Modelos de tarefas e etiquetas
Faça a gestão da sua biblioteca de modelos de tarefas e da taxonomia de etiquetas em Definições > Tarefas > Modelos & etiquetas de tarefas, e aplique-os no dia a dia a partir de CRM > Tarefas.
Esta página cobre o lado administrativo das tarefas: construir a biblioteca de modelos e cuidar do conjunto de etiquetas para que toda a organização se mantenha consistente. O trabalho do dia a dia (criar, atribuir e concluir tarefas) acontece na página CRM > Tarefas. Esta página foca-se na governação: dar aos modelos o âmbito certo e manter as etiquetas arrumadas.
Gerir as etiquetas de tarefas
As etiquetas de tarefas são uma taxonomia partilhada no seu Workspace, cada uma com uma cor e um texto. Use-as para categorizar tarefas de forma consistente em toda a organização.
- Abra Definições > Tarefas > Modelos & etiquetas de tarefas e vá ao separador Empresa.
- Crie uma etiqueta com o seu texto e a sua cor.
- Mantenha o conjunto enxuto. As etiquetas funcionam melhor quando toda a gente parte da mesma taxonomia, pequena e acordada.
Nota
As etiquetas de tarefas aplicam-se apenas a tarefas. São um sistema separado das etiquetas de projeto e das etiquetas de ficheiro, por isso uma etiqueta de tarefa fica nas tarefas e não aparece como etiqueta de projeto nem de ficheiro.
Gerir os modelos de tarefas
Os modelos captam uma forma de tarefa reutilizável, para que o trabalho recorrente não tenha de ser escrito de novo de cada vez. Vivem em dois âmbitos, que aparecem como dois separadores:
- Empresa — partilhados por toda a organização.
- Pessoal — privados da sua própria conta.
- Abra Definições > Tarefas > Modelos & etiquetas de tarefas.
- Escolha o separador Empresa ou Pessoal para definir o âmbito do modelo.
- Crie um modelo e preencha os seus campos: título, descrição, lista de verificação, etiquetas, data de vencimento relativa e, opcionalmente, um responsável ou equipa predefinidos.
- Clique em Guardar.
Dica
Use a data de vencimento relativa para que a data seja calculada a partir do momento em que a tarefa é criada, em vez de ficar presa a uma data de calendário fixa. É isso que torna um modelo reutilizável.
Quando alguém aplica um modelo, ele é clonado numa tarefa nova que leva o título, a descrição, a lista de verificação e as etiquetas. Os responsáveis e as datas de vencimento são definidos depois, tarefa a tarefa, para que o modelo se mantenha reutilizável.
Modelos na Mobile App
Os mesmos modelos estão disponíveis quando cria uma tarefa na Mobile App, e não só no Portal. O seletor apresenta-os em dois grupos:
- Empresa — os modelos partilhados que toda a gente na organização pode usar.
- Utilizador — os seus modelos pessoais.
São os nomes usados no telemóvel para os mesmos dois âmbitos que o Portal mostra como Empresa e Pessoal. Escolha um e o resto do percurso é igual ao do Portal: é clonado numa tarefa nova com o título, a descrição, a lista de verificação e as etiquetas do modelo.
Vale a pena saber
- As edições ao modelo aplicam-se às tarefas futuras. As tarefas já criadas a partir de um modelo mantêm a sua forma original; só as tarefas criadas depois da edição adotam a alteração.
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