Plantillas de tareas + etiquetas
Administra tu biblioteca de plantillas de tareas y tu taxonomía de etiquetas en Ajustes > Tareas > Plantillas de tareas & etiquetas, y aplícalas después en el día a día desde CRM > Tareas.
Esta página cubre el lado administrativo de las tareas: construir la biblioteca de plantillas y cuidar el conjunto de etiquetas para que toda la organización se mantenga coherente. El trabajo del día a día (crear, asignar y completar tareas) ocurre en la página CRM > Tareas. Esta página se centra en el gobierno del sistema: acotar las plantillas al nivel correcto y mantener las etiquetas ordenadas.
Gestionar las etiquetas de tareas
Las etiquetas de tareas son una taxonomía compartida por todo tu Workspace, cada una con un color y un texto. Úsalas para clasificar las tareas de forma coherente en toda la organización.
- Abre Ajustes > Tareas > Plantillas de tareas & etiquetas y ve a la pestaña Empresa.
- Crea una etiqueta con su texto y su color.
- Mantén el conjunto reducido. Las etiquetas funcionan mejor cuando todo el mundo parte de la misma taxonomía, pequeña y acordada.
Nota
las etiquetas de tareas se aplican solo a tareas. Son un sistema distinto del de las etiquetas de proyecto y las etiquetas de archivo, así que una etiqueta de tarea se queda en las tareas y no aparecerá como etiqueta de proyecto ni como etiqueta de archivo.
Gestionar las plantillas de tareas
Las plantillas capturan una forma de tarea reutilizable para no tener que volver a teclear el trabajo recurrente cada vez. Viven en dos ámbitos, que aparecen como dos pestañas:
- Empresa: compartidas por toda la organización.
- Personal: privadas de tu propia cuenta.
- Abre Ajustes > Tareas > Plantillas de tareas & etiquetas.
- Elige la pestaña Empresa o Personal para fijar el ámbito de la plantilla.
- Crea una plantilla y rellena sus campos: título, descripción, lista de control, etiquetas, fecha de vencimiento relativa y, opcionalmente, una persona o un equipo asignado por defecto.
- Haz clic en Guardar.
Consejo
usa la fecha de vencimiento relativa para que el vencimiento se calcule a partir del momento en que se crea la tarea, en lugar de quedar fijado a una fecha concreta del calendario. Eso es lo que hace que una plantilla sea reutilizable.
Cuando alguien aplica una plantilla, esta se clona en una tarea nueva que arrastra el título, la descripción, la lista de control y las etiquetas. Las personas asignadas y las fechas de vencimiento se fijan después, tarea a tarea, de modo que la plantilla sigue siendo reutilizable.
Las plantillas en la Mobile App
Las mismas plantillas están disponibles cuando creas una tarea en la Mobile App (la app móvil), no solo en el Portal. El selector te las presenta en dos grupos:
- Empresa: las plantillas compartidas que puede usar todo el mundo en la organización.
- Usuario: tus propias plantillas personales.
Son los nombres que usa la app móvil para los dos mismos ámbitos que el Portal muestra como Empresa y Personal. Elige uno y el resto del flujo coincide con el del Portal: se clona en una tarea nueva con el título, la descripción, la lista de control y las etiquetas de la plantilla.
Conviene saber
- Los cambios en una plantilla se aplican a las tareas futuras. Las tareas ya creadas a partir de una plantilla conservan su forma original; solo las creadas después del cambio lo recogen.
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