Aufgabenvorlagen + Label
Verwalte deine Bibliothek an Aufgabenvorlagen und deine Label-Taxonomie unter Einstellungen > Aufgaben > Aufgabenvorlagen & Label und nutze sie dann im Alltag aus CRM > Aufgaben heraus.
Diese Seite behandelt die Verwaltungsseite von Aufgaben: den Aufbau der Vorlagen-Bibliothek und die Pflege des Label-Satzes, damit die ganze Organisation einheitlich bleibt. Die tägliche Arbeit (Aufgaben anlegen, zuweisen und abschließen) passiert auf der Seite CRM > Aufgaben. Hier geht es um die Steuerung: Vorlagen auf der richtigen Ebene anzusiedeln und die Label aufgeräumt zu halten.
Task-Labels verwalten
Task-Labels sind eine gemeinsame Taxonomie für deinen Workspace, jedes mit einer Farbe und einem Text. Nutze sie, um Aufgaben in der ganzen Organisation einheitlich zu kategorisieren.
- Öffne Einstellungen > Aufgaben > Aufgabenvorlagen & Label und geh auf den Tab Firmenweit.
- Lege ein Label mit seinem Text und seiner Farbe an.
- Halte den Satz schlank. Label funktionieren am besten, wenn alle aus derselben kleinen, abgestimmten Taxonomie schöpfen.
Hinweis
Task-Labels gelten nur für Aufgaben. Sie sind ein eigenes System, getrennt von Projekt-Tags und Datei-Tags — ein Task-Label bleibt also an Aufgaben und erscheint weder als Projekt-Tag noch als Datei-Tag.
Aufgabenvorlagen verwalten
Vorlagen halten eine wiederverwendbare Aufgabenform fest, damit wiederkehrende Arbeit nicht jedes Mal neu getippt werden muss. Sie liegen auf zwei Ebenen, die als zwei Tabs erscheinen:
- Firmenweit — in der ganzen Organisation geteilt.
- Persönlich — privat für dein eigenes Konto.
- Öffne Einstellungen > Aufgaben > Aufgabenvorlagen & Label.
- Wähle den Tab Firmenweit oder Persönlich, um die Ebene der Vorlage festzulegen.
- Lege eine Vorlage an und fülle ihre Felder aus: Titel, Beschreibung, Checkliste, Label, relatives Fälligkeitsdatum und optional eine standardmäßig zugewiesene Person oder ein Team.
- Klicke auf Speichern.
Tipp
Nutze das relative Fälligkeitsdatum, damit das Fälligkeitsdatum ab dem Anlegen der Aufgabe berechnet wird, statt an ein festes Kalenderdatum gebunden zu sein. Genau das macht eine Vorlage wiederverwendbar.
Wenn jemand eine Vorlage nutzt, klont sie sich in eine frische Aufgabe mit Titel, Beschreibung, Checkliste und Label. Zugewiesene und Fälligkeitsdaten werden danach je Aufgabe gesetzt, damit die Vorlage wiederverwendbar bleibt.
Vorlagen in der Mobile App
Dieselben Vorlagen stehen zur Verfügung, wenn du eine Aufgabe in der Mobile App anlegst, nicht nur im Portal. Die Auswahl zeigt sie in zwei Gruppen:
- Firma — die geteilten Vorlagen, die alle in der Organisation nutzen können.
- Benutzer — deine eigenen persönlichen Vorlagen.
Das sind die mobilen Namen für dieselben zwei Ebenen, die das Portal als Firmenweit und Persönlich zeigt. Wähl eine aus, und der Rest des Ablaufs entspricht dem Portal: Sie klont sich in eine neue Aufgabe mit Titel, Beschreibung, Checkliste und Label der Vorlage.
Gut zu wissen
- Vorlagen-Änderungen gelten für künftige Aufgaben. Aufgaben, die bereits aus einer Vorlage entstanden sind, behalten ihre ursprüngliche Form; nur Aufgaben, die nach dem Bearbeiten der Vorlage angelegt werden, übernehmen die Änderung.
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