Checkliste Baustellendokumentation (Baustellendokumentation)

Kategorien: Installation

Die Baustellendokumentations-Checkliste (Baustellendokumentation) ist der Vor-Ort-Nachweis darüber, was tatsächlich montiert wurde: die Fotos der Module auf dem Dach, die Maße der Leitungsführung, die Seriennummer des Wechselrichters, die Unterschrift des Kunden zur Übergabe. Du füllst sie aus der Mobile App heraus aus, während du auf der Baustelle stehst, und die Daten erscheinen im Portal, wo sie in die kundenseitige Projektansicht, die Netzanmeldung und die Übergabe an die Rechnungsstellung einfließen.

Dieser Artikel behandelt den gesamten Lebenszyklus: von der richtigen Checkliste für deine Phase über das Erfassen jedes Elementtyps bis zum Abschließen des Segments und der Weitergabe des Ergebnisses an die Übergabe.

Bevor du startest

• Die Installation muss existieren und du musst ihr zugewiesen sein (direkt oder über ein Team). Field Worker sehen die Installationen, denen sie zugewiesen sind.
• Die Mobile App muss installiert und angemeldet sein. Die Baustellendokumentation läuft in erster Linie über die Mobile App. Das Portal geht auch, aber du stehst auf dem Dach und sitzt nicht am Schreibtisch.
• Die App braucht die Berechtigung für die Kamera und (optional) für das Mikrofon. Bild-Elemente nutzen die Kamera; Freitext-Elemente kannst du diktieren.
• Eine Netzverbindung hilft beim Hochladen, das Erfassen selbst funktioniert offline. Offline aufgenommene Fotos werden automatisch hochgeladen, sobald du wieder Empfang hast.
• Die Checklisten-Vorlage für die Baustellendokumentation muss für deinen Workspace konfiguriert sein. Ist an deiner Installation unter der Phase Installation keine Checkliste sichtbar, richtet dein Admin die Vorlage ein (siehe Die Checkliste für diese Baustelle anpassen).

Die richtige Checkliste für deine Phase öffnen

Reonic nutzt dieselbe Checklisten-Mechanik über drei Phasen eines Projekts hinweg: Beratung (an der Anfrage), Beratungsprotokoll (am Angebot) und Baustellendokumentation (an der Installation). An einer einzelnen Installation kannst du mehrere Checklisten haben, wenn die Vorlage mehr als eine definiert. So kommst du zur Baustellendokumentation:

1. Öffne die Mobile App.
2. Tipp in der unteren Navigation auf Projekte.
3. Öffne das gewünschte Projekt.
4. Tipp in den Bereich Installation. Die Baustellendokumentations-Checkliste liegt hier, unter Installation und nicht unter Anfrage oder Angebot.
5. Tipp auf die Checkliste mit dem Titel Baustellendokumentation (oder das entsprechende Pendant in deinem Workspace), um sie zu öffnen.

Siehst du unter Installation mehrere Checklisten, nutzt dein Workspace Unterphasen. Wähl die, die zu der Arbeit passt, die du gleich machst (Vor Installation / Nach Installation, wenn dein Admin es so aufgeteilt hat).

Checklisten-Elemente ausfüllen

Die Baustellendokumentations-Checkliste ist aus denselben Elementtypen gebaut wie jede andere Reonic-Checkliste; die Vorlage konfiguriert für die Baustellendokumentation nur andere Elemente als für die Beratung. Die Interaktionen in der Mobile App sind:

• Kontrollkästchen: antippen zum Ankreuzen ("DC-Trennschalter korrekt beschriftet").
• Einfachauswahl: eine Option aus einer Liste antippen.
• Mehrfachauswahl: mehrere Optionen antippen.
• Freitext: Notizen tippen oder diktieren ("Kabellänge zum Wechselrichter: 12 m").
• Bild: ein Foto aufnehmen oder eines aus deiner Bibliothek wählen (siehe Ein Foto aufnehmen).
• Unterschrift: mit dem Finger oder einem Stift eine Unterschrift zeichnen (siehe Die Abnahme des Kunden erfassen).
• Referenzinhalt: schreibgeschützter Kontext, den der Vorlagen-Autor ergänzt (eine Beschreibung, ein Titel, ein Datenblatt, ein geplantes Layout, eine Komponentenliste oder ein Schaltplan zum Ansehen), damit du beim Ausfüllen den Hintergrund hast. Der Schaltplan zeigt das Verdrahtungsschema des Projekts, das du hier zoomen kannst; erstellt und bearbeitet wird er in der Planungsansicht des Angebots.

Die App spiegelt dieselben Bausteine, die auch das Portal bietet. Du kannst jede Checkliste auf beiden Oberflächen ausfüllen, und gespeichert wird identisch dasselbe.

Ein Foto aufnehmen

Wenn du ein Bild-Element antippst, bietet dir die App an, ein Foto aufzunehmen, ein vorhandenes Bild hochzuladen oder das Element als irrelevant zu markieren.

1. Tipp auf das Bild-Element.
2. Wähl Kamera zum Aufnehmen oder Bibliothek, um ein vorhandenes Foto auszuwählen.
3. Wähl den Bildausschnitt und nimm das Foto auf.
4. Füge eine Bildunterschrift hinzu, wenn du Kontext geben willst ("DC-Schalter, geschlossene Stellung, beschriftet").
5. Bestätige. Das Bild wird in die Galerie des Projekts hochgeladen und mit diesem Checklisten-Element verknüpft.

Ein Maß erfassen (Freitext)

Maße gehören in Freitext-Elemente. Der Vorlagen-Autor konfiguriert das Element mit einer Eingabeaufforderung ("DC-Kabellänge (m)"), und du tippst den Wert ein. Für Zahlenwerte, die für die Rechnungsstellung oder die Netzanmeldung wichtig sind, sollte dein Admin jedes Maß in ein eigenes Freitext-Element aufteilen, damit die Daten später durchsuchbar sind, statt alle in ein einziges Notizfeld zu werfen.

Ein Element als irrelevant markieren

Manche Checklisten-Elemente treffen auf die Installation, die du machst, nicht zu — zum Beispiel ein Element "Frostschutzkappe montiert" auf einem Dach, das keine Wärmepumpen-Komponente bekommen hat. So markierst du ein Element als irrelevant, statt eine Antwort zu erfinden:

1. Öffne das Element.
2. Tipp auf das Drei-Punkte-Menü am Element.
3. Tipp auf Als irrelevant markieren.
4. Ist das Element erforderlich (ein roter Stern), gib eine Begründung an. Tipp ein, warum dieses Element nicht zutrifft ("keine Wärmepumpe bei dieser Installation"). Bei optionalen Elementen ist das Begründungsfeld frei formulierbar.
5. Bestätige.

Das Irrelevant-Kennzeichen wird mit dem Namen der Person und dem Zeitpunkt erfasst, sodass jeder, der die Dokumentation später prüft, sehen kann, warum ein Element übersprungen und nicht einfach leer gelassen wurde.

Die Abnahme des Kunden erfassen

Die Baustellendokumentations-Checkliste endet in der Regel mit einem Element Unterschrift des Kunden, der formalen Abnahme, dass die Arbeit korrekt ausgeführt wurde und der Kunde sie annimmt. Auf einer Reonic-Checkliste tragen Unterschrifts-Elemente einen Typ der unterschreibenden Person: Benutzer (du, der Monteur), Kunde (der Eigentümer) oder Sonstige (ein Vermieter oder Hausverwalter).

So läuft die Abnahme des Kunden am Ende der Baustellendokumentation:

1. Öffne das Unterschrifts-Element, das als Kunde gekennzeichnet ist.
2. Reich dem Kunden das Gerät.
3. Der Kunde sieht sich die Beschreibung des Elements und die Vorschauinhalte an (die Stückliste, die Fotos).
4. Der Kunde zeichnet seine Unterschrift mit dem Finger oder einem Stift.
5. Bestätige. Der Unterschriftszeitpunkt wird gestempelt, die gezeichnete Unterschrift gespeichert und die Abnahme als Unterschrift des Kunden erfasst.

Die Unterschrift des Kunden ist ein gezeichnetes Bild mit Zeitstempel: eine operative Abnahme. Für eine rechtsverbindliche E-Signatur bietet Reonic die digitale Signatur auf der Angebotsseite an (den Vertrag), getrennt von dieser Abnahme der Baustellendokumentation.

Abnahme, wenn der Kunde nicht vor Ort ist

Wenn der Kunde beim Abschluss nicht dabei sein kann (er hat an eine Hausverwaltung delegiert, oder die Installation hat länger gedauert und er musste weg):

• Hausverwaltung / Vermieter / Partner: nutz das Element mit dem Typ unterschreibender Person Sonstige, wenn deine Vorlage eines konfiguriert. Erfass den Namen in einem Freitext-Feld. Die Unterschrift wird weiterhin auf der Zeichenfläche gezeichnet; der Nachweis zeigt "Sonstige" statt "Kunde".
• Später unterschreiben: lass das Unterschrifts-Element leer, schließ den Rest der Checkliste ab und komm bei einem Folgebesuch zurück. Die Checkliste verfolgt den Abschluss auf Segmentebene, andere Teile der Dokumentation lassen sich also finalisieren, ohne dass die Unterschrift sie blockiert.
• Abnahme aus der Ferne: die Unterschrift in der Angebotsphase ist der Weg von Reonic für das Unterschreiben aus der Ferne. Für eine Abnahme der Baustellendokumentation aus der Ferne verschickst du das gerenderte Dokumentations-PDF per E-Mail, holst die Abnahme über den eigenen Kanal des Kunden ein und legst den Nachweis als Datei am Projekt ab.

Das Segment als abgeschlossen markieren

Die Baustellendokumentation ist in Segmente unterteilt, logische Gruppen von Elementen ("Dachmontage", "DC-Seite", "AC-Seite", "Übergabedokumentation"). Segmente sind die natürliche Einheit für Fertig:

1. Füll in der Checkliste alle Elemente eines Segments aus.
2. Tipp auf Segment als abgeschlossen markieren.
3. Der Abschlusszeitpunkt wird am Segment gestempelt.

Füll die Elemente in beliebiger Reihenfolge aus; der Abschluss wird auf Segmentebene erfasst, nicht Element für Element. Sobald ein Segment abgeschlossen ist, zeigt die übergeordnete Checkliste den Fortschritt ("3 von 5 Segmenten abgeschlossen"); sind alle Segmente abgeschlossen, ist die Checkliste abgeschlossen.

Ein Segment wieder öffnen (nur Admins)

Ein abgeschlossenes Segment zurückzunehmen ist eine Aktion nur für Admins. Nur ein Benutzer mit der Rolle Admin kann ein Segment wieder öffnen oder entsperren; ein Field Worker kann das nicht. Hast du ein Segment versehentlich als abgeschlossen markiert oder musst du vor dem endgültigen Abschluss noch etwas ergänzen, bitte deinen Admin, es wieder zu öffnen.

1. Öffne das Segment als Admin.
2. Tipp auf Segment entsperren (die Bezeichnung kann je App-Version abweichen).
3. Der Abschluss-Zeitstempel wird gelöscht.

Fortschritt sehen und prüfen, was noch offen ist

Die Mobile App zeigt den Checklisten-Fortschritt auf drei Ebenen:

• Projektübersicht: der Gesamtprozentsatz über alle Checklisten des Projekts hinweg (Phasen Anfrage, Angebot und Installation).
• Checklisten-Ansicht: für eine einzelne Checkliste, wie viele Segmente von insgesamt abgeschlossen sind.
• Segment-Ansicht: für ein einzelnes Segment, wie viele Elemente angekreuzt, fotografiert oder als irrelevant markiert sind.

Geh in der Navigationshierarchie zurück, um jede Ebene zu sehen. Das Portal spiegelt dieselben Informationen für die Prüfung im Büro.

Die Checkliste für diese Baustelle anpassen

Wenn die Standardvorlage zu einer bestimmten Installation nicht passt (ein ungewöhnliches Dach, kundenspezifische Anforderungen), kann ein Installateur-Admin die Checkliste an einer einzelnen Installation anpassen, ohne die Vorlage zu ändern:

1. Öffne die Installation im Portal.
2. Geh in die Checklisten-Ansicht.
3. Nutz die Bearbeitungsmöglichkeiten je Installation, um Segmente hinzuzufügen, Elemente hinzuzufügen, Elemente umzubenennen oder Elemente zu entfernen. Beim Hinzufügen stehen alle Elementtypen zur Verfügung (Kontrollkästchen, Einfachauswahl, Bild, Beschreibung, Titel, Freitext, Unterschrift, geplantes Layout, Datenblatt und Komponentenliste).

Änderungen gelten nur für diese Installation. Sie wirken nicht auf die Vorlage zurück; die Vorlage ändert sich nur, wenn dein Admin sie direkt bearbeitet. Field Worker sehen die angepasste Checkliste in der Mobile App, sobald die Änderung im Portal gespeichert ist.

Eine Checkliste auffrischen, wenn sich die Vorlage geändert hat

Wenn dein Admin die Baustellendokumentations-Vorlage aktualisiert (ein neues erforderliches Foto-Element ergänzt, einen veralteten Abschnitt entfernt), bleiben laufende Installationen auf der Vorlagenversion, mit der sie angelegt wurden, bis jemand sie auffrischt. Existiert eine neuere Vorlagenversion, zeigt das Aktionsmenü der Checkliste Checkliste auf die neueste Version aktualisieren:

1. Öffne die betroffene Installation im Portal und such das Aktionsmenü der Checkliste.
2. Klick auf Checkliste auf die neueste Version aktualisieren. Die Option erscheint nur, wenn die Vorlage eine neuere Version hat als die Checkliste dieser Installation.
3. Wähl, wie sie angewendet wird:
   • Daten zusammenführen zieht die neue Vorlagenstruktur ein und bewahrt dabei alles bereits Ausgefüllte (Freitext, Kontrollkästchen- und Auswahl-Zustand, Anhänge, Irrelevant-Kennzeichen und Unterschriften). Das ist, was du bei einer laufenden Installation willst.
   • Checkliste zurücksetzen klont eine saubere Kopie aus der Vorlage neu und verwirft ausgefüllte Werte. Nutz das, wenn die bestehenden Antworten überholt sind (die Spezifikation hat sich wesentlich geändert).
4. Bestätige. Die Checkliste der Installation bildet die neue Vorlagenstruktur ab, mit deinen ausgefüllten Werten, wenn du Daten zusammenführen gewählt hast.

Unterschriebene Unterschrifts-Elemente überstehen eine Auffrischung per Daten zusammenführen. Der Kunde (oder der Monteur) muss nach einer Vorlagen-Aktualisierung nicht neu unterschreiben; die Unterschrift, ihr Zeitstempel und wer unterschrieben hat, werden alle übernommen.

An die Rechnungsstellung und den Kunden übergeben

Wenn alle Segmente abgeschlossen sind und der Kunde unterschrieben hat:

1. Der Nachweis der Baustellendokumentation wird an der Installation gespeichert, als vollständige Checkliste mit allen Elementen, Fotos, Unterschriften und Zeitstempeln.
2. Das Übergabeprotokoll als PDF wird aus der Übergabe-Ansicht des Portals erzeugt. Die richtige Vorlage wird automatisch anhand der Hauptkomponente des Angebots gewählt (ein Übergabeprotokoll mit Photovoltaik-Schwerpunkt oder eines mit Wärmepumpen-Schwerpunkt), und die Daten der Baustellendokumentation fließen hinein. Der Kunde unterschreibt die Übergabe, und das unterschriebene PDF wird als Datei am Projekt abgelegt.
3. Das kundenseitige Portal zeigt dem Eigentümer die relevanten Fotos und den Abschlussstatus.
4. Die Rechnungsstellung erfolgt, nachdem die Übergabe unterschrieben ist. Dein Kundenbetreuer oder Admin verschickt die Endrechnung, sobald die Übergabe abgeschlossen ist (siehe Gut zu wissen).

Gut zu wissen

• Die Checkliste ist die maßgebliche Quelle dafür, was montiert wurde. Fotos, Maße, Abnahme: Alles, was du hier erfasst, ist das, was das Büro, der Kunde und jeder Prüfer sehen wird. Behandle sie als den formalen Nachweis, nicht als Entwurf.
• Die Fotoaufnahme funktioniert offline; das Hochladen läuft, sobald du Netz hast. Fotos, die in Funklöchern aufgenommen wurden, warten auf dem Gerät, bis du Empfang hast. Prüf es, indem du die Elemente erneut öffnest und nach dem Wiedererlangen der Verbindung bestätigst, dass das Foto da ist.
• Unterschriften sind eine operative Abnahme. Sie sind ein gezeichnetes Bild mit Zeitstempel. Für eine rechtsverbindliche E-Signatur nutzt Reonic die digitale Signatur am Angebot (dem Vertrag), getrennt von dieser Abnahme der Baustellendokumentation.
• Jedes Element steht für sich. Ein Element auszufüllen schließt kein verwandtes automatisch ab. Braucht dein Ablauf bedingte Logik, baut der Vorlagen-Autor sie in die Elementstruktur ein (eine Option "trifft das zu?", die nachgelagerte Elemente steuert).
• Elemente können sich je nach deinen Antworten ein- und ausblenden. Der Vorlagen-Autor kann einen Block, ein Segment oder ein Element so einstellen, dass es erst erscheint, wenn eine andere Frage auf eine bestimmte Weise beantwortet wurde (zum Beispiel ein Element "Wallbox-Verkabelung", das erscheint, sobald du "Wallbox montiert" ankreuzt). Ausgeblendete Elemente fallen aus der Ausfüllansicht heraus, zählen nicht für den Abschluss des Segments und bleiben im exportierten PDF weg, ein Segment kann also als abgeschlossen gelten, obwohl einige ursprünglich gelistete Elemente nie ausgefüllt wurden. Das ist reines Ein- und Ausblenden: Eine Frage zu beantworten kreuzt nie automatisch ein anderes Element an und füllt es nie automatisch aus.
• Ein abgeschlossenes Segment zurückzunehmen ist Admins vorbehalten. Ein Field Worker kann ein Segment nicht wieder öffnen oder entsperren; frag deinen Admin. Eine Unterschrift an einem zurückgenommenen Element bleibt angehängt, ein erneutes Unterschreiben ersetzt also die frühere Unterschrift. Musst du eine frühere Unterschrift aus rechtlichen Gründen für ungültig erklären, dokumentiere das separat.
• Der Fortschritts-Prozentsatz fasst alle Phasen zusammen. Ein Projekt bei 60 % umfasst die Checklisten aus Anfrage, Angebot und Installation zusammengenommen; lies das als Gesamtdokumentation des Projekts, nicht als "die Installation ist zu 60 % fertig".
• Der Abschluss der Baustellendokumentation ist ein Meilenstein, kein Auslöser. Die Endrechnung geht nach der Übergabe raus, und dein Kundenbetreuer oder Admin treibt die nachgelagerten Schritte.
• Die Daten fließen für deine Unterlagen in das Übergabe-PDF. Die abgeschlossene Baustellendokumentation fließt in das Übergabeprotokoll als PDF ein, das aus der Übergabe-Ansicht des Portals erzeugt wird; lad dir die Fotos einzeln aus dem Reiter Dateien des Projekts herunter, wenn du sie separat brauchst.
• Gewerbeinstallationen laufen denselben Ablauf auf eigenen Bildschirmen. Dieser Artikel beschreibt den Ablauf für Privatkunden; Gewerbeinstallationen nutzen eine parallele Checklisten-Mechanik mit eigener Oberfläche.

Zuletzt aktualisiert am 30. September 2026