Plantillas de calendario
Crea plantillas de evento reutilizables para que las citas que se repiten sean una sola elección en vez de un formulario nuevo cada vez.
Categorías: Ajustes
Las Plantillas de citas viven a nivel de organización. Las creas una vez en Ajustes > Organización > Plantillas de citas y todo tu Workspace puede usarlas. Una plantilla rellena de antemano las partes de un evento que no cambian: el título y la descripción que ve el cliente, una franja horaria por defecto, las personas que deben asistir y un enlace de vídeo de Teams o Meet opcional. Agendar un tipo de cita recurrente como una visita técnica, una fecha de montaje o una llamada de firma se convierte en una sola elección.
Antes de empezar
- Necesitas acceso a Ajustes > Organización > Plantillas de citas para crear, reordenar o archivar plantillas. Tu rol determina el acceso a esta superficie de edición.
- Para crear un evento a partir de una plantilla, la función de calendario tiene que estar activada en tu empresa. Si está desactivada, tu gestor de cuentas de Reonic puede volver a activarla. Puedes seguir gestionando la biblioteca de plantillas con la función de calendario desactivada; al flujo de + Nuevo evento que aplica una plantilla llegas cuando la función de calendario está activada.
- Decide qué se mantiene fijo en cada instancia de este tipo de cita (título, descripción, duración, personas invitadas) y qué defines evento a evento (la fecha y en qué calendario cae).
Crear una plantilla
- Abre Ajustes > Organización > Plantillas de citas.
- Haz clic en + Nueva plantilla.
- Ponle a la plantilla un Nombre interno. Es como la encuentra tu equipo en el selector, y los clientes nunca lo ven.
- Rellena el título que ve el cliente y la descripción que ve el cliente. Es lo que el cliente ve en el evento.
- Fija una franja horaria por defecto (desde y hasta): la hora de inicio y la duración que se rellenan solas al aplicar la plantilla.
- Añade los usuarios invitados por defecto, los miembros de los equipos internos que deben estar en todos los eventos de este tipo.
- Activa el conmutador de videollamada si quieres que se genere automáticamente un enlace de Teams o Meet.
- Haz clic en Guardar. La plantilla ya aparece en el selector para todo tu Workspace.
Nota
una plantilla no lleva calendario de destino. El calendario en el que cae el evento lo eliges al crear el evento, no al construir la plantilla, así que la misma plantilla sirve para cualquier calendario.
Aplicar una plantilla al crear un evento
- Haz clic en + Nuevo evento en la rejilla del calendario.
- En el panel del evento, elige aplicar una plantilla y selecciona una de la lista de plantillas no archivadas.
- Los valores de la plantilla rellenan el evento: el título y la descripción que ve el cliente, la franja horaria por defecto, los usuarios internos invitados y la configuración de videollamada.
- Ajusta lo que haga falta para este evento y elige el calendario de destino.
- Haz clic en Guardar.
Añadir un enlace de videollamada
Activa el conmutador de videollamada en la plantilla para que se genere un enlace de vídeo automáticamente cada vez que se aplique:
- En un calendario conectado con Microsoft, genera un enlace de Teams.
- En un calendario conectado con Google, genera un enlace de Meet.
- En un calendario nativo de Reonic no hay proveedor conectado al que pedir el enlace, así que el conmutador no tiene efecto.
Consejo
el enlace solo se genera cuando el evento cae en un calendario conectado con Microsoft o con Google. Si no aparece ningún enlace de vídeo, comprueba que el calendario en el que estás agendando es de un proveedor conectado.
Reordenar y archivar plantillas
- Reordena las plantillas arrastrando las filas para que las que más usa tu equipo queden arriba del selector. El nuevo orden se guarda y se ve allá donde se listan las plantillas.
- Archiva una plantilla que ya no ofrezcas. Las plantillas archivadas desaparecen del selector, pero sus datos se conservan, así que una plantilla archivada se puede restaurar más tarde.
Conviene saber
- Las plantillas se comparten en todo tu Workspace. Una única biblioteca común para toda tu organización.
- Aplicar una plantilla copia sus valores una sola vez. Cuando eliges una plantilla, sus valores se copian en el evento nuevo. Editar la plantilla después solo afecta a los eventos que se creen a partir de ella, no a los ya creados.
- En la plantilla no se guarda ningún calendario de destino. El calendario lo eliges siempre al crear el evento.
- Gestionar la biblioteca y crear eventos dependen de cosas distintas. Crear, reordenar y archivar plantillas depende de tu rol. Crear un evento a partir de una plantilla necesita además que la función de calendario esté activada en tu empresa.
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