Modelos de tarefas e etiquetas
Faça o gerenciamento da sua biblioteca de modelos de tarefas e da taxonomia de etiquetas em Configurações > Tarefas > Modelos de Tarefas e Etiquetas, e aplique-os no dia a dia a partir de CRM > Tarefas.
Esta página cobre o lado administrativo das tarefas: construir a biblioteca de modelos e cuidar do conjunto de etiquetas para que toda a organização se mantenha consistente. O trabalho do dia a dia (criar, atribuir e concluir tarefas) acontece na página CRM > Tarefas. Esta página foca-se na governação: dar aos modelos o âmbito certo e manter as etiquetas arrumadas.
Gerenciar as etiquetas de tarefas
As etiquetas de tarefas são uma taxonomia compartilhada no seu Workspace, cada uma com uma cor e um texto. Use-as para categorizar tarefas de forma consistente em toda a organização.
- Abra Configurações > Tarefas > Modelos de Tarefas e Etiquetas e vá à aba Empresa.
- Crie uma etiqueta com seu texto e sua cor.
- Mantenha o conjunto enxuto. As etiquetas funcionam melhor quando todo mundo parte da mesma taxonomia, pequena e acordada.
Nota
As etiquetas de tarefas se aplicam apenas a tarefas. São um sistema separado das etiquetas de projeto e das etiquetas de arquivo, por isso uma etiqueta de tarefa fica nas tarefas e não aparece como etiqueta de projeto nem de arquivo.
Gerenciar os modelos de tarefas
Os modelos captam uma forma de tarefa reutilizável, para que o trabalho recorrente não precise ser escrito de novo a cada vez. Vivem em dois âmbitos, que aparecem como dois abas:
- Empresa — compartilhados por toda a organização.
- Pessoal — privados da sua própria conta.
- Abra Configurações > Tarefas > Modelos de Tarefas e Etiquetas.
- Escolha a aba Empresa ou Pessoal para definir o âmbito do modelo.
- Crie um modelo e preencha seus campos: título, descrição, lista de verificação, etiquetas, data de vencimento relativa e, opcionalmente, um responsável ou equipe predefinidos.
- Clique em Salvar.
Dica
Use a data de vencimento relativa para que a data seja calculada a partir do momento em que a tarefa é criada, em vez de ficar presa a uma data de calendário fixa. É isso que torna um modelo reutilizável.
Quando alguém aplica um modelo, ele é clonado numa tarefa nova que leva o título, a descrição, a lista de verificação e as etiquetas. Os responsáveis e as datas de vencimento são definidos depois, tarefa a tarefa, para que o modelo se mantenha reutilizável.
Modelos na Mobile App
Os mesmos modelos estão disponíveis quando cria uma tarefa na Mobile App, e não só no Portal. O seletor apresenta-os em dois grupos:
- Empresa — os modelos compartilhados que todo mundo na organização pode usar.
- Usuário — seus modelos pessoais.
São os nomes usados no celular para os mesmos dois âmbitos que o Portal mostra como Empresa e Pessoal. Escolha um e o resto do percurso é igual ao do Portal: é clonado numa tarefa nova com o título, a descrição, a lista de verificação e as etiquetas do modelo.
Vale a pena saber
- As edições ao modelo se aplicam às tarefas futuras. As tarefas já criadas a partir de um modelo mantêm sua forma original; só as tarefas criadas depois da edição adotam a alteração.
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