Lizenzen und Abo-Rechnungen verwalten

Auf der Seite Lizenzen & Rechnungen verwaltest du die Geschäftsbeziehung zwischen deinem Unternehmen und Reonic: dein Abo, die Anzahl der Nutzerplätze, für die du zahlst, deine Zahlungsmethode und die Rechnungen, die Reonic dir ausstellt. Rechnungen an deine eigenen Kunden findest du separat unter Rechnungsstellung. Diese Seite betrifft nur dein Abo bei Reonic.

Bevor du startest

• Du brauchst die Rolle Admin. Normale Nutzer und Viewer sehen die Seite Lizenzen & Rechnungen nicht.
• Entscheide vor dem Kauf, welche Lizenzfamilie du brauchst: Mitarbeiter Haushalt (Haushaltsprojekte mit PV, Wärmepumpe, Speicher oder Wallbox), Mitarbeiter Gewerbe (Gewerbe- und Unternehmensprojekte) oder ein kombinierter Platz für Haushalt und Gewerbe. Sie werden getrennt gezählt. Kaufen kannst du nur die Typen, die als Standardlizenzen deines Unternehmens eingerichtet sind.
• Dein Abonnement muss sich automatisch durch Reonic aktualisieren lassen. Ist das nicht der Fall, zeigt die Seitenleiste für den Kauf die Meldung „Unfortunately, your subscription can not be updated automatically at the moment“ (sinngemäß: Dein Abonnement kann derzeit nicht automatisch aktualisiert werden) und bittet dich, den Support zu kontaktieren.
• Halte die Zahlungsdaten deines Unternehmens bereit, wenn du eine Zahlungsmethode hinzufügst oder wechselst: die IBAN für die SEPA-Lastschrift oder eine Kreditkarte, die hinterlegt werden soll.
• Verschaff dir vorab einen Überblick über deine Teamgröße. Zähle die aktiven Nutzer unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Nutzer & Teams, bevor du Lizenzen kaufst, damit du die richtige Anzahl an Plätzen bereitstellst. Für einen Platz zahlst du so lange, bis du ihn zurückgibst.

Die Seite Lizenzen & Rechnungen öffnen

1. Klicke in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Wähle Firmeneinstellungen.
3. Öffne Lizenzen & Rechnungen.

Oben siehst du die Abschnitte Zahlungsinformationen und Rechnungen. Beide öffnen das Abrechnungsportal in einem neuen Tab. Darunter folgen das Formular für den Rechnungskontakt und die Lizenzlisten: Bezahlte Lizenzen (wofür du aktuell zahlst, mit den Nutzern, die der jeweiligen Lizenz zugewiesen sind), Unbezahlte Lizenzen (nur sichtbar, wenn es welche gibt) und Abgelaufene Lizenzen (eingeklappt). Kündigung anfragen ist der letzte Abschnitt der Seite.

Deine Reonic-Rechnungen ansehen und bezahlen

Klicke im Abschnitt Rechnungen auf Rechnungen ansehen, um das gehostete Abrechnungsportal von Reonic zu öffnen. Du erreichst es auch über den Link in der Fußzeile jeder Reonic-Rechnung. Dort kannst du:

• Alle vergangenen Rechnungen ansehen und als PDF für deine Buchhaltung herunterladen.
• Überfällige Rechnungen finden und direkt im Portal bezahlen.
• Deine Zahlungsmethode aktualisieren: zwischen SEPA-Lastschrift und Kreditkarte wechseln oder eine ablaufende Karte ersetzen.
• Deinen Rechnungskontakt aktualisieren: Firmenname, Adresse, USt-IdNr. und E-Mail-Adresse, die auf deinen Belegen stehen.

Im Portal findest du jede Rechnung, die Reonic deinem Unternehmen ausgestellt hat, jeweils als PDF zum Herunterladen. Der Bereich Rechnungsstellung in Reonic ist davon getrennt: Dort geht es um die Rechnungen, die du an deine eigenen Kunden sendest.

Eine überfällige Rechnung ansehen

Ist eine Rechnung überfällig (weil eine Zahlung nicht durchgegangen oder die hinterlegte Karte abgelaufen ist), erscheint in der oberen Leiste des Reonic Portal ein Banner für überfällige Rechnungen. Begleiche die Rechnung im Abrechnungsportal. Eine fehlgeschlagene Zahlung wird über einige Tage automatisch erneut versucht. Bezahle offene Rechnungen zügig, damit dein Zugang nicht unterbrochen wird, und wende dich an deinen Kundenbetreuer, wenn du ein Problem erwartest.

Die Lizenzfamilien verstehen

Reonic unterscheidet auf deinem Account drei Lizenzfamilien:

• Haushalt: die Produktlinie für Haushalte (PV, Wärmepumpe, Speicher und Wallbox bei Eigentümern). Es gibt Plätze für Viewer, Mitarbeiter und Installateure. Enthalten sind Anfragen, Angebote und Installationen.
• Gewerbe: die Produktlinie für Gewerbe und Unternehmen. Das ist die Gewerbelizenz. Es gibt Plätze für Viewer und Mitarbeiter. Enthalten sind Anfragen und Angebote.
• Haushalt & Gewerbe: beide Produktlinien kombiniert. Es gibt Plätze für Viewer und Mitarbeiter.

Jede Familie wird getrennt gezählt.

Eine Lizenz gilt für einen Nutzer. Brauchen zwei Personen Zugang, kaufe zwei Lizenzen.

Gewerbelizenzen

Für Preise und Abrechnungsdetails wende dich an den Support-Chat.

Viewer-Lizenzen

Viewer-Lizenzen sind Plätze mit reinem Lesezugriff. Sie eignen sich für Beteiligte wie Steuerberater, Partner oder Subunternehmer, die Projektdaten einsehen müssen, ohne sie anzulegen oder zu bearbeiten. Werden dir beim Kauf keine Viewer-Plätze angeboten, wende dich an den Support-Chat.

Nicht zugewiesene Lizenzen

Direkt über der Lizenzliste siehst du, wie viele Lizenzen aktuell nicht zugewiesen sind (bezahlt, aber noch keinem Nutzer zugeordnet). Diese Lizenzen werden dir bereits berechnet, setze sie also ein. Du kannst sie einem Nutzer zuweisen oder vor dem nächsten Abrechnungszeitraum zurückgeben (siehe Eine Lizenz zurückgeben weiter unten).

Neue Lizenzen kaufen

1. Klicke im Abschnitt Bezahlte Lizenzen auf Add a license (Lizenz hinzufügen). Die Seitenleiste Lizenzen kaufen öffnet sich.
2. Wähle die Rolle: Mitarbeiter (volle Bearbeitungsrechte, für Nutzer mit der Rolle Editor oder Admin) oder Viewer (nur Lesen, für Nutzer mit der Rolle Viewer).
3. Wähle den Zugang. Unter 360° Residential wählst du Alles (Anfragen, Angebote, Installationen) oder, für Mitarbeiter-Plätze, Nur Installation. Unter 360° Commercial wählst du Alles (Anfragen, Angebote). Alles: 360° Residenzial & Commercial erscheint nur, wenn du eine kombinierte Lizenz für Haushalt und Gewerbe hast. Optionen außerhalb der Standardlizenzen deines Unternehmens werden angezeigt, sind aber deaktiviert.
4. Gib unter Anzahl der Lizenzen ein, wie viele Plätze du hinzufügen willst (1 bis 100).
5. Prüfe den Bestätigungsschritt. Er zeigt die Anzahl der Plätze vor und nach der Änderung sowie den Nettobetrag vor und nach der Änderung für jedes Abrechnungsintervall, ohne anteilige Berechnung. Klicke auf Rechnungsübersicht anzeigen, um die vollständige Rechnungsvorschau zu sehen.
6. Klicke zum Bestätigen auf Lizenzänderung akzeptieren.
7. Wenn Kauf abgeschlossen erscheint, klicke auf Ok.

Die neuen Lizenzen erscheinen in der Liste. Weise sie unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Nutzer & Teams deinen Nutzern zu.

Bei kleineren Änderungen dient die Rechnungsvorschau im Kaufdialog praktisch als Angebot. Für größere Änderungen (etwa deutlich mehr Plätze oder einen Tarifwechsel) wende dich für ein formelles Angebot an deinen Kundenbetreuer.

Eine Lizenz zurückgeben

Wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt oder du zu viele Plätze gekauft hast, gib die Lizenz zurück, damit du nicht mehr dafür zahlst. Zurückgeben lassen sich nur nicht zugewiesene Lizenzen. Prüfe vorher, ob der Platz wirklich ungenutzt ist: Die Lizenzliste zeigt zu jeder Lizenz die zugewiesenen Nutzer.

1. Suche in der Liste Bezahlte Lizenzen die Zeile der ungenutzten Lizenz, die du zurückgeben willst.
2. Öffne in dieser Zeile die Aktion … und wähle die Rückgabe der Lizenz.
3. Die Seitenleiste Confirm license return (Lizenzrückgabe bestätigen) öffnet sich. Your changes (deine Änderungen) zeigt die Anzahl der Lizenzen vor und nach der Rückgabe, Your invoice preview (deine Rechnungsvorschau) die Rechnungsvorschau.
4. Klicke zum Bestätigen auf Lizenzänderung akzeptieren.

Da sich nur ein nicht zugewiesener Platz zurückgeben lässt, bleiben alle Nutzeraccounts unverändert. Wenn du eine Person ganz entfernen willst, tu das separat unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Nutzer & Teams.

Lizenzen lassen sich nur einzeln zurückgeben. Wenn du ein großes Team auflöst, plane dafür also ein paar Minuten ein.

Deine Zahlungsmethode aktualisieren

Die Zahlungsmethode verwaltest du im Abrechnungsportal, das auf der Seite Lizenzen & Rechnungen verlinkt ist.

1. Klicke im Abschnitt Zahlungsinformationen auf Zahlungsinformationen aktualisieren. Das Abrechnungsportal öffnet sich in einem neuen Tab auf der Seite für die Zahlungsmethode.
2. Füge die neue Karte oder das neue Bankkonto hinzu.
3. Entferne die alte Zahlungsmethode, sobald die neue eingerichtet ist.

Die neue Zahlungsmethode wird automatisch zum Standard. Offene Rechnungen, die auf eine Zahlungsmethode warten, werden sofort darüber abgerechnet. Wurde dein monatliches Abonnement bisher per E-Mail-Rechnung abgerechnet, wechselt es zurück zum automatischen Einzug. Jahresabonnements bleiben bei der Rechnung per E-Mail.

Deinen Rechnungskontakt ändern

Name, Adresse, USt-IdNr. und E-Mail-Adresse auf deinen Reonic-Rechnungen stammen aus dem Abrechnungsportal.

1. Suche im Abrechnungsportal Abrechnungsinformationen oder Firmendetails.
2. Aktualisiere Firmenname, Rechnungsadresse, USt-IdNr. (Umsatzsteuer-ID bei deutschen Unternehmen) und Rechnungs-E-Mail.
3. Speichere die Änderungen. Künftige Rechnungen enthalten die neuen Angaben, vergangene Rechnungen bleiben unverändert.

Für Unternehmen außerhalb Deutschlands ist das Feld USt-IdNr. auch Teil des Formulars für den Rechnungskontakt auf der Seite Lizenzen & Rechnungen.

Deinen Reonic-Tarif ändern

Die Lizenzliste zeigt einzelne Plätze, dein Gesamttarif wird daneben verwaltet. Wende dich an den Support-Chat, wenn du den Tarif selbst ändern möchtest.

Heat-load unlimited (Heizlast unbegrenzt) kaufst du separat. Die Stufe ist für Unternehmen in Deutschland gedacht, die sich selbst für die Heizlastberechnung angemeldet haben und noch kein Abonnement besitzen. Für diese Stufe gibt es einen eigenen Self-Service-Checkout, sie muss also nicht über deinen Kundenbetreuer vereinbart werden. Die zugehörigen Plätze werden dir automatisch zugewiesen. Auf deiner Rechnung steht sie als Mitarbeiter-Lizenz für Haushalt.

Dein Abonnement kündigen

Um dein Reonic-Abonnement zu kündigen, nutze Kündigung anfragen am Ende der Seite Lizenzen & Rechnungen. Mit dem Absenden geht die Anfrage an Reonic, und Reonic klärt die Kündigung gemeinsam mit dir. Die Abrechnung läuft in der Zwischenzeit weiter, daher kommen auch nach dem Absenden weiterhin Rechnungen an.

Eine Kündigung ist etwas anderes als die Rückgabe eines Platzes. Mit der Rückgabe einer Lizenz sinkt deine Rechnung, eine Kündigungsanfrage beendet dagegen das gesamte Abonnement.

Gut zu wissen

• Hier geht es um die Abrechnung von Reonic an dich, nicht um deine Rechnungen an deine Kunden. Rechnungen an deine eigenen Kunden findest du unter Rechnungsstellung. Sie laufen über die Buchhaltungsintegration, die du eingerichtet hast (Lexoffice / Bexio / Sevdesk / Pingen).
• Einen Nutzer zu entfernen und seine Lizenz zurückzugeben sind zwei getrennte Schritte. Erledige beides: Entferne den Nutzer unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Nutzer & Teams und gib seine Lizenz auf der Seite Lizenzen & Rechnungen zurück. Erst dann zahlst du nicht mehr für den frei gewordenen Platz.
• Platzänderungen folgen der Einstellung deines Accounts für die anteilige Berechnung. Je nach Einrichtung deines Accounts wird eine Änderung mit der nächsten Rechnung anteilig verrechnet, sofort anteilig verrechnet oder gar nicht anteilig berechnet. Für Tarifwechsel gilt ein eigener Zeitplan, den dir dein Kundenbetreuer bestätigt.
• Abrechnungsrhythmus und Vertragsdaten ergeben sich aus deinem Vertrag. Öffne das Abrechnungsportal unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Lizenzen & Rechnungen, um die genauen Zeiträume auf deinen Rechnungen zu sehen. Der Welcome- bzw. Onboarding-Termin gehört zur Standardeinrichtung und verzögert deine Abrechnung nicht. Deine erste reguläre Rechnung kommt in dem Rhythmus, den dein Vertrag vorsieht. Enthält dein Tarif ein bestimmtes Kontingent (zum Beispiel für den Planungsservice), bestätigt es dir dein Kundenbetreuer.
• Die Zahlung läuft über das gehostete Abrechnungsportal. Nutze die SEPA-Lastschrift oder eine hinterlegte Karte. Gibt es ein Problem mit der SEPA-Lastschrift (eine fehlgeschlagene Abbuchung, ein fehlendes Mandat, ein geschlossenes Konto), zeigt das Abrechnungsportal es zusammen mit dem Schritt zur Behebung an. Aktualisiere dort das Mandat, dann wird die Zahlung erneut versucht.
• Welche Zahlungsmethoden du nutzen kannst, hängt von Rechnungsland und Währung ab. Je nach Account kannst du bei Abonnements in EUR, USD oder GBP auch per Überweisung zahlen. Ohne hinterlegte Zahlungsmethode, die automatisch belastet werden kann, bekommst du die Rechnungen per E-Mail, und sie sind in 14 Tagen fällig. Das Abrechnungsportal zeigt die verwendete Zahlungsmethode an.
• Deine Vertragsdaten bestätigt dir dein Kundenbetreuer. Auf dieser Seite werden sie nicht als Countdown angezeigt.
• Eine falsche Abbuchung lässt sich korrigieren. Wende dich dazu mit der Rechnungsnummer an den Support-Chat.
• Wird dein Zugang nach der Zahlung nicht wiederhergestellt, wende dich an den Support-Chat.
• Eine Änderung des Rechnungslands kann abgelehnt werden. Beim Speichern des Rechnungskontakts wird das Speichern abgelehnt, wenn dein Abonnement ohne nutzbare Zahlungsmethode bliebe („… would have no payment method left.“). Schon die Änderung des Landes allein kann das auslösen.
• Accounts, die sich in Mexiko selbst registriert haben, sehen nur die Lizenzabschnitte und Kündigung anfragen. Zahlungsinformationen, Rechnungen und das Formular für den Rechnungskontakt sind für sie ausgeblendet.

Zuletzt aktualisiert am 9. November 2026