Importer des prix de composants en masse depuis Excel

Lorsque les prix changent pour de nombreux composants à la fois (actualisation de la liste en début d'année, mise à jour des prix d'un fournisseur, changement de TVA), la modification composant par composant devient trop lourde. Reonic propose un aller-retour via Excel : exportez les prix actuels de votre catalogue, modifiez le fichier dans Excel ou Google Sheets, téléversez-le dans la fenêtre Importer des prix, vérifiez l'aperçu, puis appliquez. Chaque modification crée une nouvelle version du composant, de sorte que les offres déjà émises restent inchangées. Si Photovate ou Weclapp est connecté à votre entreprise, la même fenêtre récupère les prix directement depuis ces services et vous évitez l'étape du tableur.

Avant de commencer

• Vous avez besoin du rôle admin (ou supérieur) et de l'autorisation sur les composants. En dessous du rôle admin, la zone de dépôt Excel de la fenêtre est désactivée. Le droit utilisateur Overwrite Prices (droit de modifier les prix) concerne les modifications de prix dans les offres et la planification et n'intervient pas dans cet import.
• L'import met à jour les composants que vous avez déjà. Une ligne qui ne correspond à aucun composant est listée comme Non trouvé et ignorée. Pour ajouter de nouveaux composants, importez-les d'abord depuis la base de données maître ou créez-les manuellement, puis définissez ensuite leurs prix ici.
• Déterminez ce que vous mettez à jour : prix de vente, TVA, prix d'achat, numéro d'article ou GTIN. Ce sont les seuls champs que l'import modifie. Les caractéristiques techniques, descriptions, documents et réglages d'affichage pour le client restent tels quels.
• Préparez Excel, Google Sheets ou un autre tableur. Le format de fichier est .xlsx.

Exporter votre liste de prix actuelle

1. Ouvrez Paramètres > Composants.
2. Filtrez et triez la liste si vous ne souhaitez mettre à jour qu'une partie des composants. L'export reprend la liste telle qu'elle est filtrée et triée à ce moment-là.
3. Ouvrez le menu Plus d'actions et choisissez Exportation des prix.
4. Enregistrez le fichier .xlsx en local.

Le fichier exporté contient une ligne par composant, avec les colonnes id, name, brand, articleNr, price, vatPercentage, purchasePrice et gtin. C'est exactement le modèle que lit l'import. Les colonnes id, name et brand sont verrouillées et identifient chaque ligne. La colonne purchasePrice n'est renseignée que si vous disposez du droit view purchase price and margin (consulter le prix d'achat et la marge).

Modifier le fichier Excel

Ouvrez le fichier dans Excel ou Google Sheets. Vous pouvez modifier les colonnes suivantes :

• price (prix de vente) : le prix unitaire par défaut que la planification reprend dans une offre.
• purchasePrice (prix d'achat) : le prix que vous payez à votre fournisseur.
• vatPercentage (TVA) : la TVA en pourcentage. Saisissez 19 pour 19 %.
• articleNr (numéro d'article) : le numéro d'article de votre fournisseur.
• gtin : le GTIN / EAN du composant.

Une fois terminé, enregistrez le fichier au format .xlsx. L'import ne lit que la première feuille. Une indication entre parenthèses après un en-tête est ignorée : price (in EUR) correspond donc toujours à price.

Réimporter le fichier

1. Ouvrez Paramètres > Composants.
2. Ouvrez le menu Plus d'actions et choisissez Importer des prix. La fenêtre s'ouvre.
3. Déposez votre fichier .xlsx modifié dans la zone de dépôt. L'aperçu se lance aussitôt.

Si le fichier ne peut pas être lu, la fenêtre affiche « Invalid excel file, no valid headers found ». Si le fichier contient des en-têtes mais aucune ligne, elle affiche « Invalid excel file, no data found ».

Vérifier l'aperçu et appliquer

L'aperçu comporte jusqu'à quatre sections, chacune n'apparaissant que si elle contient des entrées :

• Erreur (n) : lignes comportant des erreurs, affichées en rouge. Section dépliée.
• Modifié (n) : lignes qui correspondent à un composant et modifient au moins une valeur. Une ligne qui efface un prix d'achat, un numéro d'article ou un GTIN y figure aussi. Section dépliée.
• Non trouvé (n) : lignes qui ne correspondent à aucun composant, avec nom, numéro d'article, GTIN/EAN et id. Ces lignes sont ignorées. Section repliée.
• Inchangé (n) : lignes qui correspondent à un composant sans rien modifier. Section repliée.

Les lignes Modifié et Inchangé affichent le Prix de vente, le Prix d'achat, la TVA, le Numéro d'article et le GTIN/EAN sous la forme ancienne → nouvelle valeur. Une hausse est en vert, une baisse en rouge et une valeur nouvellement ajoutée en bleu. Une valeur absente s'affiche « aucune valeur », ce qui correspond à un prix d'achat, un numéro d'article ou un GTIN effacé.

1. Contrôlez la section Modifié, en particulier les valeurs qui passent à « aucune valeur ».
2. Si quelque chose semble incorrect, cliquez sur Retour, corrigez votre fichier et déposez-le à nouveau.
3. Cliquez sur le bouton d'application. Il indique le nombre de modifications et reste désactivé lorsque rien n'a changé.
4. Confirmez.

Les modifications sont appliquées, la fenêtre se ferme et la liste des composants est actualisée.

Synchroniser les prix depuis Photovate ou Weclapp

Si votre entreprise est connectée à Photovate ou à Weclapp, vous pouvez récupérer directement les derniers prix au lieu de passer par un export Excel :

1. Vérifiez que l'intégration est connectée sous Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations > Offres. Pour Photovate, il faut l'ID client Photovate ainsi qu'une clé API. Weclapp nécessite un compte Weclapp connecté et un canal de vente par défaut.
2. Ouvrez Paramètres > Composants.
3. Ouvrez le menu Plus d'actions et choisissez Importer des prix.
4. Cliquez sur Importer les prix de Photovate ou sur Importer des prix depuis Weclapp. Le bouton Photovate n'apparaît que si Photovate est connecté. Le bouton Weclapp est actif lorsque votre entreprise utilise Weclapp. La synchronisation Photovate parcourt automatiquement l'ensemble de votre catalogue, page après page.
5. Vérifiez l'aperçu et appliquez, comme décrit dans Vérifier l'aperçu et appliquer.

Fonctionnement de la correspondance

Reonic associe chaque ligne à un composant de votre catalogue. L'ordre de recherche dépend de la source :

• Excel : d'abord l'id du composant, puis le GTIN, puis le numéro d'article.
• Photovate : l'id d'article Photovate est comparé au numéro d'article du composant.
• Weclapp : le numéro d'article.

Une ligne sans correspondance est classée dans Non trouvé et ignorée. Si votre fournisseur a modifié un numéro d'article en amont, le composant ne correspond plus et apparaît sous Non trouvé. Corrigez d'abord le numéro d'article sur le composant (modification individuelle), ou faites la correspondance par id ou GTIN dans Excel, puis relancez l'import.

Bon à savoir

• Chaque modification de prix crée une nouvelle version du composant, attribuée à votre compte, comme une modification manuelle. Elle apparaît dans Afficher l'historique des modifications du composant.
• Les offres émises ne sont jamais rechiffrées automatiquement. Chaque ligne d'offre conserve son propre prix, sa TVA et sa version du composant : une modification du catalogue ne réécrit donc jamais une offre existante. Modifier un prix dans une offre ne change que la ligne de cette offre. Définissez donc les prix durables dans le catalogue.
• Les modifications de TVA en masse sur des composants existants passent par Excel. La TVA par défaut sous Paramètres > Planification & offre > Planification > TVA applicable par défaut (libellé de l'écran : Standard components VAT) ne s'applique qu'aux composants nouvellement créés ou importés. Les composants existants se modifient un par un ou via l'import Excel.
• Les composants maîtres importés arrivent avec un prix de vente de 0. Un import de prix juste après un import depuis la base de données maître est le moyen le plus rapide de les renseigner.
• La section Non trouvé révèle l'état de vos données. Une longue liste Non trouvé signifie généralement que les numéros d'article ne sont plus alignés entre le système de votre fournisseur et Reonic. Parcourir cette liste une fois par trimestre garde l'import fiable.
• Une cellule vide efface la valeur du prix d'achat, du numéro d'article et du GTIN. Une colonne absente laisse le champ intact, mais une colonne présente avec une cellule vide vide ce champ sur le composant correspondant. C'est voulu (c'est ainsi que vous supprimez un prix d'achat par import), mais un tableur à moitié rempli peut effacer sans signal des données que vous vouliez garder. Le prix de vente et la TVA sont obligatoires et ne peuvent pas être effacés de cette manière. Lisez attentivement la section Modifié de l'aperçu avant d'appliquer.

Dernière mise à jour le 9 novembre 2026