Configurare le bacheche Kanban

Categorie: Impostazioni

Le bacheche Kanban di Reonic sono la spina dorsale visibile della tua pipeline. Ogni progetto, residenziale o commerciale, sta in esattamente una colonna di esattamente una bacheca, e la tua squadra lo sposta attraverso le colonne mentre avanza dalla richiesta all'offerta firmata fino all'installazione completata. I nuovi account arrivano già impostati con valori predefiniti sensati. Questa guida ti accompagna nell'adattare quei valori predefiniti al tuo processo, nell'aggiungere bacheche parallele per movimenti di vendita diversi, nel regolare che cosa compare su ogni scheda e nel condurre le operazioni quotidiane di pipeline che servono alla tua squadra.

Prima di iniziare

• Ti serve il ruolo Admin per configurare le bacheche: aggiungere, rinominare, riordinare o eliminare gli stati, modificare le impostazioni delle schede e gestire i tag sono tutte azioni riservate agli admin. Gli Editor e gli account manager possono spostare le schede, ma non cambiare la struttura della bacheca.
• Decidi quale area vuoi configurare per prima: Richieste / Lead, Offerte o Installazioni. Ogni area ha le proprie bacheche.
• Decidi se ti servono bacheche Residenziale e Commerciale separate dentro un'area. Si configurano in modo indipendente.
• Se hai in mente di aggiungere più bacheche parallele (per esempio PV diretto contro pompa di calore tramite partner), abbozza prima i nomi delle colonne. Rinominare dopo si può, ma pianificare risparmia lavoro.
• Pianifica in quest'ordine prima di cliccare qualsiasi cosa: (1) quale area e se ti servono le varianti Residenziale più Commerciale, (2) i nomi delle colonne per area, formulati come stati e non come azioni, (3) una percentuale di tasso di conversione per colonna, (4) quali campi mostrare sulla scheda, (5) le soglie di inattività per suggerimento e avviso, in giorni, (6) un insieme iniziale di tag. I passaggi da 1 a 3 valgono a livello di bacheca; quelli da 4 a 6 valgono per tutto il Workspace.
• Le modifiche al Kanban valgono per ogni utente del tuo Workspace dal successivo ricaricamento della pagina. Quello che salvi è quello che la tua squadra vede.

Aprire le impostazioni delle bacheche Kanban

1. Fai clic sull'avatar del tuo Workspace (in alto a destra) e apri Impostazioni.
2. Nella barra laterale delle Impostazioni apri Schede Kanban e poi la pagina Gestione bacheca. Una pagina separata, Configurazione della scheda (che cosa compare su ogni riquadro), si trova nella stessa categoria Schede Kanban.
3. In Gestione bacheca, usa i tab Residenziale / Commerciale per passare dalle bacheche residenziali a quelle commerciali.
4. Dentro ogni tab, usa il selettore di area per passare tra Richieste / Lead, Offerte e Installazioni. Ogni area ha le proprie bacheche.

Creare una nuova bacheca

Puoi tenere più di una bacheca per area. Per esempio, una bacheca Offerte per la vendita diretta e un'altra per le offerte gestite da un canale partner.

1. Apri Impostazioni > Schede Kanban e scegli l'area (per esempio Offerte).
2. Scegli se stai lavorando su Residenziale o su Commerciale.
3. Fai clic su Nuovo Board.
4. Inserisci il nome della bacheca (per esempio Offerte — Canale partner) e una descrizione facoltativa. La descrizione compare come tooltip nel selettore di bacheca.
5. Fai clic su Salva.

La bacheca nasce con un'unica colonna predefinita Nuovo. Il passo successivo è aggiungere le altre colonne (vedi Aggiungere, rinominare e riordinare gli stati qui sotto).

Passare da una bacheca all'altra

Se hai più bacheche in un'area, la superficie Kanban principale (per esempio Progetti > Offerte) mostra in alto un selettore di bacheca. Il cambio di bacheca vale per singolo utente: ogni membro della tua squadra sceglie quale bacheca vuole guardare in quel momento.

Aggiungere, rinominare e riordinare gli stati

Gli stati sono le colonne della tua bacheca. Ognuno rappresenta un passo che un progetto attraversa.

1. In Impostazioni > Schede Kanban, espandi la bacheca che vuoi modificare.
2. Fai clic su Modifica per entrare in modalità di modifica su quella bacheca.
3. Fai clic su Nuovo stato per aggiungere una colonna in fondo.
4. Inserisci il nome dello stato (è quello che compare sulla bacheca) e una descrizione interna facoltativa.
5. Per rinominare uno stato esistente, fai clic sul suo nome e modificalo sul posto.
6. Per riordinare, afferra la maniglia di trascinamento a tre barre sulla sinistra di una riga qualsiasi e rilasciala dove vuoi.
7. Fai clic su Salva quando hai finito. Le modifiche arrivano subito alla tua squadra.

Eliminare uno stato

1. In modalità di modifica sulla bacheca, fai clic sull'icona del cestino accanto a uno stato.
2. Se in quello stato ci sono ancora progetti, il comando Elimina resta disattivato (con l'indicazione "Ci sono ancora elementi in questo stato"). Sposta prima tu quei progetti in un altro stato, e una volta che lo stato è vuoto Elimina diventa disponibile.
3. Conferma.

I report costruiti prima dell'eliminazione continuano a risolversi correttamente. L'unica cosa che blocca l'eliminazione sono i progetti che occupano ancora lo stato.

Configurare i tassi di conversione per la previsione della pipeline

Ogni stato porta con sé un tasso di conversione facoltativo: la probabilità (da 0 a 100%) che un progetto in quello stato si chiuda alla fine come Vinto. Reonic lo usa per calcolare il valore ponderato della pipeline nei tuoi report.

1. In Impostazioni > Schede Kanban, espandi la bacheca e fai clic su Modifica.
2. Per ogni stato, inserisci il fattore di conversione come percentuale (per esempio 25% per uno stato di prima esplorazione, 90% per uno stato di "sì a voce, in attesa di firma").
3. Lascialo vuoto per gli stati in cui la probabilità non ha senso (per esempio Chiuso-Vinto, Chiuso-Perso, In sospeso).
4. Fai clic su Salva.

Il riquadro del valore ponderato della pipeline somma (valore affare × tasso di conversione) su ogni progetto Aperto della bacheca. È così che chi fa previsioni risponde alla domanda "quanto fatturato c'è nell'imbuto, corretto per il rischio?"

Una volta configurati i tassi di conversione, ogni colonna Kanban mostra in alto dei riepiloghi di colonna attivabili:

• Numero di affari — quanti progetti stanno in questa colonna.
• Totale — valore affare complessivo della colonna.
• Media — valore affare medio.
• Somma ponderata — il totale moltiplicato per il tasso di conversione della colonna.
• Somma ponderata media — la media dei valori ponderati.

Usali per leggere la bacheca a colpo d'occhio e per modellare la pipeline colonna per colonna. Gli stessi tassi di conversione alimentano la Dashboard del Workspace per i KPI trasversali all'imbuto (progetti vinti, valore affare, tassi di conversione), e la cronologia delle attività del singolo progetto registra ogni cambio di stato come traccia di audit.

Assegnare una bacheca a un'area (Lead, Offerta, Installazione)

Le bacheche sono legate a un'area al momento della creazione e non possono essere ripuntate dopo. L'area definisce quale fase del ciclo di vita la bacheca rappresenta:

• Richieste / Lead — richieste in arrivo, non ancora preventivate. I progetti atterrano qui da moduli web, integrazioni di lead o inserimento manuale.
• Offerte — progetti in fase di preventivo. Le schede rappresentano il lavoro attivo sull'offerta; Chiuso-Vinto esce verso Installazioni, mentre Chiuso-Perso lascia la pipeline attiva come stato terminale (chiudere è un'altra cosa rispetto ad archiviare, vedi Archiviare un progetto qui sotto).
• Installazioni — progetti firmati in esecuzione. Qui il Kanban guida il passaggio di consegne operativo (pianificazione, montaggio, messa in funzione).

L'area della bacheca determina:

• Quali progetti ci compaiono — solo i progetti nella fase del ciclo di vita corrispondente.
• Quali transizioni automatiche scattano — per esempio, firmare un'offerta sposta il progetto da Offerte a Installazioni in automatico; la destinazione è la bacheca predefinita di quell'area.
• Quali permessi regolano gli spostamenti — spostarsi tra aree (per esempio promuovere da Offerte a Installazioni) richiede i diritti utente Move-to-Offer e Move-to-Installation, che si impostano in Impostazioni > Impostazioni aziendali > Utenti e Team.

Se ti serve una bacheca diversa dalla destinazione predefinita per un progetto, sceglila dal selettore di bacheca una volta che il progetto è atterrato nella nuova area.

Configurare che cosa compare su ogni scheda

La visualizzazione della scheda vive nella pagina Configurazione della scheda (Impostazioni > Schede Kanban > Configurazione della scheda), una pagina a sé nella stessa categoria Schede Kanban. Governa ogni scheda su ogni bacheca.

1. Apri Impostazioni > Schede Kanban > Configurazione della scheda.
2. Attiva Mostra l'indirizzo del cliente per far comparire via e città del progetto sotto il nome del progetto.
3. Imposta le soglie di inattività per le trattative in stallo che governano i badge Suggerimento / Avviso della scheda.
4. Fai clic su Salva.

La scheda mostra sempre il nome del progetto e l'ID progetto, più l'indirizzo del cliente quando lo hai attivato.

Configurare le soglie di suggerimento e di avviso della scheda

Le schede possono mostrare un badge giallo di suggerimento o un badge rosso di avviso quando un progetto non viene toccato da un po', utile per far emergere le trattative in stallo.

1. In Configurazione della scheda, individua le soglie di inattività.
2. Imposta la soglia di suggerimento in giorni (per esempio 14 giorni). Le schede non toccate per questo tempo prendono un discreto indicatore giallo.
3. Imposta la soglia di avviso in giorni (per esempio 30 giorni). Le schede non toccate per questo tempo prendono un evidente indicatore rosso.
4. Le stesse soglie valgono per le attività scadute sulla scheda.
5. Fai clic su Salva.

Assegnare tag ai progetti per filtrare la bacheca

I tag sono etichette definite nel Workspace che puoi attaccare a qualsiasi progetto — PV, Pompa di calore, Webinar, Cliente di ritorno, qualsiasi cosa ti aiuti a tagliare la bacheca.

1. Apri Impostazioni > Schede Kanban > Configurazione della scheda.
2. Scorri fino a Tag.
3. Fai clic su Nuovo tag.
4. Inserisci il nome del tag e scegli un colore dalla tavolozza.
5. Fai clic su Salva.

Per assegnare i tag a un progetto:

1. Apri il progetto (dalla bacheca o tramite la ricerca).
2. Nell'intestazione del progetto, fai clic su + Tag.
3. Scegli uno o più tag dal selettore. Un progetto può portare più tag.

Per filtrare la bacheca per tag:

1. Apri la bacheca Kanban (per esempio Progetti > Offerte).
2. Fai clic sul filtro Tag in cima alla bacheca.
3. Spunta i tag che vuoi vedere. La bacheca si ridisegna con i soli progetti corrispondenti.

Spostare un progetto tra gli stati

Nel quotidiano, la tua squadra passa la maggior parte del tempo sul Kanban a spostare schede da una colonna alla successiva.

1. Apri la bacheca Kanban (per esempio Progetti > Offerte).
2. Afferra la scheda del progetto con il mouse (o con il dito sui dispositivi touch).
3. Trascinala nella colonna di destinazione.
4. Rilasciala. Reonic scrive subito il cambio di stato e lo registra nella cronologia delle attività del progetto.

Riportare un progetto da Installazione a Offerta

Ogni tanto un progetto viene promosso troppo presto (firmato in anticipo, il cliente cambia idea, la portata si sposta). Puoi riportarlo indietro tra le aree se ne hai il diritto.

1. Apri il progetto dalla bacheca Installazioni oppure da quella Offerte.
2. Nell'intestazione del progetto, fai clic sul menu a discesa dello stato.
3. Scegli lo stato di destinazione, anche uno stato in un'area diversa, se il tuo ruolo ha il diritto Move-to-Offer.
4. Conferma lo spostamento.

Il progetto lascia la bacheca Installazioni e ricompare sulla bacheca Offerte, nella colonna scelta. La cronologia delle attività registra lo spostamento con orario e utente che l'ha fatto. L'offerta firmata resta firmata (vedi Riaprire un progetto chiuso qui sotto per che cosa è bloccato e che cosa no).

Spostare più progetti in una volta

I progetti si spostano uno alla volta: apri un progetto (o trascina la sua scheda) e cambia lo stato singolarmente. Per una riorganizzazione grande, lavora sui progetti uno per uno dalle loro intestazioni.

Assegnare e riassegnare i progetti

Ogni progetto ha una persona assegnata (di norma l'account manager o l'installatore responsabile).

1. Apri il progetto dalla bacheca.
2. Nell'intestazione del progetto, fai clic sul campo Assegnato a.
3. Scegli un utente dal menu a discesa. Compaiono solo gli utenti del tuo Workspace.
4. Salva.

Riassegna ogni progetto singolarmente dalla sua intestazione. Per un passaggio di consegne grande, chiedi al tuo account manager Reonic quali possibilità ci sono.

Chiudere un progetto — Vinto o Perso

Chiudere un progetto lo blocca in uno stato terminale e lo toglie dalla vista della pipeline attiva.

Chiudere come Vinto

1. Apri il progetto dalla bacheca Kanban.
2. Nell'intestazione del progetto, fai clic sul menu a discesa dello stato.
3. Scegli Chiuso-Vinto (o il tuo stato terminale equivalente).
4. Conferma.

Per i progetti di tipo Offerta, la strada più pulita è la firma: quando il cliente firma l'offerta, Reonic porta il progetto su Vinto in automatico e lo sposta sulla bacheca Installazioni (a patto che tu abbia il diritto Move-to-Installation). Il Chiuso-Vinto manuale serve per i casi in cui il progetto è stato vinto fuori da Reonic (per esempio con un contratto cartaceo) o in cui il flusso di firma non è stato usato.

Chiudere come Perso

1. Apri il progetto dalla bacheca Kanban.
2. Nell'intestazione del progetto, fai clic sul menu a discesa dello stato.
3. Scegli Chiuso-Perso (o il tuo stato terminale equivalente).
4. Se vuoi, inserisci un motivo della perdita nella finestra (per esempio Prezzo troppo alto, Ha scelto un concorrente, Il cliente ha rimandato).
5. Conferma.

I motivi della perdita alimentano il reporting sui motivi di perdita. Sono il segnale più immediato che hai per capire perché sto perdendo le trattative?. Inseriscili con onestà.

Riaprire un progetto chiuso

Un progetto Chiuso-Vinto o Chiuso-Perso può essere riaperto, con qualche avvertenza su che cosa è bloccato e che cosa no.

1. Apri il progetto dal filtro Chiuso della bacheca (l'interruttore in cima alla bacheca) oppure tramite la ricerca globale.
2. Nell'intestazione del progetto, fai clic sul menu a discesa dello stato.
3. Scegli un qualsiasi stato non terminale. Se ti stai spostando tra aree, ti servirà il diritto utente corrispondente.
4. Conferma.

Che cosa si sblocca e che cosa resta bloccato:

• Lo stato del progetto passa a quello che hai scelto.
• Il progetto ricompare sulla bacheca Kanban attiva.
• La variante di offerta firmata resta firmata e il suo PDF resta tra i file del progetto.
• Le fatture già emesse restano emesse. Il loro stato è indipendente da quello del progetto.
• I motivi della perdita inseriti in precedenza restano sul record; se il progetto si chiude di nuovo, ti verrà chiesto un motivo nuovo.

Gestire un progetto vinto che non si può realizzare

Un caso limite specifico: un progetto è contrassegnato Chiuso-Vinto, ma la revisione tecnica rivela che non si può realizzare (per esempio il tetto non è strutturalmente idoneo, la connessione alla rete viene rifiutata). Le tue opzioni:

1. Spostalo su uno stato personalizzato *In sospeso*, se ne hai aggiunto uno. L'affare resta registrato come vinto, il montaggio è in pausa e conservi la traccia di audit.
2. Riportalo su Offerta e aggiungi una nuova variante con la portata corretta. Il cliente firma la nuova variante e il montaggio procede su quella.
3. Porta il progetto su *Chiuso-Perso con il motivo Non fattibile* una volta che il cliente è d'accordo. Il PDF firmato resta come traccia storica.

Se ti capita spesso, aggiungi alla tua bacheca uno stato chiamato In sospeso. È un passaggio intermedio utile, che nei report si legge meglio di Perso.

Limitare quali bacheche può vedere ogni utente

Per impostazione predefinita, ogni utente del Workspace vede ogni bacheca in ogni area. Per far sì che i responsabili vedano tutte le bacheche mentre gli account manager vedono solo i progetti loro assegnati — oppure per dividere la visibilità tra una squadra PV e una squadra pompe di calore — hai due leve:

• La vista per singolo utente "Assegnati a me" sul Kanban — ogni superficie Kanban ha in alto un filtro per utente / persona assegnata; ogni account manager sceglie se stesso (indicato come "Me", cioè io) per vedere solo le schede in cui compare nell'elenco degli utenti assegnati (direttamente o tramite un team). La bacheca resta comunque visibile; si filtrano solo le schede. È lo schema più leggero.
• Assegnazione dei progetti per team — assegna i progetti a un team invece che a singoli utenti, e ogni membro di quel team vede quelle schede sulla stessa bacheca. Combinato con il filtro Assegnati a me, ottieni una separazione pulita tra i team senza bacheche separate.

Gli schemi qui sopra usano assegnazione e filtri per concentrare ogni utente sul proprio lavoro. Se vuoi tenere i team davvero separati, tieni due bacheche nella stessa area e di' a ciascun team quale bacheca scegliere.

Filtrare i progetti di una bacheca per consulente e intervallo di tempo

La barra dei filtri sopra le colonne della bacheca ti permette di restringere quello che vedi:

1. Apri la bacheca Kanban.
2. Fai clic su Filtri in cima alla bacheca.
3. Scegli la persona Assegnato a (consulente / account manager) che vuoi vedere.
4. Scegli un intervallo di date — data di creazione, data di ultima modifica o scadenza della firma, a seconda della data su cui stai filtrando.
5. Se vuoi, combinali con i filtri Tag e Fonte del lead.

La bacheca si ridisegna con le sole schede corrispondenti. Il filtro vale per singolo utente e per sessione; si azzera al ricaricamento, quindi vai reimpostato ogni volta. Per la pipeline di un consulente specifico su un trimestre, filtra la vista a elenco per persona assegnata e intervallo di date, oppure estraila tramite l'API di Reonic.

Perché una colonna Kanban si rifiuta di essere eliminata

Quando provi a eliminare una colonna di stato e Reonic si rifiuta, in quella colonna ci sono progetti che oggi non ti sono visibili sulla bacheca. Tre cause comuni:

• Un filtro sui tag sta nascondendo delle schede — togli il filtro sui tag e le schede ricompaiono nella colonna. Poi spostale ed elimina.
• Nella colonna ci sono progetti archiviati — i progetti archiviati non compaiono sulla bacheca attiva, ma occupano comunque lo stato. Attiva il filtro Mostra archiviati, spostali o riarchiviali nella colonna di destinazione, poi elimina.
• Nella colonna ci sono progetti chiusi (Vinto / Perso) — attiva il filtro Chiuso in cima alla bacheca per farli emergere, poi spostali oppure accetta che restino nello stato di destinazione.

Reonic si rifiuta di eliminare una colonna che contiene progetti, per proteggere la tua traccia di audit. Sposta prima ogni progetto: a quel punto l'eliminazione riesce.

Che cosa succede alle tue offerte quando elimini una bacheca Kanban

Eliminare una bacheca Kanban è un'operazione a livello di bacheca. Le offerte e i progetti che ci stavano dentro restano intatti.

• I progetti restano intatti — i loro dati, i PDF firmati, i file e la cronologia delle attività si conservano tutti.
• Sposta prima ogni progetto fuori dalla bacheca. Reonic elimina una bacheca solo quando è vuota. Scegli una bacheca di destinazione (nella stessa area) per ciascun progetto interessato prima che l'eliminazione riesca.
• La storia di su quale bacheca è vissuto un progetto si conserva nella cronologia delle attività del progetto — puoi ricostruire dove stava in qualsiasi momento nel tempo.
• I report costruiti prima dell'eliminazione continuano a risolversi correttamente — le aggregazioni a livello di bacheca (pipeline ponderata, tasso di conversione) si ricalcolano sulle bacheche sopravvissute.

Rendere visibili sulla scheda Kanban le note interne di un progetto

La scheda Kanban mostra il nome e l'ID del progetto, l'indirizzo del cliente (se attivato, sulle bacheche residenziali) e i badge sulle trattative in stallo. Le annotazioni interne a testo libero vivono dentro il progetto, non sulla scheda. Per far emergere sulla scheda un contesto simile a quello delle note, le squadre usano questi schemi:

• Usa i tag come etichette brevi — assegna al progetto un identificativo di una parola (per esempio Lead caldo, Da ricontattare, Decide il coniuge). I tag sono filtrabili.
• Metti il contesto chiave nel nome del progetto — il nome del progetto compare sempre sulla scheda. Anteponigli o postponigli un breve richiamo: PV — sopralluogo fissato.
• Apri il progetto dalla scheda per leggere l'annotazione interna completa e la cronologia delle attività. Nel quotidiano i commerciali scorrono la bacheca per smistare e aprono i progetti che meritano uno sguardo più attento.

Ritrovare un progetto o un'offerta appena creati

Tre strade affidabili:

• Apri il Kanban dell'area in cui li hai creati (Richieste / Offerte / Installazioni). Le nuove schede atterrano nella colonna Nuovo (o nella tua prima colonna equivalente), in cima.
• Apri il contatto del cliente da Contatti. La sezione dei progetti collegati, in fondo, mostra ogni progetto che ha, compreso quello appena creato.
• Usa la ricerca globale in cima al Portal. Digita il nome del cliente, l'ID progetto o un pezzo dell'indirizzo. I progetti creati da poco vengono indicizzati in pochi secondi.

Se il progetto non compare in nessuno di questi modi, controlla che non ci sia un filtro rimasto attivo sul Kanban (tag, persona assegnata, intervallo di date) e controlla gli interruttori Archiviati e Chiuso.

Archiviare un progetto — toglierlo dalle viste attive

Archiviare nasconde un progetto dal Kanban attivo e dai report attivi, senza eliminarne alcun dato.

1. Apri il progetto dal Kanban o dalla vista a elenco.
2. Nell'intestazione del progetto, fai clic sul menu Altre azioni (i tre puntini).
3. Fai clic su Archivia.
4. Conferma.

Il progetto lascia la bacheca Kanban attiva, la vista a elenco predefinita e l'ambito predefinito dei report della dashboard CRM. Puoi anche escludere i progetti archiviati dalle statistiche tramite l'interruttore di archiviazione della dashboard CRM. I suoi dati — file, cronologia delle attività, PDF firmati, fatture — restano intatti e interrogabili. Lo ripristini tramite l'interruttore del filtro Archiviati più l'azione Ripristina.

Per archiviare un gruppo numeroso (per esempio quando migri da un vecchio CRM), contatta il tuo account manager Reonic.

Togliere un progetto dalla tua assegnazione o dal Kanban

Ogni progetto attivo vive su qualche bacheca, in qualche stato, quindi per togliere un progetto dal tuo Kanban — assegnato a te per errore, o non più di tua competenza — lo riposizioni:

• Riassegnalo — apri il progetto, fai clic sul campo Assegnato a, scegli un altro utente. La scheda esce dalla tua vista Assegnati a me e compare nella sua.
• Archivialo — se il progetto è davvero concluso e non deve comparire su nessun Kanban attivo (vedi Archiviare un progetto qui sopra).
• Spostalo su un'altra bacheca — se hai più bacheche nell'area, l'intestazione del progetto ha un selettore di bacheca; sposta il progetto su un'altra bacheca così esce dalla tua.

Modificare un progetto dopo che è stato firmato o inviato

I dati strutturati del progetto — contatto del cliente, indirizzo del progetto, annotazioni interne, persone assegnate, tag — restano modificabili dopo che un'offerta è stata firmata o inviata. Le modifiche a quei campi si riversano sulle fatture successive, sull'area file del progetto e sulla vista del portale clienti.

Che cosa è bloccato dopo la firma:

• Il PDF dell'offerta firmata cattura i dati e i prezzi al momento della firma, e modificare più tardi l'indirizzo del progetto non lo riscrive.
• Le voci, i prezzi e i componenti della variante di offerta firmata sono fissati. Per cambiare i prezzi su una trattativa firmata, derivala in una nuova variante (vedi la guida Offerte > Finalizza) e falla firmare di nuovo.
• Le fatture già emesse hanno stato e contenuto indipendenti dalle modifiche al progetto.

Per cambiamenti di prezzo o di portata dopo la firma, deriva una nuova variante e falla firmare di nuovo, invece di modificare sul posto.

Quale variante conta nelle statistiche quando ne sono firmate più di una

Quando un singolo progetto porta più varianti e il cliente ne firma più di una (raro, ma possibile — per esempio PV più pompa di calore preventivati e firmati come pacchetto), Reonic considera come variante che guida le statistiche quella contrassegnata come opzione di installazione. Quella variante:

• Confluisce nei calcoli della pipeline ponderata e nei report sui volumi firmati.
• Àncora il passaggio di consegne dell'installazione alla squadra di progetto.
• Determina il valore affare sulle dashboard.

L'opzione di installazione è impostata per impostazione predefinita sulla prima variante firmata. Per cambiarla dopo, apri la vista Installazione del progetto (Quaderno di lavoro oppure Ordina parti) e usa il selettore Variante da installare per scegliere (o duplicare e scegliere) un'altra variante. Serve il diritto Offer-Editor o Installation-Admin.

Seguire l'avanzamento dei progetti commerciali e Mieterstrom (fatturazione ai residenti)

I progetti commerciali e i progetti Mieterstrom (fatturazione ai residenti) usano la stessa infrastruttura Kanban dei residenziali. Le bacheche stanno nello stesso posto (Impostazioni > Schede Kanban); scegli Commerciale invece di Residenziale nel selettore di area prima di configurare le colonne.

Qualche specificità dei progetti commerciali e Mieterstrom:

• Bacheche separate da quelle residenziali. Il commerciale ha le proprie bacheche Richiesta / Offerta / Installazione. Configurare le colonne residenziali non tocca le bacheche commerciali e viceversa.
• Il commerciale ha anche un Kanban delle attività per singolo progetto, distinto dal Kanban del ciclo di vita, che vive dentro un'installazione aperta sotto il tab Gestione del progetto. È una bacheca di attività per seguire i singoli lavori dentro un progetto grande (per esempio permesso, approvvigionamento, montaggio, messa in funzione). Sul residenziale, per questo le squadre usano le checklist.
• Mieterstrom (fatturazione dell'elettricità ai residenti) è un tipo di progetto commerciale: lo scegli dal campo Tipo quando crei un nuovo progetto commerciale. Usa il Kanban commerciale standard; quello che cambia è il modello dati del progetto (elenco dei residenti, modello di fatturazione, configurazione dei contatori), non il ciclo di vita. Per crearne uno da capo a fondo: apri Progetti > Richieste (oppure Offerte / Installazioni, a seconda di dove vuoi partire), fai clic su Nuovo progetto, scegli Commerciale, poi nel campo Tipo del progetto seleziona il tipo di progetto Mieterstrom. Reonic espone allora, durante la configurazione, i campi aggiuntivi specifici di Mieterstrom (elenco dei residenti, modello di fatturazione, schema dei contatori). La scheda atterra sulla tua bacheca commerciale nella prima colonna dell'area, come qualsiasi altro progetto.

Cosa sapere

• Le bacheche esistono per Richieste, Offerte e Installazioni. Le squadre che seguono lavori di assistenza o manutenzione lo fanno come progetti di Installazione separati oppure in strumenti esterni.
• I tassi di conversione guidano i report, non i flussi di lavoro. Alimentano il riquadro del valore ponderato della pipeline e metriche di previsione simili. Non regolano le transizioni, non fanno scattare automazioni e non bloccano gli spostamenti: sono puri metadati.
• Chiuso-Vinto e Chiuso-Perso sono gli esiti terminali. Le bacheche iniziali mappano le colonne Chiuso-Vinto e Chiuso-Perso su quegli esiti. Se personalizzi, assicurati che almeno una colonna sia mappata su Vinto e una su Perso, così la tua pipeline non va alla deriva.
• I tag sono filtri visivi. Non cambiano i permessi, non fanno scattare automazioni e non influenzano i report.
• L'interruttore sul contenuto della scheda è Mostra l'indirizzo del cliente (solo bacheche residenziali). Per il resto la scheda mostra nome del progetto, ID e badge sulle trattative in stallo. Quello che puoi regolare sono le soglie di inattività per suggerimento e avviso.
• La Mobile App mostra ai Field Worker un elenco di progetti e un'agenda, non la vista Kanban di chi smista. La bacheca visiva è da desktop e tablet.
• I cambi di stato restano interni. Portare un progetto su un nuovo stato non avvisa il cliente. Le descrizioni di stato le vede sulla sua pagina del portale clienti quando ci va. Per dirglielo direttamente, contattalo fuori dal sistema.
• Quando afferri una scheda, Reonic evidenzia dove atterrerà, ma non mostra le conseguenze su prezzi, tasso di conversione o cambio di titolare. Apri prima il progetto se lo spostamento ha effetti a valle.
• La struttura dei file di progetto viene dai modelli di cartelle. I modelli di cartelle si applicano in automatico ai nuovi progetti; per i progetti esistenti usa Applica modello dal tab File del progetto, oppure aggiungi cartelle all'occorrenza con + Nuova cartella. I modelli di cartelle si configurano in Impostazioni > Organizzazione > Gestione cartelle.
• Un progetto residenziale si sposta sul commerciale reinserendolo. Residenziale e commerciale sono linee di prodotto separate con modelli dati diversi, quindi crei un nuovo progetto commerciale e ci ricopi i dati rilevanti.

Domande frequenti

Perché un progetto è sparito dalla mia colonna Kanban? Tre motivi comuni: (1) qualcuno lo ha spostato su un altro stato — controlla il registro delle attività del progetto; (2) è passato a un'area diversa (per esempio un'offerta firmata è finita in Installazioni); (3) un filtro sui tag lo sta nascondendo. Togli prima il filtro sui tag, poi controlla il filtro Chiuso se potrebbe essere concluso.

Posso avere colonne private solo per la mia squadra? Le colonne Kanban sono condivise nel Workspace. Gli equivalenti più vicini sono i tag (filtrare sui progetti della tua squadra) e le bacheche multiple (una bacheca separata per squadra). Per le viste per singolo utente, usa il filtro Assegnati a me sulla bacheca.

Posso duplicare un intero progetto (stato Kanban compreso)? Se ti serve una copia per un confronto prima/dopo, contatta il tuo account manager Reonic.

Come esporto i dati del Kanban / dei progetti? Per tirare fuori i dati di progetto, chiedi al tuo account manager Reonic un'estrazione, oppure estraili tramite l'API di Reonic. L'esportazione in blocco dei file di un progetto (PDF, foto) passa dalla vista File dentro il progetto.

Posso cambiare a mano il valore affare di un progetto? Sì — apri il progetto, individua il campo Valore affare (nell'intestazione, in alto a destra) e modificalo. Guida le cifre della pipeline ponderata sulla dashboard. Se lo cambi dopo la firma, il PDF del contratto firmato mostra comunque il numero originale; la dashboard riflette quello nuovo da lì in avanti.

Posso spostare un progetto residenziale sul commerciale (o viceversa)? Residenziale e commerciale sono linee di prodotto separate con modelli dati diversi. Crea un nuovo progetto commerciale e ricopiaci i dati.

Dove aggiungo le note su una telefonata con il cliente? Nel tab Attività / Note del progetto: scrivi la nota e salva; compare nella cronologia del progetto, visibile a chiunque abbia accesso al progetto.

Posso vedere i calendari dei colleghi dal Kanban? Non direttamente: il Kanban mostra i progetti, non l'agenda. Per quello apri Calendario oppure il Consiglio di pianificazione (che raggruppa gli appuntamenti per persona o squadra).

Dove imposto la posizione di un progetto? Nel tab Progetto → campo Posizione — inserisci un indirizzo (geocodificato in automatico) oppure metti uno spillo sulla mappa. Serve per i percorsi, la programmazione e la vista mappa del portale clienti.

Posso salvare un report generato dentro i documenti di un progetto? Sì — la finestra di generazione del report offre l'opzione Salvare in file del progetto; spuntala prima di generare e il PDF finisce nel tab File del progetto.

Dov'è finita un'offerta firmata, non è più nella mia panoramica delle offerte? Quando un'offerta viene firmata, il progetto passa a Chiuso-Vinto e si sposta in automatico dalla bacheca Offerte a quella Installazioni (se hai il diritto move-to-Installation). La trovi sotto Progetti > Installazioni, oppure tramite la sezione dei progetti collegati del contatto. Se non è lì, controlla il filtro Chiuso sulla bacheca Offerte.

Dov'è il monitoraggio ore? Reonic ha un'area dedicata Monitoraggio ore — registri le voci con il timer o a mano, le colleghi ai progetti e le esporti con il pulsante Esportazione di Excel nell'elenco delle voci. Vedi la guida sul monitoraggio ore.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026