Komponentenpreise per Excel in einem Schritt importieren

Wenn sich die Preise vieler Komponenten gleichzeitig ändern (Preislistenwechsel zum Jahresbeginn, Lieferantenpreisanpassung, MwSt.-Änderung), ist die Einzelbearbeitung zu aufwendig. Reonic bietet dafür einen Excel-Roundtrip: Exportiere die aktuellen Preise deines Katalogs, bearbeite die Datei in Excel oder Google Sheets, lade sie im Fenster Preise importieren hoch, prüfe die Vorschau und wende die Änderungen an. Jede Änderung erzeugt eine neue Komponentenversion, bereits erstellte Angebote bleiben also unverändert. Ist in deinem Unternehmen Photovate oder Weclapp angebunden, holt dasselbe Fenster die Preise von dort und der Schritt über die Tabelle entfällt.

Bevor du startest

• Du brauchst die Admin-Rolle oder höher und die Berechtigung für Komponenten. Unterhalb von Admin ist die Excel-Ablagefläche im Fenster deaktiviert. Das Benutzerrecht Preise überschreiben betrifft Preisänderungen in Angeboten und in der Planung und spielt für diesen Import keine Rolle.
• Der Import aktualisiert Komponenten, die du bereits angelegt hast. Eine Zeile, die zu keiner Komponente passt, wird unter Nicht gefundene aufgeführt und übersprungen. Neue Komponenten importierst du zuerst aus der Master-Datenbank oder legst sie von Hand an. Danach setzt du hier ihre Preise.
• Lege fest, was du aktualisieren willst: Verkaufspreis, MwSt., Einkaufspreis, Artikelnummer oder GTIN. Nur diese Felder verändert der Import. Technische Daten, Beschreibungen, Dokumente und die Einstellungen zur Anzeige für Kunden bleiben unverändert.
• Halte Excel, Google Sheets oder ein ähnliches Tabellenprogramm bereit. Das Dateiformat ist .xlsx.

Aktuelle Preisliste exportieren

1. Öffne Einstellungen > Komponenten.
2. Filtere und sortiere die Liste, wenn du nur einen Teil der Komponenten aktualisieren willst. Der Export enthält die Liste so, wie sie gerade gefiltert und sortiert ist.
3. Öffne das Menü More actions (Weitere Aktionen) und wähle Preise exportieren.
4. Speichere die .xlsx-Datei lokal.

Die exportierte Datei enthält eine Zeile pro Komponente mit den Spalten id, name, brand, articleNr, price, vatPercentage, purchasePrice und gtin. Sie ist genau die Vorlage, die der Import liest. id, name und brand sind gesperrte Spalten, die jede Zeile identifizieren. Die Spalte purchasePrice ist nur gefüllt, wenn du das Recht view purchase price and margin (Einkaufspreis und Marge ansehen) hast.

Excel-Datei bearbeiten

Öffne die Datei in Excel oder Google Sheets. Diese Spalten darfst du ändern:

• price (Verkaufspreis): der Standard-Einzelpreis, den die Planung in ein Angebot übernimmt.
• purchasePrice (Einkaufspreis): der Preis, den du an deinen Lieferanten zahlst.
• vatPercentage (MwSt.): die MwSt. in Prozent. Gib 19 für 19 % ein.
• articleNr (Artikelnummer): die Artikelnummer deines Lieferanten.
• gtin: die GTIN / EAN der Komponente.

Speichere die Datei danach als .xlsx. Der Import liest nur das erste Tabellenblatt. Ein Zusatz in Klammern hinter einer Spaltenüberschrift wird ignoriert, price (in EUR) passt also weiterhin zu price.

Datei erneut importieren

1. Öffne Einstellungen > Komponenten.
2. Öffne das Menü More actions (Weitere Aktionen) und wähle Preise importieren. Das Fenster öffnet sich.
3. Ziehe die bearbeitete .xlsx-Datei auf die Ablagefläche. Die Vorschau startet sofort.

Lässt sich die Datei nicht lesen, zeigt das Fenster „Invalid excel file, no valid headers found" (keine gültigen Spaltenüberschriften gefunden). Hat die Datei Überschriften, aber keine Zeilen, erscheint „Invalid excel file, no data found" (keine Daten gefunden).

Vorschau prüfen und anwenden

Die Vorschau zeigt bis zu vier Bereiche, jeweils nur dann, wenn er Einträge hat:

• fehlerhaft (n): Zeilen mit Fehlern, rot dargestellt. Aufgeklappt.
• Verändert (n): Zeilen, die zu einer Komponente passen und mindestens einen Wert ändern. Auch eine Zeile, die einen Einkaufspreis, eine Artikelnummer oder eine GTIN löscht, zählt hierzu. Aufgeklappt.
• Nicht gefundene (n): Zeilen, die zu keiner Komponente passen, mit Name, Artikelnummer, GTIN/EAN und ID. Sie werden übersprungen. Zugeklappt.
• Unverändert (n): Zeilen, die zu einer Komponente passen und nichts ändern. Zugeklappt.

Verändert-Zeilen und Unverändert-Zeilen zeigen Verkaufspreis, Einkaufspreis, MwSt., Artikelnummer und GTIN/EAN als alt → neu. Ein Anstieg ist grün hinterlegt, ein Rückgang rot und ein neu hinzugefügter Wert blau. Ein fehlender Wert erscheint als „kein Wert". So wird ein gelöschter Einkaufspreis, eine gelöschte Artikelnummer oder GTIN angezeigt.

1. Prüfe den Bereich Verändert, besonders bei Werten, die zu „kein Wert" werden.
2. Sieht etwas falsch aus, klicke auf Zurück, korrigiere die Datei und ziehe sie erneut auf die Ablagefläche.
3. Klicke auf die Schaltfläche zum Anwenden. Sie zeigt die Anzahl der Änderungen und ist deaktiviert, wenn sich nichts ändert.
4. Bestätige.

Die Änderungen werden übernommen, das Fenster schließt sich und die Komponentenliste wird aktualisiert.

Preise aus Photovate oder Weclapp synchronisieren

Ist dein Unternehmen mit Photovate oder Weclapp verbunden, kannst du die aktuellen Preise direkt abrufen, anstatt über Excel zu exportieren:

1. Prüfe unter Einstellungen > Firmeneinstellungen > Integrationen > Angebote, ob die Integration verbunden ist. Bei Photovate brauchst du dafür deine Photovate Client-ID und einen API-Key. Weclapp benötigt ein verbundenes Weclapp-Konto und einen Standard-Vertriebskanal.
2. Öffne Einstellungen > Komponenten.
3. Öffne das Menü More actions (Weitere Aktionen) und wähle Preise importieren.
4. Klicke auf Preise aus Photovate importieren oder Preise aus Weclapp importieren. Die Photovate-Schaltfläche erscheint nur, wenn Photovate verbunden ist. Die Weclapp-Schaltfläche ist aktiv, wenn dein Unternehmen Weclapp nutzt. Die Photovate-Synchronisierung liest automatisch den gesamten Katalog seitenweise ein.
5. Prüfe die Vorschau und wende sie an, wie unter Vorschau prüfen und anwenden beschrieben.

So funktioniert die Zuordnung

Reonic ordnet jede Zeile genau einer Komponente in deinem Katalog zu. Die Reihenfolge hängt von der Quelle ab:

• Excel: zuerst die Komponenten-ID, dann die GTIN, dann die Artikelnummer.
• Photovate: Die Photovate-Artikel-ID wird mit der Artikelnummer der Komponente abgeglichen.
• Weclapp: Artikelnummer.

Eine Zeile ohne Treffer landet unter Nicht gefundene und wird übersprungen. Hat dein Lieferant eine Artikelnummer geändert, passt die Komponente nicht mehr und erscheint unter Nicht gefundene. Korrigiere zuerst die Artikelnummer an der Komponente (eine Einzelbearbeitung) oder ordne in Excel per ID oder GTIN zu. Führe den Import danach erneut aus.

Gut zu wissen

• Jede Preisänderung erzeugt eine neue Komponentenversion, die dir zugeordnet wird, genau wie bei einer manuellen Änderung. Du findest sie unter Bearbeitungshistorie anzeigen der Komponente.
• Erstellte Angebote werden nie stillschweigend neu bepreist. Jede Angebotsposition behält ihren eigenen Preis, ihre MwSt. und ihre Komponentenversion. Eine Katalogänderung überschreibt daher nie ein bestehendes Angebot. Ein Preis, den du in einem Angebot änderst, gilt nur für die Position in diesem Angebot. Dauerhafte Preise pflegst du deshalb im Katalog.
• MwSt.-Änderungen für bestehende Komponenten in großer Zahl laufen über Excel. Die Standard-MwSt. unter Einstellungen > Planung & Angebot > Planung > Standard Komponenten Mehrwertsteuer gilt nur für neu erstellte oder importierte Komponenten. Bestehende Komponenten änderst du einzeln oder über den Excel-Import.
• Importierte Master-Komponenten haben zunächst den Verkaufspreis 0. Ein Preisimport direkt nach einem Import aus der Master-Datenbank ist der schnellste Weg, sie zu füllen.
• Der Bereich Nicht gefundene zeigt, wie sauber deine Daten sind. Eine lange Liste bedeutet meist, dass Artikelnummern zwischen deinem Lieferantensystem und Reonic auseinandergelaufen sind. Geh diese Liste einmal pro Quartal durch, dann bleibt der Import zuverlässig.
• Eine leere Zelle löscht den Wert bei Einkaufspreis, Artikelnummer und GTIN. Eine fehlende Spalte lässt ein Feld unangetastet. Ist die Spalte aber vorhanden und die Zelle leer, wird das Feld der zugeordneten Komponente geleert. Das ist gewollt (so entfernst du einen Einkaufspreis per Import), doch eine nur halb ausgefüllte Tabelle kann unbemerkt Daten löschen, die du behalten wolltest. Verkaufspreis und MwSt. sind Pflichtfelder und lassen sich so nicht löschen. Lies den Bereich Verändert in der Vorschau sorgfältig, bevor du die Änderungen anwendest.

Zuletzt aktualisiert am 9. November 2026