Lista de verificação da documentação da obra (Baustellendokumentation)

Categorias: Installation

A lista de verificação da documentação da obra (Baustellendokumentation) é o registo em obra daquilo que foi mesmo instalado: as fotografias dos painéis no telhado, as medidas do traçado, o número de série do inversor, a assinatura do cliente na entrega. Preenche-a a partir da Mobile App enquanto está em cima da obra, e os dados aparecem no Portal, alimentando a vista do projeto que o cliente vê, a submissão do registo na rede e a passagem à faturação no final.

Esta página cobre o ciclo de vida completo, desde abrir a lista de verificação certa para a sua fase, passando pela captura de cada tipo de item, até fechar o segmento e empurrar o resultado para a entrega.

Antes de começar

• A instalação tem de existir e você tem de estar atribuído a ela (diretamente ou através de uma equipa). Os técnicos de campo veem as instalações a que estão atribuídos.
• A Mobile App tem de estar instalada e com sessão iniciada. A documentação da obra é sobretudo um fluxo de Mobile App. O Portal também funciona, mas você vai estar no telhado, não à secretária.
• A aplicação tem de ter autorização para a câmara e (opcionalmente) para o microfone. Os itens de imagem usam a câmara; os itens de texto livre podem ser ditados.
• Uma ligação de rede ajuda no carregamento, e a captura em si funciona sem ligação. As fotografias tiradas offline são carregadas automaticamente assim que voltar a ter cobertura.
• O modelo de lista de verificação para a documentação da obra tem de estar configurado no seu Workspace. Se a sua instalação não tiver nenhuma lista de verificação visível na fase Instalação, é o seu admin que configura o modelo (consulte Personalizar a lista de verificação para esta obra).

Abrir a lista de verificação certa para a sua fase

A Reonic usa o mesmo mecanismo de listas de verificação em três fases de um projeto: aconselhamento (no pedido), protocolo de levantamento (na oferta) e documentação da obra (na instalação). Numa mesma instalação pode ter várias listas de verificação, se o modelo definir mais do que uma. Para chegar à documentação da obra:

1. Abra a Mobile App.
2. Toque em Projetos na navegação inferior.
3. Abra o projeto pretendido.
4. Entre na área Instalação. A lista de verificação da documentação da obra vive aqui, na Instalação e não no Pedido ou na Oferta.
5. Toque na lista de verificação com o título Baustellendokumentation (ou o equivalente traduzido no seu Workspace) para a abrir.

Se vir várias listas de verificação na Instalação, o seu Workspace usa subfases. Escolha a que corresponde ao trabalho que vai fazer (Vor Installation / Nach Installation, se o seu admin a tiver dividido assim).

Preencher itens da lista de verificação

A lista de verificação da documentação da obra é construída com os mesmos tipos de item de todas as outras listas de verificação da Reonic; o modelo é que configura itens diferentes para a documentação da obra e para o aconselhamento. As interações na Mobile App são:

• Caixa de verificação: toque para assinalar ("Seccionador DC etiquetado corretamente").
• Seleção única: toque numa opção de uma lista.
• Seleção múltipla: toque em várias opções.
• Texto livre: escreva ou dite notas ("Comprimento do cabo até ao inversor: 12 m").
• Imagem: capte uma fotografia ou escolha uma da sua biblioteca (consulte Captar uma fotografia).
• Assinatura: desenhe uma assinatura com o dedo ou com uma caneta (consulte Captar a aprovação do cliente).
• Conteúdo de referência: contexto só de leitura que o autor do modelo acrescenta (uma descrição, um título, uma ficha técnica, um layout planeado, uma lista de componentes ou um plano de circuitos só para consulta), para que tenha informação de fundo enquanto preenche. O plano de circuitos mostra o esquema elétrico do projeto, que pode ampliar aqui; é criado e editado na vista de planeamento da oferta.

A aplicação espelha os mesmos blocos de construção que o Portal expõe. Pode preencher qualquer lista de verificação numa superfície ou na outra, e o que fica guardado é idêntico.

Captar uma fotografia

Quando toca num item de Imagem, a aplicação pede-lhe para tirar uma fotografia, carregar uma imagem existente ou marcar o elemento como irrelevante.

1. Toque no item de imagem.
2. Escolha Câmara para captar, ou Biblioteca para escolher uma fotografia existente.
3. Enquadre e tire a fotografia.
4. Acrescente uma legenda para dar contexto, se quiser ("Interruptor DC, posição fechada, etiquetado").
5. Confirme. A imagem é carregada para a galeria do projeto e fica ligada a este item da lista de verificação.

Tirar uma medida (texto livre)

As medidas vão em itens de Texto livre. O autor do modelo configura o item com uma pergunta ("Comprimento do cabo DC (m)") e você escreve o valor. Para medidas numéricas que lhe interessam para a faturação ou para o registo na rede, o seu admin deve separar cada medida no seu próprio item de texto livre, para que os dados sejam pesquisáveis mais tarde, em vez de as juntar todas numa única caixa de notas.

Marcar um item como irrelevante

Alguns itens da lista de verificação não se aplicam à instalação que está a fazer, por exemplo um item "tampa anticongelante instalada" num telhado que não recebeu nenhum componente de bomba de calor. Para marcar um item como irrelevante em vez de forjar uma resposta:

1. Abra o item.
2. Toque no menu de três pontos do elemento.
3. Toque em Marcar como irrelevante.
4. Se o elemento for obrigatório (um asterisco vermelho), indique um motivo. Escreva por que razão este item não se aplica ("não há bomba de calor nesta instalação"). Para elementos opcionais, o campo do motivo é de forma livre.
5. Confirme.

A marca de irrelevante é registada com quem a colocou e quando, para que qualquer pessoa que reveja a documentação mais tarde possa ver porque é que um item foi saltado em vez de ficar em branco.

Captar a aprovação do cliente

A lista de verificação da documentação da obra termina normalmente com um item de assinatura do cliente, a aprovação formal de que o trabalho foi bem feito e de que o cliente o aceita. Numa lista de verificação da Reonic, os itens de assinatura têm um tipo de signatário: Utilizador (você, o técnico), Cliente (o proprietário) ou Outro (um senhorio ou um administrador do edifício).

Para a aprovação do cliente no fim da documentação da obra:

1. Abra o item de assinatura marcado como Cliente.
2. Passe o aparelho ao cliente.
3. O cliente revê a descrição do item e qualquer conteúdo de pré-visualização (a lista de peças, as fotografias).
4. O cliente desenha a sua assinatura com o dedo ou com uma caneta.
5. Confirme. A hora da assinatura fica registada, a assinatura desenhada é guardada e a aprovação fica registada como assinatura do cliente.

A assinatura do cliente é uma imagem desenhada com uma marca temporal: uma aprovação operacional. Para uma assinatura eletrónica com valor legal, a Reonic oferece a assinatura digital do lado da oferta (o contrato), separada desta aprovação da documentação da obra.

Aprovação quando o cliente não está na obra

Se o cliente não puder estar presente na conclusão (delegou num administrador do condomínio, ou a instalação demorou mais do que o previsto e ele teve de sair):

• Administrador do condomínio / senhorio / cônjuge: use o item com tipo de signatário Outro, se o seu modelo configurar um. Registe o nome num campo de texto livre. A assinatura continua a ser desenhada na área de desenho; o registo mostra "Outro" em vez de "Cliente".
• Assinar mais tarde: deixe o item de assinatura em branco, feche o resto da lista de verificação e volte numa visita de seguimento. A lista de verificação acompanha a conclusão ao nível do segmento, por isso as outras partes da documentação podem ser finalizadas sem que a assinatura as bloqueie.
• Aprovação à distância: a assinatura na fase da oferta é o caminho de assinatura à distância da Reonic. Para uma aprovação à distância da documentação da obra, envie por e-mail o PDF da documentação, obtenha a aprovação pelo canal do próprio cliente e guarde a prova como ficheiro no projeto.

Marcar o segmento como concluído

A documentação da obra está dividida em segmentos, agrupamentos lógicos de itens ("Instalação no telhado", "Lado DC", "Lado AC", "Documentação de entrega"). Os segmentos são a unidade natural de "feito":

1. Dentro da lista de verificação, preencha todos os itens de um segmento.
2. Toque em Marcar segmento como concluído.
3. A hora de conclusão fica registada no segmento.

Preencha os itens por qualquer ordem; a conclusão é registada ao nível do segmento, não item a item. Assim que um segmento está concluído, a lista de verificação superior mostra o progresso ("3 de 5 segmentos concluídos"); quando todos os segmentos estão concluídos, a lista de verificação está concluída.

Reabrir um segmento (só admin)

Reverter um segmento concluído é uma ação só de admin. Só um utilizador com o perfil admin pode reabrir ou desbloquear um segmento; um técnico de campo não pode. Se marcou um segmento como concluído por engano, ou se precisa de acrescentar mais informação antes de o fechar de vez, peça ao seu admin que o reabra.

1. Como admin, abra o segmento.
2. Toque em Desbloquear segmento (a etiqueta pode variar consoante a versão da aplicação).
3. A marca temporal de conclusão é limpa.

Ver o progresso e o que falta

A Mobile App mostra o progresso da lista de verificação a três níveis:

• Visão geral do projeto: a percentagem total de todas as listas de verificação do projeto (fases Pedido, Oferta e Instalação).
• Vista da lista de verificação: numa única lista de verificação, quantos segmentos estão concluídos do total.
• Vista do segmento: num único segmento, quantos itens estão assinalados, fotografados ou marcados como irrelevantes.

Volte atrás pela hierarquia de navegação para ver cada nível. O Portal espelha a mesma informação para a revisão do lado do escritório.

Personalizar a lista de verificação para esta obra

Se o modelo padrão não servir para uma instalação em concreto (um telhado invulgar, requisitos específicos do cliente), um admin do instalador pode personalizar a lista de verificação numa única instalação sem alterar o modelo:

1. Abra a instalação no Portal.
2. Vá à vista da lista de verificação.
3. Use as opções de edição por instalação para acrescentar segmentos, acrescentar itens, mudar o nome de itens ou remover itens. Todos os tipos de item estão disponíveis ao acrescentar (caixa de verificação, seleção única, imagem, descrição, título, texto livre, assinatura, layout planeado, ficha técnica e lista de componentes).

As alterações aplicam-se apenas a esta instalação. Não se propagam de volta para o modelo; o modelo só muda se o seu admin o editar diretamente. Os técnicos de campo veem a lista de verificação personalizada na Mobile App assim que a alteração for guardada no Portal.

Atualizar uma lista de verificação quando o modelo mudou

Se o seu admin atualizar o modelo da documentação da obra (acrescenta um novo item de fotografia obrigatório, remove uma secção obsoleta), as instalações em curso ficam na versão do modelo com que foram criadas até alguém as atualizar. Quando existe uma versão mais recente do modelo, o menu de ações da lista de verificação mostra Atualizar a lista de verificação para a versão mais recente:

1. Abra a instalação afetada no Portal e encontre o menu de ações da lista de verificação.
2. Clique em Atualizar a lista de verificação para a versão mais recente. Só aparece quando o modelo tem uma versão mais recente do que a lista de verificação desta instalação.
3. Escolha como a aplicar:
   • Juntar dados traz a nova estrutura do modelo preservando tudo o que já foi preenchido (texto livre, seleções de caixas de verificação e de opções, anexos, marcas de irrelevante e assinaturas). É isto que quer numa instalação em curso.
   • Repor a lista de verificação volta a clonar uma cópia limpa do modelo e descarta os valores preenchidos. Use isto quando as respostas existentes estiverem obsoletas (a especificação mudou substancialmente).
4. Confirme. A lista de verificação da instalação passa a refletir a nova estrutura do modelo, com os seus valores preenchidos preservados se tiver escolhido Juntar dados.

Os itens de assinatura já assinados sobrevivem a uma atualização com Juntar dados. O cliente (ou o técnico) não tem de voltar a assinar depois de uma atualização do modelo; a assinatura, a sua marca temporal e quem assinou transitam todos.

Passar à faturação e ao cliente

Quando todos os segmentos estão concluídos e o cliente já assinou:

1. O registo da documentação da obra fica guardado na instalação como uma lista de verificação completa, com todos os itens, fotografias, assinaturas e marcas temporais.
2. O PDF de resumo da entrega é gerado a partir da vista Transferência do Portal. O modelo certo é escolhido automaticamente a partir do componente principal da oferta (um resumo de entrega orientado ao solar ou um orientado à bomba de calor), e os dados da documentação da obra alimentam-no. O cliente assina a entrega, e o PDF assinado é guardado como ficheiro no projeto.
3. O portal do cliente apresenta as fotografias relevantes e o estado de conclusão ao proprietário.
4. A Faturação acontece depois de a entrega estar assinada. O seu gestor de contas ou o seu admin envia a fatura final assim que a entrega estiver concluída (consulte Vale a pena saber).

Vale a pena saber

• A lista de verificação é a fonte de verdade sobre o que foi instalado. Fotografias, medidas, aprovação: tudo o que capta aqui é o que o escritório, o cliente e qualquer auditor vão ver. Trate-a como o registo formal, não como um rascunho.
• A captura de fotografias funciona offline; o carregamento corre quando tiver rede. As fotografias tiradas em zonas sem cobertura ficam em fila no aparelho até ter sinal. Confirme reabrindo os itens e verificando que a fotografia está lá depois de recuperar a rede.
• As assinaturas são uma aprovação operacional. São uma imagem desenhada com uma marca temporal. Para uma assinatura eletrónica com valor legal, a Reonic usa a assinatura digital na oferta (o contrato), separada desta aprovação da documentação da obra.
• Cada item é independente. Preencher um item não conclui automaticamente outro relacionado. Se o seu processo precisar de lógica condicional, o autor do modelo integra-a na estrutura dos itens (uma opção "isto aplica-se?" que condiciona os itens seguintes).
• Os itens podem aparecer e desaparecer consoante as suas respostas. O autor do modelo pode fazer com que um bloco, um segmento ou um item só apareça depois de outra pergunta ser respondida de determinada maneira (por exemplo, um item "cablagem da wallbox" que aparece assim que assinala "wallbox instalada"). Os itens ocultos saem da vista de preenchimento, não contam para a conclusão do segmento e ficam fora do PDF exportado, por isso um segmento pode ler-se como concluído mesmo que alguns itens originalmente listados nunca tenham sido preenchidos. Isto é só mostrar e ocultar: responder a uma pergunta nunca assinala nem preenche outro item automaticamente.
• Reverter um segmento concluído é só de admin. Um técnico de campo não pode reabrir nem desbloquear um segmento; peça ao seu admin. Uma assinatura num item revertido continua anexada, por isso voltar a assinar substitui a assinatura anterior. Se precisar de invalidar uma assinatura anterior por razões legais, documente-o em separado.
• A percentagem de progresso agrega todas as fases. Um projeto a 60 % de conclusão abrange as listas de verificação do Pedido, da Oferta e da Instalação em conjunto; leia-a como documentação global do projeto, não como "a instalação está 60 % feita".
• A conclusão da documentação da obra é um marco, não um gatilho. A fatura final é enviada depois da entrega, e é o seu gestor de contas ou o seu admin que conduz os passos seguintes.
• Os dados alimentam o PDF de entrega para os seus registos. A documentação da obra concluída flui para o PDF de resumo da entrega gerado a partir da vista Transferência do Portal; descarregue as fotografias individualmente a partir do separador Ficheiros do projeto se precisar delas em separado.
• As instalações comerciais correm o mesmo fluxo nos seus próprios ecrãs. Este guia descreve o fluxo residencial; as instalações comerciais usam uma mecânica de listas de verificação paralela, com a sua própria interface.

Última atualização a 12 de outubro de 2026