Kanban-Boards konfigurieren

Kategorien: Einstellungen

Die Kanban-Boards von Reonic sind das sichtbare Rückgrat deiner Pipeline. Jedes Projekt, ob Haushalt oder Gewerbe, liegt in genau einer Spalte auf genau einem Board, und dein Team schiebt es durch die Spalten, während es von der Anfrage über das unterschriebene Angebot bis zur abgeschlossenen Installation vorankommt. Neue Accounts kommen mit sinnvollen Voreinstellungen. Dieser Artikel führt dich durch das Anpassen dieser Voreinstellungen an deinen Prozess, das Anlegen paralleler Boards für verschiedene Vertriebswege, das Feinjustieren dessen, was auf jeder Karte steht, und die täglichen Pipeline-Handgriffe, die dein Team braucht.

Bevor du startest

• Du brauchst die Rolle Admin, um Boards zu konfigurieren: Status hinzufügen, umbenennen, umsortieren oder löschen, Karteneinstellungen bearbeiten und Tags verwalten sind alle nur für Admins. Editoren und Kundenbetreuer können Karten verschieben, aber die Struktur des Boards nicht ändern.
• Entscheide, welchen Bereich du zuerst konfigurieren willst: Anfragen / Leads, Angebote oder Installationen. Jeder Bereich hat seine eigenen Boards.
• Entscheide, ob du innerhalb eines Bereichs getrennte Boards für Haushalt und Gewerbe brauchst. Sie werden unabhängig voneinander konfiguriert.
• Wenn du mehrere parallele Boards planst (zum Beispiel PV-Direktvertrieb gegenüber Wärmepumpe über Partner), skizzier die Spaltennamen vorher. Später umbenennen geht, aber Planung spart Nacharbeit.
• Plane in dieser Reihenfolge, bevor du irgendwo klickst: (1) welcher Bereich und ob du Varianten für Haushalt plus Gewerbe brauchst, (2) die Spaltennamen je Bereich, formuliert als Zustände, nicht als Handlungen, (3) eine Konvertierungsrate in Prozent je Spalte, (4) welche Kartenfelder angezeigt werden, (5) die Schwellen für Hinweis und Warnung bei Inaktivität in Tagen, (6) ein Startsatz an Tags. Die Schritte 1 bis 3 gelten je Board, die Schritte 4 bis 6 workspaceweit.
• Kanban-Änderungen gelten für jeden Nutzer in deinem Workspace, sobald er die Seite das nächste Mal neu lädt. Was du speicherst, ist das, was dein Team sieht.

Die Einstellungen der Kanban-Boards öffnen

1. Klicke oben rechts auf deinen Workspace-Avatar und öffne Einstellungen.
2. Öffne in der Seitenleiste der Einstellungen Kanban-Boards und dann die Seite Board Management. Eine eigene Seite Kartenkonfiguration (was auf jeder Kachel steht) liegt in derselben Kategorie Kanban-Boards.
3. Nutze auf Board Management die Tabs Haushalt / Gewerbe, um zwischen deinen Haushalts- und Gewerbe-Boards zu wechseln.
4. Nutze innerhalb jedes Tabs die Bereichsauswahl, um zwischen Anfragen / Leads, Angebote und Installationen zu wechseln. Jeder Bereich hat seine eigenen Boards.

Ein neues Board anlegen

Du kannst mehr als ein Board je Bereich betreiben. Zum Beispiel ein Angebots-Board für den Direktvertrieb und ein weiteres für Angebote, die über einen Partnerkanal laufen.

1. Öffne Einstellungen > Kanban-Boards und wähle den Bereich (zum Beispiel Angebote).
2. Wähle, ob du an Haushalt oder Gewerbe arbeitest.
3. Klicke auf Neues Board.
4. Gib den Board-Namen ein (zum Beispiel Angebote — Partnerkanal) und optional eine Beschreibung. Die Beschreibung erscheint als Tooltip in der Board-Auswahl.
5. Klicke auf Speichern.

Das Board startet mit einer einzigen Standardspalte Neu. Leg als Nächstes die übrigen Spalten an (siehe unten Status hinzufügen, umbenennen und umsortieren).

Zwischen Boards wechseln

Hast du mehrere Boards in einem Bereich, zeigt die eigentliche Kanban-Oberfläche (zum Beispiel Projekte > Angebote) oben eine Board-Auswahl. Das Wechseln gilt je Nutzer: Jedes Teammitglied wählt selbst, welches Board es gerade sehen will.

Status hinzufügen, umbenennen und umsortieren

Status sind die Spalten auf deinem Board. Jeder steht für einen Schritt, den ein Projekt durchläuft.

1. Klapp in Einstellungen > Kanban-Boards das Board auf, das du bearbeiten willst.
2. Klicke auf Bearbeiten, um auf diesem Board in den Bearbeitungsmodus zu gehen.
3. Klicke auf Neuer Status, um am Ende eine Spalte hinzuzufügen.
4. Gib den Namen des Status ein (das ist, was auf dem Board steht) und optional eine interne Beschreibung.
5. Um einen bestehenden Status umzubenennen, klicke auf seinen Namen und bearbeite ihn direkt.
6. Zum Umsortieren greifst du den Drei-Balken-Ziehgriff links an einer Zeile und lässt sie dort fallen, wo du sie haben willst.
7. Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist. Die Änderungen gehen sofort für dein Team live.

Einen Status löschen

1. Klicke im Bearbeitungsmodus des Boards auf das Papierkorb-Symbol neben einem Status.
2. Liegen aktuell Projekte in diesem Status, bleibt die Schaltfläche Löschen deaktiviert (mit dem Hinweis „Es befinden sich noch Elemente in diesem Status"). Verschieb diese Projekte zuerst selbst in einen anderen Status, dann wird Löschen verfügbar, sobald der Status leer ist.
3. Bestätige.

Berichte, die vor dem Löschen gebaut wurden, lösen sich weiterhin korrekt auf. Das Einzige, was das Löschen blockiert, sind Projekte, die noch im Status liegen.

Konvertierungsraten für die Pipeline-Prognose konfigurieren

Jeder Status trägt optional eine Konvertierungsrate: die Wahrscheinlichkeit (0 bis 100%), dass ein Projekt in diesem Status am Ende als Gewonnen abschließt. Reonic berechnet daraus den gewichteten Pipeline-Wert in deinen Berichten.

1. Klapp in Einstellungen > Kanban-Boards das Board auf und klicke auf Bearbeiten.
2. Trag je Status den Konvertierungsfaktor in Prozent ein (zum Beispiel 25% für einen frühen Erkundungsstatus, 90% für einen Status „mündlich zugesagt, warten auf Unterschrift").
3. Lass ihn leer, wo Wahrscheinlichkeit keinen Sinn ergibt (zum Beispiel Geschlossen-Gewonnen, Geschlossen-Verloren, Wartend).
4. Klicke auf Speichern.

Die Kachel mit dem gewichteten Pipeline-Wert summiert (Deal-Wert × Konvertierungsrate) über jedes offene Projekt auf dem Board. So beantworten Prognostiker „wie viel Umsatz steckt risikobereinigt im Trichter?"

Sobald Konvertierungsraten konfiguriert sind, blendet jede Kanban-Spalte oben optionale Spaltenzusammenfassungen ein:

• Anzahl der Deals — wie viele Projekte in dieser Spalte liegen.
• Summe — der gesamte Deal-Wert der Spalte.
• Durchschnitt — der durchschnittliche Deal-Wert.
• Gewichtete Summe — die Summe multipliziert mit der Konvertierungsrate der Spalte.
• Durchschnittliche gewichtete Summe — der Durchschnitt der gewichteten Werte.

Nutze sie, um das Board auf einen Blick zu lesen und deine Pipeline Spalte für Spalte zu modellieren. Dieselben Konvertierungsraten speisen das Dashboard deines Workspace für trichterübergreifende Kennzahlen (gewonnene Projekte, Deal-Wert, Konvertierungsraten), und der Aktivitäts-Feed je Projekt hält jede Statusänderung als Prüfspur fest.

Ein Board einem Bereich zuordnen (Lead, Angebot, Installation)

Boards werden beim Anlegen an einen Bereich gebunden und lassen sich danach nicht umhängen. Der Bereich legt fest, welche Lebenszyklus-Phase das Board abbildet:

• Anfragen / Leads — eingehende Anfragen, noch nicht angeboten. Projekte landen hier über Webformulare, Lead-Integrationen oder manuelle Eingabe.
• Angebote — Projekte, für die gerade ein Angebot erstellt wird. Karten stehen für laufende Angebotsarbeit; Geschlossen-Gewonnen geht weiter zu Installationen, während Geschlossen-Verloren die aktive Pipeline als Endzustand verlässt (Schließen ist etwas anderes als Archivieren — siehe unten Ein Projekt archivieren).
• Installationen — unterschriebene Projekte in der Umsetzung. Das Kanban treibt hier die operative Übergabe an (Planung, Montage, Inbetriebnahme).

Der Bereich des Boards bestimmt:

• Welche Projekte darauf erscheinen — nur Projekte in der passenden Lebenszyklus-Phase.
• Welche automatischen Übergänge auslösen — zum Beispiel bewegt das Unterschreiben eines Angebots das Projekt automatisch von Angebote zu Installationen; Ziel ist das Standard-Board dieses Bereichs.
• Welche Berechtigungen Verschiebungen freigeben — bereichsübergreifende Verschiebungen (zum Beispiel von Angebote nach Installationen) brauchen die Nutzerrechte Move-to-Offer und Move-to-Installation, einstellbar unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Nutzer & Teams.

Brauchst du für ein Projekt ein anderes Board als das Standardziel, wählst du es in der Board-Auswahl aus, sobald das Projekt im neuen Bereich gelandet ist.

Konfigurieren, was auf jeder Karte steht

Die Kartenanzeige liegt auf der Seite Kartenkonfiguration (Einstellungen > Kanban-Boards > Kartenkonfiguration), einer eigenen Seite in derselben Kategorie Kanban-Boards. Sie steuert jede Karte auf jedem Board.

1. Öffne Einstellungen > Kanban-Boards > Kartenkonfiguration.
2. Schalte Adresse des Kunden anzeigen ein, um Straße und Ort des Projekts unter dem Projektnamen zu zeigen.
3. Setz die Inaktivitätsschwellen für stockende Deals, die die Badges Hinweis / Warnung auf der Karte steuern.
4. Klicke auf Speichern.

Auf der Karte stehen immer der Projektname und die Projekt-ID, dazu die Adresse des Kunden, wenn du sie eingeschaltet hast.

Schwellen für Hinweis und Warnung auf der Karte konfigurieren

Karten können ein gelbes Hinweis-Badge oder ein rotes Warnung-Badge zeigen, wenn ein Projekt länger nicht angefasst wurde — praktisch, um stockende Deals sichtbar zu machen.

1. Such unter Kartenkonfiguration die Inaktivitätsschwellen.
2. Setz die Schwelle für Hinweis in Tagen (zum Beispiel 14 Tage). Karten, die so lange unberührt bleiben, bekommen einen dezenten gelben Indikator.
3. Setz die Schwelle für Warnung in Tagen (zum Beispiel 30 Tage). Karten, die so lange unberührt bleiben, bekommen einen deutlichen roten Indikator.
4. Dieselben Schwellen gelten für überfällige Aufgaben auf der Karte.
5. Klicke auf Speichern.

Projekte taggen, um das Board zu filtern

Tags sind workspaceweit definierte Etiketten, die du an jedes Projekt hängen kannst — PV, Wärmepumpe, Webinar, Bestandskunde, was auch immer dir hilft, das Board zu zerlegen.

1. Öffne Einstellungen > Kanban-Boards > Kartenkonfiguration.
2. Scroll zu Tags.
3. Klicke auf Neuer Tag.
4. Gib den Tag-Namen ein und wähl eine Farbe aus der Palette.
5. Klicke auf Speichern.

So weist du einem Projekt Tags zu:

1. Öffne das Projekt (vom Board aus oder über die Suche).
2. Klicke im Projektkopf auf + Tag.
3. Wähl einen oder mehrere Tags aus der Auswahl. Ein Projekt kann mehrere Tags tragen.

So filterst du das Board nach Tag:

1. Öffne das Kanban-Board (zum Beispiel Projekte > Angebote).
2. Klicke oben auf dem Board auf den Tag-Filter.
3. Hak die Tags an, die du sehen willst. Das Board baut sich mit nur den passenden Projekten neu auf.

Ein Projekt zwischen Status verschieben

Im Alltag verbringt dein Team die meiste Kanban-Zeit damit, Karten von einer Spalte in die nächste zu ziehen.

1. Öffne das Kanban-Board (zum Beispiel Projekte > Angebote).
2. Greif die Projektkarte mit der Maus (oder dem Finger auf Touch-Geräten).
3. Zieh sie in die Zielspalte.
4. Lass sie los. Reonic schreibt die Statusänderung sofort und hält sie im Aktivitäts-Feed des Projekts fest.

Ein Projekt von Installation zurück zu Angebot verschieben

Manchmal wird ein Projekt zu früh weitergeschoben (früh unterschrieben, Kunde ändert seine Meinung, Umfang verschiebt sich). Du kannst es bereichsübergreifend zurückbewegen, wenn du das Recht dazu hast.

1. Öffne das Projekt entweder vom Board Installationen oder vom Board Angebote.
2. Klicke im Projektkopf auf das Status-Dropdown.
3. Wähl den Zielstatus, auch einen Status in einem anderen Bereich, sofern deine Rolle das Recht Move-to-Offer hat.
4. Bestätige die Verschiebung.

Das Projekt verlässt das Board Installationen und taucht in der gewählten Spalte auf dem Board Angebote wieder auf. Der Aktivitäts-Feed hält die Verschiebung mit Zeitstempel und handelndem Nutzer fest. Das unterschriebene Angebot bleibt unterschrieben (siehe unten Ein geschlossenes Projekt wieder öffnen dazu, was gesperrt ist und was nicht).

Mehrere Projekte auf einmal verschieben

Projekte werden einzeln verschoben: Öffne ein Projekt (oder zieh seine Karte) und ändere seinen Status einzeln. Für eine große Umsortierung arbeitest du die Projekte eines nach dem anderen über ihre Kopfzeilen ab.

Projekte zuweisen und neu zuweisen

Jedes Projekt hat eine zugewiesene Person (typischerweise der verantwortliche Kundenbetreuer oder Installateur).

1. Öffne das Projekt vom Board aus.
2. Klicke im Projektkopf auf das Feld Zugewiesen an.
3. Wähl einen Nutzer aus dem Dropdown. Es erscheinen nur Nutzer aus deinem Workspace.
4. Speichern.

Jedes Projekt wird einzeln über seinen Kopf neu zugewiesen. Für eine große Übergabe frag deinen Reonic Kundenbetreuer nach Möglichkeiten.

Ein Projekt schließen — Gewonnen oder Verloren

Ein Projekt zu schließen sperrt es in einen Endzustand und nimmt es aus deiner aktiven Pipeline-Ansicht.

Als Gewonnen schließen

1. Öffne das Projekt vom Kanban-Board aus.
2. Klicke im Projektkopf auf das Status-Dropdown.
3. Wähl Geschlossen-Gewonnen (oder deinen entsprechenden Endstatus).
4. Bestätige.

Bei Angebots-Projekten ist der saubere Weg das Unterschreiben: Sobald der Kunde das Angebot unterschreibt, setzt Reonic das Projekt automatisch auf Gewonnen und schiebt es auf das Board Installationen (vorausgesetzt, du hast das Recht Move-to-Installation). Manuelles Geschlossen-Gewonnen ist für Fälle da, in denen das Projekt außerhalb von Reonic gewonnen wurde (zum Beispiel per Papiervertrag) oder in denen der Unterschriftsablauf nicht genutzt wurde.

Als Verloren schließen

1. Öffne das Projekt vom Kanban-Board aus.
2. Klicke im Projektkopf auf das Status-Dropdown.
3. Wähl Geschlossen-Verloren (oder deinen entsprechenden Endstatus).
4. Trag optional in der Abfrage einen Verlustgrund ein (zum Beispiel Preis zu hoch, Zum Wettbewerb gegangen, Kunde hat verschoben).
5. Bestätige.

Verlustgründe speisen die Verlustgrund-Auswertung. Sie sind das einfachste Signal, das du für warum verliere ich Deals? hast. Trag sie ehrlich ein.

Ein geschlossenes Projekt wieder öffnen

Ein Projekt in Geschlossen-Gewonnen oder Geschlossen-Verloren lässt sich wieder öffnen, mit Einschränkungen dazu, was gesperrt ist und was nicht.

1. Öffne das Projekt über den Filter Geschlossen des Boards (Schalter oben auf dem Board) oder über die globale Suche.
2. Klicke im Projektkopf auf das Status-Dropdown.
3. Wähl einen beliebigen nicht-terminalen Status. Wechselst du dabei den Bereich, brauchst du das entsprechende Nutzerrecht.
4. Bestätige.

Was entsperrt wird und was gesperrt bleibt:

• Der Status des Projekts wechselt auf den, den du gewählt hast.
• Das Projekt taucht wieder auf dem aktiven Kanban-Board auf.
• Die unterschriebene Angebotsvariante bleibt unterschrieben, und ihr PDF bleibt in den Dateien des Projekts.
• Bereits gestellte Rechnungen bleiben gestellt. Ihr Zustand ist unabhängig vom Projektstatus.
• Zuvor eingetragene Verlustgründe bleiben am Datensatz; schließt das Projekt erneut, wirst du nach einem neuen Grund gefragt.

Ein gewonnenes Projekt behandeln, das nicht gebaut werden kann

Ein besonderer Grenzfall: Ein Projekt steht auf Geschlossen-Gewonnen, aber die technische Prüfung zeigt, dass es nicht gebaut werden kann (zum Beispiel Dach statisch nicht tragfähig, Netzanschluss abgelehnt). Deine Möglichkeiten:

1. Verschieb es in einen eigenen Status *Wartend*, falls du einen angelegt hast. Der Deal bleibt als gewonnen erfasst, die Montage pausiert, und du behältst die Prüfspur.
2. Verschieb es zurück zu Angebot und leg eine neue Variante an, mit dem korrigierten Umfang. Der Kunde unterschreibt die neue Variante; die Montage läuft gegen diese.
3. Setz das Projekt auf *Geschlossen-Verloren mit dem Grund Nicht umsetzbar*, sobald der Kunde zustimmt. Das unterschriebene PDF bleibt als historischer Nachweis erhalten.

Leg einen Status namens Wartend auf deinem Board an, wenn das öfter vorkommt. Das ist eine nützliche Zwischenstufe, die sich in Berichten besser liest als Verloren.

Einschränken, welche Boards jeder Nutzer sieht

Standardmäßig sieht jeder Nutzer im Workspace jedes Board in jedem Bereich. Damit Führungskräfte alle Boards sehen und Kundenbetreuer nur ihre zugewiesenen Projekte — oder damit du die Sicht zwischen einem PV-Team und einem Wärmepumpen-Team trennst — hast du zwei Hebel:

• Die Ansicht „Mir zugewiesen" je Nutzer auf dem Kanban — jede Kanban-Oberfläche hat oben einen Nutzer- / Zuweisungsfilter; jeder Kundenbetreuer wählt sich selbst (angezeigt als „Me", also ich) und sieht nur die Karten, in deren Liste zugewiesener Nutzer er steht (direkt oder über ein Team). Das Board selbst bleibt sichtbar; nur die Karten werden gefiltert. Das ist das leichtgewichtigste Muster.
• Zuweisung je Team — weis Projekte einem Team statt einzelnen Nutzern zu, dann sieht jedes Mitglied dieses Teams diese Karten auf demselben Board. Kombiniert mit dem Filter Mir zugewiesen bekommst du eine saubere Trennung zwischen Teams, ohne getrennte Boards.

Die Muster oben nutzen Zuweisung plus Filterung, um jeden Nutzer auf seine eigene Arbeit zu fokussieren. Willst du Teams voneinander trennen, betreib zwei Boards im selben Bereich und sag jedem Team, welches Board es wählen soll.

Projekte auf einem Board nach Berater und Zeitraum filtern

Die Filterleiste über den Spalten des Boards grenzt ein, was angezeigt wird:

1. Öffne das Kanban-Board.
2. Klicke oben auf dem Board auf Filter.
3. Wähl die zugewiesene Person (Berater / Kundenbetreuer), die du sehen willst.
4. Wähl einen Zeitraum — Erstelldatum, Datum der letzten Bearbeitung oder Unterschriftsfrist, je nachdem, nach welchem Datum du filterst.
5. Kombinier das optional mit den Filtern Tag und Leadquelle.

Das Board baut sich mit nur den passenden Karten neu auf. Der Filter gilt je Nutzer und je Sitzung; er setzt sich beim Neuladen zurück, du stellst ihn also jedes Mal neu ein. Für die Pipeline eines bestimmten Beraters über ein Quartal filterst du die Listenansicht nach zugewiesener Person und Zeitraum oder ziehst sie über die Reonic API.

Warum sich eine Kanban-Spalte nicht löschen lässt

Wenn du eine Statusspalte löschen willst und Reonic sich weigert, liegen in der Spalte Projekte, die für dich heute auf dem Board nicht sichtbar sind. Drei häufige Ursachen:

• Ein Tag-Filter blendet Karten aus — heb den Tag-Filter auf, und die Karten tauchen wieder in der Spalte auf. Dann verschieb sie und lösche.
• Archivierte Projekte liegen in der Spalte — archivierte Projekte erscheinen nicht auf dem aktiven Board, belegen den Status aber weiterhin. Schalte den Filter Archivierte anzeigen ein, verschieb sie oder archivier sie in der Zielspalte erneut, dann lösche.
• Geschlossene Projekte (Gewonnen / Verloren) liegen in der Spalte — schalte oben auf dem Board den Filter Geschlossen ein, um sie sichtbar zu machen, und verschieb sie dann, oder nimm hin, dass sie im Zielstatus bleiben.

Reonic weigert sich, eine Spalte mit Projekten darin zu löschen, um deine Prüfspur zu schützen. Verschieb erst jedes Projekt, danach gelingt das Löschen.

Was mit deinen Angeboten passiert, wenn du ein Kanban-Board löschst

Ein Kanban-Board zu löschen ist ein Vorgang auf Board-Ebene. Die Angebote und Projekte darin bleiben unversehrt.

• Die Projekte selbst bleiben unversehrt — ihre Daten, unterschriebenen PDFs, Dateien und der Aktivitäts-Feed bleiben alle erhalten.
• Verschieb erst jedes Projekt vom Board. Reonic löscht ein Board erst, wenn es leer ist. Wähl für jedes betroffene Projekt ein Ziel-Board (im selben Bereich), bevor das Löschen gelingt.
• Der Verlauf, auf welchem Board ein Projekt lag, bleibt im Aktivitäts-Feed des Projekts erhalten — du kannst rekonstruieren, wo es zu jedem Zeitpunkt stand.
• Berichte, die vor dem Löschen gebaut wurden, lösen sich weiterhin korrekt auf — Auswertungen auf Board-Ebene (gewichtete Pipeline, Konvertierungsrate) aggregieren sich neu über die verbliebenen Boards.

Die internen Notizen eines Projekts auf seiner Kanban-Karte sichtbar machen

Auf der Kanban-Karte stehen der Projektname und die ID, die Adresse des Kunden (falls eingeschaltet, auf Haushalt-Boards) und die Badges für stockende Deals. Freitext-Anmerkungen intern liegen im Projekt, nicht auf der Karte. Um notizartigen Kontext auf die Karte zu holen, nutzen Teams diese Muster:

• Tags als kurze Etiketten nutzen — tagge das Projekt mit einem Ein-Wort-Merkmal (zum Beispiel Heißer Lead, Nachfassen, Ehepartner entscheidet). Tags sind filterbar.
• Den wichtigsten Kontext in den Projektnamen schreiben — der Projektname steht immer auf der Karte. Setz ihm ein kurzes Stichwort voran oder hinten an: PV — Vor-Ort-Termin gebucht.
• Das Projekt von der Karte aus öffnen, um die vollständige interne Anmerkung und den Aktivitäts-Feed zu lesen. Im Alltag scannen Vertriebler das Board zum Sichten und öffnen die Projekte, die einen genaueren Blick brauchen.

Ein Projekt oder Angebot finden, das du gerade angelegt hast

Drei verlässliche Wege:

• Öffne das Kanban des Bereichs, in dem du es angelegt hast (Anfragen / Angebote / Installationen). Neue Karten landen oben in der Spalte Neu (oder deiner entsprechenden ersten Spalte).
• Öffne den Kontakt des Kunden über Kontakte. Der Abschnitt mit den verknüpften Projekten unten zeigt jedes Projekt, das er hat, auch das gerade angelegte.
• Nutz die globale Suche oben im Portal. Tipp den Namen des Kunden, die Projekt-ID oder einen Teil der Adresse ein. Gerade angelegte Projekte sind binnen weniger Sekunden indexiert.

Taucht das Projekt auf keinem dieser Wege auf, prüf, ob auf dem Kanban ein alter Filter hängt (Tag, zugewiesene Person, Zeitraum), und prüf die Schalter Archiviert und Geschlossen.

Ein Projekt archivieren — aus den aktiven Ansichten nehmen

Archivieren blendet ein Projekt aus dem aktiven Kanban und den aktiven Berichten aus, ohne Daten zu löschen.

1. Öffne das Projekt vom Kanban oder aus der Listenansicht.
2. Klicke im Projektkopf auf das Menü Weitere Aktionen (drei Punkte).
3. Klicke auf Archivieren.
4. Bestätige.

Das Projekt verlässt das aktive Kanban-Board, die Standard-Listenansicht und den Standardumfang der CRM-Dashboard-Berichte. Über den Archiv-Schalter des CRM-Dashboards kannst du archivierte Projekte auch aus der Statistik ausschließen. Seine Daten — Dateien, Aktivitäts-Feed, unterschriebene PDFs, Rechnungen — bleiben unversehrt und abfragbar. Hol es über den Filterschalter Archiviert plus die Aktion Wiederherstellen zurück.

Um eine große Menge zu archivieren (zum Beispiel bei der Migration aus einem alten CRM), wende dich an deinen Reonic Kundenbetreuer.

Ein Projekt aus deiner Zuweisung oder vom Kanban nehmen

Jedes aktive Projekt liegt auf irgendeinem Board in irgendeinem Status — um ein Projekt von deinem Kanban zu bekommen (dir versehentlich zugewiesen oder nicht mehr in deinem Zuständigkeitsbereich), positionierst du es also um:

• Weis es neu zu — öffne das Projekt, klicke auf das Feld Zugewiesen an, wähl einen anderen Nutzer. Die Karte verlässt deine Ansicht Mir zugewiesen und erscheint in seiner.
• Archivier es — wenn das Projekt wirklich erledigt ist und auf keinem aktiven Kanban mehr auftauchen soll (siehe oben Ein Projekt archivieren).
• Verschieb es auf ein anderes Board — hast du mehrere Boards im Bereich, gibt es im Projektkopf eine Board-Auswahl; häng das Projekt auf ein anderes Board um, dann verlässt es deins.

Ein Projekt bearbeiten, nachdem es unterschrieben oder verschickt wurde

Die strukturierten Projektdaten — Kundenkontakt, Projektadresse, interne Anmerkungen, zugewiesene Personen, Tags — bleiben bearbeitbar, nachdem ein Angebot unterschrieben oder verschickt wurde. Änderungen an diesen Feldern wirken sich auf spätere Rechnungen, den Dateibereich des Projekts und die Kundenportal-Ansicht aus.

Was nach der Unterschrift gesperrt ist:

• Das unterschriebene Angebots-PDF hält Daten und Preise im Moment der Unterschrift fest, und die Projektadresse später zu ändern schreibt es nicht um.
• Positionen, Preise und Komponenten der unterschriebenen Angebotsvariante stehen fest. Um Preise auf einem unterschriebenen Deal zu ändern, zweigst du in eine neue Variante ab (siehe die Anleitung Angebote > Abschließen) und lässt neu unterschreiben.
• Bereits gestellte Rechnungen haben Zustand und Inhalt unabhängig von den Projektänderungen.

Für Preis- oder Umfangsänderungen nach der Unterschrift zweigst du in eine neue Variante ab und lässt neu unterschreiben, statt an Ort und Stelle zu bearbeiten.

Welche Variante in die Statistik zählt, wenn mehrere Varianten unterschrieben sind

Trägt ein einzelnes Projekt mehrere Varianten und unterschreibt der Kunde mehr als eine (selten, aber möglich — zum Beispiel PV plus Wärmepumpe als Paket kalkuliert und unterschrieben), behandelt Reonic die als Installationsoption markierte Variante als die, die die Statistik treibt. Diese Variante:

• Fließt in die Berechnung der gewichteten Pipeline und in Berichte zum unterschriebenen Volumen ein.
• Verankert die Übergabe der Installation an das Projektteam.
• Treibt den Deal-Wert auf den Dashboards.

Die Installationsoption ist standardmäßig auf die erste unterschriebene Variante gesetzt. Um sie danach zu ändern, öffnest du die Ansicht Installation des Projekts (Arbeitsbuch oder Materialbestellung) und wählst über die Auswahl Zu installierende Variante eine andere Variante aus (oder duplizierst und wählst). Dafür brauchst du das Recht Offer-Editor oder Installation-Admin.

Fortschritt bei Gewerbe- und Mieterstrom-Projekten verfolgen

Gewerbeprojekte und Mieterstrom-Projekte nutzen dieselbe Kanban-Infrastruktur wie Haushalt. Die Boards liegen am selben Ort (Einstellungen > Kanban-Boards); wähl in der Bereichsauswahl Gewerbe statt Haushalt, bevor du Spalten konfigurierst.

Einige Besonderheiten für Gewerbe- und Mieterstrom-Projekte:

• Getrennte Boards von Haushalt. Gewerbe hat eigene Boards für Anfrage / Angebot / Installation. Haushalts-Spalten zu konfigurieren wirkt sich nicht auf Gewerbe-Boards aus und umgekehrt.
• Gewerbe hat zusätzlich ein Aufgaben-Kanban je Projekt, getrennt vom Lebenszyklus-Kanban, das innerhalb einer geöffneten Installation im Tab Projektmanagement liegt. Das ist ein Aufgaben-Board zum Verfolgen einzelner Arbeitspakete innerhalb eines großen Projekts (zum Beispiel Genehmigung, Beschaffung, Montage, Inbetriebnahme). Bei Haushalt nutzen Teams dafür Checklisten.
• Mieterstrom ist ein Gewerbe-Projekttyp — wähl ihn im Feld Typ, wenn du ein neues Gewerbeprojekt anlegst. Er nutzt das übliche Gewerbe-Kanban; anders ist das Datenmodell des Projekts (Mieterliste, Abrechnungsmodell, Messkonzept), nicht der Lebenszyklus. So legst du eines von Anfang bis Ende an: Öffne Projekte > Anfragen (oder Angebote / Installationen, je nachdem, wo du starten willst), klicke auf Neues Projekt, wähl Gewerbe und wähl dann im Feld Typ des Projekts den Projekttyp Mieterstrom. Reonic blendet dann während der Konfiguration die zusätzlichen Mieterstrom-Felder ein (Mieterliste, Abrechnungsmodell, Messaufbau). Die Karte landet wie jedes andere Projekt in der ersten Spalte des Bereichs auf deinem Gewerbe-Board.

Gut zu wissen

• Boards gibt es für Anfragen, Angebote und Installationen. Teams, die Service- oder Wartungsarbeiten verfolgen, machen das als eigene Installationsprojekte oder in externen Werkzeugen.
• Konvertierungsraten treiben Berichte, keine Abläufe. Sie speisen die Kachel mit dem gewichteten Pipeline-Wert und ähnliche Prognosekennzahlen. Sie sperren keine Übergänge, lösen keine Automatisierungen aus und blockieren keine Verschiebungen; sie sind reine Metadaten.
• Geschlossen-Gewonnen und Geschlossen-Verloren sind die Endergebnisse. Die voreingestellten Boards ordnen die Spalten Geschlossen-Gewonnen und Geschlossen-Verloren diesen Ergebnissen zu. Wenn du anpasst, sorg dafür, dass mindestens eine Spalte auf Gewonnen und eine auf Verloren zeigt, damit deine Pipeline nicht abdriftet.
• Tags sind visuelle Filter. Sie ändern keine Berechtigungen, lösen keine Automatisierungen aus und wirken sich nicht auf Berichte aus.
• Der Inhaltsschalter der Karte ist Adresse des Kunden anzeigen (nur Haushalt-Boards). Ansonsten zeigt die Karte den Projektnamen, die ID und die Badges für stockende Deals. Justieren kannst du die Inaktivitätsschwellen für Hinweis / Warnung.
• Die Mobile App zeigt Field Workern eine Projektliste und einen Zeitplan, nicht die Kanban-Ansicht des Disponenten. Das visuelle Board ist für Desktop und Tablet.
• Statusänderungen bleiben intern. Ein Projekt auf einen neuen Status zu setzen benachrichtigt den Kunden nicht. Er sieht Statusbeschreibungen auf seiner Kundenportal-Seite, wenn er sie besucht. Um es dem Kunden direkt zu sagen, schreib ihm außerhalb des Systems.
• Wenn du eine Karte greifst, hebt Reonic hervor, wo sie landen wird, zeigt aber keine Auswirkungen auf Preise, Konvertierungsrate oder Besitzerwechsel. Öffne erst das Projekt, wenn die Verschiebung nachgelagerte Folgen hat.
• Die Dateistruktur des Projekts kommt aus Ordnervorlagen. Ordnervorlagen gelten für neue Projekte automatisch; bei bestehenden Projekten nutzt du Vorlage anwenden im Tab Dateien des Projekts oder legst über + Neuer Ordner spontan Ordner an. Ordnervorlagen konfigurierst du unter Einstellungen > Organisation > Ordnerverwaltung.
• Ein Haushaltsprojekt wird durch Neuanlage zu einem Gewerbeprojekt. Haushalt und Gewerbe sind getrennte Produktlinien mit unterschiedlichen Datenmodellen, du legst also ein neues Gewerbeprojekt an und überträgst die relevanten Daten.

Häufig gefragt

Warum ist ein Projekt aus meiner Kanban-Spalte verschwunden? Drei häufige Gründe: (1) jemand hat es in einen anderen Status verschoben — prüf das Aktivitätsprotokoll des Projekts; (2) es ist in einen anderen Bereich gewechselt (z. B. ein unterschriebenes Angebot ist zu Installationen gewandert); (3) ein Tag-Filter blendet es aus. Heb zuerst den Tag-Filter auf, prüf dann den Filter Geschlossen, falls es fertig sein könnte.

Kann ich private Spalten nur für mein Team haben? Kanban-Spalten gelten workspaceweit. Am nächsten kommen dem Tags (auf die Projekte deines Teams filtern) und mehrere Boards (ein eigenes Board je Team). Für Ansichten je Nutzer nimmst du den Filter Mir zugewiesen auf dem Board.

Kann ich ein ganzes Projekt duplizieren (einschließlich seines Kanban-Zustands)? Wenn du eine Kopie für einen Vorher-Nachher-Vergleich brauchst, wende dich an deinen Reonic Kundenbetreuer.

Wie exportiere ich Kanban- / Projektdaten? Um Projektdaten herauszubekommen, frag deinen Reonic Kundenbetreuer nach einem Auszug oder zieh sie über die Reonic API. Der Sammelexport der Dateien eines Projekts (PDFs, Fotos) läuft über die Ansicht Dateien im Projekt.

Kann ich den Deal-Wert eines Projekts von Hand ändern? Ja — öffne das Projekt, such das Feld Deal-Wert (oben rechts im Kopf) und bearbeite es. Es treibt die Zahlen zur gewichteten Pipeline auf dem Dashboard. Änderst du ihn nach der Unterschrift, zeigt das unterschriebene Vertrags-PDF weiterhin die ursprüngliche Zahl; das Dashboard gibt ab da die neue wieder.

Kann ich ein Haushaltsprojekt zu Gewerbe machen (oder umgekehrt)? Haushalt und Gewerbe sind getrennte Produktlinien mit unterschiedlichen Datenmodellen. Leg ein neues Gewerbeprojekt an und übertrag die Daten.

Wo trage ich Notizen zu einem Telefonat mit dem Kunden ein? Im Tab Aktivität / Notizen des Projekts — tipp die Notiz und speichere; sie erscheint im chronologischen Feed des Projekts, sichtbar für jeden mit Zugriff auf das Projekt.

Kann ich die Kalender meiner Kollegen vom Kanban aus sehen? Nicht direkt — das Kanban zeigt Projekte, keinen Zeitplan. Öffne dafür den Kalender oder das Plantafel (das Termine nach Person/Team gruppiert).

Wo lege ich den Standort eines Projekts fest? Im Tab Projekt → Feld Standort — trag eine Adresse ein (wird automatisch geokodiert) oder setz eine Markierung auf der Karte. Er wird für Routenplanung, Terminplanung und die Kartenansicht im Kundenportal genutzt.

Kann ich einen erzeugten Bericht in den Dokumenten eines Projekts speichern? Ja — der Dialog zur Berichtserzeugung bietet die Option In Projektdateien speichern; hak sie vor dem Erzeugen an, und das PDF landet im Tab Dateien des Projekts.

Wo ist ein unterschriebenes Angebot hin — es steht nicht mehr in meiner Angebotsübersicht? Wird ein Angebot unterschrieben, wechselt das Projekt auf Geschlossen-Gewonnen und wandert automatisch vom Board Angebote auf das Board Installationen (sofern du das Recht Move-to-Installation hast). Du findest es unter Projekte > Installationen oder über den Abschnitt mit den verknüpften Projekten beim Kontakt. Ist es dort nicht, prüf den Filter Geschlossen auf dem Board Angebote.

Wo ist die Zeiterfassung? Reonic hat eine eigene Oberfläche Zeiterfassung — erfass Einträge per Timer oder von Hand, verknüpf sie mit Projekten und exportier sie über die Schaltfläche Excel exportieren in der Eintragsliste. Siehe die Anleitung zur Zeiterfassung.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026