.

Créer un nouveau tableau

Vous pouvez faire tourner plusieurs tableaux par zone. Par exemple, un tableau Offres pour la vente directe et un autre pour les offres traitées par un canal partenaire.

1. Ouvrez Paramètres > Tableaux Kanban et choisissez la zone (par exemple, Offres).
2. Indiquez si vous travaillez sur Résidentiel ou sur Commercial.
3. Cliquez sur Nouveau tableau.
4. Saisissez le nom du tableau (par exemple, Offres — Canal partenaire) et une description facultative. La description s'affiche en infobulle sur le sélecteur de tableau.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Le tableau arrive avec une seule colonne Nouveau par défaut. Ajoutez ensuite le reste de vos colonnes (voir Ajouter, renommer et réordonner les statuts plus bas).

Basculer d'un tableau à l'autre

Si vous avez plusieurs tableaux dans une zone, la surface Kanban principale (par exemple, Projets > Offres) affiche un sélecteur de tableau en haut. Le choix du tableau est propre à chaque utilisateur : chaque membre de votre équipe choisit le tableau qu'il veut consulter à cet instant.

Ajouter, renommer et réordonner les statuts

Les statuts sont les colonnes de votre tableau. Chacun représente une étape par laquelle passe un projet.

1. Dans Paramètres > Tableaux Kanban, dépliez le tableau que vous voulez modifier.
2. Cliquez sur Modifier pour passer ce tableau en mode édition.
3. Cliquez sur Nouveau statut pour ajouter une colonne à la fin.
4. Saisissez le nom du statut (c'est ce qui s'affiche sur le tableau) et une description interne facultative.
5. Pour renommer un statut existant, cliquez sur son nom et modifiez-le sur place.
6. Pour réordonner, attrapez la poignée à trois barres à gauche d'une ligne et déposez-la où vous le souhaitez.
7. Cliquez sur Enregistrer quand vous avez terminé. Les changements sont immédiatement visibles par votre équipe.

Supprimer un statut

1. En mode édition sur le tableau, cliquez sur l'icône corbeille à côté d'un statut.
2. Si des projets se trouvent actuellement dans ce statut, la commande Supprimer reste désactivée (avec l'indice « Il reste des éléments dans ce statut »). Déplacez d'abord ces projets vers un autre statut, puis Supprimer devient disponible une fois le statut vide.
3. Confirmez.

Les rapports créés avant la suppression restent corrects. La seule chose qui bloque la suppression, ce sont des projets qui occupent encore le statut.

Configurer les taux de conversion pour la prévision du pipeline

Chaque statut porte un taux de conversion facultatif : la probabilité (de 0 à 100 %) qu'un projet dans ce statut soit finalement clos en Gagné. Reonic s'en sert pour calculer la valeur pondérée du pipeline dans vos rapports.

1. Dans Paramètres > Tableaux Kanban, dépliez le tableau et cliquez sur Modifier.
2. Pour chaque statut, saisissez le facteur de conversion en pourcentage (par exemple, 25 % pour un statut de découverte initiale, 90 % pour un statut « accord oral, en attente de signature »).
3. Laissez-le vide pour les statuts où la probabilité n'a pas de sens (par exemple, Fermé-Gagné, Fermé-Perdu, En attente).
4. Cliquez sur Enregistrer.

La vignette valeur pondérée du pipeline additionne (valeur de l'affaire × taux de conversion) sur chaque projet Ouvert du tableau. C'est ainsi que les prévisionnistes répondent à « quel chiffre d'affaires se trouve dans l'entonnoir, ajusté du risque ? »

Une fois les taux de conversion configurés, chaque colonne Kanban fait apparaître en haut des résumés de colonne activables :

• Nombre d'affaires — combien de projets se trouvent dans cette colonne.
• Total — valeur totale des affaires de la colonne.
• Moyenne — valeur moyenne des affaires.
• Total pondéré — le total multiplié par le taux de conversion de la colonne.
• Total pondéré moyen — la moyenne des valeurs pondérées.

Servez-vous-en pour lire le tableau en un coup d'œil et modéliser votre pipeline colonne par colonne. Les mêmes taux de conversion alimentent le Tableau de bord du Workspace pour les KPI transversaux à l'entonnoir (projets gagnés, valeur de l'affaire, taux de conversion), et le flux d'activité de chaque projet consigne chaque changement de statut comme piste d'audit.

Attribuer un tableau à une zone (Lead, Offre, Installation)

Les tableaux sont liés à une zone au moment de leur création et ne peuvent pas être réaffectés ensuite. La zone définit l'étape du cycle de vie que le tableau représente :

• Demandes / Leads — les demandes entrantes, pas encore chiffrées. Les projets y arrivent depuis des formulaires web, depuis des intégrations qui collectent des leads, ou par saisie manuelle.
• Offres — les projets en cours de chiffrage. Les cartes représentent le travail d'offre en cours ; Fermé-Gagné sort vers Installations, tandis que Fermé-Perdu quitte le pipeline actif comme état terminal (fermer n'est pas archiver — voir Archiver un projet plus bas).
• Installations — les projets signés en cours d'exécution. Le Kanban y pilote le passage de relais opérationnel (planification, pose, mise en service).

La zone du tableau détermine :

• Quels projets y apparaissent — uniquement les projets à l'étape de cycle de vie correspondante.
• Quelles transitions automatiques se déclenchent — par exemple, la signature d'une offre déplace automatiquement le projet de Offres vers Installations ; la destination est le tableau par défaut de cette zone.
• Quelles autorisations conditionnent les déplacements — passer d'une zone à l'autre (par exemple, promouvoir d'Offres vers Installations) exige les droits utilisateur Move-to-Offer (déplacer vers Offre) et Move-to-Installation (déplacer vers Installation), définis dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Utilisateurs & Équipes.

S'il vous faut pour un projet un autre tableau que la destination par défaut, choisissez-le dans le sélecteur de tableau une fois le projet arrivé dans la nouvelle zone.

Configurer ce qui s'affiche sur chaque carte

L'affichage des cartes se règle sur la page Configuration de la carte (Paramètres > Tableaux Kanban > Configuration de la carte), une page distincte sous la même catégorie Tableaux Kanban. Elle pilote toutes les cartes de tous les tableaux.

1. Ouvrez Paramètres > Tableaux Kanban > Configuration de la carte.
2. Activez Afficher l'adresse client pour afficher la rue et la ville du projet sous le nom du projet.
3. Définissez les seuils d'inactivité des affaires au point mort qui pilotent les badges Indice / Avertissement de la carte.
4. Cliquez sur Enregistrer.

La carte affiche toujours le nom du projet et l'ID du projet, plus l'adresse client lorsque vous l'avez activée.

Configurer les seuils d'indice et d'avertissement de la carte

Les cartes peuvent afficher un badge jaune indice ou un badge rouge avertissement lorsqu'un projet n'a pas été touché récemment, ce qui aide à faire remonter les affaires au point mort.

1. Sous Configuration de la carte, repérez Seuils d'inactivité.
2. Définissez le seuil d'indice en jours (par exemple, 14 jours). Les cartes non touchées pendant cette durée reçoivent un discret indicateur jaune.
3. Définissez le seuil d'avertissement en jours (par exemple, 30 jours). Les cartes non touchées pendant cette durée reçoivent un indicateur rouge bien visible.
4. Les mêmes seuils s'appliquent aux tâches en retard sur la carte.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Taguer des projets pour filtrer le tableau

Les tags sont des libellés définis au niveau du Workspace que vous pouvez attacher à n'importe quel projet — PV, Pompe à chaleur, Webinaire, Client fidèle, tout ce qui vous aide à découper le tableau.

1. Ouvrez Paramètres > Tableaux Kanban > Configuration de la carte.
2. Faites défiler jusqu'à Tags.
3. Cliquez sur Nouveau tag.
4. Saisissez le nom du tag et choisissez une couleur dans la palette.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour attribuer des tags à un projet :

1. Ouvrez le projet (depuis le tableau ou via la recherche).
2. Dans l'en-tête du projet, cliquez sur + Tag.
3. Choisissez un ou plusieurs tags dans le sélecteur. Un projet peut porter plusieurs tags.

Pour filtrer le tableau par tag :

1. Ouvrez le tableau Kanban (par exemple, Projets > Offres).
2. Cliquez sur le filtre Tag en haut du tableau.
3. Cochez les tags que vous voulez voir. Le tableau se réaffiche avec les seuls projets correspondants.

Déplacer un projet d'un statut à l'autre

Au quotidien, votre équipe passe l'essentiel de son temps sur le Kanban à déplacer des cartes d'une colonne à la suivante.

1. Ouvrez le tableau Kanban (par exemple, Projets > Offres).
2. Attrapez la carte du projet avec la souris (ou le doigt sur les appareils tactiles).
3. Faites-la glisser vers la colonne de destination.
4. Déposez-la. Reonic enregistre immédiatement le changement de statut et le consigne dans le flux d'activité du projet.

Ramener un projet d'Installation vers Offre

Il arrive qu'un projet soit promu prématurément (signature anticipée, client qui change d'avis, périmètre qui bouge). Vous pouvez le ramener dans l'autre zone si vous en avez le droit.

1. Ouvrez le projet depuis le tableau Installations ou depuis le tableau Offres.
2. Dans l'en-tête du projet, cliquez sur la liste déroulante des statuts.
3. Choisissez le statut de destination, y compris un statut situé dans une autre zone, si votre rôle dispose du droit Move-to-Offer.
4. Confirmez le déplacement.

Le projet quitte le tableau Installations et réapparaît sur le tableau Offres dans la colonne choisie. Le flux d'activité enregistre le déplacement avec l'horodatage et l'utilisateur à l'origine de l'action. L'offre signée reste signée (voir Rouvrir un projet fermé plus bas pour ce qui est verrouillé et ce qui ne l'est pas).

Déplacer plusieurs projets à la fois

Les projets se déplacent un par un : ouvrez un projet (ou faites glisser sa carte) et changez son statut individuellement. Pour une réorganisation de grande ampleur, traitez les projets un par un depuis leur en-tête.

Attribuer et réattribuer des projets

Chaque projet a une personne affectée (généralement le gestionnaire de comptes ou l'installateur responsable).

1. Ouvrez le projet depuis le tableau.
2. Dans l'en-tête du projet, cliquez sur le champ Personne affectée.
3. Choisissez un utilisateur dans la liste déroulante. Seuls les utilisateurs de votre Workspace apparaissent.
4. Enregistrez.

Réattribuez chaque projet individuellement depuis son en-tête. Pour une reprise de portefeuille de grande ampleur, demandez les options à votre gestionnaire de comptes Reonic.

Fermer un projet — Gagné ou Perdu

Fermer un projet le verrouille dans un état terminal et le retire de votre vue de pipeline actif.

Fermer en Gagné

1. Ouvrez le projet depuis le tableau Kanban.
2. Dans l'en-tête du projet, cliquez sur la liste déroulante des statuts.
3. Choisissez Fermé-Gagné (ou votre statut terminal équivalent).
4. Confirmez.

Pour les projets Offre, le chemin le plus propre est la signature : quand le client signe l'offre, Reonic bascule automatiquement le projet en Gagné et le déplace vers le tableau Installations (à condition que vous ayez le droit Move-to-Installation). Le Fermé-Gagné manuel sert aux cas où le projet a été gagné en dehors de Reonic (par exemple, un contrat papier) ou lorsque le parcours de signature n'a pas été utilisé.

Fermer en Perdu

1. Ouvrez le projet depuis le tableau Kanban.
2. Dans l'en-tête du projet, cliquez sur la liste déroulante des statuts.
3. Choisissez Fermé-Perdu (ou votre statut terminal équivalent).
4. Saisissez éventuellement un motif de perte dans l'invite (par exemple, Prix trop élevé, Parti chez un concurrent, Client a reporté).
5. Confirmez.

Les motifs de perte alimentent le reporting des motifs de perte. C'est le signal le plus simple dont vous disposez pour répondre à pourquoi est-ce que je perds des affaires ? Saisissez-les honnêtement.

Rouvrir un projet fermé

Un projet Fermé-Gagné ou Fermé-Perdu peut être rouvert, avec des réserves sur ce qui est verrouillé et ce qui ne l'est pas.

1. Ouvrez le projet depuis le filtre Fermé du tableau (la bascule en haut du tableau) ou via la recherche globale.
2. Dans l'en-tête du projet, cliquez sur la liste déroulante des statuts.
3. Choisissez n'importe quel statut non terminal. Si vous changez de zone, il vous faudra le droit utilisateur correspondant.
4. Confirmez.

Ce qui est déverrouillé et ce qui reste verrouillé :

• Le statut du projet bascule vers celui que vous avez choisi.
• Le projet réapparaît sur le tableau Kanban actif.
• La variante d'offre signée reste signée, et son PDF reste dans les fichiers du projet.
• Les factures déjà émises restent émises. Leur état est indépendant du statut du projet.
• Les motifs de perte déjà saisis restent enregistrés ; si le projet est fermé à nouveau, un nouveau motif vous sera demandé.

Traiter un projet gagné qui ne peut pas être réalisé

Un cas limite précis : un projet est marqué Fermé-Gagné, mais l'étude technique révèle qu'il n'est pas réalisable (par exemple, toiture non porteuse, connexion au réseau refusée). Vos options :

1. Déplacez-le vers un statut personnalisé *En attente* si vous en avez ajouté un. L'affaire reste enregistrée comme gagnée, la pose est suspendue et vous conservez la piste d'audit.
2. Ramenez-le vers Offre et ajoutez une nouvelle variante avec le périmètre corrigé. Le client signe la nouvelle variante ; la pose se fait sur celle-ci.
3. Basculez le projet en *Fermé-Perdu avec le motif Non réalisable* une fois l'accord du client obtenu. Le PDF signé subsiste comme trace historique.

Ajoutez à votre tableau un statut nommé En attente si le cas se présente souvent. C'est un intermédiaire utile, qui se lit mieux dans les rapports que Perdu.

Restreindre les tableaux visibles par chaque utilisateur

Par défaut, chaque utilisateur du Workspace voit tous les tableaux de toutes les zones. Pour que les managers voient tous les tableaux tandis que les gestionnaires de comptes ne voient que les projets qui leur sont affectés — ou pour séparer la visibilité entre une équipe PV et une équipe pompe à chaleur — vous disposez de deux leviers :

• La vue « Affecté à moi », propre à chaque utilisateur, sur le Kanban — chaque surface Kanban dispose en haut d'un filtre utilisateur / personne affectée ; chaque gestionnaire de comptes se sélectionne lui-même (affiché comme « Moi ») pour ne voir que les cartes où il figure dans la liste des utilisateurs affectés (directement ou via une équipe). Le tableau lui-même reste visible ; seules les cartes sont filtrées. C'est le dispositif le plus léger.
• L'affectation des projets par équipe — affectez les projets à une équipe plutôt qu'à des utilisateurs individuels, et chaque membre de cette équipe voit ces cartes sur le même tableau. Combiné au filtre Affecté à moi, cela donne une séparation nette entre équipes sans multiplier les tableaux.

Les dispositifs ci-dessus combinent affectation et filtrage pour concentrer chaque utilisateur sur son propre travail. Si vous voulez vraiment cloisonner les équipes, faites tourner deux tableaux dans la même zone et indiquez à chaque équipe lequel choisir.

Filtrer les projets d'un tableau par conseiller et par période

La barre de filtres du tableau, au-dessus des colonnes, permet de restreindre ce qui s'affiche :

1. Ouvrez le tableau Kanban.
2. Cliquez sur Filtres en haut du tableau.
3. Choisissez la Personne affectée (conseiller / gestionnaire de comptes) que vous voulez voir.
4. Choisissez une période — date de création, date de dernière modification ou échéance de signature, selon la date sur laquelle vous filtrez.
5. Combinez éventuellement avec les filtres Tag et Source de leads.

Le tableau se réaffiche avec les seules cartes correspondantes. Le filtre est propre à chaque utilisateur et à chaque session ; il se réinitialise au rechargement, il faut donc le régler à nouveau à chaque fois. Pour le pipeline d'un conseiller précis sur un trimestre, filtrez la vue liste par personne affectée et par période, ou extrayez les données via l'API Reonic.

Pourquoi une colonne Kanban refuse d'être supprimée

Quand vous essayez de supprimer une colonne de statut et que Reonic refuse, c'est que la colonne contient des projets qui ne vous sont pas visibles sur le tableau aujourd'hui. Trois causes fréquentes :

• Un filtre de tag masque des cartes — effacez le filtre de tag et les cartes réapparaissent dans la colonne. Déplacez-les ensuite, puis supprimez.
• Des projets archivés se trouvent dans la colonne — les projets archivés n'apparaissent pas sur le tableau actif, mais ils occupent toujours le statut. Activez le filtre Afficher les archives, déplacez-les ou réarchivez-les dans la colonne de destination, puis supprimez.
• Des projets fermés (Gagné / Perdu) se trouvent dans la colonne — activez le filtre Fermé en haut du tableau pour les faire apparaître, puis déplacez-les ou acceptez qu'ils restent dans le statut de destination.

Reonic refuse de supprimer une colonne contenant le moindre projet, afin de protéger votre piste d'audit. Déplacez d'abord tous les projets ; la suppression aboutit ensuite.

Ce qu'il advient de vos offres quand vous supprimez un tableau Kanban

Supprimer un tableau Kanban est une opération au niveau du tableau. Les offres et les projets qu'il contient restent intacts.

• Les projets eux-mêmes restent intacts — leurs données, leurs PDF signés, leurs fichiers et leur flux d'activité sont tous conservés.
• Sortez d'abord tous les projets du tableau. Reonic ne supprime un tableau qu'une fois celui-ci vide. Choisissez un tableau de destination (dans la même zone) pour chaque projet concerné avant que la suppression n'aboutisse.
• L'historique du tableau sur lequel un projet a vécu est conservé dans le flux d'activité du projet — vous pouvez reconstituer où il se trouvait à n'importe quel moment.
• Les rapports créés avant la suppression restent corrects — les agrégats au niveau du tableau (pipeline pondéré, taux de conversion) se recalculent sur les tableaux restants.

Rendre les notes internes d'un projet visibles sur sa carte Kanban

La carte Kanban affiche le nom et l'ID du projet, l'adresse client (si elle est activée, sur les tableaux résidentiels) et les badges d'affaires au point mort. Les remarques internes en texte libre vivent à l'intérieur du projet, pas sur la carte. Pour faire remonter sur la carte un contexte de type note, les équipes utilisent ces dispositifs :

• Utilisez les tags comme libellés courts — taguez le projet avec un identifiant d'un seul mot (par exemple, Lead chaud, À relancer, Décision du conjoint). Les tags sont filtrables.
• Mettez le contexte essentiel dans le nom du projet — le nom du projet s'affiche toujours sur la carte. Ajoutez-y un indice court en préfixe ou en suffixe : PV — visite technique planifiée.
• Ouvrez le projet depuis la carte pour lire la remarque interne complète et le flux d'activité. Au quotidien, les commerciaux balaient le tableau pour trier et n'ouvrent que les projets qui méritent un examen plus attentif.

Retrouver un projet ou une offre que vous venez de créer

Trois chemins fiables :

• Ouvrez le Kanban de la zone dans laquelle vous l'avez créé (Demandes / Offres / Installations). Les nouvelles cartes arrivent en haut de la colonne Nouveau (ou de votre première colonne équivalente).
• Ouvrez la fiche de contact du client depuis Contacts. La section des projets liés, en bas, affiche tous ses projets, y compris celui que vous venez de créer.
• Utilisez la recherche globale en haut du Portal. Tapez le nom du client, l'ID du projet ou un fragment de l'adresse. Les projets récemment créés sont indexés en quelques secondes.

Si le projet n'apparaît par aucun de ces chemins, vérifiez qu'un filtre n'est pas resté actif sur le Kanban (tag, personne affectée, période) et contrôlez les bascules Archivé et Fermé.

Archiver un projet — le retirer des vues actives

L'archivage masque un projet du Kanban actif et des rapports actifs sans supprimer la moindre de ses données.

1. Ouvrez le projet depuis le Kanban ou depuis la vue liste.
2. Dans l'en-tête du projet, cliquez sur le menu Plus d'actions (les trois points).
3. Cliquez sur Archiver.
4. Confirmez.

Le projet quitte le tableau Kanban actif, la vue liste par défaut et le périmètre par défaut des rapports du tableau de bord CRM. Vous pouvez également exclure les projets archivés des statistiques via la bascule d'archivage du tableau de bord CRM. Ses données — fichiers, flux d'activité, PDF signés, factures — restent intactes et interrogeables. Restaurez-le via la bascule de filtre Archivé et l'action Restaurer.

Pour archiver un lot important (par exemple, lors d'une migration depuis un ancien CRM), contactez votre gestionnaire de comptes Reonic.

Retirer un projet de votre affectation ou du Kanban

Chaque projet actif vit sur un tableau, dans un statut ; pour dégager un projet de votre Kanban — affecté à vous par erreur, ou sorti de votre périmètre — vous le repositionnez :

• Réattribuez-le — ouvrez le projet, cliquez sur le champ Personne affectée, choisissez un autre utilisateur. La carte quitte votre vue Affecté à moi et apparaît dans la sienne.
• Archivez-le — si le projet est réellement terminé et ne doit apparaître sur aucun Kanban actif (voir Archiver un projet plus haut).
• Déplacez-le vers un autre tableau — si vous avez plusieurs tableaux dans la zone, l'en-tête du projet comporte un sélecteur de tableau ; basculez le projet vers un autre tableau pour qu'il quitte le vôtre.

Modifier un projet après signature ou envoi

Les données structurées du projet — contact client, adresse du projet, remarques internes, personnes affectées, tags — restent modifiables après la signature ou l'envoi d'une offre. Les modifications de ces champs se répercutent sur les factures suivantes, l'espace fichiers du projet et la vue du portail client.

Ce qui est verrouillé après la signature :

• Le PDF de l'offre signée fige les données et les prix au moment de la signature, et modifier l'adresse du projet plus tard ne le réécrit pas.
• Les lignes, les prix et les composants de la variante d'offre signée sont figés. Pour modifier les prix d'une affaire signée, dérivez une nouvelle variante (voir l'article Offres > Finaliser) et faites re-signer.
• Les factures déjà émises ont un état et un contenu indépendants des modifications du projet.

Pour un changement de prix ou de périmètre après la signature, dérivez une nouvelle variante et faites re-signer, plutôt que de modifier sur place.

Quelle variante compte dans les statistiques quand plusieurs variantes sont signées

Quand un même projet porte plusieurs variantes et que le client en signe plus d'une (c'est rare, mais possible — par exemple, PV et pompe à chaleur chiffrés et signés en lot), Reonic considère que la variante marquée comme option d'installation est celle qui pilote les statistiques. Cette variante :

• Alimente les calculs de pipeline pondéré et les rapports de volume signé.
• Ancre le passage de relais à l'équipe de pose du projet.
• Pilote la valeur de l'affaire sur les tableaux de bord.

L'option d'installation correspond par défaut à la première variante signée. Pour la changer ensuite, ouvrez la vue Installation du projet (Dossier Technique ou Commander des pièces) et servez-vous du sélecteur Variante à installer pour choisir (ou dupliquer puis choisir) une autre variante. Cela exige le droit Offer-Editor ou Installation-Admin.

Suivre l'avancement des projets commerciaux et Mieterstrom (facturation aux résidents)

Les projets commerciaux et les projets Mieterstrom (facturation aux résidents) utilisent la même infrastructure Kanban que le résidentiel. Les tableaux se trouvent au même endroit (Paramètres > Tableaux Kanban) ; choisissez Commercial au lieu de Résidentiel dans le sélecteur de zone avant de configurer les colonnes.

Quelques spécificités des projets commerciaux et Mieterstrom :

• Des tableaux distincts de ceux du résidentiel. Le commercial a ses propres tableaux Demande / Offre / Installation. Configurer les colonnes du résidentiel n'affecte pas les tableaux commerciaux, et réciproquement.
• Le commercial dispose aussi d'un Kanban de tâches propre à chaque projet, distinct du Kanban de cycle de vie, qui se trouve à l'intérieur d'une installation ouverte, sous l'onglet Gestion de projet. C'est un tableau des tâches pour suivre les travaux individuels au sein d'un grand projet (par exemple, autorisation, approvisionnement, pose, mise en service). En résidentiel, les équipes utilisent des listes de contrôle pour cela.
• Mieterstrom (facturation de l'électricité aux résidents) est un type de projet commercial — choisissez-le dans le champ Type au moment de créer un nouveau projet commercial. Il utilise le Kanban commercial standard ; ce qui diffère, c'est le modèle de données du projet (liste des résidents, modèle de facturation, configuration du comptage), pas le cycle de vie. Pour en créer un de bout en bout : ouvrez Projets > Demandes (ou Offres / Installations, selon l'endroit où vous voulez démarrer), cliquez sur Nouveau projet, choisissez Commercial, puis, dans le champ Type du projet, sélectionnez le type de projet Mieterstrom. Reonic expose alors les champs supplémentaires propres à Mieterstrom (liste des résidents, modèle de facturation, plan de comptage) pendant la configuration. La carte arrive sur votre tableau commercial dans la première colonne de la zone, comme n'importe quel autre projet.

Bon à savoir

• Il existe des tableaux pour les Demandes, les Offres et les Installations. Les équipes qui suivent des interventions de service ou de maintenance le font sous forme de projets Installation distincts, ou dans des outils externes.
• Les taux de conversion pilotent les rapports, pas les workflows. Ils alimentent la vignette valeur pondérée du pipeline et les indicateurs de prévision du même ordre. Ils ne conditionnent pas les transitions, ne déclenchent pas d'automatisations et ne bloquent pas les déplacements ; ce sont de pures métadonnées.
• Fermé-Gagné et Fermé-Perdu sont les issues terminales. Les tableaux préconfigurés font correspondre les colonnes Fermé-Gagné et Fermé-Perdu à ces issues. Si vous personnalisez, veillez à ce qu'au moins une colonne corresponde à Gagné et une autre à Perdu, pour que votre pipeline ne dérive pas.
• Les tags sont des filtres visuels. Ils ne changent pas les autorisations, ne déclenchent pas d'automatisations et n'influent pas sur les rapports.
• Le seul commutateur de contenu de la carte est Afficher l'adresse client (tableaux résidentiels uniquement). La carte affiche par ailleurs le nom du projet, l'ID et les badges d'affaires au point mort. Ce que vous pouvez régler, ce sont les seuils d'inactivité indice / avertissement.
• La Mobile App affiche une liste de projets et un planning pour les Field Workers, pas la vue Kanban du régulateur. Le tableau visuel est réservé au bureau et à la tablette.
• Les changements de statut restent internes. Basculer un projet vers un nouveau statut ne notifie pas le client. Il voit les descriptions de statut sur sa page du portail client lorsqu'il s'y rend. Pour prévenir le client directement, contactez-le par un autre canal.
• Quand vous attrapez une carte, Reonic met en évidence l'endroit où elle va atterrir, mais n'affiche pas les conséquences en matière de prix, de taux de conversion ou de changement de responsable. Ouvrez d'abord le projet si le déplacement a des effets en aval.
• La structure des fichiers d'un projet provient des modèles de dossiers. Les modèles de dossiers s'appliquent automatiquement aux nouveaux projets ; pour les projets existants, utilisez Appliquer le modèle depuis l'onglet Fichiers du projet, ou ajoutez des dossiers au coup par coup via + Nouveau dossier. Les modèles de dossiers se règlent dans Paramètres > Organisation > Gestion des dossiers.
• Faire passer un projet résidentiel en commercial suppose de le ressaisir. Résidentiel et commercial sont deux lignes de produits distinctes, avec des modèles de données différents : vous créez donc un nouveau projet commercial et vous y recopiez les données utiles.

Questions fréquentes

Pourquoi un projet a-t-il disparu de ma colonne Kanban ? Trois raisons fréquentes : (1) quelqu'un l'a déplacé vers un autre statut — consultez le journal d'activité du projet ; (2) il est passé dans une autre zone (par exemple, une offre signée partie vers Installations) ; (3) un filtre de tag le masque. Effacez d'abord le filtre de tag, puis vérifiez le filtre Fermé si le projet est peut-être terminé.

Puis-je avoir des colonnes privées réservées à mon équipe ? Les colonnes Kanban sont partagées dans tout le Workspace. Les équivalents les plus proches sont les tags (filtrer sur les projets de votre équipe) et les tableaux multiples (un tableau distinct par équipe). Pour des vues par utilisateur, utilisez le filtre Affecté à moi sur le tableau.

Puis-je dupliquer un projet entier (y compris son état Kanban) ? Si vous avez besoin d'une copie pour une comparaison avant/après, contactez votre gestionnaire de comptes Reonic.

Comment exporter les données Kanban / projet ? Pour sortir des données de projet, demandez un extrait à votre gestionnaire de comptes Reonic, ou récupérez-les via l'API Reonic. L'export en masse des fichiers d'un projet (PDF, photos) passe par la vue Fichiers à l'intérieur du projet.

Puis-je modifier manuellement la valeur de l'affaire d'un projet ? Oui — ouvrez le projet, repérez le champ Valeur de l'affaire (en haut à droite de l'en-tête) et modifiez-le. Il pilote les chiffres de pipeline pondéré sur le tableau de bord. Si vous le modifiez après la signature, le PDF du contrat signé continue d'afficher le montant d'origine ; le tableau de bord reflète le nouveau à partir de là.

Puis-je faire passer un projet résidentiel en commercial (ou l'inverse) ? Résidentiel et commercial sont deux lignes de produits distinctes, avec des modèles de données différents. Créez un nouveau projet commercial et recopiez-y les données.

Où ajouter des notes sur un appel téléphonique avec le client ? Dans l'onglet Activité / Notes du projet — saisissez la note et enregistrez ; elle apparaît dans le flux chronologique du projet, visible par toute personne ayant accès au projet.

Puis-je voir les agendas de mes collègues depuis le Kanban ? Pas directement — le Kanban affiche des projets, pas un planning. Ouvrez Calendrier ou le Tableau de planification (qui regroupe les rendez-vous par personne / équipe) pour cela.

Où définir l'emplacement d'un projet ? Dans l'onglet Projet → champ Emplacement — saisissez une adresse (géocodée automatiquement) ou placez un repère sur la carte. Il sert au calcul d'itinéraire, à la planification et à la vue carte du portail client.

Puis-je enregistrer un rapport généré dans les documents d'un projet ? Oui — la fenêtre de génération de rapport propose une option Enregistrer dans les fichiers du projet ; cochez-la avant de générer et le PDF arrive dans l'onglet Fichiers du projet.

Où est passée une offre signée — elle n'est plus dans mon aperçu de l'offre ? Quand une offre est signée, le projet bascule en Fermé-Gagné et passe automatiquement du tableau Offre au tableau Installation (si vous avez le droit move-to-Installation). Retrouvez-la dans Projets > Installations, ou via la section des projets liés du contact. Si elle n'y est pas, vérifiez le filtre Fermé sur le tableau Offre.

Où se trouve le suivi du temps ? Reonic dispose d'une surface Suivi du temps dédiée — enregistrez des saisies via le timer ou manuellement, reliez-les à des projets et exportez via le bouton Exporter Excel de la liste des saisies. Voir l'article Suivi du temps.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026