Modelli di attività + tag
Amministra la tua libreria di modelli di attività e la tua tassonomia di tag in Impostazioni > Attività > Modelli di attività & tag, poi applicali nel lavoro di tutti i giorni da CRM > Attività.
Questa pagina copre il lato amministrativo delle attività: costruire la libreria di modelli e curare l'insieme dei tag, così tutta l'organizzazione resta coerente. Il lavoro di tutti i giorni (creare, assegnare e completare le attività) avviene nella pagina CRM > Attività. Qui si parla di governo: dare ai modelli l'ambito giusto e tenere i tag in ordine.
Gestisci i tag delle attività
I tag delle attività sono una tassonomia condivisa per il tuo Workspace, ognuno con un colore e un testo. Usali per categorizzare le attività in modo coerente in tutta l'organizzazione.
- Apri Impostazioni > Attività > Modelli di attività & tag e vai alla scheda Aziendale.
- Crea un tag con il suo testo e il suo colore.
- Tieni stretto l'insieme. I tag funzionano meglio quando tutti attingono alla stessa tassonomia, piccola e condivisa.
Nota
I tag delle attività si applicano solo alle attività. Sono un sistema separato dai tag di progetto e dai tag dei file, quindi un tag di un'attività resta sulle attività e non comparirà come tag di progetto né come tag di file.
Gestisci i modelli di attività
I modelli catturano una forma di attività riutilizzabile, così il lavoro ricorrente non va riscritto ogni volta. Vivono su due ambiti, che compaiono come due schede:
- Aziendale — condiviso in tutta l'organizzazione.
- Personale — privato del tuo account.
- Apri Impostazioni > Attività > Modelli di attività & tag.
- Scegli la scheda Aziendale o Personale per impostare l'ambito del modello.
- Crea un modello e compila i suoi campi: titolo, descrizione, lista di controllo, tag, data di scadenza relativa e, facoltativamente, un assegnatario o team predefinito.
- Clicca su Salva.
Suggerimento
Usa la data di scadenza relativa, così la data di scadenza è calcolata a partire da quando l'attività viene creata, invece di essere fissata a una data di calendario. È questo che rende riutilizzabile un modello.
Quando qualcuno applica un modello, questo si clona in un'attività nuova che porta con sé titolo, descrizione, lista di controllo e tag. Gli assegnatari e le date di scadenza si impostano dopo, per singola attività, così il modello resta riutilizzabile.
I modelli nella Mobile App
Gli stessi modelli sono disponibili quando crei un'attività nella Mobile App, non solo nel Portal. Il selettore li presenta in due gruppi:
- Azienda — i modelli condivisi che tutti nell'organizzazione possono usare.
- Utente — i tuoi modelli personali.
Sono i nomi lato mobile dei due stessi ambiti che il Portal mostra come Aziendale e Personale. Scegline uno e il resto del flusso corrisponde al Portal: si clona in una nuova attività con titolo, descrizione, lista di controllo e tag del modello.
Cosa sapere
- Le modifiche a un modello valgono per le attività future. Le attività già create da un modello mantengono la loro forma originale; solo le attività create dopo la modifica raccolgono il cambiamento.
Ultimo aggiornamento il