Emitir uma confirmação de oferta

Categorias: Invoicing

Uma Confirmação de oferta (em alemão: Auftragsbestätigung) é um documento de apoio do módulo de Faturação que confirma uma oferta aceite. Na janela de criação lê-se "Confirma uma oferta aceite." Use-a quando um cliente já deu o seu acordo e quer enviar-lhe um reconhecimento formal antes da fatura. Transporta linhas de artigo e convive com as suas faturas, e segue o mesmo ciclo de Rascunho, Emitida e Anulada. Não transporta dinheiro: sem estado de pagamento e sem código QR de pagamento. Quando o negócio passa à faturação, converte-a diretamente numa fatura.

Se está à espera de uma Auftragsbestätigung, é este o documento a usar. É o reconhecimento pós-assinatura que faz a ponte entre a oferta assinada e a primeira fatura.

Para quem é este artigo

Para admins do instalador e gestores de contas com um perfil de editor ou superior que queiram enviar ao cliente uma confirmação formal de uma oferta aceite, com linhas de artigo e número de documento próprio, antes de emitir a primeira fatura. Os admins configuram o prefixo e a numeração das confirmações de oferta.

Antes de começar

• Configure os dados de emissão da sua empresa. A mesma configuração única exigida antes das faturas aplica-se também às confirmações de oferta. Consulte Configurar os dados de emissão.
• As confirmações de oferta estão disponíveis em todos os países, por isso qualquer Workspace as pode criar.
• Decida se a confirmação de oferta fica associada a um cliente e a um projeto existentes ou se é independente.

Emitir uma confirmação de oferta

1. Abra o separador Faturação na navegação do Portal.
2. Clique em Novo, no canto superior direito. Abre-se a janela Criar novo documento.
3. (Opcional) Escolha um Contato ou projeto se o documento pertencer a um cliente ou trabalho específico.
4. Em "O que documento deseja criar?", escolha Confirmação de oferta.
5. (Quando escolhida dentro de um projeto) Aparecem os menus Opção de importação e Agrupamento de itens, tal como nas faturas. Use-os para preencher automaticamente as linhas de artigo a partir de uma oferta assinada ou não assinada.
6. Clique em Criar. O documento abre-se no editor com linhas de artigo, descontos, localidade e rodapé, com a mesma forma do editor de faturas, sem estado de pagamento e sem código QR de pagamento.
7. Edite o rascunho. Tem a mesma liberdade que num rascunho de fatura: pode alterar tudo até emitir. Os campos de texto como a descrição, a nota interna e as Notas finais são guardados sozinhos pouco depois de parar de escrever, por isso não há botão de guardar.
8. Quando estiver pronto, clique em Finalizar, no cabeçalho do editor. Abre-se a janela Rever e finalizar.
9. (Opcional) Assinale Enviar correio eletrónico ao cliente.
10. Clique em Emitir confirmação de oferta. A Reonic gera o PDF, atribui o número do documento a partir do seu prefixo de confirmações de oferta (por exemplo, OC-2026-0042) e bloqueia o documento.
11. Se tiver assinalado Enviar correio eletrónico ao cliente, a janela de envio abre-se automaticamente. Caso contrário, use mais tarde o botão Enviar por correio eletrónico no documento emitido.

Converter uma confirmação de oferta numa fatura

Assim que o cliente aceitar e estiver pronto para faturar, converta a confirmação de oferta emitida em vez de a voltar a escrever:

1. Abra a confirmação de oferta emitida.
2. Use a ação Duplicar em tipo e escolha Fatura.
3. A Reonic cria um novo rascunho de fatura com as mesmas linhas de artigo e descontos já preenchidos.
4. Reveja o rascunho e depois emita e envie a fatura da forma habitual.

Editar, anular e arquivar

• Rascunho. Editável. As linhas de artigo, os descontos, a localidade, o rodapé e o texto mudam todos livremente.
• Emitida. Bloqueada. O número, o PDF e os dados estão fixos. A partir daqui pode anular ou emitir um documento novo.
• Anular. Se foi emitida por engano, anule-a. A Reonic gera um PDF anulado e o número fica reservado (o documento seguinte fica com o número seguinte).
• Arquivar. Funciona em confirmações de oferta em Rascunho ou Anuladas. Para tirar uma emitida da sua vista de lista predefinida, anule-a primeiro e depois arquive o documento anulado. Arquivar um grupo de documentos inteiro arquiva todos os documentos não arquivados que estão lá dentro, confirmação de oferta incluída; Restaurar grupo inverte isso.

Vale a pena saber

• As confirmações de oferta têm a sua própria numeração. O prefixo e o contador são separados das sequências de faturas, faturas parciais e notas de crédito. Configure-os em Definições > Definições da empresa > Faturação > Dados de emissão.
• Sem estado de pagamento. Uma confirmação de oferta não acompanha Pago, Não pago ou Atrasado, e fica fora do cálculo do saldo em dívida.
• As condições legais próprias vão no campo Notas finais. As condições suspensivas ou precedentes (o caso de uso das aufschiebende Bedingungen) vão no campo Notas finais (em alemão: Endnoten) no fundo do editor, como texto livre.
• O correio eletrónico transporta o PDF gerado pela Reonic. Para enviar o seu próprio PDF de condições, uma ficha técnica ou uma fotografia junto com uma confirmação de oferta, envie-o ao cliente em separado.
• As integrações de faturação sincronizam faturas e notas de crédito. As integrações de faturação que tem ligadas sincronizam faturas e notas de crédito, não confirmações de oferta.

Última atualização a 12 de outubro de 2026