Configurar os quadros Kanban

Categorias: Definições

Os quadros Kanban da Reonic são a espinha visual do seu pipeline. Cada projeto, residencial ou comercial, vive exatamente numa coluna de exatamente um quadro, e a sua equipa move-o pelas colunas à medida que ele avança de pedido a oferta assinada e a instalação concluída. As contas novas vêm com predefinições sensatas. Este guia mostra-lhe como ajustar essas predefinições ao seu processo, acrescentar quadros paralelos para diferentes movimentos comerciais, afinar o que aparece em cada cartão e conduzir as operações de pipeline do dia a dia de que a sua equipa precisa.

Antes de começar

• Precisa da função Admin para configurar quadros: acrescentar, mudar o nome, reordenar ou eliminar estados, editar as definições do cartão e gerir etiquetas são todas ações exclusivas de admins. Os Editors e os gestores de contas podem mover cartões, mas não podem alterar a estrutura do quadro.
• Decida que área quer configurar primeiro: Pedidos / Leads, Ofertas ou Instalações. Cada área tem os seus próprios quadros.
• Decida se precisa de quadros Residencial e Comercial separados dentro de uma área. Configuram-se de forma independente.
• Se pensa acrescentar vários quadros paralelos (por exemplo, PV direto vs. bomba de calor via parceiro), esboce primeiro os nomes das colunas. Mudar o nome mais tarde não é problema, mas planear poupa retrabalho.
• Planeie por esta ordem antes de clicar seja no que for: (1) que área e se precisa de variantes Residencial e Comercial, (2) os nomes das colunas por área, como estados e não como ações, (3) uma percentagem de taxa de conversão por coluna, (4) que campos mostrar no cartão, (5) os limites de dica e de aviso de inatividade em dias, (6) um conjunto inicial de etiquetas. Os passos 1 a 3 são ao nível do quadro; os passos 4 a 6 são para todo o Workspace.
• As alterações ao Kanban aplicam-se a todos os utilizadores do seu Workspace da próxima vez que recarregarem a página. O que guardar é o que a sua equipa vê.

Abrir as definições dos quadros Kanban

1. Clique no avatar do seu Workspace (canto superior direito) e abra as Definições.
2. Na barra lateral das Definições, abra Quadros Kanban e depois a página Gestão de conselho (a página de gestão dos quadros Kanban). Uma página separada, Configuração do cartão (o que aparece em cada cartão), fica na mesma categoria Quadros Kanban.
3. Em Gestão de conselho, use os separadores Residencial / Comercial para alternar entre os seus quadros residenciais e comerciais.
4. Dentro de cada separador, use o seletor de área para alternar entre Pedidos / Leads, Ofertas e Instalações. Cada área tem os seus próprios quadros.

Criar um quadro novo

Pode ter mais do que um quadro por área. Por exemplo, um quadro de Ofertas para venda direta e outro para ofertas tratadas por um canal de parceiros.

1. Abra Definições > Quadros Kanban e escolha a área (por exemplo, Ofertas).
2. Escolha se está a trabalhar em Residencial ou em Comercial.
3. Clique em Novo quadro.
4. Introduza o nome do quadro (por exemplo, Ofertas — canal de parceiros) e uma descrição opcional. A descrição aparece como dica no seletor de quadros.
5. Clique em Guardar.

O quadro nasce com uma única coluna predefinida, Novo. Acrescente a seguir as restantes colunas (ver Acrescentar, mudar o nome e reordenar estados abaixo).

Mudar de quadro

Se tiver vários quadros numa área, a superfície principal do Kanban (por exemplo, Projetos > Ofertas) mostra um seletor de quadros no topo. A troca de quadro é por utilizador: cada membro da sua equipa escolhe o quadro que quer ver naquele momento.

Acrescentar, mudar o nome e reordenar estados

Os estados são as colunas do seu quadro. Cada um representa um passo por onde um projeto passa.

1. Em Definições > Quadros Kanban, expanda o quadro que quer editar.
2. Clique em Editar para entrar em modo de edição nesse quadro.
3. Clique em Novo estatuto para acrescentar uma coluna no fim.
4. Introduza o nome do estado (é o que aparece no quadro) e uma descrição interna opcional.
5. Para mudar o nome de um estado existente, clique no nome e edite-o no lugar.
6. Para reordenar, agarre o manípulo de três barras à esquerda de qualquer linha e largue-o onde quiser.
7. Clique em Guardar quando terminar. As alterações ficam disponíveis para a sua equipa de imediato.

Eliminar um estado

1. Em modo de edição no quadro, clique no ícone do caixote do lixo ao lado de um estado.
2. Se houver projetos nesse estado, o controlo Eliminar fica desativado (com a indicação "Ainda existem itens neste estado"). Mova primeiro esses projetos para outro estado e o Eliminar fica disponível assim que o estado estiver vazio.
3. Confirme.

Os relatórios criados antes da eliminação continuam a resolver corretamente. A única coisa que bloqueia a eliminação são projetos ainda a ocupar o estado.

Configurar taxas de conversão para previsão de pipeline

Cada estado tem uma taxa de conversão opcional: a probabilidade (0 a 100%) de um projeto nesse estado vir a fechar como Ganho. A Reonic usa-a para calcular o valor ponderado do pipeline nos seus relatórios.

1. Em Definições > Quadros Kanban, expanda o quadro e clique em Editar.
2. Para cada estado, introduza o fator de conversão em percentagem (por exemplo, 25% para um estado de descoberta inicial, 90% para um estado de "sim verbal, a aguardar assinatura").
3. Deixe-o em branco nos estados em que a probabilidade não faz sentido (por exemplo, Fechado-Ganho, Fechado-Perdido, Em espera).
4. Clique em Guardar.

O mosaico do valor ponderado do pipeline soma (valor do negócio × taxa de conversão) em todos os projetos Abertos do quadro. É assim que quem faz previsões responde a "quanta receita está no funil, ajustada ao risco?".

Depois de configuradas as taxas de conversão, cada coluna do Kanban passa a poder mostrar resumos de coluna no topo:

• Número de negócios — quantos projetos estão nesta coluna.
• Total — valor total dos negócios na coluna.
• Média — valor médio dos negócios.
• Soma ponderada — a soma multiplicada pela taxa de conversão da coluna.
• Média da soma ponderada — a média dos valores ponderados.

Use-os para ler o quadro de relance e para modelar o seu pipeline coluna a coluna. As mesmas taxas de conversão alimentam o Painel de controlo do Workspace para KPI transversais ao funil (projetos ganhos, valor do negócio, taxas de conversão), e o feed de atividades de cada projeto regista todas as mudanças de estado como trilho de auditoria.

Atribuir um quadro a uma área (Lead, Oferta, Instalação)

Os quadros ficam ligados a uma área no momento da criação e não podem ser reapontados depois. A área define que fase do ciclo de vida o quadro representa:

• Pedidos / Leads — pedidos que chegam e ainda não foram orçamentados. Os projetos entram aqui vindos de formulários web, de integrações de leads ou de entrada manual.
• Ofertas — projetos a ser orçamentados. Os cartões representam trabalho de oferta ativo; Fechado-Ganho sai para Instalações, enquanto Fechado-Perdido deixa o pipeline ativo como estado terminal (fechar é distinto de arquivar — ver Arquivar um projeto abaixo).
• Instalações — projetos assinados em execução. O Kanban aqui conduz a passagem operacional (planeamento, instalação, colocação em funcionamento).

A área do quadro determina:

• Que projetos aparecem nele — apenas os projetos na fase de ciclo de vida correspondente.
• Que transições automáticas disparam — por exemplo, assinar uma oferta move o projeto de Ofertas para Instalações automaticamente; o destino é o quadro predefinido dessa área.
• Que permissões condicionam as movimentações — mover entre áreas (por exemplo, promover de Ofertas para Instalações) exige os direitos de utilizador Mover para Oferta e Mover para Instalação, definidos em Definições > Definições da empresa > Usuários e Equipes.

Se precisar de um quadro diferente do destino predefinido para um projeto, escolha-o no seletor de quadros assim que o projeto chegar à nova área.

Configurar o que aparece em cada cartão

A apresentação do cartão vive na página Configuração do cartão (Definições > Quadros Kanban > Configuração do cartão), uma página separada dentro da mesma categoria Quadros Kanban. Controla todos os cartões de todos os quadros.

1. Abra Definições > Quadros Kanban > Configuração do cartão.
2. Ative Apresentar endereço do cliente para mostrar a rua e a localidade do projeto por baixo do nome do projeto.
3. Defina os limites de inatividade para negócios parados que conduzem os selos de Dica / Aviso do cartão.
4. Clique em Guardar.

O cartão mostra sempre o nome do projeto e o ID do projeto, mais o endereço do cliente quando o tiver ativado.

Configurar os limites de dica e de aviso do cartão

Os cartões podem apresentar um selo amarelo de Dica ou um selo vermelho de Aviso quando um projeto não é tocado há algum tempo, o que é útil para fazer aparecer negócios parados.

1. Em Configuração do cartão, localize os Limites de inatividade.
2. Defina o limite de Dica em dias (por exemplo, 14 dias). Os cartões sem toque durante este tempo recebem um indicador amarelo discreto.
3. Defina o limite de Aviso em dias (por exemplo, 30 dias). Os cartões sem toque durante este tempo recebem um indicador vermelho bem visível.
4. Os mesmos limites aplicam-se às tarefas em atraso no cartão.
5. Clique em Guardar.

Etiquetar projetos para filtrar o quadro

As etiquetas são rótulos definidos ao nível do Workspace que pode associar a qualquer projeto — PV, Bomba de calor, Webinar, Cliente repetente, o que quer que o ajude a fatiar o quadro.

1. Abra Definições > Quadros Kanban > Configuração do cartão.
2. Desça até Etiquetas.
3. Clique em Nova etiqueta.
4. Introduza o nome da etiqueta e escolha uma cor na paleta.
5. Clique em Guardar.

Para atribuir etiquetas a um projeto:

1. Abra o projeto (a partir do quadro ou da pesquisa).
2. No cabeçalho do projeto, clique em + Etiqueta.
3. Escolha uma ou mais etiquetas no seletor. Um projeto pode levar várias etiquetas.

Para filtrar o quadro por etiqueta:

1. Abra o quadro Kanban (por exemplo, Projetos > Ofertas).
2. Clique no filtro de etiquetas no topo do quadro.
3. Assinale as etiquetas que quer ver. O quadro volta a compor-se apenas com os projetos correspondentes.

Mover um projeto entre estados

No dia a dia, a sua equipa passa a maior parte do tempo no Kanban a mover cartões de uma coluna para a seguinte.

1. Abra o quadro Kanban (por exemplo, Projetos > Ofertas).
2. Agarre o cartão do projeto com o rato (ou com o dedo em dispositivos táteis).
3. Arraste-o para a coluna de destino.
4. Largue-o. A Reonic escreve a mudança de estado de imediato e regista-a no feed de atividades do projeto.

Mover um projeto de Instalação de volta para Oferta

Às vezes um projeto é promovido cedo demais (assinado antecipadamente, o cliente muda de ideias, o âmbito altera-se). Pode movê-lo de volta entre áreas se tiver o direito para isso.

1. Abra o projeto a partir do quadro de Instalações ou do de Ofertas.
2. No cabeçalho do projeto, clique na lista pendente de estado.
3. Escolha o estado de destino, incluindo um estado noutra área, se a sua função tiver o direito Mover para Oferta.
4. Confirme a movimentação.

O projeto sai do quadro de Instalações e reaparece no quadro de Ofertas, na coluna escolhida. O feed de atividades regista a movimentação com data, hora e utilizador. A oferta assinada mantém-se assinada (ver Reabrir um projeto fechado abaixo para saber o que fica bloqueado e o que não fica).

Mover vários projetos de uma vez

Os projetos movem-se um de cada vez: abra um projeto (ou arraste o seu cartão) e altere o estado individualmente. Para uma reorganização grande, percorra os projetos um a um a partir dos respetivos cabeçalhos.

Atribuir e reatribuir projetos

Cada projeto tem um responsável (normalmente o gestor de contas ou o instalador responsável).

1. Abra o projeto a partir do quadro.
2. No cabeçalho do projeto, clique no campo Responsável.
3. Escolha um utilizador na lista pendente. Só aparecem utilizadores do seu Workspace.
4. Guarde.

Reatribua cada projeto individualmente a partir do seu cabeçalho. Para uma passagem grande, pergunte ao seu gestor de contas da Reonic que opções existem.

Fechar um projeto — Ganho ou Perdido

Fechar um projeto bloqueia-o num estado terminal e retira-o da sua vista de pipeline ativo.

Fechar como Ganho

1. Abra o projeto a partir do quadro Kanban.
2. No cabeçalho do projeto, clique na lista pendente de estado.
3. Escolha Fechado-Ganho (ou o seu estado terminal equivalente).
4. Confirme.

Nos projetos de Oferta, o caminho mais limpo é a assinatura: quando o cliente assina a oferta, a Reonic passa o projeto a Ganho automaticamente e move-o para o quadro de Instalações (assumindo que tem o direito Mover para Instalação). O Fechado-Ganho manual serve para casos em que o projeto foi ganho fora da Reonic (por exemplo, um contrato em papel) ou em que o fluxo de assinatura não foi usado.

Fechar como Perdido

1. Abra o projeto a partir do quadro Kanban.
2. No cabeçalho do projeto, clique na lista pendente de estado.
3. Escolha Fechado-Perdido (ou o seu estado terminal equivalente).
4. Se quiser, introduza um motivo de perda no aviso (por exemplo, Preço demasiado alto, Foi para a concorrência, Cliente adiou).
5. Confirme.

Os motivos de perda alimentam os relatórios de motivos de perda. São o sinal mais fácil de obter para responder a porque é que estou a perder negócios?. Introduza-os com honestidade.

Reabrir um projeto fechado

Um projeto Fechado-Ganho ou Fechado-Perdido pode ser reaberto, com ressalvas quanto ao que fica bloqueado e ao que não fica.

1. Abra o projeto a partir do filtro Fechado do quadro (comutador no topo do quadro) ou da pesquisa global.
2. No cabeçalho do projeto, clique na lista pendente de estado.
3. Escolha qualquer estado não terminal. Se estiver a mudar de área, precisa do direito de utilizador correspondente.
4. Confirme.

O que fica desbloqueado e o que continua bloqueado:

• O estado do projeto passa para aquele que escolheu.
• O projeto reaparece no quadro Kanban ativo.
• A variante de oferta assinada mantém-se assinada, e o seu PDF continua nos ficheiros do projeto.
• As faturas já emitidas mantêm-se emitidas. O seu estado é independente do estado do projeto.
• Os motivos de perda anteriormente introduzidos ficam no registo; se o projeto voltar a fechar, ser-lhe-á pedido um motivo novo.

Lidar com um projeto ganho que não pode ser construído

Um caso particular: um projeto está marcado como Fechado-Ganho, mas a revisão de engenharia revela que não pode ser construído (por exemplo, telhado sem resistência estrutural, ligação à rede recusada). As suas opções:

1. Mova-o para um estado personalizado *Em espera*, se tiver acrescentado um. O negócio fica registado como ganho, a instalação fica em pausa e você preserva o trilho de auditoria.
2. Mova-o de volta para Oferta e acrescente uma nova variante com o âmbito corrigido. O cliente assina a nova variante; a instalação avança sobre essa.
3. Passe o projeto a *Fechado-Perdido com o motivo Inviável* assim que o cliente concordar. O PDF assinado fica como registo histórico.

Acrescente ao seu quadro um estado chamado Em espera se isto acontecer com frequência. É um intermédio útil que se lê melhor nos relatórios do que Perdido.

Restringir que quadros cada utilizador pode ver

Por predefinição, todos os utilizadores do Workspace veem todos os quadros de todas as áreas. Para que os gestores vejam todos os quadros enquanto os gestores de contas veem apenas os seus projetos atribuídos — ou para separar a visibilidade entre uma equipa de PV e uma de bombas de calor — use duas alavancas:

• A vista "Atribuído a mim" por utilizador no Kanban — todas as superfícies Kanban têm um filtro de utilizador / responsável no topo; cada gestor de contas escolhe-se a si próprio (apresentado como "Eu") para ver apenas os cartões em que está na lista de utilizadores atribuídos (diretamente ou através de uma equipa). O quadro em si mantém-se visível; só os cartões é que são filtrados. É o padrão mais leve.
• Atribuição de projetos por equipa — atribua projetos a uma equipa em vez de a utilizadores individuais, e todos os membros dessa equipa veem esses cartões no mesmo quadro. Combinado com o filtro Atribuído a mim, obtém uma separação limpa entre equipas sem quadros separados.

Os padrões acima usam a atribuição e a filtragem para focar cada utilizador no seu trabalho. Se quiser manter as equipas separadas, tenha dois quadros na mesma área e indique a cada equipa qual deve escolher.

Filtrar os projetos de um quadro por consultor e intervalo de tempo

A barra de filtros do quadro, acima das colunas, permite-lhe restringir o que é mostrado:

1. Abra o quadro Kanban.
2. Clique em Filtros no topo do quadro.
3. Escolha o Responsável (consultor / gestor de contas) que quer ver.
4. Escolha um intervalo de datas — data de criação, data da última edição ou prazo de assinatura, consoante a data pela qual está a filtrar.
5. Se quiser, combine com os filtros de Etiqueta e de Fonte do lead.

O quadro volta a compor-se apenas com os cartões correspondentes. O filtro é por utilizador e por sessão; repõe-se quando recarrega a página, por isso volte a defini-lo de cada vez. Para o pipeline de um consultor específico ao longo de um trimestre, filtre a vista de lista por responsável e intervalo de datas, ou extraia os dados pela API da Reonic.

Porque é que uma coluna do Kanban se recusa a ser eliminada

Quando tenta eliminar uma coluna de estado e a Reonic se recusa, a coluna tem projetos que hoje não lhe estão visíveis no quadro. Três causas frequentes:

• Um filtro de etiquetas está a esconder cartões — limpe o filtro de etiquetas e os cartões reaparecem na coluna. Depois mova-os e elimine.
• Há projetos arquivados na coluna — os projetos arquivados não aparecem no quadro ativo, mas continuam a ocupar o estado. Ative o filtro Mostrar arquivados, mova-os ou volte a arquivá-los na coluna de destino, e depois elimine.
• Há projetos fechados (Ganho / Perdido) na coluna — ative o filtro Fechado no topo do quadro para os fazer aparecer, e depois mova-os ou aceite que fiquem no estado de destino.

A Reonic recusa-se a eliminar uma coluna com projetos para proteger o seu trilho de auditoria. Mova primeiro todos os projetos; a eliminação passa então a resultar.

O que acontece às suas ofertas quando elimina um quadro Kanban

Eliminar um quadro Kanban é uma operação ao nível do quadro. As ofertas e os projetos que estão nele ficam intactos.

• Os próprios projetos ficam intactos — os seus dados, PDF assinados, ficheiros e feed de atividades são todos preservados.
• Mova primeiro todos os projetos para fora do quadro. A Reonic só elimina um quadro depois de ele estar vazio. Escolha um quadro de destino (na mesma área) para cada projeto afetado antes de a eliminação resultar.
• O histórico de em que quadro um projeto viveu fica preservado no feed de atividades do projeto — pode reconstituir onde ele esteve em qualquer momento.
• Os relatórios criados antes da eliminação continuam a resolver corretamente — as agregações ao nível do quadro (pipeline ponderado, taxa de conversão) voltam a agregar contra os quadros que sobrevivem.

Tornar as notas internas de um projeto visíveis no seu cartão Kanban

O cartão Kanban mostra o nome e o ID do projeto, o endereço do cliente (se ativado, nos quadros residenciais) e os selos de negócio parado. Os comentários internos em texto livre vivem dentro do projeto, não no cartão. Para trazer contexto de nota para o cartão, as equipas usam estes padrões:

• Usar etiquetas como rótulos curtos — etiquete o projeto com um identificador de uma palavra (por exemplo, Lead quente, Seguimento, Decide o cônjuge). As etiquetas são filtráveis.
• Pôr o contexto essencial no nome do projeto — o nome do projeto aparece sempre no cartão. Acrescente-lhe um prefixo ou sufixo curto: PV — visita ao local marcada.
• Abrir o projeto a partir do cartão para ler o comentário interno completo e o feed de atividades. No dia a dia, os comerciais percorrem o quadro para triar e abrem os projetos que exigem um olhar mais atento.

Encontrar um projeto ou oferta que acabou de criar

Três caminhos fiáveis:

• Abra o Kanban da área em que o criou (Pedidos / Ofertas / Instalações). Os cartões novos entram na coluna Novo (ou a sua primeira coluna equivalente), no topo.
• Abra o contacto do cliente em Contactos. A secção de projetos associados, no fundo, mostra todos os projetos que ele tem, incluindo o que acabou de criar.
• Use a pesquisa global no topo do Portal. Escreva o nome do cliente, o ID do projeto ou um fragmento da morada. Os projetos criados há pouco são indexados em poucos segundos.

Se o projeto não aparecer em nenhum destes, verifique se há um filtro esquecido no Kanban (etiqueta, responsável, intervalo de datas) e verifique os comutadores Arquivados e Fechado.

Arquivar um projeto — retirá-lo das vistas ativas

Arquivar esconde um projeto do Kanban ativo e dos relatórios ativos sem eliminar nenhum dos seus dados.

1. Abra o projeto a partir do Kanban ou da vista de lista.
2. No cabeçalho do projeto, clique no menu Mais ações (três pontos).
3. Clique em Arquivar.
4. Confirme.

O projeto sai do quadro Kanban ativo, da vista de lista predefinida e do âmbito predefinido dos relatórios do painel de CRM. Também pode excluir os projetos arquivados das estatísticas através do comutador de arquivo do painel de CRM. Os seus dados — ficheiros, feed de atividades, PDF assinados, faturas — ficam intactos e consultáveis. Restaure-o com o comutador do filtro Arquivados mais a ação Restaurar.

Para arquivar um grande conjunto (por exemplo, ao migrar de um CRM antigo), contacte o seu gestor de contas da Reonic.

Retirar um projeto da sua atribuição ou do Kanban

Todos os projetos ativos vivem nalgum quadro, nalgum estado, por isso, para tirar um projeto do seu Kanban — atribuído a si por engano, ou já fora do seu âmbito — o que faz é reposicioná-lo:

• Reatribua-o — abra o projeto, clique no campo Responsável e escolha outro utilizador. O cartão sai da sua vista Atribuído a mim e aparece na dele.
• Arquive-o — se o projeto estiver mesmo terminado e não deva aparecer em nenhum Kanban ativo (ver Arquivar um projeto acima).
• Mova-o para outro quadro — se tiver vários quadros na área, o cabeçalho do projeto tem um seletor de quadros; passe o projeto para outro quadro para que saia do seu.

Editar um projeto depois de estar assinado ou enviado

Os dados estruturados do projeto — contacto do cliente, morada do projeto, comentários internos, responsáveis, etiquetas — continuam editáveis depois de uma oferta ser assinada ou enviada. As edições a esses campos passam para as faturas seguintes, para a área de ficheiros do projeto e para a vista do portal do cliente.

O que fica bloqueado depois da assinatura:

• O PDF da oferta assinada capta os dados e os preços no momento da assinatura, e editar depois a morada do projeto não o reescreve.
• As linhas, os preços e os componentes da variante de oferta assinada ficam fixos. Para alterar o preço num negócio assinado, bifurque para uma nova variante (consulte o guia Ofertas > Finalizar) e volte a assinar.
• As faturas já emitidas têm estado e conteúdo independentes das edições ao projeto.

Para alterações de preço ou de âmbito depois da assinatura, bifurque para uma nova variante e volte a assinar, em vez de editar no lugar.

Que variante conta nas estatísticas quando há várias variantes assinadas

Quando um mesmo projeto leva várias variantes e o cliente assina mais do que uma (raro, mas possível — por exemplo, PV mais bomba de calor orçamentados e assinados em conjunto), a Reonic trata a variante marcada como opção de instalação como aquela que conduz as estatísticas. Essa variante:

• Entra nos cálculos de pipeline ponderado e nos relatórios de volume assinado.
• Ancora a passagem da instalação à equipa de projeto.
• Determina o valor do negócio nos painéis.

A opção de instalação fica, por predefinição, na primeira variante assinada. Para a alterar depois, abra a vista Instalação do projeto (Caderno de trabalho ou Order Parts, a encomenda de material) e use o seletor Variante a instalar para escolher (ou duplicar e escolher) outra variante. Isto exige o direito de Offer-Editor ou de Installation-Admin.

Acompanhar o progresso de projetos comerciais e Mieterstrom (faturação a inquilinos)

Os projetos comerciais e os projetos Mieterstrom (faturação a inquilinos) usam a mesma infraestrutura Kanban que os residenciais. Os quadros vivem no mesmo sítio (Definições > Quadros Kanban); escolha Comercial em vez de Residencial no seletor de área antes de configurar as colunas.

Algumas particularidades dos projetos comerciais e Mieterstrom:

• Quadros separados dos residenciais. O comercial tem os seus próprios quadros de Pedido / Oferta / Instalação. Configurar as colunas residenciais não afeta os quadros comerciais e vice-versa.
• O comercial tem ainda um Kanban de tarefas por projeto, distinto do Kanban de ciclo de vida, que vive dentro de uma instalação aberta, no separador Gestão de projectos. É um quadro de tarefas para seguir itens de trabalho individuais dentro de um projeto grande (por exemplo, licença, aprovisionamento, instalação, colocação em funcionamento). No residencial, as equipas usam listas de verificação para isto.
• O Mieterstrom (faturação de eletricidade a inquilinos) é um tipo de projeto comercial — escolha-o no campo Tipo ao criar um novo projeto comercial. Usa o Kanban comercial normal; o que difere é o modelo de dados do projeto (lista de inquilinos, modelo de faturação, configuração de contagem), não o ciclo de vida. Para criar um de ponta a ponta: abra Projetos > Pedidos (ou Ofertas / Instalações, consoante onde quiser começar), clique em Novo projeto, escolha Comercial e, no campo Tipo do projeto, selecione o tipo de projeto Mieterstrom. A Reonic expõe então os campos adicionais específicos do Mieterstrom (lista de inquilinos, modelo de faturação, esquema de contagem) durante a configuração. O cartão entra no seu quadro comercial, na primeira coluna da área, como qualquer outro projeto.

Vale a pena saber

• Existem quadros para Pedidos, Ofertas e Instalações. As equipas que seguem trabalho de assistência ou manutenção fazem-no como projetos de Instalação separados ou em ferramentas externas.
• As taxas de conversão conduzem relatórios, não fluxos de trabalho. Alimentam o mosaico do valor ponderado do pipeline e métricas de previsão semelhantes. Não condicionam transições, não desencadeiam automações nem bloqueiam movimentações; são puros metadados.
• Fechado-Ganho e Fechado-Perdido são os desfechos terminais. Os quadros iniciais mapeiam as colunas Fechado-Ganho e Fechado-Perdido para esses desfechos. Se personalizar, garanta que pelo menos uma coluna mapeia para Ganho e outra para Perdido, para que o seu pipeline não derive.
• As etiquetas são filtros visuais. Não alteram permissões, não desencadeiam automações e não afetam relatórios.
• O comutador de conteúdo do cartão é Apresentar endereço do cliente (só nos quadros residenciais). De resto, o cartão mostra o nome do projeto, o ID e os selos de negócio parado. O que pode afinar são os limites de dica / aviso de inatividade.
• A Mobile App mostra uma lista de projetos e um horário para os field workers, não a vista Kanban do despachante. O quadro visual é para computador e tablet.
• As mudanças de estado ficam internas. Passar um projeto para um novo estado não notifica o cliente. Ele vê as descrições de estado na sua página do portal do cliente quando lá vai. Para o avisar diretamente, contacte-o por fora.
• Quando agarra um cartão, a Reonic destaca onde ele vai aterrar, mas não mostra as implicações de preço, de taxa de conversão ou de mudança de responsável. Abra primeiro o projeto se a movimentação tiver efeitos a jusante.
• A estrutura de ficheiros do projeto vem de modelos de pastas. Os modelos de pastas aplicam-se automaticamente aos projetos novos; nos projetos existentes use Aplicar modelo no separador Ficheiros do projeto, ou acrescente pastas pontualmente com + Nova pasta. Configure os modelos de pastas em Definições > Organização > Gestão de pastas.
• Para mover um projeto residencial para comercial, volte a introduzi-lo. Residencial e comercial são linhas de produto separadas, com modelos de dados diferentes, por isso cria um novo projeto comercial e copia os dados relevantes.

Perguntas frequentes

Porque é que um projeto desapareceu da minha coluna do Kanban? Três razões frequentes: (1) alguém o moveu para outro estado — consulte o registo de atividade do projeto; (2) passou para outra área (por exemplo, uma oferta assinada foi para Instalações); (3) um filtro de etiquetas está a escondê-lo. Limpe primeiro o filtro de etiquetas e depois verifique o filtro Fechado, caso possa já estar terminado.

Posso ter colunas privadas só para a minha equipa? As colunas do Kanban são partilhadas no Workspace. Os equivalentes mais próximos são as etiquetas (filtrar para os projetos da sua equipa) e os vários quadros (um quadro por equipa). Para vistas por utilizador, use o filtro Atribuído a mim no quadro.

Posso duplicar um projeto inteiro (incluindo o seu estado no Kanban)? Se precisar de uma cópia para uma comparação antes/depois, contacte o seu gestor de contas da Reonic.

Como exporto os dados do Kanban / dos projetos? Para tirar os dados de projeto, peça uma extração ao seu gestor de contas da Reonic, ou extraia-os pela API da Reonic. A exportação em massa dos ficheiros de um projeto (PDF, fotografias) faz-se na vista Ficheiros dentro do projeto.

Posso alterar manualmente o valor do negócio de um projeto? Sim — abra o projeto, localize o campo Valor do negócio (no cabeçalho, canto superior direito) e edite-o. É ele que determina os números de pipeline ponderado no painel. Se o alterar depois da assinatura, o PDF do contrato assinado continua a mostrar o número original; o painel reflete o novo daí em diante.

Posso mover um projeto residencial para comercial (ou o contrário)? Residencial e comercial são linhas de produto separadas, com modelos de dados diferentes. Crie um novo projeto comercial e copie os dados.

Onde acrescento notas sobre uma chamada telefónica com o cliente? No separador Atividade / Notas do projeto — escreva a nota e guarde; aparece no feed cronológico do projeto, visível para quem tiver acesso ao projeto.

Consigo ver os calendários dos meus colegas a partir do Kanban? Não diretamente — o Kanban mostra projetos, não horários. Para isso, abra o Calendário ou o Conselho de planeamento (que agrupa as marcações por pessoa/equipa).

Onde defino a localização de um projeto? No separador Projeto → campo Localização — introduza uma morada (geocodificada automaticamente) ou largue um pino no mapa. É usada para rotas, agendamento e para a vista de mapa do portal do cliente.

Posso guardar um relatório gerado nos documentos de um projeto? Sim — o diálogo de geração de relatório oferece a opção Guardar nos ficheiros do projeto; assinale-a antes de gerar e o PDF entra no separador Ficheiros do projeto.

Para onde foi uma oferta assinada — já não está na minha visão geral de ofertas? Quando uma oferta é assinada, o projeto passa a Fechado-Ganho e move-se automaticamente do quadro de Ofertas para o de Instalações (se tiver o direito de mover para Instalação). Encontre-a em Projetos > Instalações, ou na secção de projetos associados do contacto. Se não estiver lá, verifique o filtro Fechado no quadro de Ofertas.

Onde está o controlo do tempo? A Reonic tem uma superfície dedicada de Controlo do tempo — registe entradas por cronómetro ou manualmente, associe-as a projetos e exporte-as com o botão Exportar Excel na lista de entradas. Consulte o guia do controlo do tempo.

Última atualização a 12 de outubro de 2026