Liste de contrôle de documentation de chantier (Baustellendokumentation)

Catégories : Installation

La liste de contrôle de documentation de chantier (Baustellendokumentation) est le relevé sur place de ce qui a réellement été installé : les photos des panneaux en toiture, les mesures du cheminement, le numéro de série de l'onduleur, la signature du client à la remise. Vous la remplissez depuis la Mobile App pendant que vous êtes sur le chantier, et les données apparaissent dans le Portal, où elles alimentent la vue projet destinée au client, le dossier de raccordement au réseau et la transmission à la facturation en fin de parcours.

Cette page couvre l'ensemble du cycle de vie, de l'ouverture de la bonne liste de contrôle pour votre phase à la clôture du segment et à la transmission du résultat au transfert, en passant par la saisie de chaque type d'élément.

Avant de commencer

• L'installation doit exister et vous devez y être affecté (directement ou via une équipe). Les Field Workers voient les installations auxquelles ils sont affectés.
• La Mobile App doit être installée et connectée. La documentation de chantier est avant tout un flux de la Mobile App. Le Portal fonctionne aussi, mais vous serez sur le toit, pas à un bureau.
• Les autorisations d'appareil photo et (éventuellement) de microphone doivent être accordées à l'application. Les éléments de type image utilisent l'appareil photo ; les éléments de texte libre peuvent être dictés.
• Une connexion réseau facilite l'envoi, et la saisie elle-même fonctionne hors ligne. Les photos prises hors ligne sont envoyées automatiquement dès que vous retrouvez du réseau.
• Le modèle de liste de contrôle de documentation de chantier doit être configuré pour votre workspace. Si aucune liste de contrôle n'est visible sur votre installation sous la phase Installation, c'est votre admin qui met en place le modèle (voir Adapter la liste de contrôle à ce chantier).

Ouvrir la bonne liste de contrôle pour votre phase

Reonic utilise le même mécanisme de liste de contrôle sur trois phases d'un projet : la consultation (sur la demande), le protocole de visite technique (sur l'offre) et la documentation de chantier (sur l'installation). Sur une même installation, vous pouvez avoir plusieurs listes de contrôle si le modèle en définit plus d'une. Pour arriver à la documentation de chantier :

1. Ouvrez la Mobile App.
2. Appuyez sur Projets dans la navigation du bas.
3. Ouvrez le projet voulu.
4. Entrez dans la zone Installation. La liste de contrôle de documentation de chantier se trouve ici, sous Installation plutôt que sous Demande ou Offre.
5. Appuyez sur la liste de contrôle intitulée Baustellendokumentation (ou son équivalent localisé dans votre workspace) pour l'ouvrir.

Si plusieurs listes de contrôle apparaissent sous Installation, votre workspace utilise des sous-phases. Choisissez celle qui correspond au travail que vous allez faire (Vor Installation / Nach Installation si votre admin l'a découpée ainsi).

Remplir les éléments de la liste de contrôle

La liste de contrôle de documentation de chantier est construite à partir des mêmes types d'éléments que toute autre liste de contrôle Reonic ; le modèle configure simplement des éléments différents pour la documentation de chantier et pour la consultation. Les interactions dans la Mobile App sont les suivantes :

• Case à cocher : appuyez pour cocher (« Sectionneur DC correctement étiqueté »).
• Choix unique : appuyez sur une option dans une liste.
• Choix multiple : appuyez sur plusieurs options.
• Texte libre : saisissez ou dictez des notes (« Longueur du câble jusqu'à l'onduleur : 12 m »).
• Image : prenez une photo ou choisissez-en une dans votre bibliothèque (voir Prendre une photo).
• Signature : tracez une signature au doigt ou au stylet (voir Recueillir la validation du client).
• Contenu de référence : contexte en lecture seule ajouté par l'auteur du modèle (une description, un titre, une fiche technique, un calepinage prévu, une liste de composants ou un schéma électrique consultable) pour que vous ayez le contexte pendant que vous remplissez. Le schéma électrique montre le plan de câblage du projet, que vous pouvez zoomer ici ; il est créé et modifié sur la vue de planification de l'offre.

L'application reprend les mêmes briques que celles exposées par le Portal. Vous pouvez remplir n'importe quelle liste de contrôle sur l'une ou l'autre surface, et ce qui est enregistré est identique.

Prendre une photo

Lorsque vous appuyez sur un élément Image, l'application vous propose de prendre une photo, d'envoyer une image existante ou de marquer l'élément comme non pertinent.

1. Appuyez sur l'élément image.
2. Choisissez Appareil photo pour prendre la photo, ou Bibliothèque pour en choisir une existante.
3. Cadrez et déclenchez.
4. Ajoutez une légende pour donner du contexte si vous le souhaitez (« Sectionneur DC, position fermée, étiqueté »).
5. Confirmez. L'image est envoyée dans la galerie du projet et rattachée à cet élément de liste de contrôle.

Relever une mesure (texte libre)

Les mesures se saisissent dans les éléments Texte libre. L'auteur du modèle configure l'élément avec une invite (« Longueur du câble DC (m) ») et vous saisissez la valeur. Pour les mesures chiffrées qui comptent pour la facturation ou le raccordement au réseau, votre admin devrait découper chaque mesure en son propre élément de texte libre, afin que la donnée soit consultable ensuite plutôt que noyée dans une seule zone de notes.

Marquer un élément comme non pertinent

Certains éléments de liste de contrôle ne s'appliquent pas à l'installation que vous réalisez, par exemple un élément « bouchon antigel posé » sur un toit qui n'a reçu aucun composant de pompe à chaleur. Pour marquer un élément non pertinent plutôt que d'inventer une réponse :

1. Ouvrez l'élément.
2. Appuyez sur le menu à trois points de l'élément.
3. Appuyez sur Marquer comme non pertinent.
4. Si l'élément est obligatoire (astérisque rouge), saisissez un motif. Indiquez pourquoi cet élément ne s'applique pas (« pas de pompe à chaleur sur cette installation »). Pour les éléments facultatifs, le champ de motif est libre.
5. Confirmez.

Le marqueur de non-pertinence est enregistré avec l'auteur et la date, de sorte que quiconque relira la documentation plus tard puisse voir pourquoi un élément a été passé plutôt que laissé vide.

Recueillir la validation du client

La liste de contrôle de documentation de chantier se termine généralement par un élément signature du client, la validation formelle attestant que le travail a été correctement réalisé et que le client l'accepte. Sur une liste de contrôle Reonic, les éléments de signature portent un type de signataire : Utilisateur (vous, le technicien), Client (le propriétaire) ou Autre (un bailleur ou un syndic).

Pour la validation du client à la fin de la documentation de chantier :

1. Ouvrez l'élément de signature marqué Client.
2. Passez l'appareil au client.
3. Le client relit la description de l'élément et tout contenu affiché en aperçu (la liste des pièces, les photos).
4. Le client trace sa signature au doigt ou au stylet.
5. Confirmez. L'heure de signature est horodatée, la signature tracée est enregistrée, et la validation est consignée comme une signature client.

La signature du client est une image tracée assortie d'un horodatage : une validation opérationnelle. Pour une signature électronique juridiquement contraignante, Reonic propose la signature numérique côté offre (le contrat), distincte de cette validation de documentation de chantier.

Valider quand le client n'est pas sur place

Si le client ne peut pas être présent à l'achèvement (il a délégué à un syndic, ou la pose a duré plus longtemps que prévu et il a dû partir) :

• Syndic / bailleur / conjoint : utilisez l'élément de type de signataire Autre si votre modèle en configure un. Notez le nom dans un champ de texte libre. La signature se trace toujours sur le cadre de saisie ; le relevé indique « Autre » plutôt que « Client ».
• Signer plus tard : laissez l'élément de signature vide, terminez le reste de la liste de contrôle et revenez lors d'une visite de suivi. La liste de contrôle suit l'achèvement au niveau du segment, d'autres parties de la documentation peuvent donc être finalisées sans que la signature les bloque.
• Validation à distance : la signature au stade de l'offre est le chemin de signature à distance de Reonic. Pour une validation à distance de la documentation de chantier, envoyez le PDF de documentation généré, recueillez la validation par le canal propre au client et enregistrez la preuve en tant que fichier sur le projet.

Marquer le segment comme terminé

La documentation de chantier est découpée en segments, des regroupements logiques d'éléments (« Pose en toiture », « Côté DC », « Côté AC », « Documentation de remise »). Les segments sont l'unité naturelle d'achèvement :

1. À l'intérieur de la liste de contrôle, remplissez tous les éléments d'un segment.
2. Appuyez sur Marquer le segment comme terminé.
3. L'heure d'achèvement est horodatée sur le segment.

Remplissez les éléments dans l'ordre que vous voulez ; l'achèvement est enregistré au niveau du segment, et non élément par élément. Une fois un segment terminé, la liste de contrôle parente affiche l'avancement (« 3 segments terminés sur 5 ») ; quand tous les segments sont terminés, la liste de contrôle est terminée.

Annuler l'achèvement d'un segment (admin uniquement)

Revenir sur un segment terminé est une action réservée aux admins. Seul un utilisateur ayant le rôle admin peut annuler l'achèvement d'un segment ou le déverrouiller ; un Field Worker ne le peut pas. Si vous avez marqué un segment terminé par erreur, ou s'il vous faut ajouter des informations avant de le clore pour de bon, demandez à votre admin de le rouvrir.

1. En tant qu'admin, ouvrez le segment.
2. Appuyez sur Déverrouiller le segment (le libellé peut varier selon la version de l'application).
3. L'horodatage d'achèvement est effacé.

Voir l'avancement et ce qu'il reste à faire

La Mobile App affiche l'avancement des listes de contrôle à trois niveaux :

• Aperçu du projet : le pourcentage total sur toutes les listes de contrôle du projet (phases Demande, Offre et Installation).
• Vue liste de contrôle : pour une liste de contrôle donnée, combien de segments sont terminés sur le total.
• Vue segment : pour un segment donné, combien d'éléments sont cochés, photographiés ou marqués non pertinents.

Remontez la hiérarchie de navigation pour voir chaque niveau. Le Portal reflète les mêmes informations pour la relecture côté bureau.

Adapter la liste de contrôle à ce chantier

Si le modèle standard ne convient pas à une installation particulière (une toiture inhabituelle, des exigences propres au client), un admin installateur peut adapter la liste de contrôle sur une seule installation sans modifier le modèle :

1. Ouvrez l'installation dans le Portal.
2. Allez dans la vue liste de contrôle.
3. Utilisez les commandes d'édition propres à l'installation pour ajouter des segments, ajouter des éléments, renommer des éléments ou supprimer des éléments. Tous les types d'éléments sont disponibles à l'ajout (case à cocher, choix unique, image, description, titre, texte libre, signature, calepinage prévu, fiche technique et liste de composants).

Les modifications ne s'appliquent qu'à cette installation. Elles ne remontent pas vers le modèle ; le modèle ne change que si votre admin le modifie directement. Les Field Workers voient la liste de contrôle adaptée dans la Mobile App dès que la modification est enregistrée dans le Portal.

Actualiser une liste de contrôle quand le modèle a changé

Si votre admin met à jour le modèle de documentation de chantier (ajout d'un nouvel élément photo obligatoire, suppression d'une section obsolète), les installations en cours restent sur la version de modèle avec laquelle elles ont été créées jusqu'à ce que quelqu'un les actualise. Lorsqu'une version plus récente du modèle existe, le menu d'actions de la liste de contrôle propose Mettre la liste de contrôle à jour vers la dernière version :

1. Ouvrez l'installation concernée dans le Portal et repérez le menu d'actions de la liste de contrôle.
2. Cliquez sur Mettre la liste de contrôle à jour vers la dernière version. L'option n'apparaît que lorsque le modèle a une version plus récente que la liste de contrôle de cette installation.
3. Choisissez le mode d'application :
   • Fusionner les données reprend la nouvelle structure du modèle tout en préservant tout ce qui a déjà été rempli (texte libre, cases à cocher et boutons radio sélectionnés, pièces jointes, marqueurs de non-pertinence et signatures). C'est ce qu'il vous faut pour une installation en cours.
   • Réinitialiser la liste de contrôle reclone une copie vierge à partir du modèle et jette les valeurs saisies. À utiliser quand les réponses existantes sont obsolètes (les spécifications ont substantiellement changé).
4. Confirmez. La liste de contrôle de l'installation reflète la nouvelle structure du modèle, avec vos valeurs saisies préservées si vous avez choisi Fusionner les données.

Les éléments de signature signés survivent à une actualisation par Fusionner les données. Le client (ou le technicien) n'a pas à signer de nouveau après une mise à jour du modèle ; la signature, son horodatage et l'identité du signataire sont tous repris.

Transmettre à la facturation et au client

Lorsque tous les segments sont terminés et que le client a signé :

1. Le relevé de documentation de chantier est enregistré sur l'installation sous forme de liste de contrôle complète, avec tous les éléments, photos, signatures et horodatages.
2. Le PDF de synthèse de transfert est généré depuis la vue Transfert du Portal. Le bon modèle est choisi automatiquement d'après le composant principal de l'offre (une synthèse de transfert à dominante solaire ou à dominante pompe à chaleur), et les données de documentation de chantier l'alimentent. Le client signe le transfert, et le PDF signé est enregistré comme fichier sur le projet.
3. Le portail destiné au client présente au propriétaire les photos pertinentes et le statut d'achèvement.
4. La facturation intervient après la signature du transfert. Votre gestionnaire de comptes ou votre admin envoie la facture finale une fois le transfert terminé (voir Bon à savoir).

Bon à savoir

• La liste de contrôle fait foi sur ce qui a été installé. Photos, mesures, validation : tout ce que vous saisissez ici est ce que le bureau, le client et tout auditeur verront. Traitez-la comme le relevé officiel, pas comme un brouillon.
• La prise de photo fonctionne hors ligne ; l'envoi part quand vous avez du réseau. Les photos prises en zone blanche sont mises en file sur l'appareil jusqu'à ce que vous ayez du signal. Vérifiez en rouvrant les éléments et en confirmant la présence de la photo après le retour du réseau.
• Les signatures sont une validation opérationnelle. Ce sont des images tracées assorties d'un horodatage. Pour une signature électronique juridiquement contraignante, Reonic utilise la signature numérique sur l'offre (le contrat), distincte de cette validation de documentation de chantier.
• Chaque élément est indépendant. Remplir un élément n'en complète pas automatiquement un autre. Si votre processus a besoin de logique conditionnelle, l'auteur du modèle l'intègre dans la structure des éléments (une option « est-ce que cela s'applique ? » qui conditionne les éléments en aval).
• Les éléments peuvent apparaître et disparaître selon vos réponses. L'auteur du modèle peut faire en sorte qu'un bloc, un segment ou un élément n'apparaisse qu'une fois qu'une autre question a reçu une réponse donnée (par exemple un élément « câblage wallbox » qui apparaît dès que vous cochez « wallbox posée »). Les éléments masqués disparaissent de la vue de remplissage, ne comptent pas dans l'achèvement du segment et sont exclus du PDF exporté : un segment peut donc se lire comme terminé alors que certains éléments initialement listés n'ont jamais été remplis. Il s'agit uniquement d'affichage et de masquage : répondre à une question ne coche ni ne remplit jamais automatiquement un autre élément.
• Revenir sur un segment terminé est réservé aux admins. Un Field Worker ne peut ni annuler l'achèvement d'un segment ni le déverrouiller ; demandez à votre admin. Une signature sur un élément rouvert reste rattachée : une nouvelle signature remplace donc la précédente. Si vous devez invalider une signature antérieure pour des raisons juridiques, documentez-le séparément.
• Le pourcentage d'avancement agrège toutes les phases. Un projet à 60 % couvre les listes de contrôle Demande, Offre et Installation réunies ; lisez-le comme la documentation globale du projet, et non comme « la pose est faite à 60 % ».
• L'achèvement de la documentation de chantier est un jalon, pas un déclencheur. La facture finale part après le transfert, et c'est votre gestionnaire de comptes ou votre admin qui pilote les étapes en aval.
• Les données alimentent le PDF de transfert pour vos dossiers. La documentation de chantier terminée alimente le PDF de synthèse de transfert généré depuis la vue Transfert du Portal ; téléchargez les photos une par une depuis l'onglet Fichiers du projet si vous en avez besoin séparément.
• Les installations commerciales suivent le même flux sur leurs propres écrans. Ce guide décrit le flux résidentiel ; les installations commerciales utilisent une mécanique de liste de contrôle parallèle avec leur propre interface.

Dernière mise à jour le 12 octobre 2026