Gestionar licencias y facturas de suscripción

La página Licencias y facturación es donde gestionas la relación comercial entre tu empresa y Reonic: tu suscripción, cuántas plazas de usuario pagas, tu método de pago y las facturas que Reonic te emite a ti. Las facturas que emites a tus propios clientes están aparte, en Facturación. Esta página trata solo la suscripción del lado de Reonic.

Antes de empezar

• Necesitas el rol Admin. Los usuarios normales y los Viewers no ven la página Licencias y facturación.
• Decide qué familia de licencias necesitas antes de comprar: Colaborador Residencial (proyectos residenciales de PV / bomba de calor / almacenamiento / wallbox), Colaborador Comercial (proyectos comerciales / de empresa) o una plaza combinada residencial y comercial. Se cuentan por separado. Solo puedes comprar los tipos configurados como licencias predeterminadas de tu empresa.
• Tu suscripción debe ser una que Reonic pueda actualizar automáticamente. Si no lo es, el panel de compra muestra "Unfortunately, your subscription can not be updated automatically at the moment" y te pide que contactes con soporte.
• Ten a mano los datos de pago de tu empresa si vas a añadir o cambiar un método: el IBAN bancario para la domiciliación bancaria SEPA, o una tarjeta de crédito para guardarla como tarjeta registrada.
• Conoce tu plantilla. Cuenta los usuarios activos en Ajustes > Configuración de la empresa > Usuarios y Equipos antes de comprar licencias, para contratar el número correcto de plazas. Sigues pagando una plaza hasta que la devuelves.

Abrir la página Licencias y facturación

1. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda.
2. Elige Configuración de la empresa.
3. Abre Licencias y facturación.

Arriba verás las secciones Información de pago y Facturas. Ambas abren el portal de facturación en una pestaña nueva. Debajo están el formulario del contacto de facturación y las listas de licencias: Licencias de pago (lo que pagas ahora mismo, con los usuarios asignados a cada licencia), Licencias impagadas (solo se muestra si tienes alguna) y Licencias caducadas (plegada). Solicitar cancelación es la última sección de la página.

Ver y pagar tus facturas de Reonic

En la sección Facturas, haz clic en Ver facturas para abrir el portal de facturación alojado de Reonic. También puedes abrirlo desde el enlace del pie de cada factura de Reonic. Allí puedes:

• Ver todas las facturas anteriores y descargar los PDF para tu equipo de contabilidad.
• Encontrar cualquier factura vencida y pagarla directamente desde el portal.
• Actualizar tu método de pago: cambiar entre domiciliación bancaria SEPA y tarjeta de crédito, o sustituir una tarjeta que va a caducar.
• Actualizar tu contacto de facturación: el nombre de la empresa, la dirección, el N.º de IVA y el correo que aparecen en tus recibos.

Este portal muestra todas las facturas que Reonic ha emitido a tu empresa, cada una como PDF descargable. El área de Facturación dentro de Reonic es un sitio distinto: esa área es para las facturas que envías a tus propios clientes.

Ver una factura vencida

Si una factura está vencida (un pago no se completó o la tarjeta registrada caducó), aparece un aviso de facturas vencidas en la barra superior del Portal de Reonic. Salda la factura en el portal de facturación. Un pago fallido se reintenta automáticamente durante unos días. Para que tu acceso no se interrumpa, paga pronto cualquier factura pendiente y contacta con tu gestor de cuentas si prevés algún problema.

Entender las familias de licencias

Reonic distingue tres familias de licencias en tu cuenta:

• Residencial: la línea de producto residencial (PV / bomba de calor / almacenamiento / wallbox para propietarios de vivienda). Plazas de Viewer, Colaborador e Instalador. Incluye solicitudes, ofertas e instalaciones.
• Comercial: la línea de producto comercial / de empresa. En alemán es la Gewerbelizenz. Plazas de Viewer y Colaborador. Incluye solicitudes y ofertas.
• Residencial y Comercial: ambas líneas de producto combinadas. Plazas de Viewer y Colaborador.

Cada familia se cuenta por separado.

Una licencia cubre a un usuario. Si dos personas necesitan acceso, compra dos licencias.

Licencias Comercial (Gewerbe)

Para precios y detalles de facturación, contacta con el chat de soporte.

Licencias Viewer

Las licencias Viewer son plazas de solo lectura, útiles para personas implicadas (un asesor contable, un socio, un subcontratista) que necesitan ver los datos de los proyectos sin crearlos ni editarlos. Si las plazas Viewer no aparecen en tu flujo de compra, contacta con el chat de soporte.

Licencias sin asignar

Justo encima de la lista de licencias ves cuántas licencias tienes ahora mismo sin asignar (pagadas pero no entregadas a un usuario concreto). Ya se te facturan, así que aprovéchalas. Puedes asignarlas a un usuario o devolverlas antes del siguiente ciclo de facturación (consulta Devolver una licencia más abajo).

Comprar nuevas licencias

1. En la sección Licencias de pago, haz clic en Add a license (añadir una licencia). Se abre el panel Comprar licencias.
2. Elige el rol: Colaborador (edición completa, para usuarios con el rol Editor o Admin) o Viewer (solo lectura, para usuarios con el rol Viewer).
3. Elige el acceso. En Residencial 360°, elige Todo (Solicitudes, Ofertas, Instalaciones) o, para plazas de Colaborador, Sólo instalación. En Comercio 360°, elige Todo (Solicitudes, Ofertas). Todo: Residencial 360° y Comercio 360° aparece solo si tienes una licencia combinada residencial y comercial. Las opciones fuera de las licencias predeterminadas de tu empresa se muestran, pero desactivadas.
4. En Número de licencias, introduce cuántas plazas quieres añadir (de 1 a 100).
5. Revisa el paso de confirmación. Muestra el número de plazas antes y después, y el importe neto antes y después de cada intervalo de facturación, sin prorrateo. Haz clic en Mostrar vista previa de la factura para ver la vista previa completa.
6. Haz clic en Aceptar cambio de licencia para confirmar.
7. Cuando aparezca Purchased completed (compra completada), haz clic en Ok.

Las nuevas licencias aparecen en la lista. Asígnalas a usuarios desde Ajustes > Configuración de la empresa > Usuarios y Equipos.

En los cambios pequeños, la vista previa de la factura del diálogo de compra es en la práctica tu presupuesto. Para cambios mayores (una ampliación grande de plazas, un cambio de plan), pide un presupuesto formal a tu gestor de cuentas.

Devolver una licencia

Si un miembro del equipo se va, o contrataste de más, devuelve la licencia para dejar de pagarla. Solo se pueden devolver licencias sin asignar. Antes, comprueba que la plaza realmente no se usa. La lista de licencias muestra los usuarios asignados a cada licencia.

1. En la lista Licencias de pago, busca la fila de la licencia sin usar que quieres devolver.
2. Abre la acción … de la fila y elige devolver la licencia.
3. Se abre el panel Confirm license return (confirmar la devolución de la licencia). Your changes (tus cambios) muestra el número de licencias antes y después, y Your invoice preview (la vista previa de tu factura) muestra la vista previa de la factura.
4. Haz clic en Aceptar cambio de licencia para confirmar.

Como solo se puede devolver una plaza sin asignar, todas las cuentas de usuario se quedan como están. Para eliminar a una persona por completo, hazlo por separado desde Ajustes > Configuración de la empresa > Usuarios y Equipos.

Las licencias se devuelven de una en una, así que si vas a dar de baja un equipo grande, reserva unos minutos para los clics.

Actualizar tu método de pago

El método de pago está en el portal de facturación (enlazado desde la página Licencias y facturación).

1. En la sección Información de pago, haz clic en Actualizar la información de pago. El portal de facturación se abre en una pestaña nueva, en la pantalla del método de pago.
2. Añade la nueva tarjeta o cuenta bancaria.
3. Elimina el método antiguo cuando el nuevo esté configurado.

El nuevo método pasa a ser tu método predeterminado automáticamente. Las facturas abiertas que esperan un método de pago se cobran con él enseguida. Si tu suscripción mensual se facturaba mediante factura enviada por correo, vuelve al cobro automático. Las suscripciones anuales siguen con facturas por correo.

Cambiar tu contacto de facturación

El nombre, la dirección, el N.º de IVA y el correo que aparecen en tus facturas de Reonic vienen del portal de facturación.

1. En el portal de facturación, busca Información de facturación o Datos de la empresa.
2. Actualiza el nombre de la empresa, la dirección de facturación, el N.º de IVA (Umsatzsteuer-ID para empresas alemanas) y el correo de facturación.
3. Guarda. Las facturas futuras usan los nuevos datos. Las facturas anteriores se quedan como están.

En las empresas de fuera de Alemania, el campo CIF/NIF también forma parte del formulario del contacto de facturación de la página Licencias y facturación.

Cambiar tu plan de Reonic

La lista de licencias muestra las plazas individuales, y tu plan general se gestiona junto a ella. Para cambiar el plan en sí, contacta con el chat de soporte.

Heat-load unlimited (carga térmica ilimitada) se compra por separado. Es para empresas de Alemania que contrataron por su cuenta el cálculo de carga térmica y todavía no tienen suscripción. Este nivel tiene su propio proceso de compra de autoservicio en lugar de gestionarse a través de tu gestor de cuentas, y sus plazas se te asignan automáticamente. Tu factura lo recoge como licencia de Colaborador residencial.

Cancelar tu suscripción

Para cancelar tu suscripción a Reonic, usa Solicitar cancelación al final de la página Licencias y facturación. Al enviar la solicitud, esta pasa a Reonic, que tramita la cancelación contigo. Mientras tanto, la facturación continúa, así que las facturas siguen llegando después de enviar la solicitud.

Cancelar no es lo mismo que devolver una plaza. Devolver una licencia reduce tu factura, mientras que una solicitud de cancelación da de baja toda la suscripción.

Conviene saber

• Esta es la capa de facturación de Reonic a ti, no la de ti a tus clientes. Las facturas que envías a tus propios clientes están en Facturación y usan la integración contable que hayas configurado (Lexoffice / Bexio / Sevdesk / Pingen).
• Eliminar un usuario es un paso distinto de devolver su licencia. Haz las dos cosas: elimina al usuario desde Ajustes > Configuración de la empresa > Usuarios y Equipos y devuelve su licencia desde la página Licencias y facturación, para dejar de pagar la plaza liberada.
• Los cambios de plazas siguen el ajuste de prorrateo de tu cuenta. Según cómo esté configurada tu cuenta, un cambio se prorratea en tu siguiente factura, se prorratea de inmediato o no se prorratea. Los cambios de plan siguen sus propios plazos, y tu gestor de cuentas te los confirma.
• Tu periodicidad de facturación y las fechas de tu contrato vienen de tu contrato. Abre el portal de facturación desde Ajustes > Configuración de la empresa > Licencias y facturación para ver los periodos exactos en tus facturas. La sesión de bienvenida / onboarding forma parte de la configuración estándar y no retrasa tu facturación; tu primera factura ordinaria llega según la periodicidad de tu contrato. Si tu plan incluye una asignación concreta (por ejemplo, un cupo del servicio de planificación), tu gestor de cuentas te la confirma.
• Pago a través del portal de facturación alojado. Usa la domiciliación bancaria SEPA (Lastschrift en DACH) o una tarjeta registrada. Si surge un problema con un adeudo SEPA (un adeudo fallido, un mandato no registrado, una cuenta cerrada), el portal de facturación lo marca con el paso para resolverlo. Actualiza allí el mandato y el pago se reintenta.
• Los métodos de pago disponibles dependen de tu país de facturación y de tu moneda. Según tu cuenta, también puedes pagar por transferencia bancaria en las suscripciones en EUR, USD o GBP. Sin un método guardado que pueda cobrarse automáticamente, las facturas se te envían por correo y vencen a los 14 días. El portal de facturación muestra el método en uso.
• Tu gestor de cuentas confirma las fechas de tu contrato, en lugar de mostrarse como una cuenta atrás en esta página.
• Un cargo incorrecto se puede corregir. Contacta con el chat de soporte indicando el número de factura.
• Si tu acceso no se restablece después del pago, contacta con el chat de soporte.
• Se puede rechazar un cambio de país de facturación. Al guardar el contacto de facturación, se rechaza el guardado si tu suscripción se quedaría sin ningún método de pago utilizable ("… would have no payment method left."). Basta con cambiar solo el país para que ocurra.
• Las cuentas de México creadas por autoservicio ven solo las secciones de licencias y Solicitar cancelación. Información de pago, Facturas y el formulario del contacto de facturación no se muestran en estas cuentas.

Última actualización el 9 de noviembre de 2026