Configurar los tableros Kanban

Categorías: Ajustes

Los tableros Kanban de Reonic son la columna vertebral visual de tu embudo. Cada proyecto, residencial o comercial, vive en una única columna de un único tablero, y tu equipo lo va moviendo por las columnas a medida que avanza de la solicitud a la oferta firmada y a la instalación terminada. Las cuentas nuevas llegan con valores por defecto razonables ya cargados. Esta guía te lleva por la adaptación de esos valores a tu proceso, la creación de tableros paralelos para distintos modelos de venta, el ajuste de lo que se muestra en cada tarjeta y las operaciones del día a día que tu equipo necesita para gestionar el embudo.

Antes de empezar

• Necesitas el rol Admin para configurar tableros: añadir, renombrar, reordenar o eliminar estados, editar los ajustes de la tarjeta y gestionar etiquetas son acciones exclusivas de Admin. Los Editor y los gestores de cuentas pueden mover tarjetas, pero no cambiar la estructura del tablero.
• Decide qué área quieres configurar primero: Solicitudes / Clientes potenciales, Ofertas o Instalaciones. Cada área tiene sus propios tableros.
• Decide si necesitas tableros Residencial y Comercial separados dentro de un área. Se configuran de forma independiente.
• Si vas a añadir varios tableros paralelos (por ejemplo, PV directo frente a bomba de calor a través de un socio), esboza antes los nombres de las columnas. Renombrar después no es problema, pero planificar te ahorra rehacer trabajo.
• Planifica en este orden antes de tocar nada: (1) qué área y si necesitas variantes Residencial y Comercial, (2) los nombres de las columnas por área, redactados como estados y no como acciones, (3) un porcentaje de tasa de conversión por columna, (4) qué campos mostrar en la tarjeta, (5) los umbrales de sugerencia y advertencia por inactividad, en días, (6) un conjunto inicial de etiquetas. Los pasos 1 a 3 son del tablero; los pasos 4 a 6 afectan a todo el Workspace.
• Los cambios en el Kanban se aplican a todos los usuarios de tu Workspace la próxima vez que recarguen la página. Lo que guardas es lo que ve tu equipo.

Abrir los ajustes de los tableros Kanban

1. Haz clic en el avatar de tu Workspace (arriba a la derecha) y abre Ajustes.
2. En la barra lateral de Ajustes, abre Tableros Kanban y después la página Gestión de la junta. La página Configuración de la tarjeta (lo que se muestra en cada tarjeta) está aparte, dentro de la misma categoría Tableros Kanban.
3. En Gestión de la junta, usa las pestañas Residencial / Comercial para cambiar entre tus tableros residenciales y comerciales.
4. Dentro de cada pestaña, usa el selector de área para cambiar entre Solicitudes / Clientes potenciales, Ofertas e Instalaciones. Cada área tiene sus propios tableros.

Crear un tablero nuevo

Puedes tener más de un tablero por área. Por ejemplo, un tablero de Ofertas para la venta directa y otro para las ofertas que gestiona un canal de socios.

1. Abre Ajustes > Tableros Kanban y elige el área (por ejemplo, Ofertas).
2. Elige si vas a trabajar en Residencial o en Comercial.
3. Haz clic en Nueva Junta.
4. Escribe el nombre del tablero (por ejemplo, Ofertas — Canal de socios) y una descripción opcional. La descripción se muestra como información sobre herramientas en el selector de tableros.
5. Haz clic en Guardar.

El tablero se crea con una única columna Nuevo por defecto. A continuación añade el resto de tus columnas (consulta Añadir, renombrar y reordenar estados, más abajo).

Cambiar de un tablero a otro

Si tienes varios tableros en un área, la superficie principal del Kanban (por ejemplo, Proyectos > Ofertas) muestra un selector de tableros en la parte superior. El cambio de tablero es por usuario: cada miembro de tu equipo elige qué tablero quiere mirar en cada momento.

Añadir, renombrar y reordenar estados

Los estados son las columnas de tu tablero. Cada uno representa un paso por el que pasa un proyecto.

1. En Ajustes > Tableros Kanban, despliega el tablero que quieras editar.
2. Haz clic en Editar para entrar en el modo de edición de ese tablero.
3. Haz clic en Nueva situación para añadir una columna al final.
4. Escribe el nombre del estado (es lo que se ve en el tablero) y una descripción interna opcional.
5. Para renombrar un estado existente, haz clic en su nombre y edítalo ahí mismo.
6. Para reordenar, agarra el tirador de tres barras que hay a la izquierda de cualquier fila y suéltalo donde quieras.
7. Haz clic en Guardar cuando termines. Los cambios llegan a tu equipo de inmediato.

Eliminar un estado

1. En el modo de edición del tablero, haz clic en el icono de papelera que hay junto a un estado.
2. Si en ese estado hay proyectos, el control Eliminar permanece desactivado (con la indicación "Todavía hay elementos en este estado"). Mueve tú primero esos proyectos a otro estado y Eliminar se activa en cuanto el estado queda vacío.
3. Confirma.

Los informes creados antes de la eliminación se siguen resolviendo correctamente. Lo único que bloquea la eliminación son los proyectos que aún ocupan el estado.

Configurar las tasas de conversión para previsión del embudo

Cada estado lleva una tasa de conversión opcional: la probabilidad (de 0 a 100 %) de que un proyecto en ese estado acabe cerrándose como Ganado. Reonic la usa para calcular el valor ponderado del embudo en tus informes.

1. En Ajustes > Tableros Kanban, despliega el tablero y haz clic en Editar.
2. Para cada estado, introduce el factor de conversión como porcentaje (por ejemplo, 25 % para un estado de descubrimiento temprano, 90 % para un estado de "sí verbal, pendiente de firma").
3. Déjalo en blanco en los estados donde la probabilidad no significa nada (por ejemplo, Cerrado-Ganado, Cerrado-Perdido, En espera).
4. Haz clic en Guardar.

El indicador de valor ponderado del embudo suma (valor de la operación × tasa de conversión) en todos los proyectos abiertos del tablero. Es la forma en que quien hace previsiones responde a "¿cuántos ingresos hay en el embudo, ajustados al riesgo?".

Una vez configuradas las tasas de conversión, cada columna del Kanban ofrece resúmenes de columna opcionales en la parte superior:

• Número de operaciones: cuántos proyectos hay en esta columna.
• Total: el valor total de las operaciones de la columna.
• Promedio: el valor medio de las operaciones.
• Total ponderado: el total multiplicado por la tasa de conversión de la columna.
• Promedio ponderado: la media de los valores ponderados.

Úsalos para leer el tablero de un vistazo y para modelar tu embudo columna a columna. Esas mismas tasas de conversión alimentan el Cuadro de mandos del Workspace con los indicadores que cruzan todo el embudo (proyectos ganados, valor de la operación, tasas de conversión), y el feed de actividad de cada proyecto registra cada cambio de estado como pista de auditoría.

Asignar un tablero a un área (Cliente potencial, Oferta, Instalación)

Los tableros quedan atados a un área en el momento de crearlos y después no se pueden reapuntar. El área define qué etapa del ciclo de vida representa el tablero:

• Solicitudes / Clientes potenciales: solicitudes entrantes que todavía no se han presupuestado. Los proyectos llegan aquí desde formularios web, integraciones de captación o creación manual.
• Ofertas: proyectos que se están presupuestando. Las tarjetas representan trabajo de oferta activo; Cerrado-Ganado sale hacia Instalaciones, mientras que Cerrado-Perdido abandona el embudo activo como estado terminal (cerrar no es lo mismo que archivar; consulta Archivar un proyecto, más abajo).
• Instalaciones: proyectos firmados en ejecución. Aquí el Kanban dirige el traspaso operativo (planificación, montaje, puesta en marcha).

El área del tablero determina:

• Qué proyectos aparecen en él: solo los proyectos que están en la etapa del ciclo de vida correspondiente.
• Qué transiciones automáticas se disparan: por ejemplo, firmar una oferta mueve el proyecto de Ofertas a Instalaciones automáticamente; el destino es el tablero por defecto de esa área.
• Qué permisos condicionan los movimientos: mover entre áreas (por ejemplo, promover de Ofertas a Instalaciones) exige los derechos de usuario Move-to-Offer y Move-to-Installation (mover a oferta y mover a instalación), que se establecen en Ajustes > Configuración de la empresa > Usuarios y Equipos.

Si necesitas un tablero distinto del destino por defecto para un proyecto, elígelo en el selector de tableros una vez que el proyecto llegue a la nueva área.

Configurar lo que se muestra en cada tarjeta

La presentación de la tarjeta vive en la página Configuración de la tarjeta (Ajustes > Tableros Kanban > Configuración de la tarjeta), una página aparte dentro de la misma categoría Tableros Kanban. Controla todas las tarjetas de todos los tableros.

1. Abre Ajustes > Tableros Kanban > Configuración de la tarjeta.
2. Activa Mostrar dirección del cliente para que se vean la calle y la ciudad del proyecto debajo del nombre.
3. Fija los umbrales de inactividad para operaciones estancadas que alimentan las insignias de Sugerencia / Advertencia de la tarjeta.
4. Haz clic en Guardar.

La tarjeta siempre muestra el nombre del proyecto y el ID del proyecto, más la dirección del cliente cuando la has activado.

Configurar los umbrales de sugerencia y advertencia de la tarjeta

Las tarjetas pueden mostrar una insignia amarilla de sugerencia o una insignia roja de advertencia cuando hace tiempo que no se toca un proyecto, lo que resulta útil para sacar a la luz operaciones estancadas.

1. En Configuración de la tarjeta, busca Umbrales de inactividad.
2. Fija el umbral de sugerencia en días (por ejemplo, 14 días). Las tarjetas sin tocar durante ese tiempo reciben un indicador amarillo discreto.
3. Fija el umbral de advertencia en días (por ejemplo, 30 días). Las tarjetas sin tocar durante ese tiempo reciben un indicador rojo llamativo.
4. Los mismos umbrales se aplican a las tareas vencidas de la tarjeta.
5. Haz clic en Guardar.

Etiquetar proyectos para filtrar el tablero

Las etiquetas son marcas definidas para todo el Workspace que puedes colgar de cualquier proyecto: PV, Bomba de calor, Webinar, Cliente recurrente, lo que te ayude a segmentar el tablero.

1. Abre Ajustes > Tableros Kanban > Configuración de la tarjeta.
2. Baja hasta Etiquetas.
3. Haz clic en Nueva etiqueta.
4. Escribe el nombre de la etiqueta y elige un color de la paleta.
5. Haz clic en Guardar.

Para asignar etiquetas a un proyecto:

1. Abre el proyecto (desde el tablero o mediante la búsqueda).
2. En la cabecera del proyecto, haz clic en + Etiqueta.
3. Elige una o varias etiquetas en el selector. Un proyecto puede llevar varias etiquetas.

Para filtrar el tablero por etiqueta:

1. Abre el tablero Kanban (por ejemplo, Proyectos > Ofertas).
2. Haz clic en el filtro de etiquetas de la parte superior del tablero.
3. Marca las etiquetas que quieras ver. El tablero se vuelve a dibujar solo con los proyectos que coinciden.

Mover un proyecto de un estado a otro

En el día a día, tu equipo pasa la mayor parte de su tiempo de Kanban moviendo tarjetas de una columna a la siguiente.

1. Abre el tablero Kanban (por ejemplo, Proyectos > Ofertas).
2. Agarra la tarjeta del proyecto con el ratón (o con el dedo en dispositivos táctiles).
3. Arrástrala hasta la columna de destino.
4. Suéltala. Reonic escribe el cambio de estado al momento y lo registra en el feed de actividad del proyecto.

Devolver un proyecto de Instalación a Oferta

A veces un proyecto se promueve antes de tiempo (se firma pronto, el cliente cambia de idea, el alcance se mueve). Puedes devolverlo a la otra área si tienes el derecho correspondiente.

1. Abre el proyecto desde el tablero de Instalaciones o desde el de Ofertas.
2. En la cabecera del proyecto, haz clic en el desplegable de estado.
3. Elige el estado de destino, incluido un estado de otra área, si tu rol tiene el derecho Move-to-Offer.
4. Confirma el movimiento.

El proyecto abandona el tablero de Instalaciones y reaparece en el de Ofertas, en la columna que hayas elegido. El feed de actividad registra el movimiento con la marca de tiempo y el usuario que lo hizo. La oferta firmada sigue firmada (consulta Reabrir un proyecto cerrado, más abajo, para ver qué queda bloqueado y qué no).

Mover varios proyectos a la vez

Los proyectos se mueven de uno en uno: abre un proyecto (o arrastra su tarjeta) y cambia su estado individualmente. Para una reorganización grande, ve proyecto por proyecto desde sus cabeceras.

Asignar y reasignar proyectos

Cada proyecto tiene una persona asignada (normalmente el gestor de cuentas o el instalador responsable).

1. Abre el proyecto desde el tablero.
2. En la cabecera del proyecto, haz clic en el campo Asignado a.
3. Elige un usuario del desplegable. Solo aparecen los usuarios de tu Workspace.
4. Guarda.

Reasigna cada proyecto individualmente desde su cabecera. Para un traspaso grande, pregunta a tu gestor de cuentas de Reonic por las opciones disponibles.

Cerrar un proyecto: Ganado o Perdido

Cerrar un proyecto lo fija en un estado terminal y lo saca de la vista de embudo activo.

Cerrar como Ganado

1. Abre el proyecto desde el tablero Kanban.
2. En la cabecera del proyecto, haz clic en el desplegable de estado.
3. Elige Cerrado-Ganado (o tu estado terminal equivalente).
4. Confirma.

En los proyectos de Oferta, la vía más limpia es la firma: cuando el cliente firma la oferta, Reonic pasa el proyecto a Ganado automáticamente y lo mueve al tablero de Instalaciones (siempre que tengas el derecho Move-to-Installation). El Cerrado-Ganado manual es para los casos en que el proyecto se ganó fuera de Reonic (por ejemplo, con un contrato en papel) o en los que no se usó el flujo de firma.

Cerrar como Perdido

1. Abre el proyecto desde el tablero Kanban.
2. En la cabecera del proyecto, haz clic en el desplegable de estado.
3. Elige Cerrado-Perdido (o tu estado terminal equivalente).
4. Si quieres, escribe un motivo de pérdida en el aviso (por ejemplo, Precio demasiado alto, Se fue con la competencia, El cliente lo aplazó).
5. Confirma.

Los motivos de pérdida alimentan los informes de motivos de pérdida. Son la señal más fácil de conseguir para responder a ¿por qué estoy perdiendo operaciones?. Anótalos con honestidad.

Reabrir un proyecto cerrado

Un proyecto Cerrado-Ganado o Cerrado-Perdido se puede reabrir, con matices sobre qué queda bloqueado y qué no.

1. Abre el proyecto desde el filtro Cerrados del tablero (el conmutador de la parte superior) o mediante la búsqueda global.
2. En la cabecera del proyecto, haz clic en el desplegable de estado.
3. Elige cualquier estado no terminal. Si te mueves entre áreas, necesitarás el derecho de usuario correspondiente.
4. Confirma.

Qué se desbloquea y qué sigue bloqueado:

• El estado del proyecto pasa a ser el que hayas elegido.
• El proyecto vuelve a aparecer en el tablero Kanban activo.
• La variante de oferta firmada sigue firmada, y su PDF sigue en los archivos del proyecto.
• Las facturas ya emitidas siguen emitidas. Su estado es independiente del estado del proyecto.
• Los motivos de pérdida introducidos antes se quedan en el registro; si el proyecto se vuelve a cerrar, se te pedirá un motivo nuevo.

Qué hacer con un proyecto ganado que no se puede construir

Un caso límite concreto: un proyecto está marcado como Cerrado-Ganado, pero la revisión técnica revela que no se puede construir (por ejemplo, el tejado no aguanta o se deniega la conexión a la red). Tus opciones:

1. Moverlo a un estado propio de *En espera*, si has añadido uno. La operación sigue registrada como ganada, el montaje queda en pausa y conservas la pista de auditoría.
2. Devolverlo a Oferta y añadir una variante nueva con el alcance corregido. El cliente firma la nueva variante y el montaje avanza contra ella.
3. Pasar el proyecto a *Cerrado-Perdido con el motivo No viable* en cuanto el cliente esté de acuerdo. El PDF firmado permanece como registro histórico.

Añade a tu tablero un estado llamado En espera si esto te pasa a menudo. Es un paso intermedio útil que en los informes se lee mejor que Perdido.

Restringir qué tableros ve cada usuario

Por defecto, todos los usuarios del Workspace ven todos los tableros de todas las áreas. Para que los responsables vean todos los tableros mientras los gestores de cuentas ven solo sus proyectos asignados —o para separar la visibilidad entre un equipo de PV y uno de bombas de calor— tienes dos palancas:

• La vista "Asignado a mí" por usuario en el Kanban: cada superficie de Kanban tiene arriba un filtro de usuario / persona asignada; cada gestor de cuentas se elige a sí mismo (aparece como "Me", es decir, yo) para ver solo las tarjetas en cuya lista de asignados figura, directamente o a través de un equipo. El tablero sigue visible; lo que se filtra son las tarjetas. Es el patrón más ligero.
• La asignación de proyectos por equipo: asigna los proyectos a un equipo en lugar de a usuarios concretos, y todos los miembros de ese equipo verán esas tarjetas en el mismo tablero. Combinado con el filtro Asignado a mí, consigues una separación limpia entre equipos sin tableros aparte.

Los patrones anteriores usan asignación más filtrado para que cada usuario se centre en su propio trabajo. Si quieres mantener los equipos separados, ten dos tableros en la misma área y dile a cada equipo qué tablero debe elegir.

Filtrar los proyectos de un tablero por consultor y por intervalo de tiempo

La barra de filtros que hay sobre las columnas del tablero te permite acotar lo que se muestra:

1. Abre el tablero Kanban.
2. Haz clic en Filtros, en la parte superior del tablero.
3. Elige la persona asignada (consultor o gestor de cuentas) que quieras ver.
4. Elige un rango de fechas: fecha de creación, fecha de última edición o fecha límite de firma, según por qué fecha estés filtrando.
5. Si quieres, combínalo con los filtros de Etiqueta y de Fuente principal.

El tablero se vuelve a dibujar solo con las tarjetas que coinciden. El filtro es por usuario y por sesión; se reinicia al recargar, así que hay que ponerlo cada vez. Para ver el embudo de un consultor concreto a lo largo de un trimestre, filtra la vista de lista por persona asignada y rango de fechas, o extráelo mediante la API de Reonic.

Por qué una columna del Kanban se niega a eliminarse

Cuando intentas eliminar una columna de estado y Reonic se niega, es porque la columna tiene proyectos que hoy no te resultan visibles en el tablero. Tres causas habituales:

• Un filtro de etiqueta está escondiendo tarjetas: quita el filtro de etiqueta y las tarjetas reaparecen en la columna. Después muévelas y elimina.
• Hay proyectos archivados en la columna: los proyectos archivados no se ven en el tablero activo, pero siguen ocupando el estado. Activa el filtro Mostrar archivados, muévelos o vuelve a archivarlos en la columna de destino, y después elimina.
• Hay proyectos cerrados (Ganados / Perdidos) en la columna: activa el filtro Cerrados de la parte superior del tablero para sacarlos a la luz y muévelos, o acepta que se queden en el estado de destino.

Reonic se niega a eliminar una columna que tenga cualquier proyecto para proteger tu pista de auditoría. Mueve todos los proyectos primero y la eliminación se completará.

Qué pasa con tus ofertas cuando eliminas un tablero Kanban

Eliminar un tablero Kanban es una operación de nivel de tablero. Las ofertas y los proyectos que contiene quedan intactos.

• Los proyectos en sí quedan intactos: sus datos, sus PDF firmados, sus archivos y su feed de actividad se conservan.
• Mueve antes todos los proyectos fuera del tablero. Reonic solo elimina un tablero cuando está vacío. Elige un tablero de destino (en la misma área) para cada proyecto afectado antes de que la eliminación se complete.
• El historial de en qué tablero vivió un proyecto se conserva en el feed de actividad del proyecto: puedes reconstruir dónde estaba en cualquier momento.
• Los informes creados antes de la eliminación se siguen resolviendo correctamente: los acumulados por tablero (embudo ponderado, tasa de conversión) se vuelven a agregar contra los tableros que sobreviven.

Hacer visibles en la tarjeta Kanban las notas internas de un proyecto

La tarjeta Kanban muestra el nombre y el ID del proyecto, la dirección del cliente (si está activada, en los tableros residenciales) y las insignias de operación estancada. Las observaciones internas de texto libre viven dentro del proyecto, no en la tarjeta. Para sacar a la tarjeta un contexto parecido a una nota, los equipos usan estos patrones:

• Usar etiquetas como rótulos cortos: etiqueta el proyecto con un identificador de una palabra (por ejemplo, Lead caliente, Seguimiento, Decide la pareja). Las etiquetas se pueden filtrar.
• Meter el contexto clave en el nombre del proyecto: el nombre del proyecto siempre se ve en la tarjeta. Añádele delante o detrás una pista corta: PV — visita técnica reservada.
• Abrir el proyecto desde la tarjeta para leer la observación interna completa y el feed de actividad. En el día a día, los comerciales recorren el tablero para triar y abren los proyectos que piden mirarse con más calma.

Encontrar un proyecto o una oferta que acabas de crear

Tres vías fiables:

• Abre el Kanban del área en la que lo creaste (Solicitudes / Ofertas / Instalaciones). Las tarjetas nuevas caen arriba del todo, en la columna Nuevo (o en la primera columna equivalente que tengas).
• Abre el contacto del cliente desde Contactos. La sección de proyectos vinculados del final muestra todos sus proyectos, incluido el que acabas de crear.
• Usa la búsqueda global de la parte superior del Portal. Escribe el nombre del cliente, el ID del proyecto o un fragmento de la dirección. Los proyectos recién creados se indexan en unos segundos.

Si el proyecto no aparece por ninguna de estas vías, comprueba si hay un filtro obsoleto en el Kanban (etiqueta, persona asignada, rango de fechas) y revisa los conmutadores Archivados y Cerrados.

Archivar un proyecto: sacarlo de las vistas activas

Archivar esconde un proyecto del Kanban activo y de los informes activos sin eliminar ninguno de sus datos.

1. Abre el proyecto desde el Kanban o desde la vista de lista.
2. En la cabecera del proyecto, haz clic en el menú Más acciones (los tres puntos).
3. Haz clic en Archivar.
4. Confirma.

El proyecto abandona el tablero Kanban activo, la vista de lista por defecto y el alcance por defecto de los informes del cuadro de mandos del CRM. También puedes excluir los proyectos archivados de las estadísticas con el conmutador de archivado del cuadro de mandos del CRM. Sus datos —archivos, feed de actividad, PDF firmados, facturas— siguen intactos y consultables. Recupéralo con el conmutador de filtro Archivados más la acción Restaurar.

Para archivar un grupo grande (por ejemplo, al migrar desde un CRM antiguo), ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Reonic.

Quitar un proyecto de tu asignación o del Kanban

Todo proyecto activo vive en algún tablero y en algún estado, así que para quitar un proyecto de tu Kanban —asignado a ti por error, o ya fuera de tu ámbito— lo que haces es recolocarlo:

• Reasígnalo: abre el proyecto, haz clic en el campo Asignado a y elige a otro usuario. La tarjeta sale de tu vista Asignado a mí y aparece en la suya.
• Archívalo: si el proyecto está realmente terminado y no debería aparecer en ningún Kanban activo (consulta Archivar un proyecto, más arriba).
• Muévelo a otro tablero: si tienes varios tableros en el área, la cabecera del proyecto tiene un selector de tableros; cambia el proyecto a otro tablero para que salga del tuyo.

Editar un proyecto después de firmarlo o enviarlo

Los datos estructurados del proyecto —contacto del cliente, dirección del proyecto, observaciones internas, personas asignadas, etiquetas— siguen siendo editables después de firmar o enviar una oferta. Los cambios en esos campos se propagan a las facturas posteriores, al área de archivos del proyecto y a la vista del portal del cliente.

Qué queda bloqueado tras la firma:

• El PDF de la oferta firmada captura los datos y los precios del momento de la firma, y editar después la dirección del proyecto no lo reescribe.
• Las líneas, los precios y los componentes de la variante de oferta firmada quedan fijados. Para cambiar el precio de una operación firmada, bifurca a una variante nueva (consulta la guía Ofertas > Finalizar) y vuelve a firmar.
• Las facturas ya emitidas tienen un estado y un contenido independientes de las ediciones del proyecto.

Para cambios de precio o de alcance posteriores a la firma, bifurca a una variante nueva y vuelve a firmar, en lugar de editar sobre lo existente.

Qué variante cuenta en las estadísticas cuando hay varias firmadas

Cuando un mismo proyecto lleva varias variantes y el cliente firma más de una (raro, pero posible: por ejemplo, PV y bomba de calor presupuestadas y firmadas como paquete), Reonic considera que la variante marcada como opción de instalación es la que manda en las estadísticas. Esa variante:

• Entra en los cálculos de embudo ponderado y en los informes de volumen firmado.
• Ancla el traspaso de la instalación al equipo del proyecto.
• Determina el valor de la operación en los cuadros de mando.

La opción de instalación es, por defecto, la primera variante firmada. Para cambiarla después, abre la vista de Instalación del proyecto (Cuaderno de trabajo o Pedir piezas) y usa el selector Variante a instalar para elegir (o duplicar y elegir) otra variante. Esto requiere el derecho Offer-Editor o Installation-Admin.

Seguir el avance de los proyectos comerciales y de Mieterstrom (facturación a inquilinos)

Los proyectos comerciales y los de Mieterstrom (facturación a inquilinos) usan la misma infraestructura Kanban que los residenciales. Los tableros viven en el mismo sitio (Ajustes > Tableros Kanban); elige Comercial en lugar de Residencial en el selector de área antes de configurar las columnas.

Algunas particularidades de los proyectos comerciales y de Mieterstrom:

• Tableros separados de los residenciales. Comercial tiene sus propios tableros de Solicitud / Oferta / Instalación. Configurar las columnas residenciales no afecta a los tableros comerciales, ni al revés.
• Comercial tiene además un Kanban de tareas por proyecto, distinto del Kanban del ciclo de vida, que vive dentro de una instalación abierta, en la pestaña Gestión de proyectos. Es un tablero de tareas para hacer seguimiento de los distintos trabajos dentro de un proyecto grande (por ejemplo, permiso, compras, montaje, puesta en marcha). En residencial, los equipos usan listas de control para esto.
• Mieterstrom (facturación de electricidad a inquilinos) es un tipo de proyecto comercial: se elige en el campo Tipo al crear un proyecto comercial nuevo. Usa el Kanban comercial estándar; lo que cambia es el modelo de datos del proyecto (lista de inquilinos, modelo de facturación, configuración de contadores), no el ciclo de vida. Para crear uno de principio a fin: abre Proyectos > Solicitudes (u Ofertas o Instalaciones, según dónde quieras empezar), haz clic en Nuevo proyecto, elige Comercial y después, en el campo Tipo del proyecto, selecciona el tipo de proyecto Mieterstrom. Reonic muestra entonces los campos adicionales propios de Mieterstrom (lista de inquilinos, modelo de facturación, esquema de contadores) durante la configuración. La tarjeta cae en tu tablero comercial, en la primera columna del área, como cualquier otro proyecto.

Conviene saber

• Hay tableros para Solicitudes, Ofertas e Instalaciones. Los equipos que hacen seguimiento de trabajos de servicio o mantenimiento los llevan como proyectos de Instalación aparte o en herramientas externas.
• Las tasas de conversión alimentan los informes, no los flujos de trabajo. Nutren el indicador de valor ponderado del embudo y métricas de previsión similares. No condicionan transiciones, no disparan automatizaciones ni bloquean movimientos; son metadatos puros.
• Cerrado-Ganado y Cerrado-Perdido son los desenlaces terminales. Los tableros iniciales asignan las columnas Cerrado-Ganado y Cerrado-Perdido a esos desenlaces. Si los personalizas, asegúrate de que al menos una columna apunte a Ganado y otra a Perdido para que tu embudo no se descuadre.
• Las etiquetas son filtros visuales. No cambian permisos, no disparan automatizaciones ni afectan a los informes.
• El único conmutador de contenido de la tarjeta es Mostrar dirección del cliente (solo en tableros residenciales). Por lo demás, la tarjeta muestra el nombre del proyecto, el ID y las insignias de operación estancada. Lo que sí puedes ajustar son los umbrales de sugerencia / advertencia por inactividad.
• La Mobile App (la app móvil) muestra a los técnicos de campo una lista de proyectos y su agenda, no la vista Kanban del planificador. El tablero visual es para escritorio y tableta.
• Los cambios de estado son internos. Pasar un proyecto a un estado nuevo no avisa al cliente. El cliente ve descripciones de estado en su página del portal cuando entra. Para contárselo directamente, escríbele por otra vía.
• Cuando agarras una tarjeta, Reonic resalta dónde va a caer, pero no muestra las implicaciones de precio, de tasa de conversión ni de cambio de responsable. Abre antes el proyecto si el movimiento tiene efectos aguas abajo.
• La estructura de archivos del proyecto viene de las plantillas de carpetas. Las plantillas de carpetas se aplican automáticamente a los proyectos nuevos; para los existentes, usa Aplicar plantilla desde la pestaña Archivos del proyecto, o añade carpetas sueltas con + Nueva carpeta. Las plantillas de carpetas se configuran en Ajustes > Organización > Gestión de carpetas.
• Un proyecto residencial pasa a comercial volviéndolo a teclear. Residencial y comercial son líneas de producto distintas con modelos de datos distintos, así que creas un proyecto comercial nuevo y copias en él los datos que correspondan.

Preguntas frecuentes

¿Por qué ha desaparecido un proyecto de mi columna del Kanban? Tres motivos habituales: (1) alguien lo movió a otro estado (revisa el registro de actividad del proyecto); (2) cruzó a otra área (por ejemplo, una oferta firmada que pasó a Instalaciones); (3) un filtro de etiqueta lo está escondiendo. Quita primero el filtro de etiqueta y después revisa el filtro Cerrados por si ya está terminado.

¿Puedo tener columnas privadas solo para mi equipo? Las columnas del Kanban se comparten en todo el Workspace. Lo más parecido son las etiquetas (filtrar por los proyectos de tu equipo) y los varios tableros (un tablero por equipo). Para vistas por usuario, usa el filtro Asignado a mí del tablero.

¿Puedo duplicar un proyecto entero, incluido su estado en el Kanban? Si necesitas una copia para comparar un antes y un después, ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Reonic.

¿Cómo exporto los datos del Kanban o de los proyectos? Para sacar los datos de proyecto, pide un extracto a tu gestor de cuentas de Reonic o extráelos mediante la API de Reonic. La exportación masiva de los archivos de un proyecto (PDF, fotos) se hace desde la vista Archivos dentro del proyecto.

¿Puedo cambiar a mano el valor de la operación de un proyecto? Sí: abre el proyecto, busca el campo Valor de la operación (en la cabecera, arriba a la derecha) y edítalo. Es lo que alimenta las cifras de embudo ponderado del cuadro de mandos. Si lo cambias después de firmar, el PDF del contrato firmado sigue mostrando el número original; el cuadro de mandos refleja el nuevo de ahí en adelante.

¿Puedo pasar un proyecto residencial a comercial (o al revés)? Residencial y comercial son líneas de producto distintas con modelos de datos distintos. Crea un proyecto comercial nuevo y copia en él los datos.

¿Dónde apunto las notas de una llamada con el cliente? En la pestaña Actividad / Notas del proyecto: escribe la nota y guárdala; aparece en el feed cronológico del proyecto, visible para cualquiera que tenga acceso a él.

¿Puedo ver los calendarios de mis compañeros desde el Kanban? Directamente no: el Kanban muestra proyectos, no agenda. Para eso, abre Calendario o la Junta de planificación (que agrupa las citas por persona o equipo).

¿Dónde se indica la ubicación de un proyecto? En la pestaña Proyecto → campo Ubicación: escribe una dirección (se geocodifica automáticamente) o pon una chincheta en el mapa. Se usa para las rutas, la planificación y la vista de mapa del portal del cliente.

¿Puedo guardar un informe generado en los documentos de un proyecto? Sí: el diálogo de generación de informes ofrece la opción Guardar en archivos del proyecto; márcala antes de generar y el PDF cae en la pestaña Archivos del proyecto.

¿Dónde ha ido una oferta firmada? Ya no está en mi resumen de ofertas. Cuando se firma una oferta, el proyecto pasa a Cerrado-Ganado y se mueve automáticamente del tablero de Ofertas al de Instalación (si tienes el derecho de mover a Instalación). Búscala en Proyectos > Instalaciones, o en la sección de proyectos vinculados del contacto. Si no está ahí, revisa el filtro Cerrados del tablero de Ofertas.

¿Dónde está el control horario? Reonic tiene una superficie dedicada de Control horario: registra entradas con temporizador o a mano, vincúlalas a proyectos y expórtalas con el botón Exportar Excel de la lista de entradas. Consulta la guía de Control horario.

Última actualización el 12 de octubre de 2026