Checklist di documentazione del cantiere (Baustellendokumentation)

Categorie: Installazione

La checklist di documentazione del cantiere (Baustellendokumentation) è il registro sul posto di ciò che è stato effettivamente installato: le foto dei moduli sul tetto, le misure del tracciato, il numero di serie dell'inverter, la firma del cliente sul passaggio di consegne. La compili dalla Mobile App mentre sei in cantiere, e i dati compaiono nel Portal, alimentando la vista di progetto rivolta al cliente, la pratica di connessione alla rete e il passaggio alla fatturazione alla fine.

Questa pagina copre l'intero ciclo di vita: dall'apertura della checklist giusta per la tua fase, alla registrazione di ogni tipo di elemento, fino alla chiusura del segmento e all'invio del risultato al passaggio di consegne.

Prima di iniziare

• L'installazione deve esistere e tu devi esservi assegnato (direttamente o tramite un team). I field worker vedono le installazioni a cui sono assegnati.
• La Mobile App deve essere installata e con l'accesso effettuato. La documentazione del cantiere è soprattutto un flusso da Mobile App. Funziona anche dal Portal, ma tu sarai sul tetto, non alla scrivania.
• All'app devono essere concessi i permessi per fotocamera e (se vuoi) microfono. Gli elementi immagine usano la fotocamera; gli elementi a testo libero si possono dettare.
• Una connessione di rete aiuta il caricamento, e la registrazione in sé funziona anche offline. Le foto scattate offline si caricano automaticamente appena torni sotto copertura.
• Il modello di checklist per la documentazione del cantiere deve essere configurato per il tuo Workspace. Se nella tua installazione non è visibile nessuna checklist sotto la fase Installazione, è il tuo Admin a impostare il modello (vedi Personalizzare la checklist per questo cantiere).

Aprire la checklist giusta per la tua fase

Reonic usa lo stesso meccanismo di checklist in tre fasi del progetto: consulenza (sulla richiesta), protocollo di sopralluogo (sull'offerta) e documentazione del cantiere (sull'installazione). Su una singola installazione puoi avere più checklist, se il modello ne definisce più di una. Per arrivare alla documentazione del cantiere:

1. Apri la Mobile App.
2. Tocca Progetti nella navigazione in basso.
3. Apri il progetto desiderato.
4. Entra nell'area Installazione. La checklist di documentazione del cantiere sta qui, sotto Installazione e non sotto Richiesta o Offerta.
5. Tocca la checklist intitolata Baustellendokumentation (o l'equivalente localizzato nel tuo Workspace) per aprirla.

Se sotto Installazione vedi più checklist, il tuo Workspace usa delle sotto-fasi. Scegli quella che corrisponde al lavoro che stai per fare (Vor Installation / Nach Installation, se il tuo Admin l'ha divisa così).

Compilare gli elementi della checklist

La checklist di documentazione del cantiere è costruita con gli stessi tipi di elemento di ogni altra checklist di Reonic; è il modello a configurare elementi diversi per la documentazione del cantiere rispetto alla consulenza. Nella Mobile App le interazioni sono:

• Casella di spunta: tocca per spuntare ("Sezionatore CC etichettato correttamente").
• Selezione singola: tocca un'opzione dell'elenco.
• Selezione multipla: tocca più opzioni.
• Testo libero: scrivi o detta delle note ("Lunghezza del cavo fino all'inverter: 12 m").
• Immagine: scatta una foto o scegline una dalla tua libreria (vedi Scattare una foto).
• Firma: disegna una firma con il dito o con uno stilo (vedi Raccogliere la firma di accettazione del cliente).
• Contenuto di riferimento: contesto di sola lettura aggiunto dall'autore del modello (una descrizione, un titolo, una scheda tecnica, un layout pianificato, un elenco componenti o uno schema elettrico in sola visualizzazione) per avere il quadro mentre compili. Lo schema elettrico mostra il diagramma di cablaggio del progetto, che qui puoi ingrandire; si crea e si modifica nella vista di pianificazione dell'offerta.

L'app rispecchia gli stessi blocchi costitutivi che espone il Portal. Puoi compilare qualsiasi checklist da entrambe le superfici, e ciò che viene salvato è identico.

Scattare una foto

Quando tocchi un elemento Immagine, l'app ti propone di scattare una foto, caricare un'immagine esistente o contrassegnare l'elemento come irrilevante.

1. Tocca l'elemento immagine.
2. Scegli Fotocamera per scattare, oppure Libreria per prendere una foto esistente.
3. Inquadra e scatta.
4. Se vuoi, aggiungi una didascalia per dare contesto ("Sezionatore CC, posizione chiusa, etichettato").
5. Conferma. L'immagine si carica nella galleria del progetto e si collega a questo elemento della checklist.

Prendere una misura (testo libero)

Le misure vanno negli elementi a Testo libero. L'autore del modello configura l'elemento con una richiesta ("Lunghezza del cavo CC (m)") e tu digiti il valore. Per le misure numeriche che ti interessano per la fatturazione o per la connessione alla rete, il tuo Admin dovrebbe separare ogni misura in un elemento a testo libero a sé, così il dato resta ricercabile più tardi, invece di ammassarle tutte in un'unica casella di note.

Contrassegnare un elemento come irrilevante

Alcuni elementi della checklist non si applicano all'installazione che stai facendo, per esempio un elemento "cappuccio antigelo installato" su un tetto che non ha ricevuto alcun componente della pompa di calore. Per contrassegnare un elemento come irrilevante invece di dare una risposta finta:

1. Apri l'elemento.
2. Tocca il menu a tre puntini sull'elemento.
3. Tocca Contrassegnare come irrilevante.
4. Se l'elemento è obbligatorio (un asterisco rosso), inserisci un motivo. Scrivi perché questo elemento non si applica ("nessuna pompa di calore in questa installazione"). Per gli elementi facoltativi il campo del motivo è libero.
5. Conferma.

La marcatura di irrilevanza viene registrata con chi l'ha messa e quando, così chi rivede la documentazione più tardi può vedere perché un elemento è stato saltato invece di essere lasciato vuoto.

Raccogliere la firma di accettazione del cliente

La checklist di documentazione del cantiere di solito finisce con un elemento di firma del cliente, l'accettazione formale che il lavoro è stato fatto correttamente e che il cliente lo approva. In una checklist di Reonic gli elementi di firma hanno un tipo di firmatario: User (tu, il tecnico), Customer (il proprietario) o Other (un locatore o un amministratore dell'immobile).

Per la firma di accettazione del cliente alla fine della documentazione del cantiere:

1. Apri l'elemento di firma contrassegnato come Customer.
2. Passa il dispositivo al cliente.
3. Il cliente rivede la descrizione dell'elemento e gli eventuali contenuti in anteprima (l'elenco dei componenti, le foto).
4. Il cliente disegna la propria firma con il dito o con uno stilo.
5. Conferma. L'orario della firma viene registrato, la firma disegnata viene salvata e l'accettazione viene registrata come firma del cliente.

La firma del cliente è un'immagine disegnata con una marca temporale: un'accettazione operativa. Per una firma elettronica giuridicamente vincolante, Reonic offre la firma digitale sul lato offerta (il contratto), distinta da questa accettazione della documentazione del cantiere.

Firma di accettazione quando il cliente non è sul posto

Se il cliente non può essere presente al completamento (ha delegato un amministratore dell'immobile, oppure l'installazione è andata per le lunghe e ha dovuto andare via):

• Amministratore dell'immobile / locatore / partner: usa l'elemento con tipo di firmatario Other, se il tuo modello ne prevede uno. Registra il nome in un campo di testo libero. La firma si disegna comunque sull'area di disegno; il record mostra "Other" invece di "Customer".
• Firmare più tardi: lascia vuoto l'elemento di firma, chiudi il resto della checklist e torna in una visita successiva. La checklist traccia il completamento a livello di segmento, quindi le altre parti della documentazione si possono finalizzare senza che la firma le blocchi.
• Accettazione a distanza: la firma in fase di offerta è il percorso di firma a distanza di Reonic. Per un'accettazione a distanza della documentazione del cantiere, manda via e-mail il PDF della documentazione generata, raccogli l'accettazione tramite il canale del cliente e conserva la prova come file sul progetto.

Segnare il segmento come completato

La documentazione del cantiere è suddivisa in segmenti, raggruppamenti logici di elementi ("Installazione sul tetto", "Lato CC", "Lato CA", "Documentazione del passaggio di consegne"). I segmenti sono l'unità naturale del "fatto":

1. Dentro la checklist, compila tutti gli elementi di un segmento.
2. Tocca Segna il segmento come completato.
3. L'orario di completamento viene registrato sul segmento.

Compila gli elementi in qualsiasi ordine; il completamento si registra a livello di segmento, non elemento per elemento. Una volta completato un segmento, la checklist superiore mostra l'avanzamento ("3 segmenti su 5 completati"); quando tutti i segmenti sono completati, la checklist è completata.

Annullare il completamento di un segmento (solo Admin)

Riportare indietro un segmento completato è un'azione riservata all'Admin. Solo un utente con il ruolo Admin può annullare il completamento di un segmento o sbloccarlo; un field worker no. Se hai segnato un segmento come completato per errore, o se devi aggiungere altre informazioni prima di chiuderlo davvero, chiedi al tuo Admin di riaprirlo.

1. Come Admin, apri il segmento.
2. Tocca Sbloccare (l'etichetta può variare a seconda della versione dell'app).
3. La marca temporale di completamento viene azzerata.

Vedere l'avanzamento e controllare che cosa manca

La Mobile App mostra l'avanzamento della checklist su tre livelli:

• Panoramica del progetto: la percentuale totale su tutte le checklist del progetto (fasi Richiesta, Offerta e Installazione).
• Vista della checklist: per una singola checklist, quanti segmenti sono completati sul totale.
• Vista del segmento: per un singolo segmento, quanti elementi sono spuntati, fotografati o contrassegnati come irrilevanti.

Torna indietro nella gerarchia di navigazione per vedere ciascun livello. Il Portal rispecchia le stesse informazioni per la revisione dal lato ufficio.

Personalizzare la checklist per questo cantiere

Se il modello standard non va bene per una particolare installazione (un tetto insolito, requisiti specifici del cliente), un admin installatore può personalizzare la checklist su una singola installazione senza cambiare il modello:

1. Apri l'installazione nel Portal.
2. Vai alla vista della checklist.
3. Usa i comandi di modifica per singola installazione per aggiungere segmenti, aggiungere elementi, rinominare elementi o rimuovere elementi. Quando aggiungi sono disponibili tutti i tipi di elemento (casella di spunta, selezione singola, immagine, descrizione, titolo, testo libero, firma, layout pianificato, scheda tecnica ed elenco componenti).

Le modifiche valgono solo per questa installazione. Non si propagano al modello; il modello cambia solo se il tuo Admin lo modifica direttamente. I field worker vedono la checklist personalizzata nella Mobile App non appena la modifica è salvata nel Portal.

Aggiornare una checklist quando il modello è cambiato

Se il tuo Admin aggiorna il modello di documentazione del cantiere (aggiunge un nuovo elemento immagine obbligatorio, toglie una sezione superata), le installazioni in corso restano sulla versione del modello con cui sono state create finché qualcuno non le aggiorna. Quando esiste una versione più recente del modello, il menu azioni della checklist mostra Aggiornare la checklist all'ultima versione:

1. Apri l'installazione interessata nel Portal e trova il menu azioni della checklist.
2. Clicca su Aggiornare la checklist all'ultima versione. Compare solo quando il modello ha una versione più recente di quella della checklist di questa installazione.
3. Scegli come applicarla:
   • Unisci dati porta dentro la nuova struttura del modello mantenendo tutto ciò che è già stato compilato (testo libero, caselle di spunta e selezioni, allegati, marcature di irrilevanza e firme). È quello che vuoi per un'installazione in corso.
   • Ripristina la checklist riclona una copia pulita dal modello e scarta i valori compilati. Usala quando le risposte esistenti sono superate (le specifiche sono cambiate in modo sostanziale).
4. Conferma. La checklist dell'installazione riflette la nuova struttura del modello, con i tuoi valori compilati preservati se hai scelto Unisci dati.

Gli elementi di firma già firmati sopravvivono a un aggiornamento con Unisci dati. Il cliente (o il tecnico) non deve firmare di nuovo dopo un aggiornamento del modello; la firma, la sua marca temporale e chi ha firmato passano tutti alla nuova versione.

Passare alla fatturazione e al cliente

Quando tutti i segmenti sono completati e il cliente ha firmato:

1. Il registro della documentazione del cantiere è conservato sull'installazione come checklist completa, con tutti gli elementi, le foto, le firme e le marche temporali.
2. Il PDF di riepilogo del passaggio di consegne viene generato dalla vista Handover del Portal. Il modello giusto viene scelto automaticamente in base al componente principale dell'offerta (un riepilogo orientato al solare o uno orientato alla pompa di calore), e i dati della documentazione del cantiere vi confluiscono. Il cliente firma il passaggio di consegne, e il PDF firmato viene conservato come file sul progetto.
3. Il portale rivolto al cliente mostra al proprietario le foto rilevanti e lo stato di completamento.
4. La fatturazione avviene dopo la firma del passaggio di consegne. Il tuo account manager o il tuo Admin invia la fattura finale una volta completato il passaggio di consegne (vedi Cosa sapere).

Cosa sapere

• La checklist è la fonte di verità su che cosa è stato installato. Foto, misure, firma di accettazione: tutto quello che registri qui è ciò che vedranno l'ufficio, il cliente e qualsiasi auditor. Trattala come il documento formale, non come una bozza.
• Lo scatto delle foto funziona offline; il caricamento parte quando hai rete. Le foto scattate in zone senza copertura si mettono in coda sul dispositivo finché non hai segnale. Verifica riaprendo gli elementi e confermando che la foto ci sia dopo che sei tornato sotto rete.
• Le firme sono un'accettazione operativa. Sono un'immagine disegnata con una marca temporale. Per una firma elettronica giuridicamente vincolante, Reonic usa la firma digitale sull'offerta (il contratto), distinta da questa accettazione della documentazione del cantiere.
• Ogni elemento è indipendente. Compilarne uno non completa automaticamente un elemento collegato. Se il tuo flusso di lavoro ha bisogno di logica condizionale, l'autore del modello la costruisce nella struttura degli elementi (un'opzione "questo si applica?" che apre gli elementi a valle).
• Gli elementi possono comparire e sparire in base alle tue risposte. L'autore del modello può fare in modo che un blocco, un segmento o un elemento compaia solo quando un'altra domanda ha una certa risposta (per esempio un elemento "cablaggio wallbox" che compare quando spunti "wallbox installata"). Gli elementi nascosti spariscono dalla vista di compilazione, non contano per il completamento del segmento e restano fuori dal PDF esportato, quindi un segmento può risultare completato anche se alcuni elementi inizialmente elencati non sono mai stati compilati. È solo mostra-e-nascondi: rispondere a una domanda non spunta e non compila mai automaticamente un altro elemento.
• Riportare indietro un segmento completato è riservato agli Admin. Un field worker non può annullare il completamento di un segmento né sbloccarlo; chiedi al tuo Admin. Una firma su un elemento riportato indietro resta allegata, quindi firmare di nuovo sostituisce la firma precedente. Se devi invalidare una firma precedente per motivi legali, documentalo separatamente.
• La percentuale di avanzamento somma tutte le fasi. Un progetto al 60% comprende le checklist di Richiesta, Offerta e Installazione messe insieme; leggila come documentazione complessiva del progetto, non come "l'installazione è fatta al 60%".
• Il completamento della documentazione del cantiere è una tappa, non un innesco. La fattura finale si invia dopo il passaggio di consegne, e il tuo account manager o il tuo Admin porta avanti i passi a valle.
• I dati alimentano il PDF del passaggio di consegne per i tuoi archivi. La documentazione del cantiere completata confluisce nel PDF di riepilogo del passaggio di consegne generato dalla vista Handover del Portal; se ti servono separatamente, scarica le foto una per una dalla scheda File del progetto.
• Le installazioni commerciali seguono lo stesso flusso su schermate proprie. Questa guida descrive il flusso residenziale; le installazioni commerciali usano lo stesso meccanismo di checklist con una loro interfaccia.

Ultimo aggiornamento il 12 ottobre 2026